楊莎
摘要：隨著信息時代的到來，高校檔案部門如何加快開發與利用檔案信息資源，更好地為高校發展和社會服務，是一項緊迫而艱巨的任務。文章嘗試運用SWOT 分析法，分析高校檔案信息資源開發利用工作所面臨優勢、劣勢，結合國家相關法律法規，認清我國高校檔案信息資源開發利用所面臨的機遇及挑戰，提出了重塑檔案服務理念、構建高校數字化檔案信息資源體系、加強相關制度建設和重視人才隊伍建設的建議，以促進高校檔案信息的開發利用。
關鍵詞 ：高校；檔案信息；開發；利用
隨著信息時代的到來，高校檔案信息資源作為一種具有現實價值和歷史價值的原生態信息，在國家經濟社會發展中日益成為一種兼具戰略性和基礎性的生產資源被人們所重視。如何加快開發與利用檔案信息資源，提高信息資源的使用效率，更好地為高校的教學科研工作服務，這是擺在我們高校檔案工作者面前的一項艱巨任務。
一、高校檔案信息開發利用的SWOT 分析
SWOT分析法是把某一機構、組織或部門運行中所形成的機會、風險、優勢、劣勢四個方面的情況，結合起來進行分析，進而尋找並制定出適合自身實際情況的管理戰略和策略的方法。它是Opportuni?ties、Threats、Strengths、Weaknesses四個單詞首字母的縮寫。本文嘗試運用這種辦法，分析高校檔案信息資源開發利用工作所面臨優勢、劣勢，結合國家相關法律法規，認清我國高校檔案信息資源開發利用所面臨的機遇及挑戰，指導對策的提出。
1.優勢分析（Strength Analysis）⑴加速網絡化、信息化建設。高校信息化建設的快速發展，推動了檔案信息化、網絡化的建設。高校檔案部門以校園網為根基，運用現代化的檔案管理模式和技術手段，大力開發檔案信息資源，積極建立檔案網站，及時公布檔案信息。檔案信息的開發利用有了突破性的發展。
⑵重視檔案信息資源的開發利用。
開發利用時檔案工作的最終目的和落腳點，這是檔案工作者的共識。一些高校檔案館專門設置了以檔案信息開發利用或提供信息技術支持為主要工作內容的科室，它們主要負責本校檔案的信息化建設、檔案信息的開發、發布、交互、利用等，同時為檔案管理提供技術支持，維護檔案信息及館內設備的安全等。
2.劣勢分析（Weakness Analysis）
⑴檔案意識欠缺。高校檔案館（室）作為高校內部一個常設機構，由於國家安全和保密的原因，使得絕大部分高校館藏信息資源，加之長期以來「重硬輕軟、重建輕用」的建設模式，公眾對高校檔案館藏資源的開發利用價值知之不多，公眾對高校檔案信息資源的開發利用沒有太多的興趣與需求,更談不上有力支持檔案館工作。因此，在缺乏社會資金和相應技術支持的前提下，僅靠國家有限的資金、高校人力資源和技術開發高校檔案資源為社會經濟發展提供服務的許多工作無法開展。
⑵館藏結構不合理。各高校之間各自為政，缺少與其他高校檔案館（室）進行溝通和交流，資源獲取範圍單一，所能利用的檔案信息資源僅局限於本校所擁有的信息資源。其次，我國高校檔案信息資源是高校在領域產生的文書檔案，科研檔案、人事檔案等，一般只能提供文本信息和圖像信息，其他載體形式的檔案卻很少見。再次，缺乏對學校特色檔案信息的整合與開發。
⑶檔案管理人員綜合素質不高。在網絡條件下進行檔案信息資源建設和開發利用過程中首先遇到的難題就是人才問題。雖然目前絕大部分高校檔案管理人員對信息技術應用的熟練程度，檔案管理人員配置和專業契合度較過去已經有了很大程度的提高，但目前我國高校檔案管理部門人員結構年齡不合理、缺乏網絡技術和計算機知識的學習、缺乏創新意識等等，給高校檔案信息的開發利用工作帶來了一定的阻礙。
