文書檔案是對各項工作的真實記錄,其作為重要的憑證,不僅可以為查證歷史提供重要的依據,而且還可以對各項工作起到較好的指導性作用。作為文書檔案管理人員,也需要對文書檔案的重要性有一個深刻的認識,這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時對存在的問題進行解決,確保文書檔案管理水平的提升。
一、文書檔案管理工作的重要性
在新時期,做好文書檔案管理工作,對資源開發起著重要的作用。這種作用主要文書檔案具有憑證和參考的作用,所以在當前新時期,通過加強文書檔案管理工作,可以有效的確保資源開發作用的實現。文書檔案作為對歷史的真實記錄,具有一定的法律效用,其是自然形成的,與其他文獻存在較大的不同之處,所以文書檔案的記錄具有客觀性。同時文書檔案的記錄方式不僅包括當事人的親筆手稿,而且還包括當事人的聲音和形象文件,所以文書檔案具有較強的真實性。通過文書檔案的記當,可以更好的對實踐活動的廣度起到一定的反映作用,可以為人們對自然的認識和改造活動提供科學的歷史依據。
二、文書檔案管理中存在的問題
(一)文書工作與檔案工作銜接存在脫節
在現實工作中,文書工作與檔案工作具有較強的聯繫,但又具有各自的特色,所以具有統一性的特點,但又在分工上各有不同之處。所以在現實工作中,這兩者之間需要相互配合,這樣就可形成一個分體式的管理體系,這種管理制度具有有效性和科學性,但也正是由於這種體制的存在,這也在一定程度上導致文書工作與檔案工作之間的距離不斷拉大。再加之在實際工作中,文書人員檔案意識較為淡薄,而檔案人員對文書工作也不了解,這就導致文書工作和檔案工作之間不能良好的銜接,存在脫節的情況,所以在兩者的銜接主體上存在較多不規範的情況。
(二)文書檔案管理人員不足
在當前很多單位中,檔案管理工作通常都是由文秘人員進行兼任,基本上沒有專職的檔案管理人員,這樣就導致檔案管理工作中由於兼職人員自身精力有限,所以也只是對辦公室內的文件進行收發,對文字進行綜合和信息進行宣傳,不能及時對檔案資料進行收集,而且對材料的真偽也不能有效的辨別。這樣就導致檔案材料在收集上存在著不完整的情況。再加之檔案管理人員自身素質不高,對檔案工作缺乏主觀能動性,從而導致在文書檔案收集方面存在較多不足之處。
(三)領導對文書檔案管理工作缺乏重視
在各單位辦公室工作中,文書檔案管理工作地位不高,對其重視度不夠,特別是一些領導,通常都將文書檔案管理工作做為次要工作,對其不夠重視,覺得文書檔案管理工作就是收集和整理下資料,再建個目錄,把文書檔案管理工作想像得較為簡單。再加之文書檔案工作不能不產生直接的經濟效益,即使對其投入也很難在短時間內見到效果,所以在大多數單位中,對文書檔案管理工作只要求做好保存工作即可。
三、提高文書檔案管理水平的具體對策
(一)做好文書工作與檔案工作的規範銜接
文件是檔案的前身,文件質量的好壞直接影響檔案的質量,沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案,高水平的檔案管理是建立在文書部門規範處理文件基礎之上的。文書人員要有較強的檔案意識,做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中,要時刻想到檔案工作,實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質量關。
(二)加強對文書檔案管理的重視
提高單位文書檔案工作的應有地位,轉變觀念,而且要提高檔案管理人員的素質。不斷提高領導及員工們對檔案工作的認識,努力爭取單位領導和員工對檔案工作的理解、重視、關心和支持,力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規劃和全年工作重點中去,加大檔案設施的投入,不斷向規範化、現代化、信息化方向邁進。在工作中變被動提供有關檔案工作資料為主動參與領導決策需要,提高檔案服務的主觀能動性與前瞻性。另外,科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的更高的要求,檔案管理人員要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主觀能動性,堅持素質教育、終生教育的理念,不斷確定新的學習目標、任務和要求努力為領導和員工提供方便、快捷、高效的服務。
(三)做好文書檔案管理的基礎工作
收集、鑑定、保管、統計工作是文書檔案的物質基礎和前提條件,因此,不僅要善於收集的本單位與上下級形成的有關紅頭文件及各種材料,更要善於收集整理本機關在公務活動中形成的鮮活和生動的,能揭示細節的檔案資料,用心整合檔案資源,對其進行分析、篩選、研究和綜合整理,積極推進檔案信息功能的發揮,不斷豐富綜合檔案的資源建設。要努力把握不同時期機關工作的重點任務,明確主題,找准位置,自覺以服務大局來安排和考慮檔案工作,形成服務大局的強大合力。
四、結束語
文書檔案管理工作是各個單位都不可缺少的工作要素,除了切實的提高文書檔案管理人員的綜合素質外,還要加強文書檔案管理工作與現代化管理手段及信息技術相融合,實現科學化文書檔案管理,從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。
