發布部門: 重慶市司法局
發布文號: 渝司辦[2009]34號
各區縣（自治縣）司法局，市公證處：
根據司法部《公證機構執業管理辦法》、《公證員執業管理辦法》的規定，現將建立公證機構和公證員執業檔案的有關事宜通知如下：
一、執業檔案包括紙質檔案和電子檔案。根據《公證機構執業管理辦法》第35條、《公證員執業管理辦法》第28條的規定，各區縣司法局應分別建立所屬公證機構和公證員的執業檔案，市司法局應建立全市公證機構的執業檔案以及市公證處公證員的執業檔案，並對建立的公證執業檔案實施動態管理。
二、公證執業檔案的內容
（一）公證機構執業檔案應存入以下資料：
1．公證機構情況表；
2．公證處負責人任職文件；
3．公證處工作人員花名冊；
4．《公證機構執業證書》複印件；
5．公證機構印章備案表；
6．季、半年、全年工作報表；
7．年度審計報告；
8．投訴、申訴、複查、涉訴、理賠及撤證情況記錄材料，質量檢查情況報告；
9．受表彰、獎勵、懲戒及處罰記錄材料；
10．公證處每年向主管司法局提交的年度工作報告，主管司法局對公證處年度考核結果情況報告（包括考核的綜合評價、主要成績、存在問題、整改要求或建議及據此確定的考核等次）；
11．其他需要存入檔案的材料。
（二）公證員執業檔案應存入以下資料：
1．公證員情況表；
2．《公證員執業證》複印件；
3．法律職業資格證書或其他資格證明（包括涉外資格證書、任職前培訓合格證書）複印件；
4．學歷證書複印件；
5．職稱評定資格證書複印件；
6．身份證複印件；
7．公證員印章備案表；
8．年度繼續教育或業務培訓記錄；
9．受表彰、獎勵、懲戒及處罰記錄材料；
10．公證員（或負責人）執業年度考核相關材料；
11．質量檢查情況（含所承辦公證事項的投訴、申訴及處理情況等）；
12．《公證法》實施前擔任公證員的公證員資格證或任職文件，《公證法》實施後任命的公證員的《公證員任職報審表》和《公證員任職申報表》等任職申報材料；
13．其他需要存入檔案的材料。
三、各區縣（自治縣）司法局應嚴格按照本通知要求，在今年3月底以前，建好所屬公證處及公證員的執業檔案，並根據機構和人員的執業情況變動及時調整，適時收集、添加有關資料，市司法局將不定期進行抽查。二○○九年三月九日
重慶市公證機構情況表填表單位 填表時間
機構名稱 執業證號
設立時間 負責人 電話
能否辦理涉外公證業務 涉外資格取得時間 涉外公證員數
體制及經費管理方式 事業體制 合作制 經費管理方式
全額撥款 差額撥款 自收自支 財政 稅務
辦公設施及資產情況 辦公地址 面積 自購 租用
辦公設施
人員情況 核定的事業編制數 占編人員數 核定的公證員配備數
公證人員總數 公證員 公證員助理 行政輔助人員 男 女
黨組織建設情況 是否成立黨組織 黨組織數量 黨員數量
業務情況 辦證量 業務收費
投訴及質量情況 市司法局抽查案卷數及等級評定結果
區縣司法局檢查案卷數及等級評定結果
投訴及處理結果
獎懲情況 公證處或公證員獲獎情況
公證處或公證員受到處罰情況
年度考核情況 公證機構 公證機構負責人 公證員
註：本表由各區縣司法局根據所屬公證處上年度的工作情況填寫，於每年4月15日前報市司法局主管部門。
重慶市公證員情況表
填表單位填表時間
姓名 性別 出生年月
政治面貌 職務 社會職務
參加工作時間 到公證處工作時間 擔任執業公證員時間
能否辦理涉外公證業務 是否屬指定辦理涉台公證業務人員
學歷情況 初始學歷（學位） 專業 畢業時間 畢業院校
最高學歷（學位） 專業 畢業時間 畢業院校
職稱情況 職稱等級 評定時間
辦證情況 年辦證量 年業務收費
投訴及質量情況 市司法局抽查案卷數及等級評定結果
區縣司法局檢查案卷數及等級評定結果
投訴及處理結果
文章發表情況
獎懲情況
年度考核等次
註：本表由各區縣司法局根據所屬公證處的公證員上年度的工作情況填寫，於每年4月15日前報市司法局主管部門。
重慶市公證處工作人員花名冊
填表單位：填表時間：
公證員名冊
姓名 性別 身份證號 執業證號 政治面貌 編制 職稱 涉外
公證員助理名冊
姓名 性別 身份證號 助理證號 政治面貌 到公證處時間 編制
學歷 專業 畢業院校 有無法律職業資格
行政輔助人員名冊
姓名 性別 身份證號 政治面貌 到公證處時間 編制 學歷 專業 崗位
註：本表由公證處於每年3月底前填報主管司法局。各區縣司法局於4月15日前報市司法局主管部門。
發布文號: 渝司辦[2009]34號