3.機會分析（Opportunity Analysis）
⑴國家政策的支持。檔案的憑證價值決定了其作為信息的特殊性和重要性，而檔案信息較與其它信息也更具有可靠性，近十年，國家尤其重視檔案信息的建設和檔案信息的開發與利用工作。國家政策的支持，為高校檔案管理提供了政策保證，高校檔案部門要抓住機遇加大檔案管理軟體與硬體的建設，做好檔案信息資源的開發利用工作，樹立起良好的服務形象。
⑵擁有先進技術的支持。高校擁有領先的技術支持優勢，為檔案信息資源開發利用提供先進的理念和技術。高校集教學、科研與管理為一體，聚集了大批優秀人才和先進的信息技術，也有信息技術、網絡技術、網絡安全方面的專業技術人員，可為檔案系統、信息安全提供指導和技術支持。
4.挑戰分析（Threat Analysis）
在網絡環境下，檔案信息資源的開發與利用方式徹底改變了。第一，開發利用的對象不再以紙質檔案、音像檔案等為主，取而代之的是電子檔案，由此帶來了檔案與檔案信息的完整與安全問題；第二，對一直指導檔案管理工作的來源原則、鑑定理論和文件生命周期理論，檔案界也有了不同意見，認為網絡環境下檔案管理客體範圍已不僅僅是檔案實體，還包含了與檔案有關的信息，這樣便擴大了檔案的收集範圍，高校檔案部門有必要認真思考檔案管理的理論，指導檔案信息的收集和開發利用工作的科學發展。
二、高校檔案信息資源開發利用的對策
通過SWOT 分析，可以看到，網絡的普及、信息技術的提高，對高校信息的開發利用提出了新的要求和挑戰，檔案部門只有創新才能促進檔案信息資源的開發，提高檔案部門的服務能力。
1.重塑檔案服務理念
高校檔案管理部門要以公眾的檔案基本需求為準繩，充分認識在當前網絡信息技術不斷發展的前提下，藉助網絡信息技術和平台促進檔案信息化建設的必要性、重要性、緊迫性和依賴性，破除對高校檔案信息網絡化存在信息安全危險的論斷，增強檔案資源網絡信息化建設的信心。改變高校檔案管理事實存在的藏之為寶、被動服務狀況。
此外，高校檔案部門要建立起集體的、共享的公共利益觀念，與社會公眾達成相同的價值取向，制定符合自身特點的檔案信息開發利用規劃，在儘量滿足社會對檔案需求的同時，爭取社會的支持，保證高校檔案工作的科學持續發展。
2.構建數字化檔案信息資源體系
改善高校信息資源結構，健全保障體系。改善我國目前高校檔案信息資源開發利用的現狀，應從高校檔案文化事業機構屬性的現實出發，打破過去高校自我管理、自我服務的觀念，本著服務社會、方便民眾的角度，切實研究社會經濟發展對高校提供信息的要求，突破高校檔案信息專業性、神秘性的觀念，立足本館館藏資源，本著利用優先、分步實施的原則，對一些珍貴檔案資源如內容重要的、使用頻率高的、載體珍稀的紙質檔案優先進行數字化，建立館藏檔案文件級目錄資料庫。積極建設各種專門檔案信息資料庫，在加大對社會檔案的接收和徵集工作，擴大檔案的接收範圍和徵集門類。
3.加強相關制度建設
