淺談高職高專院校系教學秘書工作
在連續幾年的高校大擴招之後，中國高等教育從注重辦學規模的擴張開始轉向更加注重人才培養質量的提高，各個高校都在積極開展內部管理體制的改革與探索，也不斷暴露出一些新問題。比如，許多高職高專院校在進行內部管理改革時，縮減了系行政人員編制，讓教學秘書更多地承擔了本應屬於系辦公室的工作，在一定程度上限制了教學秘書作為基層教學管理人員作用的發揮，影響了正常的教育教學工作。在新形勢下，如何加強教學秘書工作、充分發揮其在教學管理方面的作用是必須亟待思考和解決的問題。
一、高職高專院校系教學秘書工作的特點及存在的問題
高職高專院校系教學秘書作為系領導的工作助手，除了需要從事基礎教學管理工作之外，還要作為報賬員、考勤員、固定資產管理員、信息統計員等負責系裡的文字工作、會務工作、信息檔案管理、辦公用品採購與管理等許多日常行政工作，其工作範圍涉及到方方面面，工作任務重、頭緒多。隨著學生和教工規模的增加，教學秘書承擔的工作任務越來越重、面臨的壓力越來越多，教學秘書工作主要有以下特點：
1.機要性。教學秘書的工作內容十分複雜，接觸的人多、事多，還要起到上傳下達的作用。所以對於教學秘書來說，既要對各方面工作了如指掌，又要明確哪些是要自己知道的，哪些是自己不必知道的。知道的內容，要守口如瓶，不必言及的，不多吐露一字，以避免失誤，避免節外生枝。不必知道的，決不好奇、不打聽，自覺減少失密的可能。
2.事務性。教學秘書的工作基本上是具體的、事務性的工作，其工作職責主要涉及教務管理、科研活動、日常行政、信息資料管理等多個方面，與學校許多職能部門發生工作聯繫，面寬線廣、紛繁複雜。在具體工作中，教學秘書既要服從系領導的安排，還要接受學校有關職能部門的管理。
3.服務性。教學秘書的工資性質就是服務。教學秘書的工作對象是多方面的，既有學校職能部門，又有本系師生，要做好方方面面的服務工作。其工作要溝通上下、聯繫左右，做到上情下達、下情上達，發揮好橋樑作用，同時還要為領導服務，發揮參謀助手作用，為領導做好工作出謀劃策、提供建議。
4.被動性。教學秘書工作的主要是按照有關職能部門和系領導的安排來開展，不能憑個人喜歡各行其是。
許多高職高專院校對於教學秘書工作的重要性沒有給予應有的重視，在實際工作中還存在一些問題。比如，學校對教學秘書的工作缺乏有效的激勵機制，使教學秘書工作主動性不強；教學秘書工作任務繁重、工作壓力大，缺乏必要的培訓，管理水平不高；許多教師不願從事教學秘書工作，人員變動比較頻繁，往往由新進教師從事。
二、高職高專院校系教學秘書應具備的素質
1.要有較高的思想政治素質。教學秘書要當好領導的參謀和助手，做好教務管理工作，這就要求教學秘書了解黨的教育方針和高等教育的規律，掌握學校的各種政策，及時收集、了解本系的基本情況、發展態勢和社會對本系的需求，及時提供領導正確決策所需的信息。如果不具備良好的政治素質和較高的政策水平，教學秘書就不能承擔起所肩負的任務。
2.要有勇於吃苦的精神。教學秘書工作包羅萬象，工作面廣，內容繁雜，工作具有隨機性，既要任勞，又要任怨，常年處於比較緊張的工作狀態，十分辛苦勞累，有時還要犧牲節假日值班或加班，待遇也不高，是個清苦的崗位。如果沒有對本職工作的熱愛，沒有吃苦的精神，就不可能做好工作。
3.要有強烈的服務意識。教學秘書的工作就是服務工作，上要對學校職能部門和系領導服務，下對全系教職員工和學生服務，沒有多少發號施令的權限，只有把各方面交辦的工作做好的義務。在開展工作的過程中要注意服務對象的多層次性和服務內容的多樣性，並努力改進服務的方式、方法，增強服務的主動性，提升服務水平、提高服務質量。
4.要有較強的組織協調能力和敏捷的思維能力。教學秘書工作瑣碎，千頭萬緒，只有做到工作計劃性強、思路明確、抓大放小、分清輕重緩急，才能高效率、高質量地完成各項工作。在工作中要勤酌多思，善於總結經驗，探索行之有效的工作方法。同時，在工作中要講究藝術性，不斷提高組織協調的能力，使各項工作充滿活力。
