林春傑 劉亮 中國石油天然氣管道工程有限公司
李陽 中油管道機械製造有限責任公司
摘要：本文從EPC總承包商文控管理工作的概念出發，介紹了項目文控管理的重要作用、認識的誤區、存在的問題、管理工作的方法以及做好文控管理應採取的措施。條理清晰，觀點明確。文控管理貫穿於整個項目的始終，從源頭抓起，重視過程控制，做好收尾保障工作，為總承包項目保存最完整、最齊全的檔案。
關鍵詞 ：總承包商 項目 文控管理
一、EPC與項目文控管理的概念
「EPC」是「設計、採購、施工」的三個英文單詞第一個英文字母的縮寫。EPC總承包商模式是指建設單位作為業主將建設工程發包給總承包商單位，由總承包單位承攬整個建設工程的設計、採購、施工，並對承包工程的建設質量、安全、工期、造價等全面負責。
「文控管理」通常是指對文件和信息的控制與管理工作的統稱。通過建立並遵循一定的工作方式、管理手段、一整套程序來控制工作中產生的各類文件，確保文件分類清晰、條理有序、傳遞流暢、存檔完整、方便查詢，為工程地順利開展提供支持和保障。
二、EPC項目文控管理的重要作用
EPC總承包項目文控管理工作與事業單位以及一般性的工程類企業的文件管理工作是有一定區別的。文控部門是整個項目部所有文件、信息的彙集中心、傳遞中心、管理中心，是項目部與外界進行溝通的橋樑。完整的項目文件是工程維建、改建、擴建和事故處理的重要依據，是評定工程質量等級、竣工驗收的重要技術文件，也是工程決算的重要依據。因此做好EPC總承包模式的項目文控管理工作至關重要。
三、對項目文控管理的認識的誤區
許多不了解文控工作的人都會錯誤地認為文控只是一個管理技術含量低、工作乏味、沒有創新、不具挑戰性的一項工作，但是筆者經過長時間的親身實踐和學習總結深刻認識到文控這項工作在整個項目實施過程中是不可或缺的，它是一個紐帶，貫穿於整個項目的始終、覆蓋範圍廣泛。從項目部開始的組建，所有項目文件的報批、各種文件模板的建立、文件編碼的形成到項目結束時竣工資料的整理、組卷、移交，每個環節都需要有文控的參與，因此文控部門掌握了整個項目每個階段最為全面、詳細的信息。尤其是作為EPC總承包商的文控管理者，更是掌握了設計、採辦、施工等諸多部門在工程建設中的大量數據信息、文字資料、珍貴圖片等。
四、總承包模式的項目文控管理存在的問題
1.缺乏領導的重視。由於EPC總承包模式的特點，決定了高層領導者管理的面寬、管理的點多，致使他們的精力大都放在了工程的施工與進度方面、質量與安全方面、作業人員管理與工程造價方面，尤其是在現場作業的施工單位的管理者，更是將目光都集中在了工程建設上，對文控管理這方面沒有給予足夠的重視，表現在：第一，文控人員多是兼職的，白天負責現場施工、晚上負責收發文件，這樣做的弊端一是削弱了文件的時效性，文件內容不能得到及時地流轉，延誤傳達；二是兼職文控人員不能全身心的投入到文控管理工作，容易在工作中出現紕漏。第二，文控管理人員的素質參次不齊。有些人員連基本的文件內容的格式都很難掌握，給工作的運行開展帶來了很大的阻力。第三，對文控管理人員的重視和支持不夠。無論從待遇、辦公環境、辦公條件的支持上不充分。使文控管理人員不能夠高效的開展工作。
2.文件管理不規範。工程文件應該使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水筆，不易使用易褪色的書寫材料，如原子筆、鉛筆、紅色墨水筆等，不利於文件的長久保存。有些上報文件還存在著書寫不規範、格式不統一、填寫漏項、未蓋章等情況，因此必須加強對施工單位上報文件的檢查力度，確保上報資料的規範性。
3.缺乏有經驗的項目文控管理人才。總承包商模式下的項目文件管理對文件管理人員提出了更高的要求，文件管理人員不僅要懂得文件與檔案學的相關知識，還要了解工期安排、工程進度。而目前大部分項目文件管理人員都是非專業出身，沒有經過系統的培訓，缺乏項目文件管理經驗，嚴重製約了項目文件管理水平的提高。
五、做好項目文控管理工作的方法
筆者通過總結管道工程項目的建設中文控管理的工作，認為應該做好以下幾點工作。
