摘要： 隨著計算機技術的飛速發展，財務會計核算方式也發生了巨大變化，許多單位都已經實現了會計電算化，在大大減輕財務人員勞動強度，提高工作效率的同時也不同程度地存在著某些問題。針對電算化會計檔案管理中所存在的問題，應完善會計軟硬體設施建設和會計檔案管理各項制度，提高會計部門人員素質和思想重視程度。
關鍵詞： 會計電算化； 會計檔案管理； 問題； 成因； 對策
中圖分類號： F232 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2010）08-0022-02
一、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機列印出來的書面等形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據,以及會計軟體系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
二、電算化會計檔案管理的內容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，並由專人負責管理。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規範》中規定：
1. 電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。
2. 對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
3. 採用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行複製，防止由於磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。
4. 通用會計軟體、定點開發會計軟體、通用與定點開發相結合會計軟體的全套文檔資料，以及會計軟體程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟體停止使用或有重大更改之後的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的問題
（一）電算化會計檔案本身性質帶來的問題
電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟體的版式及軟體系統很好地保存，導致在電算化軟體升級後，不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：採用計算機進行會計核算的單位應當保存列印出紙質會計檔案，並對保存期限作了規定，但目前由於一些單位受條件限制，沒有配備雷射印表機或噴墨印表機，還在使用老的針式印表機，致使列印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁碟介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
會計電算化工作是一種無紙化工作，所產生的數據均存在計算機的硬碟上，實際工作中常有以下幾種不當情況發生：一是部分操作人員未養成每天備份的習慣，機器一但出現故障，則部分帳務數據將會丟失。二是不少操作者對備份的數據盤不能做到定期檢查，一旦發生問題就無法進行補救。三是習慣性用軟盤備份。由於軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數據恢復上易出現麻煩。
（二）會計檔案管理制度不完善
準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由於會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。然而在會計電算化條件下，由於會計數據被記錄在磁碟或光碟等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡。
（三）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟體、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然後就去作業系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。一般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作。一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統數據丟失，嚴重的導致系統崩潰。
四、電算化會計檔案管理問題形成的原因
（一）對會計電算化本身理解的偏差
我國電算化事業起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用於代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性，使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。
（二）尚未引起有關部門的重視
不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什麼、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。
（三）缺乏明確的規章制度
由於沒有完善的、針對電子文件的制度規範，電算化會計檔案的歸檔工作處於無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機列印出來的賬簿、報表。從而只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規範化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
（四）電算化會計軟體升級快
由於會計電算化軟體近年來頻繁更換和升級,原相關的會計軟體和文檔資料也容易出現不相兼容的情況,如果處理不當這部分會計資料，不僅得不到有效的保管和發揮應有作用,同時也不符合內部控制制度的要求。
五、如何改善電算化下的會計檔案管理
（一）完善電算化下會計檔案管理各項制度
會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬後，會計檔案增加了新的內容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等都有相應的管理制度。實施電算化後應加強對會計電算化檔案的管理。基本方法是：
1. 建立電算化會計檔案的歸檔制度
首先應確定歸檔範圍。電算會計檔案內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯於磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。
2. 建立電算化會計檔案的保管制度
與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規定立卷歸檔保管。會計相關職能部門應緊密配合，確認合法的會計檔案內容，根據國家檔案局的標準做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁碟、光碟等，建立電算化會計檔案保管制度。
3. 建立嚴格的借用手續制度
要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度和使用權限制度, 電子會計檔案信息未經單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據磁碟不得帶出財務(檔案)室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。
（二）提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
由於電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟體維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟體。
（三）重視理論研究，提高思想重視程度
電算化會計檔案管理的理論基本問題研究透徹了，會計軟體的研製就有了明確的方向和目標，才能更符合實際工作的要求，更好地服務於會計工作，以實現會計電算化的效益原則。
實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，並督促有關制度的建立。中國
參考文獻：
[1] 張前.電算化環境對會計檔案的影響及管理要求[M].2001.
