文/ 廣東省工商行政管理幹部素質教育中心 許華君
【摘要】公文是黨政機關、企事業單位、社會團體在進行公務活動時的工具。在日常公文的運用中，常常出現各種不同的問題，本文就公文寫作存在的文種運用不當，如何積累整理材料，安排結構和公文的視野高度等方面問題試談解決的辦法。
關鍵詞 公文；寫作問題；解決辦法
公文是指黨政機關、企事業單位、社會團體在進行公務活動時所使用的各種正式文書。是維繫公務活動正常開展的工具，它有著明確的現實目的和效用。公文具有獨特的性質和特點，其寫作有與一般文章寫作不一樣的地方，其知識和理論要求有些可以說是大相逕庭。公文寫作是在寫作活動的一般規律和原理指導下，根據公務活動的客觀需要，以黨和國家的路線方針政策和法律、法規為指導，運用科學原理和寫作技法，完成公文的撰寫。但對公文寫作，不少人在認識上還存在著一些誤解，認為公文就是應用文，應用文就是公文，很多公文存在相互抄襲的現象，在寫作時基本上都虛話、套話，談不上什麼體裁、結構思路、主題。如何寫好公文，解決對公文寫作的常見問題，主要應做好以下幾個方面：
一、認識公文種類並正確使用
公文主要分兩類，一類是行政公文，一類是綜合性文稿。
行政公文，又叫公務文書，是在行政公務活動中使用的具有法定權威和規範格式的文書。它是特殊規範化的文體，具有法定的權威性，有法定的製作權限和明確的讀者，有特定的行文格式、行文規則和辦理辦法。在總結以往20 多年來公文運行管理的經驗基礎上，2012 年4 月12 日，中央辦公廳下發了《黨政機關公文處理工作條例》，規定行政公文包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批覆、議案、函、紀要15 種。這些公文在各級行政機關經常用到的，用於宣傳貫徹落實黨和國家的路線方針政策、機關之間的溝通聯繫、協調各方面的意見、推動群眾工作和定紛止爭。公文是黨和政府的意志體現，表達政府的主張，顯現機關公務活動的目的。由於公文的種類和體式是取決公務活動的性質與方式，不同的文種在不同的公務活動中發揮著不同作用。因此在擬制公文時，應當從實際需要出發，根據所在機關的職權範圍、所處的地位與發文目的，具體選擇不同的文種。另外還有機關中的綜合性文稿，是公務員在日常工作中除上述15 種公文外經常接觸的大量事務性寫作任務，如講話稿、調查報告、演講稿、工作總結、述職報告、主持詞、工作方案或計劃、簡報等等。這些文稿往往具有業務範圍廣、主題內容雜、領導要求高、體式較靈活、起草難度大等特點。
在寫作公文時要注意文種的選擇，因為在基層中許多公文的文種比較混亂，有時應該寫調查報告的卻寫成工作總結，應該寫通報的而寫成通知，請示與報告寫在一個公文中，簡報可以反映的情況卻用通報來報告等情況。在寫作前要了解寫作的目的、作用和領導的意圖，從而選定正確的文種，這樣才能準確地確立寫作的對象、材料和採用什麼格式。
二、素材收集積累與整理
（一）材料的積累。要寫好公文首先要有材料，材料的來源主要靠平時的累積。素材的積累既要全面又要真實。
1. 全面。首先是本單位的實際情況。包括本單位狀況、決策、實施情況，如單位性質及職能、中心工作、任務計劃等。反映本部門特色的熱點及大家關注的問題，這些需要我們在日常的工作多留心，將平常工作中的各類文件，如通知、講話稿、簡報、會議紀要等大小的文件都收集起來，以備不時之需。其次是本系統、本行業，每個系統行業都有自己特殊的情況和相關的法律法規，同時也有其特定的「行話」，我們要對系統上下的情況了解，包括黨和國家的方針政策、法律法規，上級有關部門的指示精神、意見、方案等，要了解重點是什麼、總體的要求是什麼、當前的主要任務是什麼、要注意什麼問題等，這些材料的來源可以是內部或外部網站的要聞，也可以是上級的文件，會議講話。