摘要：企業上市能廣泛吸收社會資金，降低融資成本，迅速擴大企業規模，提升企業知名度，便於吸引高端人才，從而增強企業競爭力。因此，許多企業發展到一定階段後，把上市作為重要的發展目標。
關鍵詞：企業上市；檔案管理
企業要想上市，必須先按照上市公司的要求來規範自身的各項經營活動，其中就包括檔案管理的規範性。更重要的是，企業在上市過程中，需要通過真實、準確、完整的信息批露，如招股說明書及補充年報、半年報，來證實公司在以往的經營中符合證監會對擬上市公司的要求。信息批露依據的是詳實、完整的公司檔案，包括文書檔案、工程檔案、研發檔案、財務檔案、設備檔案到榮譽獎項檔案等，幾乎覆蓋了企業發展過程中所有重要的檔案。另外，上市過程中，證監會還會責成其派出機構對擬上市公司核查，上市核查以查閱檔案原件為主。由此可見，企業上市過程是對檔案真實、準確、完整性的綜合考驗。
1企業上市過程中檔案利用的特點
1.1檔案利用集中、借閱量大
上市籌備機構一般都是臨時性機構，各項工作會由各部門配合完成。上市籌備階段工作時間表是根據既定的上市計劃制定的，每項工作必須在規定時間內完成。作為公司文件集中管理的部門，檔案室承擔的任務較為繁重。上市籌備部門將資料準備的任務按照業務歸口分發給各部門，各部門要在特定的時間內完成資料準備工作，於是就出現了多個部門同時向檔案室調閱大量文件的情況。按照證監會相關要求，擬上市企業需要最近三年主營業務沒有發生變更，最近三個會計年度凈利潤也要達到一定的要求，才有資格上市。為了驗證企業能否達到上述要求，券商和會計師事務所需對企業上市基準日前三年的主營業務和收入支出情況進行核驗，主要的收入類合同和支出類合同是核驗重點。如果是工程類公司，會涉及工程總承包合同、工程分包合同、設備材料採購租賃合同、廠房、土地、辦公用房租賃合同，研發課題合同、諮詢服務類合同等。產值確認文件，如工程量確認單、結算單、支付憑證等，也在查驗範圍之內。另外，人工成本是支出的重要部分，會涉及到工資、社保、公積金、獎金、商保、勞務等相關文件。再如，證監會要求「發行人的內部控制制度健全且被有效執行」。需查驗企業內部控制制度、投標審批、合同審批、結算審批、財務費用報銷審批、檔案證照借閱審批、用印審批、人員招聘審批、崗位薪酬變動審批等。三會文件、總經理辦公會文件、黨委會文件、高管及部門職責分工、人事任免等文件也都是衡量一個企業內控是否健全有效的重要組成部分。上市過程中，檔案利用集中，借閱量大是突出特點。
1.2檔案重複利用率高
擬上市企業要分別接受會計師事務所、律所、券商的多次查驗，大量檔案會被重複利用。重複利用率比較高的文件有：大額收入合同、大額工程分包合同、大額材料設備採購合同、土地房租租賃合同、商標專利、資質商譽、工商檔案、三會文件、工程項目竣工驗收文件、結算文件、企業納稅及稅收優惠、財政補貼相關文件等。即使是同一時間接受同一家中介機構的核驗，同一份資料也有可能被重複利用多次。例如，某項目與業主簽訂的總承包合同，會作為收入項來查驗，總承包合同連同招投標文件、中標文件、施工文件、竣工驗收文件、結算文件，會成為查驗項目真實有效的一個點。該合同連同合同審批單，用章申請等，又會作為企業內控項查驗。如果企業被抽籤抽到證監會核查，之前提供給會計師事務所、律所、券商的所有重要文件都需要重新查驗。如果企業上市遇到障礙，需重新申報，可能會面臨變更會計師事務過、律所、券商，中介機構變更，所有的資料又需要從頭準備。還有的企業上市歷程比較複雜，先是在深圳證券交易所申報，後來轉向上海證券交易所，再後來又轉戰港交所，由於上市規則不是完全相同，查驗資料的角度也會有些差別，上市資料需要重複組合和利用。
1.3對檔案準確性、完整性要求高，檔案利用內在邏輯性強
