一、引言
隨著中國鐵路事業的快速發展，鐵路企業簽訂的合同數量逐年增加，合同類型更加多樣，合同管理工作亟待加強。合同管理涉及鐵路企業生產經營活動的方方面面，這就要求鐵路企業在實施合同管理時，必須堅持全過程、全方位、科學的管理。只有加強對合同的控制管理，提高合同管理水平，規範經營管理行為，才能有效維護和保障鐵路企業的合法權益，提高經濟效益。
二、合同管理存在的問題
目前鐵路企業主要的合同類型有：購銷合同、承攬合同、技術合同、委託合同、租賃合同、運輸合同、工程合同等。合同管理模式為法律事務部門統一管理和各業務部門分口管理的模式。法律事務部門作為企業合同的統一管理部門，對企業合同的簽訂和履行進行監督、檢查和指導，在具體操作上依靠其他業務部門給予一定的配合，並根據企業的具體情況對合同進行分塊，分級管理。同時，積極推行合同審查會簽管理系統，強化了合同會簽訂立流程管理，提高了合同管理效率，杜絕了許多可能產生的法律風險。但是，由於受到企業經營以生產安全為主的傳統觀念影響，鐵路企業在合同管理中仍存在著不少問題：
1.合同管理制度不健全。
雖然鐵路企業大多已經建立一系列的合同管理規章制度，然而由於某些規章制度過於強調原則而缺乏一定的針對性、操作性，某些規章制度則比較籠統，沒有考慮到本單位實際工作的特點，造成合同的審查、簽訂、執行與監督的混亂。主要表現為：一是合同的簽訂程序不規範，合同法律意識不強，出現合同的補簽倒簽等不規範操作。二是對合同的履行缺乏行之有效的監督機制。三是合同管理程序不明確，或有制度不執行，流於形式，應付檢查，並沒有把合同管理工作落到實處。
2.合同管理意識淡薄。
一些鐵路企業單純重視企業生產指標與生產安全方面，忽視了合同管理的重要性，對於合同管理在控制企業經營風險、保障企業合法經濟利益方面的重要性認識不足。一是雖然已建立了合同管理機構，然而由於對合同管理工作的不重視，造成合同管理人員配備不足、人員兼任其它崗位而無暇顧及合同管理、合同管理人員缺乏必要的法律知識等現象。二是合同管理理念落後，往往只注重合同的簽訂，認為合同的簽訂即為合同管理工作的結束，錯誤的合同管理理念導致鐵路企業忽略對合同對方執行合同能力的動態監測，結果導致了損失。
3.管理人員素質良莠不齊。
合同管理人員業務素質的高低影響著合同管理的質量。目前鐵路企業從事合同管理的人員，大多是非專業出身，人員的思想素質、業務能力參差不齊。一是對法律知識掌握程度不深。二是法律意識不強，合同簽訂行為不規範，對合同條款的審查不仔細，忽視了主要條款不完備、權利與義務約定不明確、表述不清等合同漏洞，造成鐵路企業發生合同糾紛時難以保障自身權益。
4.缺乏合同履約有效監督機制。
監督檢查是規範合同管理、及時防範風險的重要措施。合同的履行是一個周期較長而且複雜的環節，不可預見的情況較多，最容易產生新情況、新問題。由於合同全方位管理意識薄弱，認為合同簽訂了就萬事大吉，而忽視了對合同履行的過程動態監督，造成合同履行大打折扣，同時也加大了合同違約的風險。
三、強化合同管理的措施及對策
1.完善合同管理制度。
完善的合同管理制度是鐵路企業提升其合同管理的基礎與保障，合同管理制度的建立要本著層次清晰、職責明確、程序規範的原則，保障合同的簽訂、執行以及糾紛處理都有章可循。鐵路企業應該在嚴格遵照《合同法》的基礎上，逐步做到機構、制度、人員三到位、三落實，形成完善的合同管理體系。合同管理制度的主要內容包括：合同管理機構的建立及其職責的明確界定；合同簽訂前的合同當事人資格、價格、質量與履約能力審查；合同簽訂的程序、權限設定、法人授權委託書辦法、合同專用章的管理；合同履行與糾紛的處理等具體內容。合同管理制度是不可能一步到位的，並且需要經過實踐的檢驗，否則就會顯得刻板無力。鐵路企業要在摸索中制定合理的合同管理制度，不斷加入新的合同管理條款，讓它更加具有針對性、可操作性，真正做到切實可行。
