近幾年， 電子 信息技術取得飛速 發展 。辦公自動化、 網絡 化漸趨完善，許多日常工作可以直接在 計算 機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，產生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經歷了一個從無到有、從不規範到規範化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據文件生命周期 理論 ，電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統的檔案管理方式和 方法 已經無法適應。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。
一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案後隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，並用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由於採用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑑別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得複雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的 法律 憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會 影響 電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件後列印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件後對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展後，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，並給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關係，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能註冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份並確定查閱權限獲得許可後，才可以查詢有關的電子檔案信息，並要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與 分析
從 目前 來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的 問題 ：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改 .在電子計算機上起草、製作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿列印在紙上後，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有採取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全 .電子文件的歸檔就是依據歸檔的範圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類並使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬碟存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁碟作為電子文件存貯的介質，由於軟磁碟極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑑定，真偽不辨別 .電子文件的鑑定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑑定的一項工作。對於電子文件收集歸檔階段的鑑定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑑定，只是將計算機上所有的文件都存到光碟上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精鍊的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業人才缺 .電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了 現代 先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。 傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機 應用 於檔案管理後，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加 學習 培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案後隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，並用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由於採用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑑別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得複雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的 法律 憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會 影響 電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件後列印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件後對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展後，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，並給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關係，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能註冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份並確定查閱權限獲得許可後，才可以查詢有關的電子檔案信息，並要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與 分析
從 目前 來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的 問題 ：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改 .在電子計算機上起草、製作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿列印在紙上後，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有採取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全 .電子文件的歸檔就是依據歸檔的範圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類並使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬碟存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁碟作為電子文件存貯的介質，由於軟磁碟極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑑定，真偽不辨別 .電子文件的鑑定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑑定的一項工作。對於電子文件收集歸檔階段的鑑定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑑定，只是將計算機上所有的文件都存到光碟上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精鍊的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業人才缺 .電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了 現代 先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。 傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機 應用 於檔案管理後，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加 學習 培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
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