一、文書檔案管理工作的重要性
在新時期,做好文書檔案管理工作,對資源開發起著重要的作用。這種作用主要文書檔案具有憑證和參考的作用,所以在當前新時期,通過加強文書檔案管理工作,可以有效的確保資源開發作用的實現。文書檔案作為對歷史的真實記錄,具有一定的法律效用,其是自然形成的,與其他文獻存在較大的不同之處,所以文書檔案的記錄具有客觀性。同時文書檔案的記錄方式不僅包括當事人的親筆手稿,而且還包括當事人的聲音和形象文件,所以文書檔案具有較強的真實性。通過文書檔案的記當,可以更好的對實踐活動的廣度起到一定的反映作用,可以為人們對自然的認識和改造活動提供科學的歷史依據。
二、文書檔案管理中存在的問題
(一)文書工作與檔案工作銜接存在脫節
在現實工作中,文書工作與檔案工作具有較強的聯繫,但又具有各自的特色,所以具有統一性的特點,但又在分工上各有不同之處。所以在現實工作中,這兩者之間需要相互配合,這樣就可形成一個分體式的管理體系,這種管理制度具有有效性和科學性,但也正是由於這種體制的存在,這也在一定程度上導致文書工作與檔案工作之間的距離不斷拉大。再加之在實際工作中,文書人員檔案意識較為淡薄,而檔案人員對文書工作也不了解,這就導致文書工作和檔案工作之間不能良好的銜接,存在脫節的情況,所以在兩者的銜接主體上存在較多不規範的情況。
(二)文書檔案管理人員不足
在當前很多單位中,檔案管理工作通常都是由文秘人員進行兼任,基本上沒有專職的檔案管理人員,這樣就導致檔案管理工作中由於兼職人員自身精力有限,所以也只是對辦公室內的文件進行收發,對文字進行綜合和信息進行宣傳,不能及時對檔案資料進行收集,而且對材料的真偽也不能有效的辨別。這樣就導致檔案材料在收集上存在著不完整的情況。再加之檔案管理人員自身素質不高,對檔案工作缺乏主觀能動性,從而導致在文書檔案收集方面存在較多不足之處。
(三)領導對文書檔案管理工作缺乏重視
在各單位辦公室工作中,文書檔案管理工作地位不高,對其重視度不夠,特別是一些領導,通常都將文書檔案管理工作做為次要工作,對其不夠重視,覺得文書檔案管理工作就是收集和整理下資料,再建個目錄,把文書檔案管理工作想像得較為簡單。再加之文書檔案工作不能不產生直接的經濟效益,即使對其投入也很難在短時間內見到效果,所以在大多數單位中,對文書檔案管理工作只要求做好保存工作即可。
三、提高文書檔案管理水平的具體對策
(一)做好文書工作與檔案工作的規範銜接
文件是檔案的前身,文件質量的好壞直接影響檔案的質量,沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案,高水平的檔案管理是建立在文書部門規範處理文件基礎之上的。文書人員要有較強的檔案意識,做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中,要時刻想到檔案工作,實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質量關。
(二)加強對文書檔案管理的重視
提高單位文書檔案工作的應有地位,轉變觀念,而且要提高檔案管理人員的素質。不斷提高領導及員工們對檔案工作的認識,努力爭取單位領導和員工對檔案工作的理解、重視、關心和支持,力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規劃和全年工作重點中去,加大檔案設施的投入,不斷向規範化、現代化、信息化方向邁進。在工作中變被動提供有關檔案工作資料為主動參與領導決策需要,提高檔案服務的主觀能動性與前瞻性。另外,科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的更高的要求,檔案管理人員要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主觀能動性,堅持素質教育、終生教育的理念,不斷確定新的學習目標、任務和要求努力為領導和員工提供方便、快捷、高效的服務。
(三)做好文書檔案管理的基礎工作
收集、鑑定、保管、統計工作是文書檔案的物質基礎和前提條件,因此,不僅要善於收集的本單位與上下級形成的有關紅頭文件及各種材料,更要善於收集整理本機關在公務活動中形成的鮮活和生動的,能揭示細節的檔案資料,用心整合檔案資源,對其進行分析、篩選、研究和綜合整理,積極推進檔案信息功能的發揮,不斷豐富綜合檔案的資源建設。要努力把握不同時期機關工作的重點任務,明確主題,找准位置,自覺以服務大局來安排和考慮檔案工作,形成服務大局的強大合力。
四、結束語
文書檔案管理工作是各個單位都不可缺少的工作要素,除了切實的提高文書檔案管理人員的綜合素質外,還要加強文書檔案管理工作與現代化管理手段及信息技術相融合,實現科學化文書檔案管理,從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。
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