2.重視人員培訓，提高管理人員合同意識。
合同管理是一項專業性極強的工作，需要合同管理人員具備相應的業務素質。如果合同管理人員的水平不夠，合同管理的質量就會受到嚴重影響。因此提高合同管理人員的業務水平顯得格外重要。為此應提升合同管理人員的責任意識、加強對相關人員進行培訓和考核，應完善持證上崗制度，真正讓他們的業務水平得到加強，合同法律意識得到提高。鐵路企業可以通過組織合同管理人員持續學習《合同法》、行政法規，合同示範文本，宣講案例，提高認識，明確合同管理在項目管理中的重要作用。通過培訓使合同管理融入企業文化，變為員工的自覺行為。並配備專職或兼職合同管理員，聘請有多年執業經驗的律師作為法律顧問負責重要合同的論證、談判、起草、審查及合同糾紛的處理。充分發揮法律顧問在加強企業管理，推進依法治企中的能動作用。提供強有力的法律知識支持，彌補本單位合同管理人員法律知識的不足。
3.加強對合同當事人的審查。
對合同當事人的資信審查，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽等，主要看以下幾方面：一是營業執照上的註冊資金額、法定代表人、企業性質、地址、經營範圍等，這些能反應該企業的基本情況；二是授權委託書，大多數合同都是由企業派出的業務員承辦的，此時應讓業務員提供其法定代表人簽發的授權委託書原件；三是看企業的業績，要實地考察企業的業績、廣泛聽取其他客戶的回饋評價；四是其他相關證書，以便全方位了解合同當事人的情況。
4.做好合同文本的審查。
統一合同文本是加強企業合同管理的有力保障，便於消除由於業務人員專業素質不足造成的各種漏洞，同時有利於明確合同各方的權利與義務，減少合同糾紛的發生。在撰寫與簽訂合同時，要仔細分析合同文本是否完備、清晰，謹防錯漏，文字描述不明、數字大小寫不注意、標點符號使用不準確甚至於在合同中多一個字或者少一個宇都會對合同的內容產生歧義。為保證合同文本的完備，可在洽談前事先擬定，並在洽談過程中根據雙方達成一致的意見進行修改，並經相關業務部門會簽，履行必要的內部審核程序。
5.強化合同履行的管理。
首先要構建合同執行監督管理機制，合同管理部門與業務部門要加強溝通、聯繫，採取重點檢查和抽查的方式了解各類合同的履行情況，及時發現存在的問題，對遇到特殊情況不能完全履行義務時，應及時會同相關部門研究補救措施，並與對方溝通協調，避免發生違約。對隨意違反合同條款的行為要認真查處。合同履行義務是雙方的，在合同履行過程中不僅要求對方要嚴格履行義務，同時自己也要嚴格要求，做到不違背社會公共利益，不侵害他人的利益。如果合同需要變更，應當考慮合同變更的理由、依據是否充分，並本著協商的原則進行，依據要約、承諾等有關合同成立的規定，確定變更事項是否達成一致，並以書面形式確定，這樣能確保在發生糾紛時找到解決爭議的依據。其次是加強合同檔案管理，對已經生效的合同、變更的協議、會議紀要、往來書信電函、以及其他憑證的原件、複印件要全面收集、匯總，統一保管。這些資料對於合同的履行、風險的防範具有重要的作用，能確保同管理步入正規化、規範化管理的渠道，防止因違規造成不良的後果。
四、結語
合同管理是企業管理的重要基礎性工作，合同管理不是僵硬的程序化管理，而是一個動態的過程。在鐵路科學發展的形勢下，加強和完善合同管理，提高合同法律意識，提高合同管理水平，對於鐵路企業經濟活動的開展和經濟利益的取得有著積極的意義。
作者：阮冠華 單位：上海鐵路局上海動車段