高校檔案信息資源開發利用工作改變了管理方式，拓寬了檔案信息的傳播範圍,擴大了用戶規模,增強了用戶獲取信息的自主性和便利性。這對高校檔案智慧財產權的專屬性、地域性和時間性帶來了很大的挑戰，同時，在檔案網站信息資源開發利用過程中還會涉及到著作權、隱私權等問題，都成為了今天我們必須面對和解決的重要問題。這些問題的解決不僅涉及到智慧財產權、個人隱私保護，檔案立法，信息和計算機立法等多個層面。因此，對高校檔案網站信息資源開發利用相關法律法規的研究和建設工作已經刻不容緩，我們只有提供了更加完善的法律保障，檔案網站信息資源建設才能走得更遠，才能更好地為社會公眾服務。
4.重視人才隊伍建設
近幾年，高校檔案信息資源地開發利用工作對人才隊伍的要求有了很大提高，適應現代社會的檔案人才不僅要有檔案學專業知識背景，還要具備公共管理學和現代網絡技術等學科知識。從人員配備的年齡結構上看，需要有老、中、青梯次配備，並鼓勵師帶徒，讓青年工作者能儘快掌握好的經驗和方法。建設一支適應現代信息發展需要的復合型檔案工作人才隊伍是當前高校檔案管理部門的當務之急，而加強人力資源建設，把人才的培養和合理使用則是首要工作。檔案部門要解放思想、更新觀念、拓寬思路，採取高校、科研院所與政府檔案部門人才優勢互補的思路，加強人才資源整合利用力度。正視高校檔案界同行之間缺乏交流與合作的現狀，不僅要加強高校檔案部門之間的交流與合作,也要加強高校檔案界與圖書館、博物館界及其他文獻機構間的合作，促進高校檔案信息資源開發利用工作。
參考文獻
[1「] 2004 年中國檔案網站研究」課題組,中國檔案網站的發展對策[J].檔案學通訊，2005(6)：63-66.
[2]侯麗麗.論高校檔案信息開發利用的必要性[J].蘭台世界,2007(4):28-29.
[3]郭團衛.論網絡環境下檔案信息資源的開發利用[J].蘭台世界,2008(2):35-36.
（作者單位：雲南中醫學院）
摘要：隨著信息時代的到來，高校檔案部門如何加快開發與利用檔案信息資源，更好地為高校發展和社會服務，是一項緊迫而艱巨的任務。文章嘗試運用SWOT 分析法，分析高校檔案信息資源開發利用工作所面臨優勢、劣勢，結合國家相關法律法規，認清我國高校檔案信息資源開發利用所面臨的機遇及挑戰，提出了重塑檔案服務理念、構建高校數字化檔案信息資源體系、加強相關制度建設和重視人才隊伍建設的建議，以促進高校檔案信息的開發利用。
關鍵詞 ：高校；檔案信息；開發；利用
隨著信息時代的到來，高校檔案信息資源作為一種具有現實價值和歷史價值的原生態信息，在國家經濟社會發展中日益成為一種兼具戰略性和基礎性的生產資源被人們所重視。如何加快開發與利用檔案信息資源，提高信息資源的使用效率，更好地為高校的教學科研工作服務，這是擺在我們高校檔案工作者面前的一項艱巨任務。
一、高校檔案信息開發利用的SWOT 分析
SWOT分析法是把某一機構、組織或部門運行中所形成的機會、風險、優勢、劣勢四個方面的情況，結合起來進行分析，進而尋找並制定出適合自身實際情況的管理戰略和策略的方法。它是Opportuni?ties、Threats、Strengths、Weaknesses四個單詞首字母的縮寫。本文嘗試運用這種辦法，分析高校檔案信息資源開發利用工作所面臨優勢、劣勢，結合國家相關法律法規，認清我國高校檔案信息資源開發利用所面臨的機遇及挑戰，指導對策的提出。
1.優勢分析（Strength Analysis）⑴加速網絡化、信息化建設。高校信息化建設的快速發展，推動了檔案信息化、網絡化的建設。高校檔案部門以校園網為根基，運用現代化的檔案管理模式和技術手段，大力開發檔案信息資源，積極建立檔案網站，及時公布檔案信息。檔案信息的開發利用有了突破性的發展。