1.做好項目的前期準備工作。這點是至關重要的，其為日後項目文件管理工作的順利開展提供指導依據。文控人員在項目前期要制訂和組織實施關於文件、資料工作的規章制度。編制適合於本工程項目的《文件編碼程序》、《文件控制程序》以及其它一些相關的管理性文件、發放所有的受控文件，對項目的各部門、各承包單位的文控人員在文件管理方面進行必要的說明和約束，並對文控人員進行上崗前的專業培訓，這樣可以有效的進行溝通交流，減少日後在工作中產生的不必要的麻煩。同時作為EPC總承包商的文控人員也要與本工程的業主、監理文控員進行交流，熟悉並了解他們的工作習慣，從而對不同的事件選擇不同的文件形式進行處理，對來往信函、報批文件進行及時傳遞和送審。以筆者所在項目部為例，由於項目文件管理制度健全，各施工分包單位有章可循，項目施工文件收集的比較齊全，所以在竣工檔案編制工作階段進行順利，取得了項目管理的預期效果。
2.規範項目過程文件管理。第一，承包商單位作為與EPC總承包商有合同關係的主體，雙方之間最正規的溝通方式就是「信函」，將文件及時準確地傳遞給相關方是文控人員的基本功底。第二，要負責項目文件和有關資料的收集、整理、分類、保管、催辦、存檔。第三，由於文控部門掌握著原始記錄（第一手資料）以及會議中達成的各種決定、協議而形成的會議紀要，因此在項目索賠的過程中，文控人員提供的這些重要的往來文件對整個索賠工作地進展發揮著至關重要的作用。第四，要執行嚴格的保密制度，對每一份存檔文件按級別進行加密處理。實際上，文控部門已經成為整個項目的一個負責信息搜集、傳遞的信息中心、中轉樞紐，而不像人們在腦海里所形成的文件櫃林立的檔案室的固有印象。
3.為項目的收尾工作提供保障。隨著工程項目進入收尾階段，工程的竣工資料由工程技術部門牽頭負責整理，因此文控人員要配合好工程技術部的專業人員，按照業主下發的竣工資料組卷標準做好文件的歸檔、立卷工作，站好最後一班崗。
隨著科技的發展，先進的辦公設備、技術手段、平台媒介的運用使文控工作從以前那種繁重、操勞的狀態中解脫出來，變得輕鬆、快捷了許多。大家可以使用文件管理信息系統在很短的時間內發出、接收來自於各相關方的工作信函，確保了文件的時效性，快捷地對各種信息進行分類、篩選、定位查詢；工作中可以使用掃描儀，將大量的紙質版文件轉化為電子拷貝留存在電腦中，節省了存儲空間。
六、加強總承包模式下文控管理的措施
1.掌握好四個控制。文件形成的控制、文件收發的控制、文件流轉狀態的控制、文件歸檔的控制。這四個控制形成了一條主線，貫穿一個文件的始終。把握好這條主線，就能對文控工作做到遊刃有餘。
2.建立文件登記台賬。文件登記台賬能顯而易見的看出文件接收和發放的相關信息，是項目文件管理過程的關鍵控制點，也是日後進行查詢的主要依據。同時根據登記台賬每周要對文件進行整理、歸檔，按接收和發放對象的不同進行分門別類的存放，有章可循。
3.充分利用文件管理信息系統平台，提高文件管理信息化程度。在項目建設初期，根據項目需要，開發一個適用於本項目的信息系統平台。各相關方文控人員通過信息系統平台傳遞文件，省時高效、有據可查，避免相互推諉扯皮現象的發生。
4.加強各方文控管理人員的溝通，提高自身的素質。一個項目會涉及到諸多方面、眾多活動，因此離不開各方面的配合。在各相關方單位中，文控管理人員是溝通的橋樑，一定要協調好各方關係，密切溝通。作為項目文控管理人員，除了要熟練地掌握業務流程，提高業務素質之外，要對各種信息有敏銳的洞察力、有十分負責任的工作態度、有高度的保密意識，還要具備較強的溝通與協調能力。
綜上所述，EPC總承包模式下項目文控管理是一項複雜的工作，它的好壞直接影響到工程竣工檔案的完成質量。因此必須要從源頭抓起，重視過程控制，做好終端收尾工作，為項目的竣工提供完美的「文件庫」。
參考文獻
[1]朱品紅.建設工程項目資料管理工作的思考[J].城建檔案,2012(8)
[2]夏世桂.EPC總承包項目文件管理工作探討[J].四川水力發電(第31卷增刊),2012(12)
[3]邵化梅.總承包商項目文件管理初探[J].檔案管理,2010,8(4)
李陽 中油管道機械製造有限責任公司