上市過程中查驗資料，是以問題為導向的，圍繞合規性，按照一定的邏輯順序進行查驗。查驗過程中，中介機構認為某一環節存疑或存在不嚴謹性，會隨時擴大查驗範圍。如查驗主營業務收入時，為了從側面驗證業主合同的真實、準確性，需查看招投標文件和中標通知書。合同中約定的工期、合同額、工程量、簽約時間等是否與招投標文件和中標通知書一致。如果不一致，要有合理的解釋和證明材料，如與業主洽商變更的書面記錄等。同時，招標與投標文件、中標通知書之間也會互相比對，看是否合乎邏輯和常理。如果合同的簽約方是兩家以上單位，還要核驗聯合體協議中雙方權利義務的約定與合同的約定是否一致。從多個維度相互印證，形成一個個完整的閉環，是上市查驗資料中常用的思路。這就需要我們提供準確、完整、詳實的檔案。
2擬上市企業需提前做好檔案管理基礎性工作
企業上市籌備和上市核查過程，對檔案管理工作提出了嚴峻考驗，準備上市的企業應重視檔案在上市過程中的重要性，提前布局，把檔案管理的基礎性工作做好。
2.1高素質檔案專業人才
檔案員除了需要具備紮實的檔案專業知識，還應該有全局意識和管理思路，熟悉公司整體運行；具備一定的證券、財務、法律素養，了解上市規則；要思路清晰，思維敏捷，有較強的邏輯能力，做事情條理性強；身體健康，能應對較強工作壓力。
2.2堅持檔案集中、統一管理，在檔案完整性上早下功夫
檔案集中、統一管理是企業上市籌備和上市核查順利開展的必要條件。只有落實好集中統一管理，才能從根本上保證檔案的完整性和檔案利用的便捷性。實際上，在企業初創時期，有些檔案容易存檔不全，如合同審批表、投標審批表、給上級單位的請示、財政補貼類上級來文、聯合投標協議等。準備上市的企業，至少要提前三年在檔案齊全完整性上下功夫，條分縷析，區分價值，辨別版本，查缺補漏。通過幾年時間的努力，做到檔案齊全、完整、規範。
2.3檔案數字化
中介機構查驗資料，證監會上市核查，採用檔案原件和掃描件結合的方式，上市年報和補充年報，以掃描件為主。應提前做好重要檔案的數字化工作，如與主營業務相關的合同、招投標文件、中標通知書、開工令、施工方案、第三方出具的檢測報告、工程量確認單、竣工驗收文件、公司資質證照、專利、獎項榮譽、三會文件等。檔案數字化也是應對上市過程中檔案重複利用率高的有效途徑。
2.4檔案信息的關聯
上市查驗資料以問題為導向，要求按照事物內在邏輯，形成完整的證據鏈。而平時檔案管理中，我們更側重於文件形式。我們要在檔案系統中按照事物內在聯繫，提前做好信息關聯。這樣在上市核驗時，才能更便捷地查找資料。如某股東會決議，內容是關於設立某子公司，我們除了把這份文件放到三會文件中管理，還要與該子公司的檔案作關聯。如某項目的一份分包合同，除了要放到該項目中管理，還要與該分包商在其他項目中簽署的分包合同作關聯。
3上市過程中檔案利用應急措施
3.1結合實際採用靈活的借閱方式
除保密級別較高的文件，可以採用開架借閱，每天下班前檢查文件排架及卷內文件順序，發現問題及時糾正。開架借閱前，最好先對各部門資料對接人員做培訓，講明檔案室的布局，各類文件排放順序等。
3.2與各部門主動對接，提前獲知下一步所需資料
主動與上市籌備部門溝通，提前知悉上市查驗資料的總體進度，做好整體規劃。與商務、財務、工程等借閱檔案量大的部門提前溝通，提前準備資料。
3.3與圖文快印公司簽約
在複印、掃描需求量大時，交給快印公司協助完成。這樣可以提高效率，還能讓檔案員騰出時間專心服務於查詢調閱工作。需要注意的是，要提前與快印公司簽好保密協議。
3.4暫停檔案移交
在上市資料準備期間，會發現資料沒有及時歸檔的情況。最好先將資料暫時留在原來的部門或項目部，由他們負責掃描、複印，大家能夠分擔工作，有利於提高效率。等階段性的核驗工作完成後，再連同掃描件一同歸檔到檔案室。
4結語
上市籌備和上市核查，既是對檔案管理規範性的檢驗，也是進一步健全、完善企業檔案的契機。藉助企業上市，能發動全公司的力量，查缺補漏，進一步提高檔案管理的規範性、完整性。如歷次年報、半年報、上市核查形成的完整的電子版文件，是公司檔案資料的重要組成部分。子公司及股東方工商檔案、財務報告、三會文件等，也要及時補充。
參考文獻
[1]劉輔忠，《企業上市前的準備》，《中國公共安全:政府版》2007.
[2]張仕元，《券商,為企業上市把脈》，《中國醫藥技術經濟與管理》2010-06-28.
[3]王景俠，《數據關聯與關聯數據》，《信息管理(上海)》2014-02-10.
