一、 電子 文件定義及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在 社會 活動中形成的，以 計算 機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：１電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要藉助 現代 辦公設備才能閱讀利用；２電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；３電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的 影響 ；４電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
１傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而 應用 計算機後，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁碟上，並在磁碟上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已 總結 出一套工作流程及 方法 、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁碟或光碟中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁碟或光碟的形式移交，歸檔範圍也不能只是「辦理完畢，具有保存價值」的文件，還應包括該文件的讀取軟體甚至作業系統。
２由於電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯繫，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特徵和 內容 特徵均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
３由於電子文件的保存價值同時取決於其自身價值和可讀性，其鑑定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值 理論 分析 範圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟體甚至作業系統。根據傳統的檔案價值鑑定理論，文件應根據其憑證價值和 參考 價值確定保管期限，而電子文件一方面由於製作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由於用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且 目前 電子文件的憑證價值尚無 法律 保證。因此，其鑑定、管理方法亦無定論。此外，由於電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
１對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別於圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便於修改、便於複製的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特徵不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最後一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地複製電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
所謂電子文件是指人們在 社會 活動中形成的，以 計算 機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：１電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要藉助 現代 辦公設備才能閱讀利用；２電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；３電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的 影響 ；４電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
１傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而 應用 計算機後，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁碟上，並在磁碟上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已 總結 出一套工作流程及 方法 、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁碟或光碟中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁碟或光碟的形式移交，歸檔範圍也不能只是「辦理完畢，具有保存價值」的文件，還應包括該文件的讀取軟體甚至作業系統。
２由於電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯繫，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特徵和 內容 特徵均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
３由於電子文件的保存價值同時取決於其自身價值和可讀性，其鑑定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值 理論 分析 範圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟體甚至作業系統。根據傳統的檔案價值鑑定理論，文件應根據其憑證價值和 參考 價值確定保管期限，而電子文件一方面由於製作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由於用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且 目前 電子文件的憑證價值尚無 法律 保證。因此，其鑑定、管理方法亦無定論。此外，由於電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
１對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別於圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便於修改、便於複製的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特徵不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最後一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地複製電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
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