摘要：本文從EPC總承包商文控管理工作的概念出發，介紹了項目文控管理的重要作用、認識的誤區、存在的問題、管理工作的方法以及做好文控管理應採取的措施。條理清晰，觀點明確。文控管理貫穿於整個項目的始終，從源頭抓起，重視過程控制，做好收尾保障工作，為總承包項目保存最完整、最齊全的檔案。
關鍵詞 ：總承包商 項目 文控管理
一、EPC與項目文控管理的概念
「EPC」是「設計、採購、施工」的三個英文單詞第一個英文字母的縮寫。EPC總承包商模式是指建設單位作為業主將建設工程發包給總承包商單位，由總承包單位承攬整個建設工程的設計、採購、施工，並對承包工程的建設質量、安全、工期、造價等全面負責。
「文控管理」通常是指對文件和信息的控制與管理工作的統稱。通過建立並遵循一定的工作方式、管理手段、一整套程序來控制工作中產生的各類文件，確保文件分類清晰、條理有序、傳遞流暢、存檔完整、方便查詢，為工程地順利開展提供支持和保障。
二、EPC項目文控管理的重要作用
EPC總承包項目文控管理工作與事業單位以及一般性的工程類企業的文件管理工作是有一定區別的。文控部門是整個項目部所有文件、信息的彙集中心、傳遞中心、管理中心，是項目部與外界進行溝通的橋樑。完整的項目文件是工程維建、改建、擴建和事故處理的重要依據，是評定工程質量等級、竣工驗收的重要技術文件，也是工程決算的重要依據。因此做好EPC總承包模式的項目文控管理工作至關重要。
三、對項目文控管理的認識的誤區
許多不了解文控工作的人都會錯誤地認為文控只是一個管理技術含量低、工作乏味、沒有創新、不具挑戰性的一項工作，但是筆者經過長時間的親身實踐和學習總結深刻認識到文控這項工作在整個項目實施過程中是不可或缺的，它是一個紐帶，貫穿於整個項目的始終、覆蓋範圍廣泛。從項目部開始的組建，所有項目文件的報批、各種文件模板的建立、文件編碼的形成到項目結束時竣工資料的整理、組卷、移交，每個環節都需要有文控的參與，因此文控部門掌握了整個項目每個階段最為全面、詳細的信息。尤其是作為EPC總承包商的文控管理者，更是掌握了設計、採辦、施工等諸多部門在工程建設中的大量數據信息、文字資料、珍貴圖片等。
四、總承包模式的項目文控管理存在的問題
1.缺乏領導的重視。由於EPC總承包模式的特點，決定了高層領導者管理的面寬、管理的點多，致使他們的精力大都放在了工程的施工與進度方面、質量與安全方面、作業人員管理與工程造價方面，尤其是在現場作業的施工單位的管理者，更是將目光都集中在了工程建設上，對文控管理這方面沒有給予足夠的重視，表現在：第一，文控人員多是兼職的，白天負責現場施工、晚上負責收發文件，這樣做的弊端一是削弱了文件的時效性，文件內容不能得到及時地流轉，延誤傳達；二是兼職文控人員不能全身心的投入到文控管理工作，容易在工作中出現紕漏。第二，文控管理人員的素質參次不齊。有些人員連基本的文件內容的格式都很難掌握，給工作的運行開展帶來了很大的阻力。第三，對文控管理人員的重視和支持不夠。無論從待遇、辦公環境、辦公條件的支持上不充分。使文控管理人員不能夠高效的開展工作。
2.文件管理不規範。工程文件應該使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水筆，不易使用易褪色的書寫材料，如原子筆、鉛筆、紅色墨水筆等，不利於文件的長久保存。有些上報文件還存在著書寫不規範、格式不統一、填寫漏項、未蓋章等情況，因此必須加強對施工單位上報文件的檢查力度，確保上報資料的規範性。
3.缺乏有經驗的項目文控管理人才。總承包商模式下的項目文件管理對文件管理人員提出了更高的要求，文件管理人員不僅要懂得文件與檔案學的相關知識，還要了解工期安排、工程進度。而目前大部分項目文件管理人員都是非專業出身，沒有經過系統的培訓，缺乏項目文件管理經驗，嚴重製約了項目文件管理水平的提高。
五、做好項目文控管理工作的方法
筆者通過總結管道工程項目的建設中文控管理的工作，認為應該做好以下幾點工作。
