【摘 要】隨著信息化的到來，出現了新的文件方式—— 電子 文件，這對檔案管理提出了新的要求，本文主要論述了電子文件對檔案學的影響及我們應採取的對策。
【關鍵詞】電子文件 檔案屬性 檔案來源 對策 變革
一、電子文件定義及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以 計算 機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：
１.電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要藉助 現代 辦公設備才能閱讀利用；
２.電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
３.電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
４.電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象
1.應用計算機後，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁碟上，並在磁碟上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已 總結 出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁碟或光碟中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁碟或光碟的形式移交，歸檔範圍也不能只是「辦理完畢，具有保存價值」的文件，還應包括該文件的讀取軟體甚至作業系統。
2.由於電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯繫，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特徵和內容特徵均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
三、電子文件對檔案學理論的影響
１.對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別於圖書、情報、資料等其它信息，而具有 法律 憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便於修改、便於複製的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特徵不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最後一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地複製電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定?電子文件能否作為檔案?是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
２.對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，後者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源於來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應於現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息複製、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限於尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯繫，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和 發展 來源原則。
３.對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以後，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象 自然 也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
【關鍵詞】電子文件 檔案屬性 檔案來源 對策 變革
一、電子文件定義及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以 計算 機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：
１.電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要藉助 現代 辦公設備才能閱讀利用；
２.電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
３.電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
４.電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象
1.應用計算機後，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁碟上，並在磁碟上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已 總結 出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁碟或光碟中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁碟或光碟的形式移交，歸檔範圍也不能只是「辦理完畢，具有保存價值」的文件，還應包括該文件的讀取軟體甚至作業系統。
2.由於電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯繫，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特徵和內容特徵均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
三、電子文件對檔案學理論的影響
１.對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別於圖書、情報、資料等其它信息，而具有 法律 憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便於修改、便於複製的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特徵不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最後一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地複製電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定?電子文件能否作為檔案?是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
２.對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，後者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源於來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應於現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息複製、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限於尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯繫，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和 發展 來源原則。
３.對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以後，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象 自然 也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
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