隨著中國鐵路事業的快速發展，鐵路企業簽訂的合同數量逐年增加，合同類型更加多樣，合同管理工作亟待加強。合同管理涉及鐵路企業生產經營活動的方方面面，這就要求鐵路企業在實施合同管理時，必須堅持全過程、全方位、科學的管理。只有加強對合同的控制管理，提高合同管理水平，規範經營管理行為，才能有效維護和保障鐵路企業的合法權益，提高經濟效益。
二、合同管理存在的問題
目前鐵路企業主要的合同類型有：購銷合同、承攬合同、技術合同、委託合同、租賃合同、運輸合同、工程合同等。合同管理模式為法律事務部門統一管理和各業務部門分口管理的模式。法律事務部門作為企業合同的統一管理部門，對企業合同的簽訂和履行進行監督、檢查和指導，在具體操作上依靠其他業務部門給予一定的配合，並根據企業的具體情況對合同進行分塊，分級管理。同時，積極推行合同審查會簽管理系統，強化了合同會簽訂立流程管理，提高了合同管理效率，杜絕了許多可能產生的法律風險。但是，由於受到企業經營以生產安全為主的傳統觀念影響，鐵路企業在合同管理中仍存在著不少問題：
1.合同管理制度不健全。
雖然鐵路企業大多已經建立一系列的合同管理規章制度，然而由於某些規章制度過於強調原則而缺乏一定的針對性、操作性，某些規章制度則比較籠統，沒有考慮到本單位實際工作的特點，造成合同的審查、簽訂、執行與監督的混亂。主要表現為：一是合同的簽訂程序不規範，合同法律意識不強，出現合同的補簽倒簽等不規範操作。二是對合同的履行缺乏行之有效的監督機制。三是合同管理程序不明確，或有制度不執行，流於形式，應付檢查，並沒有把合同管理工作落到實處。
2.合同管理意識淡薄。
一些鐵路企業單純重視企業生產指標與生產安全方面，忽視了合同管理的重要性，對於合同管理在控制企業經營風險、保障企業合法經濟利益方面的重要性認識不足。一是雖然已建立了合同管理機構，然而由於對合同管理工作的不重視，造成合同管理人員配備不足、人員兼任其它崗位而無暇顧及合同管理、合同管理人員缺乏必要的法律知識等現象。二是合同管理理念落後，往往只注重合同的簽訂，認為合同的簽訂即為合同管理工作的結束，錯誤的合同管理理念導致鐵路企業忽略對合同對方執行合同能力的動態監測，結果導致了損失。
3.管理人員素質良莠不齊。
合同管理人員業務素質的高低影響著合同管理的質量。目前鐵路企業從事合同管理的人員，大多是非專業出身，人員的思想素質、業務能力參差不齊。一是對法律知識掌握程度不深。二是法律意識不強，合同簽訂行為不規範，對合同條款的審查不仔細，忽視了主要條款不完備、權利與義務約定不明確、表述不清等合同漏洞，造成鐵路企業發生合同糾紛時難以保障自身權益。
4.缺乏合同履約有效監督機制。
監督檢查是規範合同管理、及時防範風險的重要措施。合同的履行是一個周期較長而且複雜的環節，不可預見的情況較多，最容易產生新情況、新問題。由於合同全方位管理意識薄弱，認為合同簽訂了就萬事大吉，而忽視了對合同履行的過程動態監督，造成合同履行大打折扣，同時也加大了合同違約的風險。
三、強化合同管理的措施及對策
1.完善合同管理制度。
完善的合同管理制度是鐵路企業提升其合同管理的基礎與保障，合同管理制度的建立要本著層次清晰、職責明確、程序規範的原則，保障合同的簽訂、執行以及糾紛處理都有章可循。鐵路企業應該在嚴格遵照《合同法》的基礎上，逐步做到機構、制度、人員三到位、三落實，形成完善的合同管理體系。合同管理制度的主要內容包括：合同管理機構的建立及其職責的明確界定；合同簽訂前的合同當事人資格、價格、質量與履約能力審查；合同簽訂的程序、權限設定、法人授權委託書辦法、合同專用章的管理；合同履行與糾紛的處理等具體內容。合同管理制度是不可能一步到位的，並且需要經過實踐的檢驗，否則就會顯得刻板無力。鐵路企業要在摸索中制定合理的合同管理制度，不斷加入新的合同管理條款，讓它更加具有針對性、可操作性，真正做到切實可行。
