摘 要： 隨著高等教育事業的發展，學籍檔案信息資源的開發和利用工作顯得越來越重要。本文從教學管理部門的角度闡述了高校學籍檔案管理的重要性，以及學籍檔案管理中存在的問題，最後提出了加強學籍檔案管理應採取的措施。
關鍵詞： 教學管理 學籍檔案 思考
高校學籍檔案是指高校在招生錄取、教學活動、學籍管理、學位授予、畢業生就業等過程中形成的對國家、社會、學校有保存價值的文字、圖像、聲像等原始記錄，它是以人為記錄對象的檔案。［1］它是學生從入學到畢業整個培養過程發展狀況的真實記錄和反映。由於近年來高校招生規模的擴大，分配、教學改革的不斷深入，因此學籍檔案管理是一個重要的研究課題。
一、學籍檔案管理的重要性
學籍檔案材料包括新生錄取名冊、新生入學登記表、學生成績單、學生學籍登記表、學生入團入黨材料、畢業生登記表等。存以為用是檔案管理永恆不變的任務。它不但能為已經畢業的學生提供在校期間的歷史資料，同時也能為社會提供辨別文憑真假的憑證，而且對整個教育教學、科研工作和學生管理有著重要的參考價值。
1.滿足學生需求。
（1）繼續深造需查檔案。隨著就業壓力的增大，越來越多的學生在畢業後選擇繼續深造或者出國留學，在申請報名或者複試時，相關單位一般要求必須出示原就讀學校蓋章的錄取底冊、大學成績單、畢業證明和學位證明等相關資料，尤其是學生辦理出國留學手續時要求更為嚴格，有些國外學校不僅要求提供原始檔案複印件，而且要求提供學生在校期間的品行鑑定表、任課教師推薦信等資料，這就大大增加了學籍檔案的利用率。
（2）補辦畢業證明需查檔案。有些學生因保管不慎將個人畢業證丟失，補辦畢業證明時需由學校出具學歷學位證明等相關材料才可到相應部門掛失後補辦。
2.滿足社會需求。
一方面，學籍檔案能夠全面準確地反映學生的政治素質、專業素質和身體素質，可以為用人單位提供查詢服務，以滿足社會選擇人才的需要，也是發現人才和識別人才的重要途徑，為畢業生自我推薦、自主擇業創造了條件。另一方面，學籍檔案能夠真實地反映出學生的畢結業情況及獲得學位情況，學籍管理檔案保存有每一位畢業生的學籍材料，並按規定作了最原始的記錄。辨別學歷、學位真假的最好辦法是到相關高等學校核查學生學籍管理檔案，就能判定真偽。
3.滿足學校需求。
學籍管理檔案詳細記錄了高校教學管理中的各個方面，這些記錄可以為教學管理提供可靠信息。完善的學籍檔案可以提供準確的數據和資料，從而反映出每學年學校教學水平的高低及管理的好壞，進而及時發現問題以採取對策，改進工作，提高教學質量，學校還可以根據社會對人才的需求程度，形成符合實際的科學決策，制訂出切合社會需求的教育教學方案。
二、學籍檔案管理存在的問題
高校學籍檔案信息資源已成為服務社會最為頻繁的查閱利用信息。但是，學籍檔案因其原始真實性、周期系統性、多樣複雜性，構成了一個龐大的資料庫，在實際工作中，學籍檔案管理存在的問題也逐漸暴露出來。
1.學籍檔案材料收集繁瑣。
目前，高校對學籍材料管理，往往是教務處負責學習成績、學籍變動、畢結業及獲得學位情況的記載；學生處負責學生在校期間思想政治表現、獎懲情況及結業情況；而學生的畢業實習、畢業論文情況則由論文指導教師負責。形成多頭管理，給檔案材料的收集帶來很大麻煩。
2.學籍檔案填寫不規範、紙張不統一。
學籍檔案中的表格大部分由學生自己填寫，其中有的學生書寫潦草，甚至有的學生在填寫姓名時使用簡化字；而且有學生在丟失學校發放的表格後，借用其他同學的空白表格複印，複印在A4、B5紙上情況都有，造成紙張標準不統一。