[2] 李新惠.電算化會計檔案應注意的問題[M].2002.
[3] 郭利萍.電算化會計檔案制度的建立[M].2002.
[4] 部莉君，趙偉.會計電算化對會計的相關影響[M].2001.
[5] 支華.會計電算化下的會計檔案管理工作[M].2002.
[6] 馬玉昆.淺談會計檔案的管理[M].2002.
[7] 張晶.實行會計電算化後的會計檔案管理之我見[M].2002.
[8] 周衛珍.談會計電算化後會計檔案的變革[M].2002.
關鍵詞： 會計電算化； 會計檔案管理； 問題； 成因； 對策
中圖分類號： F232 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2010）08-0022-02
一、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機列印出來的書面等形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據,以及會計軟體系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
二、電算化會計檔案管理的內容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，並由專人負責管理。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規範》中規定：
1. 電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。
2. 對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
3. 採用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行複製，防止由於磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。
4. 通用會計軟體、定點開發會計軟體、通用與定點開發相結合會計軟體的全套文檔資料，以及會計軟體程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟體停止使用或有重大更改之後的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的問題
（一）電算化會計檔案本身性質帶來的問題
電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟體的版式及軟體系統很好地保存，導致在電算化軟體升級後，不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：採用計算機進行會計核算的單位應當保存列印出紙質會計檔案，並對保存期限作了規定，但目前由於一些單位受條件限制，沒有配備雷射印表機或噴墨印表機，還在使用老的針式印表機，致使列印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁碟介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
會計電算化工作是一種無紙化工作，所產生的數據均存在計算機的硬碟上，實際工作中常有以下幾種不當情況發生：一是部分操作人員未養成每天備份的習慣，機器一但出現故障，則部分帳務數據將會丟失。二是不少操作者對備份的數據盤不能做到定期檢查，一旦發生問題就無法進行補救。三是習慣性用軟盤備份。由於軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數據恢復上易出現麻煩。
（二）會計檔案管理制度不完善
準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由於會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。然而在會計電算化條件下，由於會計數據被記錄在磁碟或光碟等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡。
（三）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟體、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然後就去作業系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。一般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作。一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統數據丟失，嚴重的導致系統崩潰。
四、電算化會計檔案管理問題形成的原因
（一）對會計電算化本身理解的偏差
我國電算化事業起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用於代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性，使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。
（二）尚未引起有關部門的重視
不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什麼、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。
（三）缺乏明確的規章制度
由於沒有完善的、針對電子文件的制度規範，電算化會計檔案的歸檔工作處於無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機列印出來的賬簿、報表。從而只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規範化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
（四）電算化會計軟體升級快
由於會計電算化軟體近年來頻繁更換和升級,原相關的會計軟體和文檔資料也容易出現不相兼容的情況,如果處理不當這部分會計資料，不僅得不到有效的保管和發揮應有作用,同時也不符合內部控制制度的要求。
五、如何改善電算化下的會計檔案管理
（一）完善電算化下會計檔案管理各項制度
會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬後，會計檔案增加了新的內容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等都有相應的管理制度。實施電算化後應加強對會計電算化檔案的管理。基本方法是：
1. 建立電算化會計檔案的歸檔制度
首先應確定歸檔範圍。電算會計檔案內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯於磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。
2. 建立電算化會計檔案的保管制度
與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規定立卷歸檔保管。會計相關職能部門應緊密配合，確認合法的會計檔案內容，根據國家檔案局的標準做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁碟、光碟等，建立電算化會計檔案保管制度。
3. 建立嚴格的借用手續制度
要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度和使用權限制度, 電子會計檔案信息未經單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據磁碟不得帶出財務(檔案)室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。
（二）提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
由於電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟體維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟體。
（三）重視理論研究，提高思想重視程度
電算化會計檔案管理的理論基本問題研究透徹了，會計軟體的研製就有了明確的方向和目標，才能更符合實際工作的要求，更好地服務於會計工作，以實現會計電算化的效益原則。
實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，並督促有關制度的建立。中國
參考文獻：
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