篇一：檔案管理制度-2014
檔案管理制度
1、總則
1．1根據《中華人民共和國檔案法》、《浙江省重點建設項目檔案管理暫行辦法》的精神，結合本公司實際情況，特制定本制度。
1．2加強公司的檔案管理，完整科學的保存管理檔案，充分發揮檔案在現代企業管理中的促進作用。
2、範圍
2．1本公司的檔案是指本公司在各項工作活動中形成的具有查考利用價值的各種文字、圖標、聲像以其它不同載體，不同形式的歷史記錄。
2．2本公司檔案實行集中統一管理，以確保檔案的完整、準確、安全和有效的使用。本公司任何部門和個人都必須保持職責範圍內檔案的完整性和準確性，並及時將各種檔案移交檔案室統一管理，不得截留。凡要查用檔案須向檔案室辦理借閱手續。
2．3檔案管理由各相關部門的指定人員進行管理，同時接受上級業務主管部門及行政管理部門指導、檢查、監督。
2．4檔案工作作為本公司不可缺少的工作環節和提高工作效率的必要條件，列入工作計劃和領導的議事日程，並納入各單位、部門、有關人員的年度工作考核。
2．5全體工作人員和檔案工作人員要為實現檔案管理的的標準化、規範化、制度化、科學化、現代化共同努力。
3、檔案管理職責
3．1本公司建立檔案室，隸屬綜合管理部，作為公司統一檔案管理工作的職能機構。
3．2檔案管理設有專用的檔案庫房，同時配備檔案工作的辦公與閱覽用房。檔案庫房要有溫濕度控制及防盜、防火、防光、防蟲、防塵、防霉等安全保護措施，配置相應的措施。
3．3檔案室要編制案卷目錄、總目錄、分類目錄、全引目錄、索引和必要的專題目錄。
3．4檔案室必須建立檔案的統計制度，對檔案的收集、移交、保管、利用等情況進行統計分析，並按照規定向上級有關部門報送檔案工作基本情況統計表。
3．5公司成立由單位領導、專職檔案人員和有關業務人員組成的檔案鑑定小組，負責對本單位檔案鑑定工作的組織和實施。
3．6銷毀失去保存價值的檔案，須由鑑定小組提出意見，並登記造冊，經單位分管領導批准後，由鑑定小組成員二人以上指定地點監督，監銷人員要在銷毀冊上簽字。
3．7本公司在管理、開發和利用檔案信息資源工作中，做出顯著成績的部門和個人，應給
予表彰和獎勵：對違反檔案管理法規的，要根據不同情況給予必要的處分。
4、檔案管理人員的職責
4．1檔案室配備一名專職檔案員負責管理本公司的檔案，並對本公司各部門的檔案工作實行指導、監督。
4．2檔案管理人員間要貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針、政策。忠於職守、刻苦鑽研，建立建全檔案管理制度，保證檔案工作有序順利進行。同時嚴格遵守黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。
4．3檔案管理人員的待遇應與其它專業技術人員同等，其專業技術職務的評聘按國家有關規定進行。
4．4作好日常檔案的收集、整理、分類、歸檔、使用的管理工作。
4．4．1負責統一管理公司的全部檔案，維護檔案完整和齊全。
4．4．2監督、指導公司各部門和有關人員做好文件材料的收集、積累、整理、立卷歸檔和使用工作。
4．4．3組織學習檔案業務知識，不斷提高檔案業務水平。
4．4．4主動徵求個部門意見，經常總結檔案工作經驗，定期彙報檔案工作情況。
4．4．5遵守國家有關保密規定，保守秘密，維護本公司的智慧財產權。
4．4．6檔案人員調動工作時，必須辦完檔案移交手續後方可離開崗位。
5、檔案管理
5．1歸檔要求
5．1．1各項工作中形成的文件材料，由各部門兼職檔案員按職能範圍負責積累整理歸檔，大型專題活動指定專人負責整理歸檔，兼職檔案員負責對本部門文件材料的積累、整理和歸檔工作，業務上受公司檔案室指導、監督。
5．1．2各類文件材料必須完整、準確、系統、層次分明，符合其形成的規律。
5．1．3歸檔的書寫材料，必須字跡端正、圖樣清晰，有利於永久、長期保存。
5．1．4歸檔文件材料根據分類方案組成保管單位（冊卷袋盒等），填好移交目錄，註明密級保管期限，經本部門主管審核簽字後移交歸檔。
5．1．5歸檔的文件材料必須遵循文件材料的形成和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同價值，便於保管和利用。
5．2歸檔範圍
本公司各部門具體按《檔案材料歸檔暫行規定》執行。
5．3歸檔時間
黨群、行政、生產管理工作中形成的文件材料，在次年5月底前，由各部門兼職檔案員負責整理後，向檔案室歸檔。
5．4歸檔分類
5．4．1專業業務和科技檔案
5．4．1．1專業技術會議和學術會議形成的文件材料，應在會議結束後及時歸檔；
5．4．1．2基建過程中形成的技術檔案應在工程完成或整個工程竣工後及時歸檔；
5．4．1．3設備、儀器、機械工具、技術圖紙、說明書，作為設備檔案由使用部門歸檔。
5．4．1．4會計檔案在次年5月底前由財務部門按歸檔要求整理立卷。暫由財務部門保管一年後，編造清冊向檔案室移交。
5．4．2凡反應本公司歷史面貌的各種重大活動、重大事件、重要會議等方面的照片、錄像、錄音等結合後及時歸檔。
5．4．3其他檔案，視具體情況決定歸檔時間。
6、 檔案使用
6．1檔案室要通過多種方式途徑，積極主動開展檔案使用工作，為本公司的各項工作提供服務，並加強利用效果的反饋、收集、登記工作。
6．2檔案必須建立檔案的借閱制度，並嚴格執行。
6．3外單位使用本公司檔案，須經本公司領導同意，批准後才能借閱，並收取一定的費用。要時要求第三方嚴格執行保密制度。
7、附則
7．1本細則為檔案室的管理制度。本公司員工都必須嚴格遵照執行。
7．2本細則內容與上級檔案管理的相關法律法規及相關規定相衝突時，以上級規定為準。
7．3本細則自發文之日起執行。
篇二：企業檔案管理制度
公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。
第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 重要原始檔案遵循「雙人雙控，共同管理」原則，由總經辦統一管理。
第二章 檔案歸檔
第四條 歸檔範圍
(一)
(二) 通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、註冊申報資料等。 工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理 （變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料等。
(三) 合同：原輔料採購、設備採購、工程基建、技術轉移、委託合同、設計 合同、其他合同。
(四) 設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設 備、QC部設備等。
(五)
(六) 員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。 計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、 流量類等，設備內部校驗記錄歸於設備檔案中。
(七) 產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白 批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產品重大質量事故資料等。 (八)