各區縣（自治縣）司法局，市公證處：
根據司法部《公證機構執業管理辦法》、《公證員執業管理辦法》的規定，現將建立公證機構和公證員執業檔案的有關事宜通知如下：
一、執業檔案包括紙質檔案和電子檔案。根據《公證機構執業管理辦法》第35條、《公證員執業管理辦法》第28條的規定，各區縣司法局應分別建立所屬公證機構和公證員的執業檔案，市司法局應建立全市公證機構的執業檔案以及市公證處公證員的執業檔案，並對建立的公證執業檔案實施動態管理。
二、公證執業檔案的內容
（一）公證機構執業檔案應存入以下資料：
1．公證機構情況表；
2．公證處負責人任職文件；
3．公證處工作人員花名冊；
4．《公證機構執業證書》複印件；
5．公證機構印章備案表；
6．季、半年、全年工作報表；
7．年度審計報告；
8．投訴、申訴、複查、涉訴、理賠及撤證情況記錄材料，質量檢查情況報告；
9．受表彰、獎勵、懲戒及處罰記錄材料；
10．公證處每年向主管司法局提交的年度工作報告，主管司法局對公證處年度考核結果情況報告（包括考核的綜合評價、主要成績、存在問題、整改要求或建議及據此確定的考核等次）；
11．其他需要存入檔案的材料。
（二）公證員執業檔案應存入以下資料：
1．公證員情況表；
2．《公證員執業證》複印件；
3．法律職業資格證書或其他資格證明（包括涉外資格證書、任職前培訓合格證書）複印件；
4．學歷證書複印件；
5．職稱評定資格證書複印件；
6．身份證複印件；
7．公證員印章備案表；
8．年度繼續教育或業務培訓記錄；
9．受表彰、獎勵、懲戒及處罰記錄材料；
10．公證員（或負責人）執業年度考核相關材料；
11．質量檢查情況（含所承辦公證事項的投訴、申訴及處理情況等）；
12．《公證法》實施前擔任公證員的公證員資格證或任職文件，《公證法》實施後任命的公證員的《公證員任職報審表》和《公證員任職申報表》等任職申報材料；
13．其他需要存入檔案的材料。
三、各區縣（自治縣）司法局應嚴格按照本通知要求，在今年3月底以前，建好所屬公證處及公證員的執業檔案，並根據機構和人員的執業情況變動及時調整，適時收集、添加有關資料，市司法局將不定期進行抽查。二○○九年三月九日
重慶市公證機構情況表填表單位 填表時間
機構名稱 執業證號
設立時間 負責人 電話
能否辦理涉外公證業務 涉外資格取得時間 涉外公證員數
體制及經費管理方式 事業體制 合作制 經費管理方式
全額撥款 差額撥款 自收自支 財政 稅務
辦公設施及資產情況 辦公地址 面積 自購 租用
辦公設施
人員情況 核定的事業編制數 占編人員數 核定的公證員配備數
公證人員總數 公證員 公證員助理 行政輔助人員 男 女
黨組織建設情況 是否成立黨組織 黨組織數量 黨員數量
業務情況 辦證量 業務收費
投訴及質量情況 市司法局抽查案卷數及等級評定結果
區縣司法局檢查案卷數及等級評定結果
投訴及處理結果
獎懲情況 公證處或公證員獲獎情況
公證處或公證員受到處罰情況
年度考核情況 公證機構 公證機構負責人 公證員
註：本表由各區縣司法局根據所屬公證處上年度的工作情況填寫，於每年4月15日前報市司法局主管部門。
重慶市公證員情況表
填表單位填表時間
姓名 性別 出生年月
政治面貌 職務 社會職務
參加工作時間 到公證處工作時間 擔任執業公證員時間
能否辦理涉外公證業務 是否屬指定辦理涉台公證業務人員
學歷情況 初始學歷（學位） 專業 畢業時間 畢業院校
最高學歷（學位） 專業 畢業時間 畢業院校
職稱情況 職稱等級 評定時間
辦證情況 年辦證量 年業務收費
投訴及質量情況 市司法局抽查案卷數及等級評定結果
區縣司法局檢查案卷數及等級評定結果
投訴及處理結果
文章發表情況
獎懲情況
年度考核等次
註：本表由各區縣司法局根據所屬公證處的公證員上年度的工作情況填寫，於每年4月15日前報市司法局主管部門。
重慶市公證處工作人員花名冊
填表單位：填表時間：
公證員名冊
姓名 性別 身份證號 執業證號 政治面貌 編制 職稱 涉外
公證員助理名冊
姓名 性別 身份證號 助理證號 政治面貌 到公證處時間 編制
學歷 專業 畢業院校 有無法律職業資格
行政輔助人員名冊
姓名 性別 身份證號 政治面貌 到公證處時間 編制 學歷 專業 崗位
註：本表由公證處於每年3月底前填報主管司法局。各區縣司法局於4月15日前報市司法局主管部門。
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