3.學籍檔案內容欠完整、欠準確，缺乏必要的審核。
學籍檔案的完整組檔一般在畢業生離校前幾天，由畢業生將填寫好的各種表格交回教學管理部門，教學管理部門再根據畢業審核結果組織填寫學業情況並加蓋公章，同時要將收集填寫好的一部分材料（如學位存根、學籍登記表、成績單等）移交學生工作部門，由學生工作部門負責組建學生個人檔案。另一部分材料由教學管理部門移交學校檔案館。時間之緊迫致使教學管理部門沒有時間來檢查學生的表格填寫是否完整、正確，造成了學籍檔案內容欠完整、欠準確。
4.學籍電子檔案的組建周期長。
在學籍檔案材料移交檔案館前，教學管理部門要將本屆畢業生的檔案信息手工錄入學籍電子檔案系統，但是教學管理人員不是專職檔案管理員，他們需要在日常工作中下抽時間錄入學籍電子檔案，導致學籍電子檔案的組建周期長。
三、加強學籍檔案管理的措施
鑒於高校學籍檔案所發揮的重要作用，針對上述問題，我們高校應切實加強和完善學籍檔案管理工作。對此，我結合自己的工作思考了以下四個方面。
1.制訂周密的收集方案。
一份完整的學籍檔案需要對學生的入學註冊、考勤與紀律、學習成績、專業變動、休學與退學、獎勵與處分、畢業與結業等方面做完整的記錄，數據來源涉及招生、教務、學工等幾個部門。因此，需要制定周密的收集計劃，根據學籍檔案的形成規律，採用多種方式收集，在收集學籍檔案以前就要主動收集相關基礎資料，並應主動加強與相關部門的聯繫，各部門之間積極配合就能保證學籍檔案材料及時收集到位。
2.加強檔案知識宣傳，提高全員的認識。
學籍檔案管理工作是學校建設的重要組成部分，如果中間的任意一個環節出現失誤，都會影響學籍檔案的完整性和真實性，檔案信息無論對個人還是集體來說都是很重要的歷史信息資源。我們應在學生填寫學籍檔案材料前，從書寫、紙張、內容等方面進行嚴格要求，通過多種形式，宣傳檔案的重要性及檔案與他們學習和生活的緊密關係，培養學生的檔案意識。同時，我們特別要強化學校各職能部門的檔案意識，也應在業餘時間學習檔案管理的常規知識，因為只有真正從思想上認識到檔案的重要性，才能確保學籍檔案的準確性與完整性。
3.對學籍檔案材料進行檢查審核。
由於數據來自不同部門，質量、格式難免參差不齊，因此，需要從原始材料的收集整理做起，在收集時各部門之間進行分工，明確工作職責，務必進行檢查，發現問題及時糾正，確保歸檔材料的準確性和真實性。
4.解決學籍電子檔案管理系統與學籍信息管理系統兼容性問題。
為適應新形勢的要求，各高校運用先進的信息技術，建立一套完整的、規範的學生學籍信息管理系統，該系統主要包括學生基本信息模塊、成績管理模塊、學籍異動信息管理模塊等。這些信息都是學籍電子檔案所需要的，但是我國大部分高校檔案館使用的學籍電子檔案管理系統還是基於半手工錄入，造成時間上、人力上的大量需求。如果學籍電子檔案系統能與學籍信息管理系統兼容，能夠直接對數據進行歸檔，不僅能降低在人力、時間上的需求，而且能保證學籍電子檔案的完整性、準確性。
總之，學籍檔案管理是高校教學管理的重要內容。我們不能只滿足於整理和保存，必須努力學習，善於思考，積極探索，通過採取科學的管理方法、現代化的管理技術、合理的管理手段，加強學籍檔案的現代化管理並實現最大社會效益與經濟效益的開發與利用，把我們的學籍檔案管理工作做得更好，以滿足高校的教學改革與社會發展的需要。中國
參考文獻：
［1］陳少毅.貫徹以人為本思想做好高校學籍檔案管理［J］.蘭台世界，2009，（6）.
