摘 要：從體系文件信息化系統設置、文件徵求意見的應用、文件的宣貫和使用等5個方面闡述了企業體系文件的信息化管理和應用，從而在通過企業體系文件信息化實現文件全流程管理和管控的同時，提高文件的使用效率和質量。
關鍵詞:企業: 體系文件管理:信息化;
Talk About the Information Management of Enterprise System Documents
JING Chengkui NIE Jiayan
Anhui Gujing Gongjiu Co.,Ltd. Anhui Run An Xin Ke Testing Technology Co.,Ltd.
Abstract：
The information management and application of enterprise system documents are elaborated from five aspects, such as the setting of the system document information system, the application of the document solicitation, and the publicity and use of the document, so as to improve the efficiency and quality of the use of the document while realizing the whole process management and control of the document through the informationization of the enterprise system document.
Keyword：
Enterprise; System document management; Informatization;
1 前言
企業體系文件管理是一項重要而繁瑣的工作，因此需要建立完善的文件控制程序，並通過文件管理人員很大的耐心和細心，才能完成體系文件安全有效的管理控制。同時，企業通過紙質版文件進行各類體系文件和表單的登記，導致員工對各管理體系及文件的源頭不了解，實際工作需要的文件找不到，或找到的文件是非現行有效，文件適用性太差又不能及時修改完善等，這種現狀的存在將導致過程管理失控，員工工作效率低下，企業日常運行管理存在一定的風險。
信息化是將傳統業務中的流程和數據通過信息系統採集處理，通過將技術應用於個別資源或流程來提高效率，同時實現信息的共享和高效利用。隨著大數據時代的到來,傳統紙質管理體系文件已很難滿足現在企業快速發展的需求，文件的信息化管理無疑是提升企業體系文件管理水平的重要途徑，也是企業體系文件管理的必然趨勢。
2 體系文件信息化管理及應用
體系文件的信息化管理能確保體系文件的管理和使用，並有利於對文件進行查閱等級控制。當文件臨近失效或超出有效期時，文件信息化管理系統自動提醒文件管理人員進行相應處理，防止誤用，對廢止的文件進行標記單獨存放，同時明確廢止原因等信息，從而實現對企業體系文件的全流程管理。除文件審批、下發、回收等體系流程性管理外，以下將從體系文件信息化系統設置、文件徵求意見的應用、文件的宣貫和使用等方面對企業管理體系文件信息化管理進行闡述。
2.1 體系文件信息化系統設置
不管是從文件流程性審批、下發過程，還是以下即將提及的文件徵求意見、文件的宣貫和使用、文件的修訂和意見反饋等方面，如何做好企業體系文件管理，離不開體系文件的信息化管理；如何做好體系文件的信息化管理，離不開體系文件信息化系統的規劃和設計。
對於企業體系文件信息化各環節的使用，通過多練習均能熟能生巧，但體系文件信息化系統的規劃和設計需企業結合自身實際及企業未來發展需要，多層面參與交流探討後確定。
目前隨著信息系統快速發展，各軟體開發公司均陸續開發了文件管理系統或者作為其它系統的子模塊。但企業應結合自身實際，建立信息化文件控制軟體，實現資源更新共享、信息統籌管理、授權查詢使用等功能，提高企業體系文件管理的工作效率，並實現快速的查新檢索，拓寬信息來源，以確保受控文件（或外來文件）的準確可靠性以及安全有效性。可結合自身情況，對其提出針對性開發要求：如文件目錄和分類設置，職責和權限及文件的可讀性、文件學習筆記及文件水印設置、文件列印標記、文件制修訂意見欄、文件管理員手機號關聯等企業特有的元素，從而保障文件全流程管理均有路可尋，在符合體系文件管控要求的同時融入企業日常管理需求，從而全方面提升企業體系文件管理水平。
2.2 文件徵求意見的應用
管理體系文件均從文件制定開始，制定的文件在審批前需經徵求各相關單位意見，經確定無異議後再定稿審批。在徵求意見時通過信息化系統中設置好的框架，選擇對應涉及相關部門的意見，不管是否存在意見均在線反饋。同時，當牽頭單位對相關單位反饋的意見部分採納或不能採納時，可以直接明示出來，相關單位在線確認，提高文件徵求意見的時效性和效率。
2.3 文件的宣貫和使用
