人本原理視閾下的檔案館工作審視
作者：未知摘要：通過管理學的視角，就人本原理在檔案館工作中的具體運用，分析運用人本原理管理檔案館的必要性和重要性，並對檔案館如何運用人本原理提出建議，使得作為現代管理學基礎的人本原理能充分運用到檔案館的管理理論與實踐中去，以便充分調動檔案館工作人員的積極性和創造性，努力開發檔案信息資源，更好地服務於社會廣大用戶，履行檔案館的社會服務職能。
關鍵詞：檔案館 人本原理 激勵機制
現代文檔工作作為規範和反映組織實踐的基本工具，在組織管理中處於基礎地位，而檔案館作為保存文檔的重要基地之一，其工作實踐是人類管理活動的重要組成部分。這就決定了我們必須用管理學的基本原理和思維來審視檔案館的工作。人本原理作為現代管理學的基礎原理，為檔案館工作實踐提供了具體的思維方向和工作思路。因此，檔案工作者有必要掌握人本原理在檔案館工作中的具體應用，以便從根本上解決檔案館「人」的管理問題，充分調動檔案館工作人員的積極性和創造性，努力開發檔案信息資源，更好地服務於社會廣大用戶，履行檔案館的社會服務職能。
一、人本原理在檔案館工作中的應用
現代管理的人本原理就是以人為中心的管理思想，認為人是管理諸因素中最重要的決定性因素。具體到檔案工作實踐來說，人始終是檔案館管理工作中最基本、最重要的因素，人（員工）既是檔案價值的創造者，人（用戶）又是檔案價值的實現者。強調人在檔案館工作中的重要性，充分發揮人的潛力是人本原理在檔案館工作中的重要內容。具體來說，人本原理在檔案館工作中的應用主要體現在以下幾個方面：
第一，檔案館的員工和用戶是檔案館的主體。檔案館所有目標的實現都有賴於檔案館員工的努力工作和用戶的支持。只有員工和用戶是檔案館的主體，檔案館才能真正地服務於社會。檔案館員工擔當著檔案館管理的主要角色，如果沒有員工，檔案館的工作就無法正常開展；而用戶是檔案館服務的主要承擔者，如果沒有用戶的需求，檔案館為社會服務的職能就形同虛設。
第二，檔案館員工的參與是檔案館有效管理的關鍵。檔案館員工工作在檔案服務的第一線，接觸著各種各樣的信息，能及時了解檔案館管理中存在的一些問題和不足之處，並針對這些問題能有自己獨到的見解。因此，檔案館員工參與管理不僅可以提高檔案館領導決策的科學性，避免決策失誤，還可使檔案館員工將個人利益與檔案館的整體命運聯繫起來，滿足員工被重視和自我實現的需要。
第三，檔案館管理的核心目標是使員工得到全面的發展。檔案館不僅是員工個人生存、發展、自我實現的場所，也是員工為國家、社會創造知識財富和社會價值的場所。員工處於檔案館的主人地位。因此，員工的全面發展對檔案館來說就顯得尤為重要。檔案館除了要滿足員工物質方面的需求外，還要尊重每一位員工的精神需要，想方設法給館員以學習、鍛鍊的機會，為員工創造良好的工作環境，讓員工在實現自己的價值的同時，為自己所從事的事業盡心盡力。
第四，檔案館管理的根本目的是服務於人。這個「人」，既包括檔案館內部參與管理活動的員工，也包括存在於檔案館外部獲得服務的用戶。作為檔案管理者，要切實把「服務於人」定位在管理的根本目的上，真正為員工、為用戶服務，那麼檔案館就能得到社會的廣泛認同，從而獲得長足的發展。
二、運用人本原理管理檔案館的必要性
人本原理充分肯定了人在管理中的主導作用，特別重視調動人的積極性，發揮人的主觀能動性和創造性。只有在檔案館管理中運用人本原理，才能對檔案館的其他管理要素進行協調與控制，充分發揮檔案館中「人」的作用，調動人的積極性，加強檔案館內部的向心力和凝聚力，提高檔案館的管理水平和服務質量。
（一）檔案館工作中對人本原理的應用存在著一些不足之處
近些年來，我國的檔案館工作取得了長足的發展，但是在管理方面，特別是對人的管理上還存在著一些不足和需要進一步完善的地方。首先，檔案館工作沉悶、待遇偏低、社會地位低下，所以員工的工作積極性不高，沒有職業滿足感，多發生人才流失的現象；其次，有的檔案館在用人問題上不是根據人的特點和工作需要用人所長，揚長避短，而是重關係不重能力，把一些素質較低的人安排在業務工作崗位上，工作起來常常力不從心，從而影響了正常工作的開展；第三，檔案館的管理者一味強調要對員工加強管理，總是想方設法把員工管得嚴點，讓員工自主性少點，這就使得現有人才的作用得不到充分的發揮；最後，大部分檔案館缺乏人性化的服務，沒有真正以用戶為中心，滿足用戶的需求。總之，正是由於檔案館沒有真正將人本原理應用於檔案館的管理實踐中，才導致了以上種種缺陷。