對這些做到全面深刻的理解，使黨和國家的方針政策、法律法規和上級的精神貫徹落實不變形，不走樣。下級部門情況，主要是下屬各單位的情況，包括本級領導對下級單位的意見看法，本級部門對下屬單位的指示或指導意見等。還有就是下屬單位的其他情況，我們除了看文件外，還要到下屬單位進行調研，多聽取下屬單位的彙報，以及實踐調研。第三，要關注社會上的相關情況，事物之間是相互聯繫的，任何事件的發生是有廣泛的社會背景和原因的，因此對本地區乃至更廣泛的社會範圍內的有關材料都應收集，它們對認識和分析事物的因果有著重要的意義。
2. 真實。我們收集材料首先要反覆核實，證明確鑿無誤。
因為公文提出的意見、辦法措施必須是實事求是的，要便於執行，如果脫離實際，就無法執行了。背景、經過的表述也必須完全真實，包括細節和數字，否則用到公文中就會失去說服力，失去利用價值。其次，材料的必然性。收集的材料要反映客觀事物的一定本質，不能只是個別的、偶然的表象，只有本質的才是真實的。如報告、總結之類的公文，其中的材料就應反映本質，表明發展的必然趨勢。第三，客觀性。收集的材料必須直接或間接地來自公務實踐，而不能想像，無中生有。
（二）材料整理。材料的整理，就是對平常積累的材料進行整理、消化、吸納，深入全面地占有素材、理解素材，體會材料的精神實質，融會貫通。以備以後的查找和運用。材料整理歸納的方法，可以按照內容橫向分類，就是將全年的通知、簡報、講話稿、會議紀要、報告等分門別類整理出來，這種整理方式比較直接，清晰。今後查找運用時容易對照，有些可以直接引用。還可以按照內容縱向分類，就是把所有收集到的材料打散，按照觀點、內容、寫作方法等進行分類整理。這種分類整理方式可以通過分析材料的寫作特點，材料的亮點或者行文的特點和規律等，這樣可以為寫作時提供一個學習的範本。無論用哪種分類方法都要遵循適度有用的原則，在篩選材料時要有以下幾種意識：
1. 剔除的意識。我們收集到的材料應該具有信息價值。對於那些沒有新意的，不能反映最新的精神、意見、思想及動向的材料，要堅決剔除。這樣在寫作時才不會被沒價值的材料影響，運用起來更得心應手。
2. 時效的意識。材料是有時效性的，我們對自己收集到的材料應該有正確的認識和評估，對流動性的材料要區別對待，有選擇性地留存。
3. 整體性的意識。有些材料孤立地看價值不大，但從全局來看，就會發現它的價值，對這類材料要注意收集。
4. 超前的意識。有些材料對目前的寫作可能沒有價值，但對以後的寫作還是有用的，也就是說對有潛在價值的材料要注意收集。否則時過境遷，以後想找很麻煩。
5. 統計的意識。在收集整理材料時，要有意識用科學的量化和統計的方法去處理某些材料，除了有意識去收集統計數據，必要時，要自己去做些統計工作，這樣才有利於今後寫作時的對比和運用，否則，儲存起來也沒用。
三、公文結構層次的安排
公文是公務活動的工具，在公文寫作時，安排公文的結構就要符合公務活動的思維邏輯。主要是：
（一）有序。公文寫作時材料安排要按照一定的順序，這個順序應該符合公務活動的一般認識規律，即從開始到結束，從總到分，從遠到近，從局部到整體，從特殊到普遍，從原因到結果，從過去到現在，從主要到從屬。有序地組織材料，可以防止忽近忽遠，忽前忽後，忽今忽明，以免造成結構混亂，表達不清。
（二）連貫。公文寫作時，要注意材料的連貫性和必然性。
寫作的材料是有必然聯繫的，在安排材料時要注意前後的聯繫，這樣才能使全篇思路暢通，前後銜接，語意連貫，渾然一體。