1.做好項目的前期準備工作。這點是至關重要的，其為日後項目文件管理工作的順利開展提供指導依據。文控人員在項目前期要制訂和組織實施關於文件、資料工作的規章制度。編制適合於本工程項目的《文件編碼程序》、《文件控制程序》以及其它一些相關的管理性文件、發放所有的受控文件，對項目的各部門、各承包單位的文控人員在文件管理方面進行必要的說明和約束，並對文控人員進行上崗前的專業培訓，這樣可以有效的進行溝通交流，減少日後在工作中產生的不必要的麻煩。同時作為EPC總承包商的文控人員也要與本工程的業主、監理文控員進行交流，熟悉並了解他們的工作習慣，從而對不同的事件選擇不同的文件形式進行處理，對來往信函、報批文件進行及時傳遞和送審。以筆者所在項目部為例，由於項目文件管理制度健全，各施工分包單位有章可循，項目施工文件收集的比較齊全，所以在竣工檔案編制工作階段進行順利，取得了項目管理的預期效果。
2.規範項目過程文件管理。第一，承包商單位作為與EPC總承包商有合同關係的主體，雙方之間最正規的溝通方式就是「信函」，將文件及時準確地傳遞給相關方是文控人員的基本功底。第二，要負責項目文件和有關資料的收集、整理、分類、保管、催辦、存檔。第三，由於文控部門掌握著原始記錄（第一手資料）以及會議中達成的各種決定、協議而形成的會議紀要，因此在項目索賠的過程中，文控人員提供的這些重要的往來文件對整個索賠工作地進展發揮著至關重要的作用。第四，要執行嚴格的保密制度，對每一份存檔文件按級別進行加密處理。實際上，文控部門已經成為整個項目的一個負責信息搜集、傳遞的信息中心、中轉樞紐，而不像人們在腦海里所形成的文件櫃林立的檔案室的固有印象。
3.為項目的收尾工作提供保障。隨著工程項目進入收尾階段，工程的竣工資料由工程技術部門牽頭負責整理，因此文控人員要配合好工程技術部的專業人員，按照業主下發的竣工資料組卷標準做好文件的歸檔、立卷工作，站好最後一班崗。
隨著科技的發展，先進的辦公設備、技術手段、平台媒介的運用使文控工作從以前那種繁重、操勞的狀態中解脫出來，變得輕鬆、快捷了許多。大家可以使用文件管理信息系統在很短的時間內發出、接收來自於各相關方的工作信函，確保了文件的時效性，快捷地對各種信息進行分類、篩選、定位查詢；工作中可以使用掃描儀，將大量的紙質版文件轉化為電子拷貝留存在電腦中，節省了存儲空間。
六、加強總承包模式下文控管理的措施
1.掌握好四個控制。文件形成的控制、文件收發的控制、文件流轉狀態的控制、文件歸檔的控制。這四個控制形成了一條主線，貫穿一個文件的始終。把握好這條主線，就能對文控工作做到遊刃有餘。
2.建立文件登記台賬。文件登記台賬能顯而易見的看出文件接收和發放的相關信息，是項目文件管理過程的關鍵控制點，也是日後進行查詢的主要依據。同時根據登記台賬每周要對文件進行整理、歸檔，按接收和發放對象的不同進行分門別類的存放，有章可循。
3.充分利用文件管理信息系統平台，提高文件管理信息化程度。在項目建設初期，根據項目需要，開發一個適用於本項目的信息系統平台。各相關方文控人員通過信息系統平台傳遞文件，省時高效、有據可查，避免相互推諉扯皮現象的發生。
4.加強各方文控管理人員的溝通，提高自身的素質。一個項目會涉及到諸多方面、眾多活動，因此離不開各方面的配合。在各相關方單位中，文控管理人員是溝通的橋樑，一定要協調好各方關係，密切溝通。作為項目文控管理人員，除了要熟練地掌握業務流程，提高業務素質之外，要對各種信息有敏銳的洞察力、有十分負責任的工作態度、有高度的保密意識，還要具備較強的溝通與協調能力。
綜上所述，EPC總承包模式下項目文控管理是一項複雜的工作，它的好壞直接影響到工程竣工檔案的完成質量。因此必須要從源頭抓起，重視過程控制，做好終端收尾工作，為項目的竣工提供完美的「文件庫」。
參考文獻
[1]朱品紅.建設工程項目資料管理工作的思考[J].城建檔案,2012(8)
[2]夏世桂.EPC總承包項目文件管理工作探討[J].四川水力發電(第31卷增刊),2012(12)
[3]邵化梅.總承包商項目文件管理初探[J].檔案管理,2010,8(4)
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