（二）運用人本原理管理檔案館是檔案館發展的內在要求
在檔案館的各管理要素中，人是財、物、信息、時間等其他構成要素的主宰，檔案館工作中的各種客觀因素和各個環節，都需要由人去掌握和操作，管理活動的各種職能的有效發揮、管理目標的有效實現，都要通過人的活動來實現，離開了人，檔案館就失去了存在的根據和動力。因此，檔案館運行的好與壞關鍵在於「人」的管理。在這裡，對人的管理既包括對員工的管理，也包括對用戶的管理。一方面，檔案館只有做好員工的工作，才能使員工主動、積極認真、創造性地完成自己的任務；另一方面，檔案館只有以用戶為中心，隨時了解用戶的需求，為用戶提供有深度、有層次的服務，才能充分發揮其為社會服務的職能。總之，如果檔案館不注重人本原理的運用，那麼員工工作積極性不高，用戶需求得不到滿足，檔案館所有的活動將會失衡、混亂，甚至崩潰。
（三）運用人本原理管理檔案館是社會發展的客觀要求
隨著社會的進步和科學技術的發展，現代管理活動中腦力勞動的比重大幅度增加。而腦力勞動的的重要特點是主觀能動性的因素對勞動的質量和數量起著決定性的影響作用，這就使人的因素在現代管理活動中的地位和作用顯得更加重要，人的能動性的發揮和智力的開發成為決定現代管理成敗的關鍵。社會主義市場經濟體制下的檔案館只有引入人本原理，充分發揮人的主觀能動性和聰明才智，真正把檔案館內部「人」的潛能發掘出來，滿足檔案館外部「人」的需求，才能適應現代科技的高速發展、滿足市場經濟的最新需要。因此，新形勢下的檔案館有必要建立以人為本的科學管理制度，運用人本化的現代技術管理手段，充分發揮人的主觀能動性，為社會的和諧發展貢獻自己的一份力量。
三、如何運用人本原理管理檔案館
在筆者看來，檔案館沒有做到「以人為本」，固然有很多的原因，但是「社會對檔案館工作的認可度低」、「檔案館的社會地位低下」才是其根本原因。這既與國家的政策傾向有關，也與檔案館自身的封閉管理有一定的關聯性。只有人們真正地了解了檔案館，用到了檔案館，檔案館中「人」的作用才能發揮出來。否則，無論檔案館「以人為本」的思想貫徹得多好，如果社會不加以認可，無人利用檔案，那麼檔案館的工作就還是停留在原點，人本原理在檔案館管理中就沒有任何實際的意義。因此，檔案館要真正做到「以人為本」，必須首先從提高檔案館的社會地位做起。這就要求檔案館要改變傳統的封閉管理模式，積極地開放檔案館，使人們認識、了解檔案館，才能真正利用到檔案館的資源。另外，運用人本原理管理檔案館的根本目的是要服務於「人」，這個「人」既包括檔案館內部的工作人員，也包括存在於檔案館外部獲得檔案服務的檔案利用者，換句話說，運用人本原理管理檔案館最終還是服務了檔案工作人員和檔案利用者：工作人員得到了工資，獲得了職業歸屬感和滿足感；利用者得到了服務，解決了生活中的難題。因此，要想運用人本原理管理好檔案館，就必須從檔案工作人員和檔案利用者兩個方面入手。
（一）檔案館工作的開展要以檔案工作人員為本，做好檔案館的人力資源管理工作
1.重視檔案館管理者的作用
在檔案館的實踐管理中，我們講以人為本，往往只強調管理的客體，忽視主體即管理者本身。通常來說，管理者是檔案館工作的組織者和指揮者，在檔案館工作中處於支配地位，起決定作用。特別是館長等最高管理層的決策管理人員，左右著檔案館的發展方向和目標，決定著檔案館的前途和命運。因此，作為管理者，必須確立以人為核心的管理思想，具備強烈的事業心和高度的責任感，以身作則，克己奉公，勤奮工作，以良好的行為去影響員工。同時也應該理解員工，尊重員工，關心員工，信任員工，以調動員工的積極性，增強檔案館的凝聚力。
2.為檔案館員工營造良好的工作環境
人的大半生是在工作中度過的，工作條件和環境的好壞，必然會影響到人的心境和情緒。良好的工作環境有利於激發員工的積極性和創造性，而這種良好的工作環境既包括工作本身的環境條件優越，也包括良好的人際關係。因此，檔案館應努力改善檔案館的自然工作環境，營造和諧、友善、融洽的人際關係環境，讓所有員工在舒適愜意、寬鬆和諧的工作環境下工作，不僅可以使人心情舒暢，而且會極大地促進工作效率的提高。
3.要知人善用，做到檔案館人才的合理配置
