與紙質文件相比 電子 文件歸檔是一項更為艱苦細緻且難度較大的工作，主要原因是大多數電子文件形成者或囿於傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不願承擔此項工作；或由於電子文件對 計算 機系統的依賴性，使其必須藉助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒；筆者認為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其 規律 ，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁碟，脫機採集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁碟，會 影響 文件的可讀性。為防止數據丟失需製作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁碟的數量，簡便而安全的方式是採用 網絡 移交歸檔，並利用光碟存貯。網絡移交的途徑有兩條：
(一)藉助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與 發展 ，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以藉助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商後，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟體，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的彙集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的「分散各異」轉向「集中統一」，打破了立卷單位人界限，更趨向基於某一方面或幾方面職能活動的 內容 而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的彙集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生註冊中心、財務結算中心、教務處、 研究 生院構成數據交換網。註冊中心負責學生註冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據後，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑑定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光碟，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理後，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光碟，最好不用磁碟存貯。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁碟，脫機採集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁碟，會 影響 文件的可讀性。為防止數據丟失需製作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁碟的數量，簡便而安全的方式是採用 網絡 移交歸檔，並利用光碟存貯。網絡移交的途徑有兩條：
(一)藉助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與 發展 ，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以藉助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商後，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟體，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的彙集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的「分散各異」轉向「集中統一」，打破了立卷單位人界限，更趨向基於某一方面或幾方面職能活動的 內容 而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的彙集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生註冊中心、財務結算中心、教務處、 研究 生院構成數據交換網。註冊中心負責學生註冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據後，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑑定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光碟，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理後，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光碟，最好不用磁碟存貯。
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