作者：劉艷芳 單位：北京建工環境修復股份有限公司
關鍵詞：企業上市；檔案管理
企業要想上市，必須先按照上市公司的要求來規範自身的各項經營活動，其中就包括檔案管理的規範性。更重要的是，企業在上市過程中，需要通過真實、準確、完整的信息批露，如招股說明書及補充年報、半年報，來證實公司在以往的經營中符合證監會對擬上市公司的要求。信息批露依據的是詳實、完整的公司檔案，包括文書檔案、工程檔案、研發檔案、財務檔案、設備檔案到榮譽獎項檔案等，幾乎覆蓋了企業發展過程中所有重要的檔案。另外，上市過程中，證監會還會責成其派出機構對擬上市公司核查，上市核查以查閱檔案原件為主。由此可見，企業上市過程是對檔案真實、準確、完整性的綜合考驗。
1企業上市過程中檔案利用的特點
1.1檔案利用集中、借閱量大
上市籌備機構一般都是臨時性機構，各項工作會由各部門配合完成。上市籌備階段工作時間表是根據既定的上市計劃制定的，每項工作必須在規定時間內完成。作為公司文件集中管理的部門，檔案室承擔的任務較為繁重。上市籌備部門將資料準備的任務按照業務歸口分發給各部門，各部門要在特定的時間內完成資料準備工作，於是就出現了多個部門同時向檔案室調閱大量文件的情況。按照證監會相關要求，擬上市企業需要最近三年主營業務沒有發生變更，最近三個會計年度凈利潤也要達到一定的要求，才有資格上市。為了驗證企業能否達到上述要求，券商和會計師事務所需對企業上市基準日前三年的主營業務和收入支出情況進行核驗，主要的收入類合同和支出類合同是核驗重點。如果是工程類公司，會涉及工程總承包合同、工程分包合同、設備材料採購租賃合同、廠房、土地、辦公用房租賃合同，研發課題合同、諮詢服務類合同等。產值確認文件，如工程量確認單、結算單、支付憑證等，也在查驗範圍之內。另外，人工成本是支出的重要部分，會涉及到工資、社保、公積金、獎金、商保、勞務等相關文件。再如，證監會要求「發行人的內部控制制度健全且被有效執行」。需查驗企業內部控制制度、投標審批、合同審批、結算審批、財務費用報銷審批、檔案證照借閱審批、用印審批、人員招聘審批、崗位薪酬變動審批等。三會文件、總經理辦公會文件、黨委會文件、高管及部門職責分工、人事任免等文件也都是衡量一個企業內控是否健全有效的重要組成部分。上市過程中，檔案利用集中，借閱量大是突出特點。
1.2檔案重複利用率高
擬上市企業要分別接受會計師事務所、律所、券商的多次查驗，大量檔案會被重複利用。重複利用率比較高的文件有：大額收入合同、大額工程分包合同、大額材料設備採購合同、土地房租租賃合同、商標專利、資質商譽、工商檔案、三會文件、工程項目竣工驗收文件、結算文件、企業納稅及稅收優惠、財政補貼相關文件等。即使是同一時間接受同一家中介機構的核驗，同一份資料也有可能被重複利用多次。例如，某項目與業主簽訂的總承包合同，會作為收入項來查驗，總承包合同連同招投標文件、中標文件、施工文件、竣工驗收文件、結算文件，會成為查驗項目真實有效的一個點。該合同連同合同審批單，用章申請等，又會作為企業內控項查驗。如果企業被抽籤抽到證監會核查，之前提供給會計師事務所、律所、券商的所有重要文件都需要重新查驗。如果企業上市遇到障礙，需重新申報，可能會面臨變更會計師事務過、律所、券商，中介機構變更，所有的資料又需要從頭準備。還有的企業上市歷程比較複雜，先是在深圳證券交易所申報，後來轉向上海證券交易所，再後來又轉戰港交所，由於上市規則不是完全相同，查驗資料的角度也會有些差別，上市資料需要重複組合和利用。
1.3對檔案準確性、完整性要求高，檔案利用內在邏輯性強
上市過程中查驗資料，是以問題為導向的，圍繞合規性，按照一定的邏輯順序進行查驗。查驗過程中，中介機構認為某一環節存疑或存在不嚴謹性，會隨時擴大查驗範圍。如查驗主營業務收入時，為了從側面驗證業主合同的真實、準確性，需查看招投標文件和中標通知書。合同中約定的工期、合同額、工程量、簽約時間等是否與招投標文件和中標通知書一致。如果不一致，要有合理的解釋和證明材料，如與業主洽商變更的書面記錄等。同時，招標與投標文件、中標通知書之間也會互相比對，看是否合乎邏輯和常理。如果合同的簽約方是兩家以上單位，還要核驗聯合體協議中雙方權利義務的約定與合同的約定是否一致。從多個維度相互印證，形成一個個完整的閉環，是上市查驗資料中常用的思路。這就需要我們提供準確、完整、詳實的檔案。
