一、檔案信息 電子 化的現狀
１檔案軟體沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的 計算 機型號不一，規格各異，各自開發的軟體不能互用，並且沒有一個既適用於文件檢索又可用於檔案信息管理的計算機管理軟體系統，由於不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
２在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和 網絡 建設形式各行其是，層次不一，規範性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
３標準化、規範化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規範化和標準化。但由於 歷史 原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟體移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼於某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
４檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和 發展 考慮，越來越多的歸檔「文件資料」是磁碟、光碟，現行的檔案整理、分類 方法 、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
５檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有 現代 化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足於一般的計算機操作。從 目前 看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。儘管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那麼檔案也 自然 以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁碟為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的 內容 ，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個「去粗取精，去偽存真」的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
１檔案軟體沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的 計算 機型號不一，規格各異，各自開發的軟體不能互用，並且沒有一個既適用於文件檢索又可用於檔案信息管理的計算機管理軟體系統，由於不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
２在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和 網絡 建設形式各行其是，層次不一，規範性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
３標準化、規範化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規範化和標準化。但由於 歷史 原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟體移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼於某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
４檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和 發展 考慮，越來越多的歸檔「文件資料」是磁碟、光碟，現行的檔案整理、分類 方法 、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
５檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有 現代 化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足於一般的計算機操作。從 目前 看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。儘管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那麼檔案也 自然 以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁碟為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的 內容 ，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個「去粗取精，去偽存真」的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
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