關鍵詞： 教學管理 學籍檔案 思考
高校學籍檔案是指高校在招生錄取、教學活動、學籍管理、學位授予、畢業生就業等過程中形成的對國家、社會、學校有保存價值的文字、圖像、聲像等原始記錄，它是以人為記錄對象的檔案。［1］它是學生從入學到畢業整個培養過程發展狀況的真實記錄和反映。由於近年來高校招生規模的擴大，分配、教學改革的不斷深入，因此學籍檔案管理是一個重要的研究課題。
一、學籍檔案管理的重要性
學籍檔案材料包括新生錄取名冊、新生入學登記表、學生成績單、學生學籍登記表、學生入團入黨材料、畢業生登記表等。存以為用是檔案管理永恆不變的任務。它不但能為已經畢業的學生提供在校期間的歷史資料，同時也能為社會提供辨別文憑真假的憑證，而且對整個教育教學、科研工作和學生管理有著重要的參考價值。
1.滿足學生需求。
（1）繼續深造需查檔案。隨著就業壓力的增大，越來越多的學生在畢業後選擇繼續深造或者出國留學，在申請報名或者複試時，相關單位一般要求必須出示原就讀學校蓋章的錄取底冊、大學成績單、畢業證明和學位證明等相關資料，尤其是學生辦理出國留學手續時要求更為嚴格，有些國外學校不僅要求提供原始檔案複印件，而且要求提供學生在校期間的品行鑑定表、任課教師推薦信等資料，這就大大增加了學籍檔案的利用率。
（2）補辦畢業證明需查檔案。有些學生因保管不慎將個人畢業證丟失，補辦畢業證明時需由學校出具學歷學位證明等相關材料才可到相應部門掛失後補辦。
2.滿足社會需求。
一方面，學籍檔案能夠全面準確地反映學生的政治素質、專業素質和身體素質，可以為用人單位提供查詢服務，以滿足社會選擇人才的需要，也是發現人才和識別人才的重要途徑，為畢業生自我推薦、自主擇業創造了條件。另一方面，學籍檔案能夠真實地反映出學生的畢結業情況及獲得學位情況，學籍管理檔案保存有每一位畢業生的學籍材料，並按規定作了最原始的記錄。辨別學歷、學位真假的最好辦法是到相關高等學校核查學生學籍管理檔案，就能判定真偽。
3.滿足學校需求。
學籍管理檔案詳細記錄了高校教學管理中的各個方面，這些記錄可以為教學管理提供可靠信息。完善的學籍檔案可以提供準確的數據和資料，從而反映出每學年學校教學水平的高低及管理的好壞，進而及時發現問題以採取對策，改進工作，提高教學質量，學校還可以根據社會對人才的需求程度，形成符合實際的科學決策，制訂出切合社會需求的教育教學方案。
二、學籍檔案管理存在的問題
高校學籍檔案信息資源已成為服務社會最為頻繁的查閱利用信息。但是，學籍檔案因其原始真實性、周期系統性、多樣複雜性，構成了一個龐大的資料庫，在實際工作中，學籍檔案管理存在的問題也逐漸暴露出來。
1.學籍檔案材料收集繁瑣。
目前，高校對學籍材料管理，往往是教務處負責學習成績、學籍變動、畢結業及獲得學位情況的記載；學生處負責學生在校期間思想政治表現、獎懲情況及結業情況；而學生的畢業實習、畢業論文情況則由論文指導教師負責。形成多頭管理，給檔案材料的收集帶來很大麻煩。
2.學籍檔案填寫不規範、紙張不統一。
學籍檔案中的表格大部分由學生自己填寫，其中有的學生書寫潦草，甚至有的學生在填寫姓名時使用簡化字；而且有學生在丟失學校發放的表格後，借用其他同學的空白表格複印，複印在A4、B5紙上情況都有，造成紙張標準不統一。
3.學籍檔案內容欠完整、欠準確，缺乏必要的審核。