(九)
供應商檔案。 質量標準：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。
(十) 檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、 盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；
(十二) 批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標準操作規程。
(十四) 驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產設備驗證、QC設備驗證、 工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。
(十五) 行政類文件：
? 行政法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標 准、規章規程等；
? 各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批覆；
? 各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、 土地證、房產證、商標註冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動糾紛等；
? 各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、 保修卡等；
? 所有加蓋公章的文件複印件；
? 在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。
第五條 歸檔時間
(一) 各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件複印 件須於文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續；
(二) 設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨 時歸檔；
(三) 員工培訓類資料按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續；
(四) 計量類資料按半年歸檔，於每年5月25日之後6月5日之前、11月25 日之後12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；
(五) 供應商檔案按年度歸檔，於每年1月25日之後2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續；
(六)
(七)
手續；
(八) 驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，於每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次； 批記錄文件按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之後2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；
(九)
(十) 其他文件每周一集中歸檔一次。 未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，並根據情節 輕重予以相應處理。
第六條 歸檔份數
(一)
(二) 原件全部歸檔，並註明份數、出處。 使用頻繁的檔案，各使用部門應複印留存自用。
第七條 歸檔要求
(一)
(二)
(三)
(四) 由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。 對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。 文件必須通過系統整理後再歸檔。 文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認後方可歸檔。
第八條 歸檔手續
各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。
第三章 檔案的收集與整理
第九條 檔案的收集
(一) 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，並進 行分類、排列、編目後移交檔案室。
(二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、 全面的整理。
(三) 收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。
第十條 檔案的整理
(一)
(二) 檔案採用按類別分類的方式，做到層次分明，便於保管和利用。 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整 理，並做電子目錄方便日後檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下：
7、8、9位代表流水號001～999。
、6位為檔案櫃號。
、4位為二級分類的編號。
、2位為一級分類的英文縮寫。
第四章 檔案建檔
第十一條 分類梳理
歸檔的資料，由檔案員分類、編號，於文件歸檔的當天入庫，並建立《檔案明細台賬》。
第十二條 檔案專用章
所有歸檔的複印件及歸檔原件產生的複印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的複印件視同原件使用，檔案專用章置於檔案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編號章
檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置於檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。 第十四條 檢索目錄
所有歸檔文件，由檔案員建立對應關係的電子版檢索目錄，並定期核對。
第十五條 電子備份
重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一併建檔備份。
第五章 檔案使用和歸還
第十六條 檔案使用
(一) 文件複印：由使用人填寫《檔案複印登記薄》，一般性文件經部門負責人 批准，重要文件同時報分管副總批准，由檔案員複印、提供。
(二) 借出已加蓋檔案專用章的複印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經 部門負責人批准，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准；十日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。
(三) 借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經部門負責人批准， 於檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准。