要防止上下語意斷止，跳躍，甚至相互對立。
（三）區別。各類公文因為文種不同，反映的內容角度、容量、表達方式等都不同，所以對材料安排也有不同。如通報與情況彙報是不同的，前者是下行文，後者是上行文，所以寫作時要注意區別。另外寫作中，在表達相反或相同的意思時，要把不同的材料區別開來。相同意思的材料要集中表達，做到界限清晰。
避免混淆不清，防礙公文主旨的表達。
（四）周密。寫作中安排結構時，要周密安排，不同文種邏輯結構是不同的，如：工作總結，要有總結的名稱、情況概述、成績和缺點、經驗和教訓、存在問題和努力方向。每個部分是有關聯的，安排要符合邏輯。又如對事件的通報，要詳細敘述事件的經過，注意前後一致，每個細節的安排要經得起推敲，要防止顧此失彼，切忌肯定一切或否定一切。
四、公文視野要有高度
作為貫徹上級決策部署、推動事業發展、指導完成各項工作任務工具的公文，其視野是公文質量和價值的體現。公文的寫作者應該站在領導決策者的位置，根據國內外的形勢，在不同發展階段，對宏觀世界、歷史時空進行全面思考，只有站在決策者的高度領會政策精神，發現問題，才能寫出有深度、有氣勢的公文。
（一）全局在胸。全局的意識，就是指在公文寫作時要有顧全大局的思想認識。全局，就國家而言，是指民族團結統一、國家的發展振興和人民群眾生活的幸福。就一個地區、一個部門或一個單位而言，全局就是區域的發展、地區的社會穩定和本單位的發展。任何一項公務活動都是一個統一的整體，各部門和個人分管的工作只分擔一方面的職能，如果只從部門或個人的角度去思考，就缺乏對整體的了解，在認識和分析問題時就會產生局限性。要求在公文寫作時跳出一時一地的局限，自覺地把本地、本部門的工作放到全黨全國的工作中，用更寬廣的眼界和思維審時度勢，把握現在，透視未來。
（二）放大背景。公文的材料有現實的材料、歷史的材料，此外還有背景材料，因為各種事件都是在一定的背景當中的，在公文寫作時，必須考慮背景因素，將思維調整到所在的單位、部門，考慮其環境、政治、經濟文化背景，如果離開背景只是就事論事，不講背景，寫出來的公文就不夠厚實，高度就不夠了。
（三）學會運用政策理論。公文的政策理論水平決定公文的質量，這又是寫作者的政策理論水平的體現。公文是黨和國家的方針政策的承載者，黨的路線方針政策通常是以公文的形式來發布傳達，具有高度的政策性、法定權威性和現實的效用性，是用以推動公務活動的重要工具。因此對寫作者的思想政策理論水平要求非常高，但很多的公文寫出來以後，不符合領導的意圖，不符合實際需要，在很大程度上，不是因為寫作者語言表達能力問題，而是其思想政策理論水平不夠高。所以寫作者要努力掌握黨的路線方針政策理論，要會辯證法，懂經濟學，掌握科學發展觀的理論知識，只有這樣，才能使自己的頭腦保持政治清醒和敏感，在寫作時不出現政治原則上的失誤或不周，才能自覺地把黨和國家的方針政策融會貫通到公文中去，使文章有更高的政治高度。
（四）問題的發現和解決。公文是以實際工作為基礎，對公務活動中的各類問題、現象和情況進行分析和研究，找出事物的本質規律和特點，提出解決問題的辦法和措施，從而指導工作實踐。寫作者要善於發現問題，而且要去研究分析，然後提出解決的辦法。多問一個「為什麼」，從表象背後的原因進行探索；想下「怎麼辦」，對事物的過程、規律、本質進行思考，提出新理論、新觀點或新方法。培養自己敏銳的視野，並運用到公文寫作實踐中，這是提高公文寫作能力的基本功。
參考文獻：
[1] 岳海翔. 公文寫作培訓教程[M] 北京, 中國言實出版社,2009.