每個人都有自己的長處和缺陷，人用的好則事半功倍，用得不好則事倍功半。因此，檔案館在選任人才時應對他們的思想品德、知識結構、專業技能以及管理水平進行全面的了解，儘可能地把人才安排在最適宜發揮其能力的崗位上，以保證充分發揮其長處和潛力，使他們各得其所，起到應有的作用。同時也要注意隨時根據檔案工作的新特點和個人的發展變化，在檔案館內部進行不定期的崗位調整，以利於全面培養和發掘人才。各館根據本館的實際情況，建立合理的人才流動機制，以避免不必要的人才浪費和人才錯用。
4.積極開展員工培訓，不斷提高員工素質
在新形勢下，檔案館的人力資源管理不僅要人盡其才，還要在其基礎上使員工的才智不斷增長。這就要求檔案館積極開展各種形式的員工培訓，增強員工的工作能力，進而提高檔案館的服務水平和質量。首先要對新進員工進行崗前培訓。新的工作人員進入檔案館後，為使他們儘快熟悉新的工作環境，要針對檔案館的傳統、有關政策、行為規範、價值標準以及工作崗位的要求等進行必要的崗前培訓。其次，要對老員工進行短期的在崗培訓。科學技術的飛速發展，已使得一些老員工無法跟上時代的潮流，在管理檔案時存在著一定的局限性。針對這種情況，要進行專業知識、工作技能的短期培訓。第三，要對所有員工進行終身教育。要在日常工作中鼓勵員工不斷擴展自己的知識和技能，另外也要鼓勵員工向更高層次發展，或到高校進修，或攻讀碩士學位，以提高檔案館的管理水平和服務質量。
5.建立完善的激勵機制，充分調動員工的工作積極性
檔案館工作活力的根源在於廣大檔案館員工的工作積極性和創造性的發揮，檔案館如何調動員工的積極性，維持員工的工作熱情是一個值得我們深思的問題。人有著生理和心理不同層次的需求，管理者只有最大程度的滿足這些需求，才能激發其工作的積極性。而激勵機製作為檔案館自然需求、社會需求和創造需求的反映，成為館員產生持續地追求成功、強化責任和不斷勝任工作的直接因素。通常來說，激勵的方式包括物質激勵、精神激勵、目標激勵、行為激勵、獎懲激勵等等。具體到檔案館，物質激勵即在滿足員工衣食住行等最基本的物質需求的基礎上給予額外的獎勵，譬如涉及員工工資、住房、獎金等方面的獎勵；精神激勵是指為員工提供進修、培訓機會，通過多種手段宣傳典型，表彰先進，激發人的創造力的一種激勵方式；目標激勵即管理者制定適當的目標，並率領部下為實現目標不懈努力，激發檔案館員工的工作熱情的激勵方式；行為激勵即通過領導和先進人物的模範和帶頭作用，影響員工工作行為的一種激勵方式；獎懲激勵即通過獎勵職工積極的工作行為，懲罰職工的消極行為，將競爭機制引入檔案館的各項工作中，形成良好的工作氛圍。另外，激勵方式的選擇需注意兩個方面的問題，一是激勵必須適合員工的需求；二是激勵的目標必須切實可行。這就要求管理者要設計合理的激勵目標和機制，構建合理的激勵模式。
（二）檔案館工作的開展要以檔案利用者為本，做好檔案館的服務工作
1.滿足檔案利用者的需求
在檔案館的人本管理中，以檔案利用者為本，首先要滿足其利用檔案信息的需求。隨著社會信息化的快速發展，檔案利用者的需求越來越趨於綜合性、多變性，他們已不再局限於單純利用檔案獲得線索與憑證。出於知識積累和更新的需要，他們迫切希望通過檔案館獲得從事業務工作所需的內容全面、類型完整、形式多樣、來源廣泛的知識信息。因此，檔案館要在不斷豐富、優化館藏的基礎上開發綜合性強、利用率高、系統化的檔案信息資源來滿足日益多樣化的需求。
2.採用人性化的服務方式
檔案館一方面要以開放、主動的服務方式最大限度地拉近檔案館與利用者的物理距離和心理距離，加強與利用者的溝通，利用檔案館豐富的信息資源，開展各種編研、教育、休閒等活動，為利用者提供諮詢、查閱、複印等人性化服務；另一方面，檔案館應以網絡技術和計算機技術為依託創新服務方式，不斷拓展服務項目。例如開辦個性化、人性化的網站展示可開放的檔案信息，實現資源共享；將一些熱點專題資料和科研成果進行彙編，以供用戶參考、使用。
綜上所述，人本原理作為現代管理理論的關鍵原理，在檔案館的管理實踐中發揮著巨大的作用。運用人本原理管理檔案館有其歷史和現實的必然性。新形勢下檔案館的發展一定要著眼於未來，以人為本，及時掌握檔案館中「人」的需求動態，充分發揮檔案工作人員的積極性，最大限度地滿足檔案利用者的需求。
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作者單位：黑龍江大學信息管理學院
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