(四) 借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准， 最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准，總經辦會簽；五個工作日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續；原件借出後不再歸還的，須經分管副總、總經理批准，總經辦會簽，檔案室保留複印件備查；
(五) 外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批准 後方可使用。
(六) 按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記並簽字確認方可使 用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
第十七條 檔案歸還
(一) 檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤後，應在《檔
案借出登記薄》登記，並由使用人和檔案員分別簽字確認。
(二)
發生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失
篇三：文件和檔案管理制度
文件檔案管理制度
1目的
為規範安全管理體系文件的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。
對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。
2範圍
本程序包含了文件的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用於各過程管理體系文件的控制。
本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用於公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。
3職責
3.1各過程管理部門職責：
3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。
3.1.2負責對所需的文件進行策劃並安排專人編寫。
3.1.3負責過程管理文件的（程序、規定、制度、表格）組織編制。
3.1.4負責嚴格執行過程管理文件的規定，並按規定的表格做好相應的記錄。
3.1.5負責文件更改內容等。
3.2生產部職責：
3.2.1負責管理手冊的編制。
3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。
3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批准。
3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。
4程序內容
4.1確定文件種類
4.1.1為便於文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。
4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發布的法律、法規、條例和標準（見法律法規的識別與評價程序）；上級部門下發的通知、要求、規定和辦法；相關方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系文件
a.方針、目標和指標；
b.實現方針、目標和指標的策劃；
c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關的資料包括但不限於：
a.各類分析/評價/統計數據（如OSHA 統計分析數據）；
b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術監察（檢測）資料； c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批覆意見；
d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；
e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告；
f.化學危險品安全標籤、安全技術說明書、儲存、使用防護指南；
g.危化品應建立一欄三卡（職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）
h.設施的設計、運行技術資料；
i.供應商和承包商檔案；
j.作業許可證等；
k.其他資料。
4.2提出文件的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。
4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃並安排專人編寫。
4.3.2管理手冊由生產部負責編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規定、表格）由過程負責人負責組織編制；
4.4進行編寫
4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內容：
a.目的：明確編制本文件要達到的目的
b.範圍：本文件使用的範圍，包括活動範圍、職能範圍和管理範圍
c.定義：需要對使用人解釋的術語或詞彙
d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門
e.程序/規定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限
f.相關文件：編制本文件所依據的文件或引用的文件
g.相關記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄
h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄
i.文件概要/流程：規定類文件的概要及程序文件的流程圖
4.4.2文件的編號按如下要求：
/
記錄編號
文件層別號
文件類別（AQ）
公司代號JP
其中：序號為阿拉伯數字，如：01，02，03 ???等；
文件類別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產部用QG標識。
例子：
文件編號：JP-AQ-0201《法律法規標準規範管理程序》
表格編號：編號JPL-AQ-0201/01（適用法律法規標準和其他要求清單），其中01表示對應程序的第一張記錄。
所有文件（包括表格）必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。
4.5評審和審批
4.5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交