【摘要】公文是黨政機關、企事業單位、社會團體在進行公務活動時的工具。在日常公文的運用中，常常出現各種不同的問題，本文就公文寫作存在的文種運用不當，如何積累整理材料，安排結構和公文的視野高度等方面問題試談解決的辦法。
關鍵詞 公文；寫作問題；解決辦法
公文是指黨政機關、企事業單位、社會團體在進行公務活動時所使用的各種正式文書。是維繫公務活動正常開展的工具，它有著明確的現實目的和效用。公文具有獨特的性質和特點，其寫作有與一般文章寫作不一樣的地方，其知識和理論要求有些可以說是大相逕庭。公文寫作是在寫作活動的一般規律和原理指導下，根據公務活動的客觀需要，以黨和國家的路線方針政策和法律、法規為指導，運用科學原理和寫作技法，完成公文的撰寫。但對公文寫作，不少人在認識上還存在著一些誤解，認為公文就是應用文，應用文就是公文，很多公文存在相互抄襲的現象，在寫作時基本上都虛話、套話，談不上什麼體裁、結構思路、主題。如何寫好公文，解決對公文寫作的常見問題，主要應做好以下幾個方面：
一、認識公文種類並正確使用
公文主要分兩類，一類是行政公文，一類是綜合性文稿。
行政公文，又叫公務文書，是在行政公務活動中使用的具有法定權威和規範格式的文書。它是特殊規範化的文體，具有法定的權威性，有法定的製作權限和明確的讀者，有特定的行文格式、行文規則和辦理辦法。在總結以往20 多年來公文運行管理的經驗基礎上，2012 年4 月12 日，中央辦公廳下發了《黨政機關公文處理工作條例》，規定行政公文包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批覆、議案、函、紀要15 種。這些公文在各級行政機關經常用到的，用於宣傳貫徹落實黨和國家的路線方針政策、機關之間的溝通聯繫、協調各方面的意見、推動群眾工作和定紛止爭。公文是黨和政府的意志體現，表達政府的主張，顯現機關公務活動的目的。由於公文的種類和體式是取決公務活動的性質與方式，不同的文種在不同的公務活動中發揮著不同作用。因此在擬制公文時，應當從實際需要出發，根據所在機關的職權範圍、所處的地位與發文目的，具體選擇不同的文種。另外還有機關中的綜合性文稿，是公務員在日常工作中除上述15 種公文外經常接觸的大量事務性寫作任務，如講話稿、調查報告、演講稿、工作總結、述職報告、主持詞、工作方案或計劃、簡報等等。這些文稿往往具有業務範圍廣、主題內容雜、領導要求高、體式較靈活、起草難度大等特點。
在寫作公文時要注意文種的選擇，因為在基層中許多公文的文種比較混亂，有時應該寫調查報告的卻寫成工作總結，應該寫通報的而寫成通知，請示與報告寫在一個公文中，簡報可以反映的情況卻用通報來報告等情況。在寫作前要了解寫作的目的、作用和領導的意圖，從而選定正確的文種，這樣才能準確地確立寫作的對象、材料和採用什麼格式。
二、素材收集積累與整理
（一）材料的積累。要寫好公文首先要有材料，材料的來源主要靠平時的累積。素材的積累既要全面又要真實。
1. 全面。首先是本單位的實際情況。包括本單位狀況、決策、實施情況，如單位性質及職能、中心工作、任務計劃等。反映本部門特色的熱點及大家關注的問題，這些需要我們在日常的工作多留心，將平常工作中的各類文件，如通知、講話稿、簡報、會議紀要等大小的文件都收集起來，以備不時之需。其次是本系統、本行業，每個系統行業都有自己特殊的情況和相關的法律法規，同時也有其特定的「行話」，我們要對系統上下的情況了解，包括黨和國家的方針政策、法律法規，上級有關部門的指示精神、意見、方案等，要了解重點是什麼、總體的要求是什麼、當前的主要任務是什麼、要注意什麼問題等，這些材料的來源可以是內部或外部網站的要聞，也可以是上級的文件，會議講話。