三、加強高職高專院校系教學秘書工作的措施
目前，在許多高職高專院校由於在教學秘書的配備、業務培訓、工資待遇等方面存在的問題，已經導致了教學秘書更換頻繁、隊伍不穩定，工作缺乏連續性和穩定性，不可避免地影響了教學管理工作的正常運行。針對出現的問題，應從以下幾個方面著手解決。
1.加強教學秘書隊伍建設。各高校隨著辦學規模的不斷擴大、辦學層次的不斷增加，教學秘書的工作量也在不斷的增大。各高校及教務管理部門應把教學秘書隊伍建設工作擺在重要位置，給予高度重視，加強業務培訓，著力提高教學秘書的素質，不斷提高其教務管理和服務水平，努力建設一支綜合素質高、業務能力強的教學秘書隊伍，為進行教務管理工作提供堅強的人員保證。
2.加強教學秘書工作規範化建設。教務處要統一制定教學秘書工作職責，明確工作要求，由各系根據不同情況制定工作細則。教務處是學校教學管理的職能部門，教務處需要統一制定教學秘書工作職責，明確工作要點、完成各項工作的方法以及要達到的標準等；各系在此基礎上根據自己的特點制定教學秘書工作細則。明確的職責，不僅有利於學校教學管理工作的規範化，而且能夠彌補教學秘書更換給工作帶來的不便。同時，要加強規章制度建設，用規章制度和崗位職責引導各項工作在規範的軌道上流暢運轉，可大大提高工作效率，也可有效避免閒時無所事事、忙時手忙腳亂的現象。
3.增加編制，改善待遇。目前，各高校的教學秘書編制普遍不足，在許多高職高專院校的教學秘書還要負責處理各系的日常事務，工作任務比較繁重。學校應根據各系的工作量，適當增加教學秘書的編制，或安排專職人員處理所在系的行政事務，緩解教學秘書的工作壓力，使教學秘書能有時間來研究工作，提高工作水平。教學秘書在工作上付出的很多，但在工資、職稱待遇上與其他教師相比並不公平。學校應對教學秘書的工作進行適度量化，給教學秘書的工作給予一定的補貼，使教學秘書獲得的報酬與其崗位貢獻成正比，對大家關心的職稱評定等問題在政策上也應有所傾斜，從而激發其工作積極性。
在連續幾年的高校大擴招之後，中國高等教育從注重辦學規模的擴張開始轉向更加注重人才培養質量的提高，各個高校都在積極開展內部管理體制的改革與探索，也不斷暴露出一些新問題。比如，許多高職高專院校在進行內部管理改革時，縮減了系行政人員編制，讓教學秘書更多地承擔了本應屬於系辦公室的工作，在一定程度上限制了教學秘書作為基層教學管理人員作用的發揮，影響了正常的教育教學工作。在新形勢下，如何加強教學秘書工作、充分發揮其在教學管理方面的作用是必須亟待思考和解決的問題。
一、高職高專院校系教學秘書工作的特點及存在的問題
高職高專院校系教學秘書作為系領導的工作助手，除了需要從事基礎教學管理工作之外，還要作為報賬員、考勤員、固定資產管理員、信息統計員等負責系裡的文字工作、會務工作、信息檔案管理、辦公用品採購與管理等許多日常行政工作，其工作範圍涉及到方方面面，工作任務重、頭緒多。隨著學生和教工規模的增加，教學秘書承擔的工作任務越來越重、面臨的壓力越來越多，教學秘書工作主要有以下特點：
1.機要性。教學秘書的工作內容十分複雜，接觸的人多、事多，還要起到上傳下達的作用。所以對於教學秘書來說，既要對各方面工作了如指掌，又要明確哪些是要自己知道的，哪些是自己不必知道的。知道的內容，要守口如瓶，不必言及的，不多吐露一字，以避免失誤，避免節外生枝。不必知道的，決不好奇、不打聽，自覺減少失密的可能。
2.事務性。教學秘書的工作基本上是具體的、事務性的工作，其工作職責主要涉及教務管理、科研活動、日常行政、信息資料管理等多個方面，與學校許多職能部門發生工作聯繫，面寬線廣、紛繁複雜。在具體工作中，教學秘書既要服從系領導的安排，還要接受學校有關職能部門的管理。
3.服務性。教學秘書的工資性質就是服務。教學秘書的工作對象是多方面的，既有學校職能部門，又有本系師生，要做好方方面面的服務工作。其工作要溝通上下、聯繫左右，做到上情下達、下情上達，發揮好橋樑作用，同時還要為領導服務，發揮參謀助手作用，為領導做好工作出謀劃策、提供建議。