相關部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數量），並由4.5.2文件批准人應對文件進行仔細審核後，如果同意在批准欄簽字；如果不同意將文件返迴文件編寫人（或部門），待修改完畢後再批准。
4.5.3文件審批權限。
a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經理批准。 b.過程管理文件（程序、規定、制度、表格）由過程負責部門主管審核，安全生產負責人批准。
c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由技質部主管審批。 d.各部門內部適用的文件由本部門負責人批准。
4.6發放控制
4.6.1生產部發布綜合管理體系文件, 建立外發文件清單，該清單內容包括：文件名稱、編號、版本、發放日期、數量、發至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應保持最新狀態。。
4.6.2各過程負責人將所編寫的文件經授權批准人批准後，將書面文件及電子版文件一同送交生產部，生產部保存文件原件。
4.6.3各部門需建立《文件控制清單》，在發布/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。
4.7使用控制
4.7.1生產部組織負責更新管理體系有關文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態；每季度備份一次電子版文件。
4.7.2管理體系相關的文件必須妥善保存；各部門負責保管本部門相關文件；不得在文件上亂塗畫改，不准私自外借，確保文件的清晰、易於識別和檢索。
4.8文件更新
4.8.1文件更改時，由過程管理部門持原批准人批准的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案後。同時更新《文件控制清單》，
生產部保存批准的文件原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面文件應立即回收並更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。
4.8.2當文件在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出
文件更改申請後組織對文件進行編寫並按原文件的審批程序進行審批。
4.9安全記錄管理
4.9.1建立記錄清單
安環部制訂安全記錄台帳，使用統一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。
4.9.2安全記錄的使用
按規定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意塗改，不能使用鉛筆填寫。
4.9.3收 集
定期對安全記錄進行收集並整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。
4.9.4儲存、保護
4.9.4.1記錄可以是紙質或電子媒體，對於電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。
4.9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。
4.9.4.3保存期限依據「安全記錄台帳」中保存的期限規定。
4.9.5處 置
記錄保存人按照「安全記錄台帳」中規定的處置要求在保存期滿後進行處置，包括銷毀或歸檔。
5相關文件
無
6相關記錄
檔案管理制度
1、總則
1．1根據《中華人民共和國檔案法》、《浙江省重點建設項目檔案管理暫行辦法》的精神，結合本公司實際情況，特制定本制度。
1．2加強公司的檔案管理，完整科學的保存管理檔案，充分發揮檔案在現代企業管理中的促進作用。
2、範圍
2．1本公司的檔案是指本公司在各項工作活動中形成的具有查考利用價值的各種文字、圖標、聲像以其它不同載體，不同形式的歷史記錄。
2．2本公司檔案實行集中統一管理，以確保檔案的完整、準確、安全和有效的使用。本公司任何部門和個人都必須保持職責範圍內檔案的完整性和準確性，並及時將各種檔案移交檔案室統一管理，不得截留。凡要查用檔案須向檔案室辦理借閱手續。
2．3檔案管理由各相關部門的指定人員進行管理，同時接受上級業務主管部門及行政管理部門指導、檢查、監督。
2．4檔案工作作為本公司不可缺少的工作環節和提高工作效率的必要條件，列入工作計劃和領導的議事日程，並納入各單位、部門、有關人員的年度工作考核。
2．5全體工作人員和檔案工作人員要為實現檔案管理的的標準化、規範化、制度化、科學化、現代化共同努力。
3、檔案管理職責
3．1本公司建立檔案室，隸屬綜合管理部，作為公司統一檔案管理工作的職能機構。
3．2檔案管理設有專用的檔案庫房，同時配備檔案工作的辦公與閱覽用房。檔案庫房要有溫濕度控制及防盜、防火、防光、防蟲、防塵、防霉等安全保護措施，配置相應的措施。
3．3檔案室要編制案卷目錄、總目錄、分類目錄、全引目錄、索引和必要的專題目錄。
3．4檔案室必須建立檔案的統計制度，對檔案的收集、移交、保管、利用等情況進行統計分析，並按照規定向上級有關部門報送檔案工作基本情況統計表。
3．5公司成立由單位領導、專職檔案人員和有關業務人員組成的檔案鑑定小組，負責對本單位檔案鑑定工作的組織和實施。
3．6銷毀失去保存價值的檔案，須由鑑定小組提出意見，並登記造冊，經單位分管領導批准後，由鑑定小組成員二人以上指定地點監督，監銷人員要在銷毀冊上簽字。
3．7本公司在管理、開發和利用檔案信息資源工作中，做出顯著成績的部門和個人，應給
予表彰和獎勵：對違反檔案管理法規的，要根據不同情況給予必要的處分。
4、檔案管理人員的職責
4．1檔案室配備一名專職檔案員負責管理本公司的檔案，並對本公司各部門的檔案工作實行指導、監督。
4．2檔案管理人員間要貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針、政策。忠於職守、刻苦鑽研，建立建全檔案管理制度，保證檔案工作有序順利進行。同時嚴格遵守黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。
4．3檔案管理人員的待遇應與其它專業技術人員同等，其專業技術職務的評聘按國家有關規定進行。
4．4作好日常檔案的收集、整理、分類、歸檔、使用的管理工作。
4．4．1負責統一管理公司的全部檔案，維護檔案完整和齊全。
4．4．2監督、指導公司各部門和有關人員做好文件材料的收集、積累、整理、立卷歸檔和使用工作。
4．4．3組織學習檔案業務知識，不斷提高檔案業務水平。
4．4．4主動徵求個部門意見，經常總結檔案工作經驗，定期彙報檔案工作情況。
4．4．5遵守國家有關保密規定，保守秘密，維護本公司的智慧財產權。
4．4．6檔案人員調動工作時，必須辦完檔案移交手續後方可離開崗位。
5、檔案管理
5．1歸檔要求
5．1．1各項工作中形成的文件材料，由各部門兼職檔案員按職能範圍負責積累整理歸檔，大型專題活動指定專人負責整理歸檔，兼職檔案員負責對本部門文件材料的積累、整理和歸檔工作，業務上受公司檔案室指導、監督。
5．1．2各類文件材料必須完整、準確、系統、層次分明，符合其形成的規律。