對這些做到全面深刻的理解，使黨和國家的方針政策、法律法規和上級的精神貫徹落實不變形，不走樣。下級部門情況，主要是下屬各單位的情況，包括本級領導對下級單位的意見看法，本級部門對下屬單位的指示或指導意見等。還有就是下屬單位的其他情況，我們除了看文件外，還要到下屬單位進行調研，多聽取下屬單位的彙報，以及實踐調研。第三，要關注社會上的相關情況，事物之間是相互聯繫的，任何事件的發生是有廣泛的社會背景和原因的，因此對本地區乃至更廣泛的社會範圍內的有關材料都應收集，它們對認識和分析事物的因果有著重要的意義。
2. 真實。我們收集材料首先要反覆核實，證明確鑿無誤。
因為公文提出的意見、辦法措施必須是實事求是的，要便於執行，如果脫離實際，就無法執行了。背景、經過的表述也必須完全真實，包括細節和數字，否則用到公文中就會失去說服力，失去利用價值。其次，材料的必然性。收集的材料要反映客觀事物的一定本質，不能只是個別的、偶然的表象，只有本質的才是真實的。如報告、總結之類的公文，其中的材料就應反映本質，表明發展的必然趨勢。第三，客觀性。收集的材料必須直接或間接地來自公務實踐，而不能想像，無中生有。
（二）材料整理。材料的整理，就是對平常積累的材料進行整理、消化、吸納，深入全面地占有素材、理解素材，體會材料的精神實質，融會貫通。以備以後的查找和運用。材料整理歸納的方法，可以按照內容橫向分類，就是將全年的通知、簡報、講話稿、會議紀要、報告等分門別類整理出來，這種整理方式比較直接，清晰。今後查找運用時容易對照，有些可以直接引用。還可以按照內容縱向分類，就是把所有收集到的材料打散，按照觀點、內容、寫作方法等進行分類整理。這種分類整理方式可以通過分析材料的寫作特點，材料的亮點或者行文的特點和規律等，這樣可以為寫作時提供一個學習的範本。無論用哪種分類方法都要遵循適度有用的原則，在篩選材料時要有以下幾種意識：
1. 剔除的意識。我們收集到的材料應該具有信息價值。對於那些沒有新意的，不能反映最新的精神、意見、思想及動向的材料，要堅決剔除。這樣在寫作時才不會被沒價值的材料影響，運用起來更得心應手。
2. 時效的意識。材料是有時效性的，我們對自己收集到的材料應該有正確的認識和評估，對流動性的材料要區別對待，有選擇性地留存。
3. 整體性的意識。有些材料孤立地看價值不大，但從全局來看，就會發現它的價值，對這類材料要注意收集。
4. 超前的意識。有些材料對目前的寫作可能沒有價值，但對以後的寫作還是有用的，也就是說對有潛在價值的材料要注意收集。否則時過境遷，以後想找很麻煩。
5. 統計的意識。在收集整理材料時，要有意識用科學的量化和統計的方法去處理某些材料，除了有意識去收集統計數據，必要時，要自己去做些統計工作，這樣才有利於今後寫作時的對比和運用，否則，儲存起來也沒用。
三、公文結構層次的安排
公文是公務活動的工具，在公文寫作時，安排公文的結構就要符合公務活動的思維邏輯。主要是：
（一）有序。公文寫作時材料安排要按照一定的順序，這個順序應該符合公務活動的一般認識規律，即從開始到結束，從總到分，從遠到近，從局部到整體，從特殊到普遍，從原因到結果，從過去到現在，從主要到從屬。有序地組織材料，可以防止忽近忽遠，忽前忽後，忽今忽明，以免造成結構混亂，表達不清。
（二）連貫。公文寫作時，要注意材料的連貫性和必然性。
寫作的材料是有必然聯繫的，在安排材料時要注意前後的聯繫，這樣才能使全篇思路暢通，前後銜接，語意連貫，渾然一體。
要防止上下語意斷止，跳躍，甚至相互對立。