學籍檔案的完整組檔一般在畢業生離校前幾天，由畢業生將填寫好的各種表格交回教學管理部門，教學管理部門再根據畢業審核結果組織填寫學業情況並加蓋公章，同時要將收集填寫好的一部分材料（如學位存根、學籍登記表、成績單等）移交學生工作部門，由學生工作部門負責組建學生個人檔案。另一部分材料由教學管理部門移交學校檔案館。時間之緊迫致使教學管理部門沒有時間來檢查學生的表格填寫是否完整、正確，造成了學籍檔案內容欠完整、欠準確。
4.學籍電子檔案的組建周期長。
在學籍檔案材料移交檔案館前，教學管理部門要將本屆畢業生的檔案信息手工錄入學籍電子檔案系統，但是教學管理人員不是專職檔案管理員，他們需要在日常工作中下抽時間錄入學籍電子檔案，導致學籍電子檔案的組建周期長。
三、加強學籍檔案管理的措施
鑒於高校學籍檔案所發揮的重要作用，針對上述問題，我們高校應切實加強和完善學籍檔案管理工作。對此，我結合自己的工作思考了以下四個方面。
1.制訂周密的收集方案。
一份完整的學籍檔案需要對學生的入學註冊、考勤與紀律、學習成績、專業變動、休學與退學、獎勵與處分、畢業與結業等方面做完整的記錄，數據來源涉及招生、教務、學工等幾個部門。因此，需要制定周密的收集計劃，根據學籍檔案的形成規律，採用多種方式收集，在收集學籍檔案以前就要主動收集相關基礎資料，並應主動加強與相關部門的聯繫，各部門之間積極配合就能保證學籍檔案材料及時收集到位。
2.加強檔案知識宣傳，提高全員的認識。
學籍檔案管理工作是學校建設的重要組成部分，如果中間的任意一個環節出現失誤，都會影響學籍檔案的完整性和真實性，檔案信息無論對個人還是集體來說都是很重要的歷史信息資源。我們應在學生填寫學籍檔案材料前，從書寫、紙張、內容等方面進行嚴格要求，通過多種形式，宣傳檔案的重要性及檔案與他們學習和生活的緊密關係，培養學生的檔案意識。同時，我們特別要強化學校各職能部門的檔案意識，也應在業餘時間學習檔案管理的常規知識，因為只有真正從思想上認識到檔案的重要性，才能確保學籍檔案的準確性與完整性。
3.對學籍檔案材料進行檢查審核。
由於數據來自不同部門，質量、格式難免參差不齊，因此，需要從原始材料的收集整理做起，在收集時各部門之間進行分工，明確工作職責，務必進行檢查，發現問題及時糾正，確保歸檔材料的準確性和真實性。
4.解決學籍電子檔案管理系統與學籍信息管理系統兼容性問題。
為適應新形勢的要求，各高校運用先進的信息技術，建立一套完整的、規範的學生學籍信息管理系統，該系統主要包括學生基本信息模塊、成績管理模塊、學籍異動信息管理模塊等。這些信息都是學籍電子檔案所需要的，但是我國大部分高校檔案館使用的學籍電子檔案管理系統還是基於半手工錄入，造成時間上、人力上的大量需求。如果學籍電子檔案系統能與學籍信息管理系統兼容，能夠直接對數據進行歸檔，不僅能降低在人力、時間上的需求，而且能保證學籍電子檔案的完整性、準確性。
總之，學籍檔案管理是高校教學管理的重要內容。我們不能只滿足於整理和保存，必須努力學習，善於思考，積極探索，通過採取科學的管理方法、現代化的管理技術、合理的管理手段，加強學籍檔案的現代化管理並實現最大社會效益與經濟效益的開發與利用，把我們的學籍檔案管理工作做得更好，以滿足高校的教學改革與社會發展的需要。中國
參考文獻：
［1］陳少毅.貫徹以人為本思想做好高校學籍檔案管理［J］.蘭台世界，2009，（6）.
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