5．1．3歸檔的書寫材料，必須字跡端正、圖樣清晰，有利於永久、長期保存。
5．1．4歸檔文件材料根據分類方案組成保管單位（冊卷袋盒等），填好移交目錄，註明密級保管期限，經本部門主管審核簽字後移交歸檔。
5．1．5歸檔的文件材料必須遵循文件材料的形成和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同價值，便於保管和利用。
5．2歸檔範圍
本公司各部門具體按《檔案材料歸檔暫行規定》執行。
5．3歸檔時間
黨群、行政、生產管理工作中形成的文件材料，在次年5月底前，由各部門兼職檔案員負責整理後，向檔案室歸檔。
5．4歸檔分類
5．4．1專業業務和科技檔案
5．4．1．1專業技術會議和學術會議形成的文件材料，應在會議結束後及時歸檔；
5．4．1．2基建過程中形成的技術檔案應在工程完成或整個工程竣工後及時歸檔；
5．4．1．3設備、儀器、機械工具、技術圖紙、說明書，作為設備檔案由使用部門歸檔。
5．4．1．4會計檔案在次年5月底前由財務部門按歸檔要求整理立卷。暫由財務部門保管一年後，編造清冊向檔案室移交。
5．4．2凡反應本公司歷史面貌的各種重大活動、重大事件、重要會議等方面的照片、錄像、錄音等結合後及時歸檔。
5．4．3其他檔案，視具體情況決定歸檔時間。
6、 檔案使用
6．1檔案室要通過多種方式途徑，積極主動開展檔案使用工作，為本公司的各項工作提供服務，並加強利用效果的反饋、收集、登記工作。
6．2檔案必須建立檔案的借閱制度，並嚴格執行。
6．3外單位使用本公司檔案，須經本公司領導同意，批准後才能借閱，並收取一定的費用。要時要求第三方嚴格執行保密制度。
7、附則
7．1本細則為檔案室的管理制度。本公司員工都必須嚴格遵照執行。
7．2本細則內容與上級檔案管理的相關法律法規及相關規定相衝突時，以上級規定為準。
7．3本細則自發文之日起執行。
篇二：企業檔案管理制度
公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。
第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 重要原始檔案遵循「雙人雙控，共同管理」原則，由總經辦統一管理。
第二章 檔案歸檔
第四條 歸檔範圍
(一)
(二) 通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、註冊申報資料等。 工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理 （變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料等。
(三) 合同：原輔料採購、設備採購、工程基建、技術轉移、委託合同、設計 合同、其他合同。
(四) 設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設 備、QC部設備等。
(五)
(六) 員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。 計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、 流量類等，設備內部校驗記錄歸於設備檔案中。
(七) 產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白 批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產品重大質量事故資料等。 (八)
(九)
供應商檔案。 質量標準：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。
(十) 檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、 盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；
(十二) 批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標準操作規程。
(十四) 驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產設備驗證、QC設備驗證、 工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。
(十五) 行政類文件：
? 行政法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標 准、規章規程等；
? 各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批覆；
? 各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、 土地證、房產證、商標註冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動糾紛等；
? 各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、 保修卡等；
? 所有加蓋公章的文件複印件；
? 在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。
第五條 歸檔時間
(一) 各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件複印 件須於文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續；
(二) 設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨 時歸檔；
(三) 員工培訓類資料按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續；
(四) 計量類資料按半年歸檔，於每年5月25日之後6月5日之前、11月25 日之後12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；
(五) 供應商檔案按年度歸檔，於每年1月25日之後2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續；
(六)
(七)
手續；
(八) 驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，於每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次； 批記錄文件按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之後2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；
(九)
(十) 其他文件每周一集中歸檔一次。 未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，並根據情節 輕重予以相應處理。
第六條 歸檔份數
(一)
(二) 原件全部歸檔，並註明份數、出處。 使用頻繁的檔案，各使用部門應複印留存自用。