（三）區別。各類公文因為文種不同，反映的內容角度、容量、表達方式等都不同，所以對材料安排也有不同。如通報與情況彙報是不同的，前者是下行文，後者是上行文，所以寫作時要注意區別。另外寫作中，在表達相反或相同的意思時，要把不同的材料區別開來。相同意思的材料要集中表達，做到界限清晰。
避免混淆不清，防礙公文主旨的表達。
（四）周密。寫作中安排結構時，要周密安排，不同文種邏輯結構是不同的，如：工作總結，要有總結的名稱、情況概述、成績和缺點、經驗和教訓、存在問題和努力方向。每個部分是有關聯的，安排要符合邏輯。又如對事件的通報，要詳細敘述事件的經過，注意前後一致，每個細節的安排要經得起推敲，要防止顧此失彼，切忌肯定一切或否定一切。
四、公文視野要有高度
作為貫徹上級決策部署、推動事業發展、指導完成各項工作任務工具的公文，其視野是公文質量和價值的體現。公文的寫作者應該站在領導決策者的位置，根據國內外的形勢，在不同發展階段，對宏觀世界、歷史時空進行全面思考，只有站在決策者的高度領會政策精神，發現問題，才能寫出有深度、有氣勢的公文。
（一）全局在胸。全局的意識，就是指在公文寫作時要有顧全大局的思想認識。全局，就國家而言，是指民族團結統一、國家的發展振興和人民群眾生活的幸福。就一個地區、一個部門或一個單位而言，全局就是區域的發展、地區的社會穩定和本單位的發展。任何一項公務活動都是一個統一的整體，各部門和個人分管的工作只分擔一方面的職能，如果只從部門或個人的角度去思考，就缺乏對整體的了解，在認識和分析問題時就會產生局限性。要求在公文寫作時跳出一時一地的局限，自覺地把本地、本部門的工作放到全黨全國的工作中，用更寬廣的眼界和思維審時度勢，把握現在，透視未來。
（二）放大背景。公文的材料有現實的材料、歷史的材料，此外還有背景材料，因為各種事件都是在一定的背景當中的，在公文寫作時，必須考慮背景因素，將思維調整到所在的單位、部門，考慮其環境、政治、經濟文化背景，如果離開背景只是就事論事，不講背景，寫出來的公文就不夠厚實，高度就不夠了。
（三）學會運用政策理論。公文的政策理論水平決定公文的質量，這又是寫作者的政策理論水平的體現。公文是黨和國家的方針政策的承載者，黨的路線方針政策通常是以公文的形式來發布傳達，具有高度的政策性、法定權威性和現實的效用性，是用以推動公務活動的重要工具。因此對寫作者的思想政策理論水平要求非常高，但很多的公文寫出來以後，不符合領導的意圖，不符合實際需要，在很大程度上，不是因為寫作者語言表達能力問題，而是其思想政策理論水平不夠高。所以寫作者要努力掌握黨的路線方針政策理論，要會辯證法，懂經濟學，掌握科學發展觀的理論知識，只有這樣，才能使自己的頭腦保持政治清醒和敏感，在寫作時不出現政治原則上的失誤或不周，才能自覺地把黨和國家的方針政策融會貫通到公文中去，使文章有更高的政治高度。
（四）問題的發現和解決。公文是以實際工作為基礎，對公務活動中的各類問題、現象和情況進行分析和研究，找出事物的本質規律和特點，提出解決問題的辦法和措施，從而指導工作實踐。寫作者要善於發現問題，而且要去研究分析，然後提出解決的辦法。多問一個「為什麼」，從表象背後的原因進行探索；想下「怎麼辦」，對事物的過程、規律、本質進行思考，提出新理論、新觀點或新方法。培養自己敏銳的視野，並運用到公文寫作實踐中，這是提高公文寫作能力的基本功。
參考文獻：
[1] 岳海翔. 公文寫作培訓教程[M] 北京, 中國言實出版社,2009.
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