【摘 要】 電算化 會計 檔案作為會計檔案的一部分，與傳統紙質載體形式的會計檔案相比，有其自身的形成特點和管理要求。本文擬通過對電算化會計檔案的分析，探討 電子 會計檔案的管理與利用問題，以期有助於電算化會計檔案管理工作的提高。
【關鍵詞】 電算化會計檔案； 特點； 注意問題
電算化會計檔案指存儲在 計算 機中的會計數據（以磁性介質或光碟存儲的會計數據）和計算機列印出來的書面形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟體系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案治理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，並安全保存。
一、電算化會計檔案的特點
與傳統的會計檔案相比，電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：
一是電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括列印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統中的所有系統軟體、會計軟體程序及其全套文檔資料。
二是電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以列印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質或光碟的形式存在，包括存儲在計算機硬碟上系統正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光碟等存儲介質上作為備份使用的檔案資料。後者受存儲介質質量、存放環境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存不當容易遭到破壞。
三是電算化會計檔案較傳統會計檔案易於修改，且不留痕跡。
四是電算化會計檔案的使用和會計軟體的版本密切相關。
五是電算化會計檔案必須藉助於一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。
二、電算化會計檔案包含的內容
（一）機制會計檔案
包括從會計電算化系統列印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。
（二）機讀會計檔案
包括以計算機硬碟、軟盤等磁性介質或光碟等其他介質存儲的只能以電子數據狀態保存的會計數據和會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數據和會計資料庫。
（三）計算機系統檔案
包括計算機硬體系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機作業系統及 網絡 作業系統型號；會計電算化軟體系統名稱、版本號，與之配套的安裝光碟、磁碟、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。
三、對電算化會計檔案生成的管理控制
（一）機制會計檔案生成的管理控制
1.機制會計憑證類生成的管理控制。會計電算化操作員向會計電算化系統輸入記賬憑證前，首先應認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數字準確無誤。審核記賬員（由覆核人員兼任）應在計算機螢幕上直接對系統內的記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用「成批審核」功能集中審核；同時，覆核機制記賬憑證並簽章。二者同步完成後，系統內審核後的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機制記賬憑證除由制單人員、覆核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。
機制記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生，必須連續。編號間斷時，應在斷號後第一張憑證上說明斷號原因，並由有關人員簽章。現金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證列印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。
2.機制會計賬簿類生成的管理控制。現金日記賬每天在計算機內登賬並列印輸出後，由出納人員核對現金庫存，核對無誤後由出納人員、記賬人員、覆核人員、會計機構負責人或會計主管在賬簿上籤章，按月連續編頁碼並裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應每天登賬並列印輸出，絕不能等到期末集中登賬和列印，其審核簽章、裝訂、保管與現金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款餘額調節表，由出納人員及會計機構負責人或會計主管簽章後，與銀行對賬單一起保管。
【關鍵詞】 電算化會計檔案； 特點； 注意問題
電算化會計檔案指存儲在 計算 機中的會計數據（以磁性介質或光碟存儲的會計數據）和計算機列印出來的書面形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟體系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案治理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，並安全保存。
一、電算化會計檔案的特點
與傳統的會計檔案相比，電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：
一是電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括列印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統中的所有系統軟體、會計軟體程序及其全套文檔資料。
二是電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以列印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質或光碟的形式存在，包括存儲在計算機硬碟上系統正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光碟等存儲介質上作為備份使用的檔案資料。後者受存儲介質質量、存放環境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存不當容易遭到破壞。
三是電算化會計檔案較傳統會計檔案易於修改，且不留痕跡。
四是電算化會計檔案的使用和會計軟體的版本密切相關。
五是電算化會計檔案必須藉助於一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。
二、電算化會計檔案包含的內容
（一）機制會計檔案
包括從會計電算化系統列印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。
（二）機讀會計檔案
包括以計算機硬碟、軟盤等磁性介質或光碟等其他介質存儲的只能以電子數據狀態保存的會計數據和會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數據和會計資料庫。
（三）計算機系統檔案
包括計算機硬體系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機作業系統及 網絡 作業系統型號；會計電算化軟體系統名稱、版本號，與之配套的安裝光碟、磁碟、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。
三、對電算化會計檔案生成的管理控制
（一）機制會計檔案生成的管理控制
1.機制會計憑證類生成的管理控制。會計電算化操作員向會計電算化系統輸入記賬憑證前，首先應認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數字準確無誤。審核記賬員（由覆核人員兼任）應在計算機螢幕上直接對系統內的記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用「成批審核」功能集中審核；同時，覆核機制記賬憑證並簽章。二者同步完成後，系統內審核後的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機制記賬憑證除由制單人員、覆核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。
機制記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生，必須連續。編號間斷時，應在斷號後第一張憑證上說明斷號原因，並由有關人員簽章。現金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證列印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。
2.機制會計賬簿類生成的管理控制。現金日記賬每天在計算機內登賬並列印輸出後，由出納人員核對現金庫存，核對無誤後由出納人員、記賬人員、覆核人員、會計機構負責人或會計主管在賬簿上籤章，按月連續編頁碼並裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應每天登賬並列印輸出，絕不能等到期末集中登賬和列印，其審核簽章、裝訂、保管與現金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款餘額調節表，由出納人員及會計機構負責人或會計主管簽章後，與銀行對賬單一起保管。
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