第七條 歸檔要求
(一)
(二)
(三)
(四) 由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。 對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。 文件必須通過系統整理後再歸檔。 文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認後方可歸檔。
第八條 歸檔手續
各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。
第三章 檔案的收集與整理
第九條 檔案的收集
(一) 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，並進 行分類、排列、編目後移交檔案室。
(二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、 全面的整理。
(三) 收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。
第十條 檔案的整理
(一)
(二) 檔案採用按類別分類的方式，做到層次分明，便於保管和利用。 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整 理，並做電子目錄方便日後檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下：
7、8、9位代表流水號001～999。
、6位為檔案櫃號。
、4位為二級分類的編號。
、2位為一級分類的英文縮寫。
第四章 檔案建檔
第十一條 分類梳理
歸檔的資料，由檔案員分類、編號，於文件歸檔的當天入庫，並建立《檔案明細台賬》。
第十二條 檔案專用章
所有歸檔的複印件及歸檔原件產生的複印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的複印件視同原件使用，檔案專用章置於檔案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編號章
檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置於檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。 第十四條 檢索目錄
所有歸檔文件，由檔案員建立對應關係的電子版檢索目錄，並定期核對。
第十五條 電子備份
重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一併建檔備份。
第五章 檔案使用和歸還
第十六條 檔案使用
(一) 文件複印：由使用人填寫《檔案複印登記薄》，一般性文件經部門負責人 批准，重要文件同時報分管副總批准，由檔案員複印、提供。
(二) 借出已加蓋檔案專用章的複印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經 部門負責人批准，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准；十日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。
(三) 借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經部門負責人批准， 於檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准。
(四) 借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准， 最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准，總經辦會簽；五個工作日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續；原件借出後不再歸還的，須經分管副總、總經理批准，總經辦會簽，檔案室保留複印件備查；
(五) 外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批准 後方可使用。
(六) 按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記並簽字確認方可使 用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
第十七條 檔案歸還
(一) 檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤後，應在《檔
案借出登記薄》登記，並由使用人和檔案員分別簽字確認。
(二)
發生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失
篇三：文件和檔案管理制度
文件檔案管理制度
1目的
為規範安全管理體系文件的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。
對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。
2範圍
本程序包含了文件的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用於各過程管理體系文件的控制。
本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用於公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。
3職責
3.1各過程管理部門職責：
3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。
3.1.2負責對所需的文件進行策劃並安排專人編寫。
3.1.3負責過程管理文件的（程序、規定、制度、表格）組織編制。
3.1.4負責嚴格執行過程管理文件的規定，並按規定的表格做好相應的記錄。
3.1.5負責文件更改內容等。
3.2生產部職責：
3.2.1負責管理手冊的編制。
3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。
3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批准。
3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。
4程序內容
4.1確定文件種類
4.1.1為便於文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。
4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發布的法律、法規、條例和標準（見法律法規的識別與評價程序）；上級部門下發的通知、要求、規定和辦法；相關方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系文件
