[提要]本文對 電子 檔案管理的幾個關鍵 問題 進行 分析 ，並提出相應對策，要 科學 地管理電子檔案。
[關鍵詞]電子檔案管理關鍵問題對策
隨著信息數字化的快速 發展 ，檔案工作已逐步實現 現代 化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子代寫論文檔案的管理工作，也已成為 目前 檔案管理工作的重要 內容 。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部發布的《建設電子文件與電子檔案管理規範》中規定「列入城建檔案館(室接收範圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。」這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由於檔案形成單位的不同習慣，所採用的 應用 軟體不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對於紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易於判別，人們可以藉助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對於任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易於變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張製成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種「原始狀態」，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是複製的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容「出錯」的機率和機會遠高於傳統檔案；電子檔案可被原樣複製，甚至被篡改後可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處於流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構複雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，「黑客」攻擊以及用戶根據利益需求而任意取捨甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光碟。聚酯底基是磁碟和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致捲曲、易與磁粉脫離、伸長後不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接 影響 信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光碟是利用雷射進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光碟常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在雷射熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與鹼溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。
1、高溫。有利於有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度範圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，黴菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利於檔案有害生物的生長和繁殖。黴菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有稜角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、鹼度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、鹼性，有些灰塵本身就帶有酸、鹼性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、鹼性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播黴菌孢子的媒介。黴菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由於灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和黴菌，尤其是黴菌。在檔案庫房中常見的黴菌約有50餘種。黴菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、衝擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數碼形式存儲於各種載體上的，在以後的利用中，必須依賴於電子 計算 機軟硬體平台將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著 科技 的進步，電子計算機軟硬體技術的不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑑其他地區檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟體推廣城建檔案整理著錄軟體，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，並把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然後定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行
二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟體。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
[關鍵詞]電子檔案管理關鍵問題對策
隨著信息數字化的快速 發展 ，檔案工作已逐步實現 現代 化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子代寫論文檔案的管理工作，也已成為 目前 檔案管理工作的重要 內容 。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部發布的《建設電子文件與電子檔案管理規範》中規定「列入城建檔案館(室接收範圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。」這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由於檔案形成單位的不同習慣，所採用的 應用 軟體不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對於紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易於判別，人們可以藉助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對於任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易於變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張製成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種「原始狀態」，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是複製的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容「出錯」的機率和機會遠高於傳統檔案；電子檔案可被原樣複製，甚至被篡改後可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處於流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構複雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，「黑客」攻擊以及用戶根據利益需求而任意取捨甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光碟。聚酯底基是磁碟和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致捲曲、易與磁粉脫離、伸長後不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接 影響 信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光碟是利用雷射進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光碟常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在雷射熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與鹼溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。
1、高溫。有利於有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度範圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，黴菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利於檔案有害生物的生長和繁殖。黴菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有稜角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、鹼度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、鹼性，有些灰塵本身就帶有酸、鹼性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、鹼性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播黴菌孢子的媒介。黴菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由於灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和黴菌，尤其是黴菌。在檔案庫房中常見的黴菌約有50餘種。黴菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、衝擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數碼形式存儲於各種載體上的，在以後的利用中，必須依賴於電子 計算 機軟硬體平台將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著 科技 的進步，電子計算機軟硬體技術的不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑑其他地區檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟體推廣城建檔案整理著錄軟體，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，並把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然後定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行
二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟體。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
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