2擬上市企業需提前做好檔案管理基礎性工作
企業上市籌備和上市核查過程，對檔案管理工作提出了嚴峻考驗，準備上市的企業應重視檔案在上市過程中的重要性，提前布局，把檔案管理的基礎性工作做好。
2.1高素質檔案專業人才
檔案員除了需要具備紮實的檔案專業知識，還應該有全局意識和管理思路，熟悉公司整體運行；具備一定的證券、財務、法律素養，了解上市規則；要思路清晰，思維敏捷，有較強的邏輯能力，做事情條理性強；身體健康，能應對較強工作壓力。
2.2堅持檔案集中、統一管理，在檔案完整性上早下功夫
檔案集中、統一管理是企業上市籌備和上市核查順利開展的必要條件。只有落實好集中統一管理，才能從根本上保證檔案的完整性和檔案利用的便捷性。實際上，在企業初創時期，有些檔案容易存檔不全，如合同審批表、投標審批表、給上級單位的請示、財政補貼類上級來文、聯合投標協議等。準備上市的企業，至少要提前三年在檔案齊全完整性上下功夫，條分縷析，區分價值，辨別版本，查缺補漏。通過幾年時間的努力，做到檔案齊全、完整、規範。
2.3檔案數字化
中介機構查驗資料，證監會上市核查，採用檔案原件和掃描件結合的方式，上市年報和補充年報，以掃描件為主。應提前做好重要檔案的數字化工作，如與主營業務相關的合同、招投標文件、中標通知書、開工令、施工方案、第三方出具的檢測報告、工程量確認單、竣工驗收文件、公司資質證照、專利、獎項榮譽、三會文件等。檔案數字化也是應對上市過程中檔案重複利用率高的有效途徑。
2.4檔案信息的關聯
上市查驗資料以問題為導向，要求按照事物內在邏輯，形成完整的證據鏈。而平時檔案管理中，我們更側重於文件形式。我們要在檔案系統中按照事物內在聯繫，提前做好信息關聯。這樣在上市核驗時，才能更便捷地查找資料。如某股東會決議，內容是關於設立某子公司，我們除了把這份文件放到三會文件中管理，還要與該子公司的檔案作關聯。如某項目的一份分包合同，除了要放到該項目中管理，還要與該分包商在其他項目中簽署的分包合同作關聯。
3上市過程中檔案利用應急措施
3.1結合實際採用靈活的借閱方式
除保密級別較高的文件，可以採用開架借閱，每天下班前檢查文件排架及卷內文件順序，發現問題及時糾正。開架借閱前，最好先對各部門資料對接人員做培訓，講明檔案室的布局，各類文件排放順序等。
3.2與各部門主動對接，提前獲知下一步所需資料
主動與上市籌備部門溝通，提前知悉上市查驗資料的總體進度，做好整體規劃。與商務、財務、工程等借閱檔案量大的部門提前溝通，提前準備資料。
3.3與圖文快印公司簽約
在複印、掃描需求量大時，交給快印公司協助完成。這樣可以提高效率，還能讓檔案員騰出時間專心服務於查詢調閱工作。需要注意的是，要提前與快印公司簽好保密協議。
3.4暫停檔案移交
在上市資料準備期間，會發現資料沒有及時歸檔的情況。最好先將資料暫時留在原來的部門或項目部，由他們負責掃描、複印，大家能夠分擔工作，有利於提高效率。等階段性的核驗工作完成後，再連同掃描件一同歸檔到檔案室。
4結語
上市籌備和上市核查，既是對檔案管理規範性的檢驗，也是進一步健全、完善企業檔案的契機。藉助企業上市，能發動全公司的力量，查缺補漏，進一步提高檔案管理的規範性、完整性。如歷次年報、半年報、上市核查形成的完整的電子版文件，是公司檔案資料的重要組成部分。子公司及股東方工商檔案、財務報告、三會文件等，也要及時補充。
參考文獻
[1]劉輔忠，《企業上市前的準備》，《中國公共安全:政府版》2007.
[2]張仕元，《券商,為企業上市把脈》，《中國醫藥技術經濟與管理》2010-06-28.
[3]王景俠，《數據關聯與關聯數據》，《信息管理(上海)》2014-02-10.
作者：劉艷芳 單位：北京建工環境修復股份有限公司
收藏