a.方針、目標和指標；
b.實現方針、目標和指標的策劃；
c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關的資料包括但不限於：
a.各類分析/評價/統計數據（如OSHA 統計分析數據）；
b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術監察（檢測）資料； c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批覆意見；
d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；
e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告；
f.化學危險品安全標籤、安全技術說明書、儲存、使用防護指南；
g.危化品應建立一欄三卡（職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）
h.設施的設計、運行技術資料；
i.供應商和承包商檔案；
j.作業許可證等；
k.其他資料。
4.2提出文件的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。
4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃並安排專人編寫。
4.3.2管理手冊由生產部負責編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規定、表格）由過程負責人負責組織編制；
4.4進行編寫
4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內容：
a.目的：明確編制本文件要達到的目的
b.範圍：本文件使用的範圍，包括活動範圍、職能範圍和管理範圍
c.定義：需要對使用人解釋的術語或詞彙
d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門
e.程序/規定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限
f.相關文件：編制本文件所依據的文件或引用的文件
g.相關記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄
h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄
i.文件概要/流程：規定類文件的概要及程序文件的流程圖
4.4.2文件的編號按如下要求：
/
記錄編號
文件層別號
文件類別（AQ）
公司代號JP
其中：序號為阿拉伯數字，如：01，02，03 ???等；
文件類別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產部用QG標識。
例子：
文件編號：JP-AQ-0201《法律法規標準規範管理程序》
表格編號：編號JPL-AQ-0201/01（適用法律法規標準和其他要求清單），其中01表示對應程序的第一張記錄。
所有文件（包括表格）必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。
4.5評審和審批
4.5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交
相關部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數量），並由4.5.2文件批准人應對文件進行仔細審核後，如果同意在批准欄簽字；如果不同意將文件返迴文件編寫人（或部門），待修改完畢後再批准。
4.5.3文件審批權限。
a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經理批准。 b.過程管理文件（程序、規定、制度、表格）由過程負責部門主管審核，安全生產負責人批准。
c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由技質部主管審批。 d.各部門內部適用的文件由本部門負責人批准。
4.6發放控制
4.6.1生產部發布綜合管理體系文件, 建立外發文件清單，該清單內容包括：文件名稱、編號、版本、發放日期、數量、發至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應保持最新狀態。。
4.6.2各過程負責人將所編寫的文件經授權批准人批准後，將書面文件及電子版文件一同送交生產部，生產部保存文件原件。
4.6.3各部門需建立《文件控制清單》，在發布/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。
4.7使用控制
4.7.1生產部組織負責更新管理體系有關文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態；每季度備份一次電子版文件。
4.7.2管理體系相關的文件必須妥善保存；各部門負責保管本部門相關文件；不得在文件上亂塗畫改，不准私自外借，確保文件的清晰、易於識別和檢索。
4.8文件更新
4.8.1文件更改時，由過程管理部門持原批准人批准的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案後。同時更新《文件控制清單》，
生產部保存批准的文件原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面文件應立即回收並更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。
4.8.2當文件在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出
文件更改申請後組織對文件進行編寫並按原文件的審批程序進行審批。
4.9安全記錄管理
4.9.1建立記錄清單
安環部制訂安全記錄台帳，使用統一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。
4.9.2安全記錄的使用
按規定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意塗改，不能使用鉛筆填寫。
4.9.3收 集
定期對安全記錄進行收集並整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。
4.9.4儲存、保護
4.9.4.1記錄可以是紙質或電子媒體，對於電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。
4.9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。
4.9.4.3保存期限依據「安全記錄台帳」中保存的期限規定。
4.9.5處 置
記錄保存人按照「安全記錄台帳」中規定的處置要求在保存期滿後進行處置，包括銷毀或歸檔。
5相關文件
無
6相關記錄
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