摘要：信息技術的不斷 發展 ，產生了 電子 文件檔案，隨著全球化、信息化和 網絡 化的發展，任何人都可自由地介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet發布、高效流轉，不可避免地面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅等，通過對電子文件檔案的概念、特點分析電子文件檔案管理中存在的一系列問題。
關鍵詞：檔案管理 電子文件 問題 對策
0 引言
計算 機的誕生帶來了電子商務、電子貨幣、電子軍事、電子政府等一系列新工作方式與生活方式。隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，網際網路的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet發布、高效流轉，檔案已不再僅僅以單一的紙質形式存在，以磁、電、光等介質為主要信息載體的文件應運而生，產生了大量的電子文件檔案。
由於電子文件檔案的出現和發展時間短，暴露的問題較多，網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅，因此，對電子文件檔案的 科學 管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。
1 電子文件檔案概述及特性
1.1 電子文件檔案概述 國際檔案界認識到計算機對檔案的影響可以追溯到40多年前。1961年在倫敦舉行的第九次國際檔案圓桌會議上曾將數據自動化處理列入會議的議程，1968年，馬德里國際檔案大會呼籲，檔案人員要準備迎接計算機時代的到來。1971年，第十三次國際檔案圓桌會議上，秘書長鮑弟埃強調，現在是確定檔案部門應用計算機政策的時候。其專門術語的發展經歷了機讀文件、機讀檔案、電子文件等幾個階段，最近幾年出現「歸檔電子文件」、「電子檔案」的提法。
《美國聯邦文件管理術語手冊》對電子文件的解釋是：「其存儲形式是只能由計算機處理的文件，也叫機讀文件和自動化數字處理文件」。美國聯邦管理法規中對電子文件的解釋是：「電子文件包括數字的、圖形的以及文本的信息，它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，並且符合文件的定義。」
2002年，國家質量監督檢驗檢疫總局發布的《電子文件歸檔與管理規範》將電子文檔定義為「在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網絡上傳送的文件。」由此可見，電子文件(Electronic Records)是以代碼形式記錄於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機系統存取並可在通信網絡上傳輸的文件。
1.2 電子文件檔案的特性 與以往各種形態的文件、檔案相比，電子文件檔案具有以下主要特點：
1.2.1 電子文件信息與載體的相分離性。電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過網絡在不同的計算機之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互複製，而內容卻不發生任何變化，信號形態也無任何變化。
1.2.2 信息形態的數字化、與非人工識讀性電子文件是在計算機中產生和處理的，其信息形態是數字化的。在計算機內部，無論是傳輸還是運算、存儲等處理，電子文件均是以數字編碼的形式存在。對於這種經過複雜編碼的信息人工無法破譯它的含義，只有通過計算機特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態，才能識讀它。
1.2.3 對設備的依賴性。電子文件需要依賴於計算機系統，包括計算機硬體、作業系統和軟體而具有生命力並發揮作用。從文件的製作、處理，以至歸檔後的全部管理活動都必須藉助於計算機系統才能實現。離開了計算機系統，既無法識讀，更無法對電子文件施加任何影響，管理活動便無從談起。
關鍵詞：檔案管理 電子文件 問題 對策
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計算 機的誕生帶來了電子商務、電子貨幣、電子軍事、電子政府等一系列新工作方式與生活方式。隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，網際網路的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet發布、高效流轉，檔案已不再僅僅以單一的紙質形式存在，以磁、電、光等介質為主要信息載體的文件應運而生，產生了大量的電子文件檔案。
由於電子文件檔案的出現和發展時間短，暴露的問題較多，網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅，因此，對電子文件檔案的 科學 管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。
1 電子文件檔案概述及特性
1.1 電子文件檔案概述 國際檔案界認識到計算機對檔案的影響可以追溯到40多年前。1961年在倫敦舉行的第九次國際檔案圓桌會議上曾將數據自動化處理列入會議的議程，1968年，馬德里國際檔案大會呼籲，檔案人員要準備迎接計算機時代的到來。1971年，第十三次國際檔案圓桌會議上，秘書長鮑弟埃強調，現在是確定檔案部門應用計算機政策的時候。其專門術語的發展經歷了機讀文件、機讀檔案、電子文件等幾個階段，最近幾年出現「歸檔電子文件」、「電子檔案」的提法。
《美國聯邦文件管理術語手冊》對電子文件的解釋是：「其存儲形式是只能由計算機處理的文件，也叫機讀文件和自動化數字處理文件」。美國聯邦管理法規中對電子文件的解釋是：「電子文件包括數字的、圖形的以及文本的信息，它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，並且符合文件的定義。」
2002年，國家質量監督檢驗檢疫總局發布的《電子文件歸檔與管理規範》將電子文檔定義為「在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網絡上傳送的文件。」由此可見，電子文件(Electronic Records)是以代碼形式記錄於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機系統存取並可在通信網絡上傳輸的文件。
1.2 電子文件檔案的特性 與以往各種形態的文件、檔案相比，電子文件檔案具有以下主要特點：
1.2.1 電子文件信息與載體的相分離性。電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過網絡在不同的計算機之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互複製，而內容卻不發生任何變化，信號形態也無任何變化。
1.2.2 信息形態的數字化、與非人工識讀性電子文件是在計算機中產生和處理的，其信息形態是數字化的。在計算機內部，無論是傳輸還是運算、存儲等處理，電子文件均是以數字編碼的形式存在。對於這種經過複雜編碼的信息人工無法破譯它的含義，只有通過計算機特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態，才能識讀它。
1.2.3 對設備的依賴性。電子文件需要依賴於計算機系統，包括計算機硬體、作業系統和軟體而具有生命力並發揮作用。從文件的製作、處理，以至歸檔後的全部管理活動都必須藉助於計算機系統才能實現。離開了計算機系統，既無法識讀，更無法對電子文件施加任何影響，管理活動便無從談起。
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