文件經徵求意見完善後定稿審批下發，發送到相關單位後首先應進行宣貫。為進一步提高宣貫的效果，單位員工可先選擇自學，將不了解或有疑問的地方通過系統中學習筆記進行標識，宣貫人員可查詢後台了解人員自學情況，匯總學習人員不了解或有疑問的內容，針對性地進行培訓學習，可以有效提升宣貫學習效果。
眾所周知，受控文件是應受控的，不能隨意列印，受控形式有多種，只要能有效管理均可。如果各使用單位需要現場操作的作業指導書、操作規程可通過在線申請，通過企業特有的標識確定受控標識後進行列印使用。系統同時做好使用信息統計，明確現場使用文件的具體管理人員，當相應文件作廢時同時提醒收回作廢文件。
2.4 文件的修訂和意見反饋
隨著國家政策的變化、科技的發展及企業內部管理要求的變化，文件的適應性、充分性和有效性也是變化的。當使用的文件與企業生產、管理實際或法規、標準等不相符時，可通過系統中設置的對應文件的制修訂意見模塊進行意見反饋，同時系統發送信息提醒相應文件管理人員查收。文件管理人員彙報、交流、確定後回復是否納入文件制修訂、預計完成時間信息等，給予文件使用方正面回復，從而保證文件的適用性、充分性和有效性。
2.5 文件的回收和作廢
當文件需要修訂或者新文件制定需代替原多個文件時，在系統中做好作廢標識，並註明作廢原因，同時下發新文件。對於標識已列印受控文件的單位根據系統登記情況，針對性進行文件回收登記，防止現場非受控文件的誤用。
隨著企業快速發展，當企業需要查找以往企業管理方面好的做法時，可以通過作廢文件模塊進行檢索，從而從文件完善的歷程和內容進行查詢，作為企業優秀管理的案例庫。
3 結語
綜上所述，從企業文件管理水平提升及技術管理創新提升的角度，企業長期通過紙質進行體系文件的管理，單純依賴人為溝通和文件管理傳統方式，企業體系文件管理會面臨許多困難和問題。而體系文件的信息化管理在實現企業體系文件全流程的管理和管控同時，提高了文件使用的效率和質量。因此，信息化管理將成為企業體系文件管理的必由之路，企業應結合自身實際，從做好信息化系統開發和設計工作入手，量身定做有利於企業管理進步的信息化管理系統。
參考文獻
[1] 國際標準化組織.ISO9001:2015質量管理體系標準[S].2015.
[2] 田麗娜,彭靖,夏靜,張京,張敬軒.食品檢測企業基於質量體系的文件管理淺談[J].現代食品,2018(11):5-8
[3] 陳雅楠,趙波,陳保國.淺談檢測實驗室的文件管理[J].現代測量與實驗室管理,2015,23(06):52-54
[4] 張莉,楊德忠,阮桂平,隆穎,劉逸韜管理體系文件理解、獲取和執行存在的問題及改進建議[J]中國藥事,2018,32(12):1624-1627
關鍵詞:企業: 體系文件管理:信息化;
Talk About the Information Management of Enterprise System Documents
JING Chengkui NIE Jiayan
Anhui Gujing Gongjiu Co.,Ltd. Anhui Run An Xin Ke Testing Technology Co.,Ltd.
Abstract：
The information management and application of enterprise system documents are elaborated from five aspects, such as the setting of the system document information system, the application of the document solicitation, and the publicity and use of the document, so as to improve the efficiency and quality of the use of the document while realizing the whole process management and control of the document through the informationization of the enterprise system document.
Keyword：
Enterprise; System document management; Informatization;
1 前言
企業體系文件管理是一項重要而繁瑣的工作，因此需要建立完善的文件控制程序，並通過文件管理人員很大的耐心和細心，才能完成體系文件安全有效的管理控制。同時，企業通過紙質版文件進行各類體系文件和表單的登記，導致員工對各管理體系及文件的源頭不了解，實際工作需要的文件找不到，或找到的文件是非現行有效，文件適用性太差又不能及時修改完善等，這種現狀的存在將導致過程管理失控，員工工作效率低下，企業日常運行管理存在一定的風險。
