採取有力措施提高公文質量

採取有力措施提高公文質量
公文是聯繫和處理工作的一種書面工具，在機關公務活動中發揮著及其重量作用。機關公文與其他公文相比，有其自身的特性。然而，由於受傳統與習慣的影響，對公文質量的重量性普遍認識不高，機關文秘人員受知識結構、專業水平所限，缺乏必要訓練，使得機關公文在質量上普遍偏低，影響了機關公文功效的正常發揮。
筆者僅就機關公文質量的現狀等問題提出一些淺見，以便引起辦公部門的重視。
一、存在的問題
1、文件使用不當，擬寫公文常有文種使用不當的情況，常見報告與請示文種混為一談。如擬寫公文標題：《北安市人民法院購置檔案裝具的請示報告》，但文尾還寫有：特此請示，請予批覆，顯而易見，這是一份請示文種公文，請求上級部門對文中的內容給予批覆。諸如此類，標題用報告文種，內容是請示，形式與內容的不統一，這就是請示與報告不分，給收文機關的登記辦文者帶來誤導，公文擬寫文種使用不當時，常會出現延誤公文處理時限，推遲辦理的情況。
2、聯合行文不規範
時常會遇到在聯合行文過程中，有些主辦機關的辦文者感情用事，提出文尾蓋印章時，要尊重聯合行文單位，我們客氣一些，印章蓋在最後。這種提法是錯誤的，兩個以上的機關聯合行文，主辦機關應排列在前，應該說這裡不存在尊重、客氣的問題，誰主辦誰在前。
3、成文日期模糊不清
常見機關打字員將公文的成文日期打成擬文日期，聯合行文的公文成文日期誤打成本機關的簽發日期或擬文日期。成立日期，關係文件的生效或形成時間。因此，必須寫得明確完整，一般的文件，以最後簽發機關簽發日期為準。
4、發文字號編寫不規範
發文字號是由發文機關編排的文件代號，它的作用一是統計發文的數量便於管理；二是查找和利用文件時，可以作為文件的代號使用。
有的機關文秘人員調動頻繁，工作出現斷層現象，加之公文知識培訓不夠，擬寫公文發文字號常出錯誤。例如：有的公文發文字號編寫為×××字第1999（3）號，有的公文發文字號編寫為（1999）×××字第024號，以上兩例均不規範，機關代字後都多加字第兩字，造成機關代字不簡潔、明了、應刪掉，發文字號應按機關代字、年份、順序號依法排列，規範的發文字號如：北安市人民法院的發文字號是：北法發（1999）20號。
總之，提高公文質量是一項重要的基礎工作。它是立卷歸檔工作的基本條件，也是檔案部門開展工作的重要基礎，只要各級辦公部門加以重視，並有計劃地進行檢查，採取必要的措施，及時糾正存在的問題，提高與保證公文質量是可以做到的。
二、採取的措施
1、提高文秘人員的思想素質。文秘人員要具備奉獻精神，求真務實的精神，開拓進取的精神和精誠協作的精神，只要文秘人員具備了這四種精神，就一定會有強烈的事業心和責任感和一絲不苟的精神，就能盡心盡力地完成工作任務。
2、提高文秘人員的業務素質，在改革開放，市場經濟的新形勢下，文秘人員為了適應新形勢的需要，要博覽群書，加強各方面的修養，認真學習好《文書學》、《檔案管理學》和《機關應用文》等專業知識，加強專業知識的學習，開展必要的文秘知識培訓，使文秘人員練好基本功，適應工作需要。