2.重視人員培訓，提高管理人員合同意識。
合同管理是一項專業性極強的工作，需要合同管理人員具備相應的業務素質。如果合同管理人員的水平不夠，合同管理的質量就會受到嚴重影響。因此提高合同管理人員的業務水平顯得格外重要。為此應提升合同管理人員的責任意識、加強對相關人員進行培訓和考核，應完善持證上崗制度，真正讓他們的業務水平得到加強，合同法律意識得到提高。鐵路企業可以通過組織合同管理人員持續學習《合同法》、行政法規，合同示範文本，宣講案例，提高認識，明確合同管理在項目管理中的重要作用。通過培訓使合同管理融入企業文化，變為員工的自覺行為。並配備專職或兼職合同管理員，聘請有多年執業經驗的律師作為法律顧問負責重要合同的論證、談判、起草、審查及合同糾紛的處理。充分發揮法律顧問在加強企業管理，推進依法治企中的能動作用。提供強有力的法律知識支持，彌補本單位合同管理人員法律知識的不足。
3.加強對合同當事人的審查。
對合同當事人的資信審查，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽等，主要看以下幾方面：一是營業執照上的註冊資金額、法定代表人、企業性質、地址、經營範圍等，這些能反應該企業的基本情況；二是授權委託書，大多數合同都是由企業派出的業務員承辦的，此時應讓業務員提供其法定代表人簽發的授權委託書原件；三是看企業的業績，要實地考察企業的業績、廣泛聽取其他客戶的回饋評價；四是其他相關證書，以便全方位了解合同當事人的情況。
4.做好合同文本的審查。
統一合同文本是加強企業合同管理的有力保障，便於消除由於業務人員專業素質不足造成的各種漏洞，同時有利於明確合同各方的權利與義務，減少合同糾紛的發生。在撰寫與簽訂合同時，要仔細分析合同文本是否完備、清晰，謹防錯漏，文字描述不明、數字大小寫不注意、標點符號使用不準確甚至於在合同中多一個字或者少一個宇都會對合同的內容產生歧義。為保證合同文本的完備，可在洽談前事先擬定，並在洽談過程中根據雙方達成一致的意見進行修改，並經相關業務部門會簽，履行必要的內部審核程序。
5.強化合同履行的管理。
首先要構建合同執行監督管理機制，合同管理部門與業務部門要加強溝通、聯繫，採取重點檢查和抽查的方式了解各類合同的履行情況，及時發現存在的問題，對遇到特殊情況不能完全履行義務時，應及時會同相關部門研究補救措施，並與對方溝通協調，避免發生違約。對隨意違反合同條款的行為要認真查處。合同履行義務是雙方的，在合同履行過程中不僅要求對方要嚴格履行義務，同時自己也要嚴格要求，做到不違背社會公共利益，不侵害他人的利益。如果合同需要變更，應當考慮合同變更的理由、依據是否充分，並本著協商的原則進行，依據要約、承諾等有關合同成立的規定，確定變更事項是否達成一致，並以書面形式確定，這樣能確保在發生糾紛時找到解決爭議的依據。其次是加強合同檔案管理，對已經生效的合同、變更的協議、會議紀要、往來書信電函、以及其他憑證的原件、複印件要全面收集、匯總，統一保管。這些資料對於合同的履行、風險的防範具有重要的作用，能確保同管理步入正規化、規範化管理的渠道，防止因違規造成不良的後果。
四、結語
合同管理是企業管理的重要基礎性工作，合同管理不是僵硬的程序化管理，而是一個動態的過程。在鐵路科學發展的形勢下，加強和完善合同管理，提高合同法律意識，提高合同管理水平，對於鐵路企業經濟活動的開展和經濟利益的取得有著積極的意義。
作者：阮冠華 單位：上海鐵路局上海動車段
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