4.被動性。教學秘書工作的主要是按照有關職能部門和系領導的安排來開展，不能憑個人喜歡各行其是。
許多高職高專院校對於教學秘書工作的重要性沒有給予應有的重視，在實際工作中還存在一些問題。比如，學校對教學秘書的工作缺乏有效的激勵機制，使教學秘書工作主動性不強；教學秘書工作任務繁重、工作壓力大，缺乏必要的培訓，管理水平不高；許多教師不願從事教學秘書工作，人員變動比較頻繁，往往由新進教師從事。
二、高職高專院校系教學秘書應具備的素質
1.要有較高的思想政治素質。教學秘書要當好領導的參謀和助手，做好教務管理工作，這就要求教學秘書了解黨的教育方針和高等教育的規律，掌握學校的各種政策，及時收集、了解本系的基本情況、發展態勢和社會對本系的需求，及時提供領導正確決策所需的信息。如果不具備良好的政治素質和較高的政策水平，教學秘書就不能承擔起所肩負的任務。
2.要有勇於吃苦的精神。教學秘書工作包羅萬象，工作面廣，內容繁雜，工作具有隨機性，既要任勞，又要任怨，常年處於比較緊張的工作狀態，十分辛苦勞累，有時還要犧牲節假日值班或加班，待遇也不高，是個清苦的崗位。如果沒有對本職工作的熱愛，沒有吃苦的精神，就不可能做好工作。
3.要有強烈的服務意識。教學秘書的工作就是服務工作，上要對學校職能部門和系領導服務，下對全系教職員工和學生服務，沒有多少發號施令的權限，只有把各方面交辦的工作做好的義務。在開展工作的過程中要注意服務對象的多層次性和服務內容的多樣性，並努力改進服務的方式、方法，增強服務的主動性，提升服務水平、提高服務質量。
4.要有較強的組織協調能力和敏捷的思維能力。教學秘書工作瑣碎，千頭萬緒，只有做到工作計劃性強、思路明確、抓大放小、分清輕重緩急，才能高效率、高質量地完成各項工作。在工作中要勤酌多思，善於總結經驗，探索行之有效的工作方法。同時，在工作中要講究藝術性，不斷提高組織協調的能力，使各項工作充滿活力。
三、加強高職高專院校系教學秘書工作的措施
目前，在許多高職高專院校由於在教學秘書的配備、業務培訓、工資待遇等方面存在的問題，已經導致了教學秘書更換頻繁、隊伍不穩定，工作缺乏連續性和穩定性，不可避免地影響了教學管理工作的正常運行。針對出現的問題，應從以下幾個方面著手解決。
1.加強教學秘書隊伍建設。各高校隨著辦學規模的不斷擴大、辦學層次的不斷增加，教學秘書的工作量也在不斷的增大。各高校及教務管理部門應把教學秘書隊伍建設工作擺在重要位置，給予高度重視，加強業務培訓，著力提高教學秘書的素質，不斷提高其教務管理和服務水平，努力建設一支綜合素質高、業務能力強的教學秘書隊伍，為進行教務管理工作提供堅強的人員保證。
2.加強教學秘書工作規範化建設。教務處要統一制定教學秘書工作職責，明確工作要求，由各系根據不同情況制定工作細則。教務處是學校教學管理的職能部門，教務處需要統一制定教學秘書工作職責，明確工作要點、完成各項工作的方法以及要達到的標準等；各系在此基礎上根據自己的特點制定教學秘書工作細則。明確的職責，不僅有利於學校教學管理工作的規範化，而且能夠彌補教學秘書更換給工作帶來的不便。同時，要加強規章制度建設，用規章制度和崗位職責引導各項工作在規範的軌道上流暢運轉，可大大提高工作效率，也可有效避免閒時無所事事、忙時手忙腳亂的現象。
3.增加編制，改善待遇。目前，各高校的教學秘書編制普遍不足，在許多高職高專院校的教學秘書還要負責處理各系的日常事務，工作任務比較繁重。學校應根據各系的工作量，適當增加教學秘書的編制，或安排專職人員處理所在系的行政事務，緩解教學秘書的工作壓力，使教學秘書能有時間來研究工作，提高工作水平。教學秘書在工作上付出的很多，但在工資、職稱待遇上與其他教師相比並不公平。學校應對教學秘書的工作進行適度量化，給教學秘書的工作給予一定的補貼，使教學秘書獲得的報酬與其崗位貢獻成正比，對大家關心的職稱評定等問題在政策上也應有所傾斜，從而激發其工作積極性。
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