⑵重視檔案信息資源的開發利用。
開發利用時檔案工作的最終目的和落腳點，這是檔案工作者的共識。一些高校檔案館專門設置了以檔案信息開發利用或提供信息技術支持為主要工作內容的科室，它們主要負責本校檔案的信息化建設、檔案信息的開發、發布、交互、利用等，同時為檔案管理提供技術支持，維護檔案信息及館內設備的安全等。
2.劣勢分析（Weakness Analysis）
⑴檔案意識欠缺。高校檔案館（室）作為高校內部一個常設機構，由於國家安全和保密的原因，使得絕大部分高校館藏信息資源，加之長期以來「重硬輕軟、重建輕用」的建設模式，公眾對高校檔案館藏資源的開發利用價值知之不多，公眾對高校檔案信息資源的開發利用沒有太多的興趣與需求,更談不上有力支持檔案館工作。因此，在缺乏社會資金和相應技術支持的前提下，僅靠國家有限的資金、高校人力資源和技術開發高校檔案資源為社會經濟發展提供服務的許多工作無法開展。
⑵館藏結構不合理。各高校之間各自為政，缺少與其他高校檔案館（室）進行溝通和交流，資源獲取範圍單一，所能利用的檔案信息資源僅局限於本校所擁有的信息資源。其次，我國高校檔案信息資源是高校在領域產生的文書檔案，科研檔案、人事檔案等，一般只能提供文本信息和圖像信息，其他載體形式的檔案卻很少見。再次，缺乏對學校特色檔案信息的整合與開發。
⑶檔案管理人員綜合素質不高。在網絡條件下進行檔案信息資源建設和開發利用過程中首先遇到的難題就是人才問題。雖然目前絕大部分高校檔案管理人員對信息技術應用的熟練程度，檔案管理人員配置和專業契合度較過去已經有了很大程度的提高，但目前我國高校檔案管理部門人員結構年齡不合理、缺乏網絡技術和計算機知識的學習、缺乏創新意識等等，給高校檔案信息的開發利用工作帶來了一定的阻礙。
3.機會分析（Opportunity Analysis）
⑴國家政策的支持。檔案的憑證價值決定了其作為信息的特殊性和重要性，而檔案信息較與其它信息也更具有可靠性，近十年，國家尤其重視檔案信息的建設和檔案信息的開發與利用工作。國家政策的支持，為高校檔案管理提供了政策保證，高校檔案部門要抓住機遇加大檔案管理軟體與硬體的建設，做好檔案信息資源的開發利用工作，樹立起良好的服務形象。
⑵擁有先進技術的支持。高校擁有領先的技術支持優勢，為檔案信息資源開發利用提供先進的理念和技術。高校集教學、科研與管理為一體，聚集了大批優秀人才和先進的信息技術，也有信息技術、網絡技術、網絡安全方面的專業技術人員，可為檔案系統、信息安全提供指導和技術支持。
4.挑戰分析（Threat Analysis）
在網絡環境下，檔案信息資源的開發與利用方式徹底改變了。第一，開發利用的對象不再以紙質檔案、音像檔案等為主，取而代之的是電子檔案，由此帶來了檔案與檔案信息的完整與安全問題；第二，對一直指導檔案管理工作的來源原則、鑑定理論和文件生命周期理論，檔案界也有了不同意見，認為網絡環境下檔案管理客體範圍已不僅僅是檔案實體，還包含了與檔案有關的信息，這樣便擴大了檔案的收集範圍，高校檔案部門有必要認真思考檔案管理的理論，指導檔案信息的收集和開發利用工作的科學發展。
二、高校檔案信息資源開發利用的對策
通過SWOT 分析，可以看到，網絡的普及、信息技術的提高，對高校信息的開發利用提出了新的要求和挑戰，檔案部門只有創新才能促進檔案信息資源的開發，提高檔案部門的服務能力。