信息化是將傳統業務中的流程和數據通過信息系統採集處理，通過將技術應用於個別資源或流程來提高效率，同時實現信息的共享和高效利用。隨著大數據時代的到來,傳統紙質管理體系文件已很難滿足現在企業快速發展的需求，文件的信息化管理無疑是提升企業體系文件管理水平的重要途徑，也是企業體系文件管理的必然趨勢。
2 體系文件信息化管理及應用
體系文件的信息化管理能確保體系文件的管理和使用，並有利於對文件進行查閱等級控制。當文件臨近失效或超出有效期時，文件信息化管理系統自動提醒文件管理人員進行相應處理，防止誤用，對廢止的文件進行標記單獨存放，同時明確廢止原因等信息，從而實現對企業體系文件的全流程管理。除文件審批、下發、回收等體系流程性管理外，以下將從體系文件信息化系統設置、文件徵求意見的應用、文件的宣貫和使用等方面對企業管理體系文件信息化管理進行闡述。
2.1 體系文件信息化系統設置
不管是從文件流程性審批、下發過程，還是以下即將提及的文件徵求意見、文件的宣貫和使用、文件的修訂和意見反饋等方面，如何做好企業體系文件管理，離不開體系文件的信息化管理；如何做好體系文件的信息化管理，離不開體系文件信息化系統的規劃和設計。
對於企業體系文件信息化各環節的使用，通過多練習均能熟能生巧，但體系文件信息化系統的規劃和設計需企業結合自身實際及企業未來發展需要，多層面參與交流探討後確定。
目前隨著信息系統快速發展，各軟體開發公司均陸續開發了文件管理系統或者作為其它系統的子模塊。但企業應結合自身實際，建立信息化文件控制軟體，實現資源更新共享、信息統籌管理、授權查詢使用等功能，提高企業體系文件管理的工作效率，並實現快速的查新檢索，拓寬信息來源，以確保受控文件（或外來文件）的準確可靠性以及安全有效性。可結合自身情況，對其提出針對性開發要求：如文件目錄和分類設置，職責和權限及文件的可讀性、文件學習筆記及文件水印設置、文件列印標記、文件制修訂意見欄、文件管理員手機號關聯等企業特有的元素，從而保障文件全流程管理均有路可尋，在符合體系文件管控要求的同時融入企業日常管理需求，從而全方面提升企業體系文件管理水平。
2.2 文件徵求意見的應用
管理體系文件均從文件制定開始，制定的文件在審批前需經徵求各相關單位意見，經確定無異議後再定稿審批。在徵求意見時通過信息化系統中設置好的框架，選擇對應涉及相關部門的意見，不管是否存在意見均在線反饋。同時，當牽頭單位對相關單位反饋的意見部分採納或不能採納時，可以直接明示出來，相關單位在線確認，提高文件徵求意見的時效性和效率。
2.3 文件的宣貫和使用
文件經徵求意見完善後定稿審批下發，發送到相關單位後首先應進行宣貫。為進一步提高宣貫的效果，單位員工可先選擇自學，將不了解或有疑問的地方通過系統中學習筆記進行標識，宣貫人員可查詢後台了解人員自學情況，匯總學習人員不了解或有疑問的內容，針對性地進行培訓學習，可以有效提升宣貫學習效果。
眾所周知，受控文件是應受控的，不能隨意列印，受控形式有多種，只要能有效管理均可。如果各使用單位需要現場操作的作業指導書、操作規程可通過在線申請，通過企業特有的標識確定受控標識後進行列印使用。系統同時做好使用信息統計，明確現場使用文件的具體管理人員，當相應文件作廢時同時提醒收回作廢文件。
2.4 文件的修訂和意見反饋
隨著國家政策的變化、科技的發展及企業內部管理要求的變化，文件的適應性、充分性和有效性也是變化的。當使用的文件與企業生產、管理實際或法規、標準等不相符時，可通過系統中設置的對應文件的制修訂意見模塊進行意見反饋，同時系統發送信息提醒相應文件管理人員查收。文件管理人員彙報、交流、確定後回復是否納入文件制修訂、預計完成時間信息等，給予文件使用方正面回復，從而保證文件的適用性、充分性和有效性。
2.5 文件的回收和作廢
當文件需要修訂或者新文件制定需代替原多個文件時，在系統中做好作廢標識，並註明作廢原因，同時下發新文件。對於標識已列印受控文件的單位根據系統登記情況，針對性進行文件回收登記，防止現場非受控文件的誤用。
隨著企業快速發展，當企業需要查找以往企業管理方面好的做法時，可以通過作廢文件模塊進行檢索，從而從文件完善的歷程和內容進行查詢，作為企業優秀管理的案例庫。
3 結語
綜上所述，從企業文件管理水平提升及技術管理創新提升的角度，企業長期通過紙質進行體系文件的管理，單純依賴人為溝通和文件管理傳統方式，企業體系文件管理會面臨許多困難和問題。而體系文件的信息化管理在實現企業體系文件全流程的管理和管控同時，提高了文件使用的效率和質量。因此，信息化管理將成為企業體系文件管理的必由之路，企業應結合自身實際，從做好信息化系統開發和設計工作入手，量身定做有利於企業管理進步的信息化管理系統。
參考文獻
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[2] 田麗娜,彭靖,夏靜,張京,張敬軒.食品檢測企業基於質量體系的文件管理淺談[J].現代食品,2018(11):5-8
[3] 陳雅楠,趙波,陳保國.淺談檢測實驗室的文件管理[J].現代測量與實驗室管理,2015,23(06):52-54
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