1.重塑檔案服務理念
高校檔案管理部門要以公眾的檔案基本需求為準繩，充分認識在當前網絡信息技術不斷發展的前提下，藉助網絡信息技術和平台促進檔案信息化建設的必要性、重要性、緊迫性和依賴性，破除對高校檔案信息網絡化存在信息安全危險的論斷，增強檔案資源網絡信息化建設的信心。改變高校檔案管理事實存在的藏之為寶、被動服務狀況。
此外，高校檔案部門要建立起集體的、共享的公共利益觀念，與社會公眾達成相同的價值取向，制定符合自身特點的檔案信息開發利用規劃，在儘量滿足社會對檔案需求的同時，爭取社會的支持，保證高校檔案工作的科學持續發展。
2.構建數字化檔案信息資源體系
改善高校信息資源結構，健全保障體系。改善我國目前高校檔案信息資源開發利用的現狀，應從高校檔案文化事業機構屬性的現實出發，打破過去高校自我管理、自我服務的觀念，本著服務社會、方便民眾的角度，切實研究社會經濟發展對高校提供信息的要求，突破高校檔案信息專業性、神秘性的觀念，立足本館館藏資源，本著利用優先、分步實施的原則，對一些珍貴檔案資源如內容重要的、使用頻率高的、載體珍稀的紙質檔案優先進行數字化，建立館藏檔案文件級目錄資料庫。積極建設各種專門檔案信息資料庫，在加大對社會檔案的接收和徵集工作，擴大檔案的接收範圍和徵集門類。
3.加強相關制度建設
高校檔案信息資源開發利用工作改變了管理方式，拓寬了檔案信息的傳播範圍,擴大了用戶規模,增強了用戶獲取信息的自主性和便利性。這對高校檔案智慧財產權的專屬性、地域性和時間性帶來了很大的挑戰，同時，在檔案網站信息資源開發利用過程中還會涉及到著作權、隱私權等問題，都成為了今天我們必須面對和解決的重要問題。這些問題的解決不僅涉及到智慧財產權、個人隱私保護，檔案立法，信息和計算機立法等多個層面。因此，對高校檔案網站信息資源開發利用相關法律法規的研究和建設工作已經刻不容緩，我們只有提供了更加完善的法律保障，檔案網站信息資源建設才能走得更遠，才能更好地為社會公眾服務。
4.重視人才隊伍建設
近幾年，高校檔案信息資源地開發利用工作對人才隊伍的要求有了很大提高，適應現代社會的檔案人才不僅要有檔案學專業知識背景，還要具備公共管理學和現代網絡技術等學科知識。從人員配備的年齡結構上看，需要有老、中、青梯次配備，並鼓勵師帶徒，讓青年工作者能儘快掌握好的經驗和方法。建設一支適應現代信息發展需要的復合型檔案工作人才隊伍是當前高校檔案管理部門的當務之急，而加強人力資源建設，把人才的培養和合理使用則是首要工作。檔案部門要解放思想、更新觀念、拓寬思路，採取高校、科研院所與政府檔案部門人才優勢互補的思路，加強人才資源整合利用力度。正視高校檔案界同行之間缺乏交流與合作的現狀，不僅要加強高校檔案部門之間的交流與合作,也要加強高校檔案界與圖書館、博物館界及其他文獻機構間的合作，促進高校檔案信息資源開發利用工作。
參考文獻
[1「] 2004 年中國檔案網站研究」課題組,中國檔案網站的發展對策[J].檔案學通訊，2005(6)：63-66.
[2]侯麗麗.論高校檔案信息開發利用的必要性[J].蘭台世界,2007(4):28-29.
[3]郭團衛.論網絡環境下檔案信息資源的開發利用[J].蘭台世界,2008(2):35-36.
（作者單位：雲南中醫學院）
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