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中小型製造企業信息化建設存在的問題及優化策略探討

2023年11月14日

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摘 要:隨著企業規模的逐步壯大,產業鏈的不斷延伸,傳統的管理模式已不能適應信息化發展的要求,並必將被創新型管理所取代。信息化系統的建設,融合各業務模塊的高度協同,信息共享,對企業整體發展具有重要意義。 目前,中小型製造企業信息系統在建設與應用中存在著信息化應用水平不高、新舊系統集成度不夠、信息系統的參與人員能力水平不高、基礎數據不規範、實施方案細節考慮不成熟、信息安全存在隱患等一系列問題,阻礙信息化項目建設的順利進程。本文就以上問題進行闡述,並提出相應的改進策略,以期為企業信息化建設的實踐工作提供借鑑。
關鍵詞:中小型製造企業,信息化,業財融合,問題,策略
進入大數據時代,加強信息化建設成為企業實現高質量發展的重要支撐。對此,製造業企業應用現代信息技術,通過信息化建設,對財務業務流程再造, 從而實現業財融合。

一、中小型製造企業信息化建設存在的問題
(一)信息化建設項目藍圖設計與企業戰略規劃 不匹配,缺乏前瞻性
1.在選擇信息系統功能性時與企業戰略規劃協同不 到位。企業在進行信息化建設項目藍圖規劃時,在軟體 功能的先進性、軟體平台的靈活性、軟體系統之間的兼 容性等方面,與企業戰略目標及業務發展方向、近期業 務發展對信息系統支持的需求等問題研究不到位。導致 系統上線時投入大量的人力物力之後,才發現存在不可 挽回的功能性問題,造成不必要的浪費和損失。
2.信息系統的升級水平滿足不了業務發展需要。 製造企業的業務在不斷擴大和發展,信息化平台作為 支撐企業業務發展的重要工具,也需要伴隨著業務的 發展不斷優化和升級。製造企業信息化建設項目藍圖 設計前期沒有對企業業務發展需求進行深思熟慮的考 量,當業務有新需求時,企業管理就會衍生新的業財 管理模式,信息系統的優化升級能力不足,可能導致 系統不能支撐新的業務管理模式的發展需求,而阻礙 了企業的發展。
(二)信息化建設項目實施方案不具體、不周 全,導致實施過程中問題頻出,浪費人力物力
1.信息化實施方案對細節考慮不成熟, 導致重複 性修正工作反覆出現。信息化建設項目有工作量大、任務量重、實施周期短的特點。信息化建設落地方案 容易忽視一些細節問題,就會導致重複性修正工作反覆 出現。例如,基礎資料的整理規則不清晰、分類設計不 科學,導致一物多碼,數據不唯一;操作手冊編寫不完 善,導致多節點重複錄入數據。諸如此類的問題,不但 費時費力,嚴重影響項目推進速度,還會影響到企業業 務工作的正常開展,甚至給企業造成損失。
2.信息系統啟用設置存在致命缺陷。信息系統啟用 設置決定了企業信息平台的使用法則,具有不可逆轉 性,一旦該設置與公司所需不符,會對未來的使用效 果產生很大的負面影響。例如,集團公司信息系統多 賬套管理,系統啟用時基礎信息一旦設置為共享,所 有公司的物料、供應商、客戶等基礎信息都會呈現出 來,不但在公司之間失去了保密性,數據的管理也會 產生混亂。
3.對新舊信息系統銜接問題考慮不到位,難以有效 集成。隨著大數據時代的不斷發展,製造業企業引入 了各種各樣的應用系統,實現了各業務模塊的信息化 管理。信息化系統是一個綜合的信息共享服務平台, 對信息數據及時準確地收集、整理、加工、分析具有 標準化、統一化的要求。管理會計信息系統建設初 期,企業內部往往已經運行了多個業務信息化系統, 但各業務系統相對獨立,如果建設初期對新舊信息系 統銜接問題考慮不到位,會造成原有的系統難以和新 系統集成匹配,不能達到預期效果,迫使企業投入更 多的資金增加配套的業務管理系統,從而浪費了企業 財力資源。
(三)財務人員對業務工作參與程度不深,業財融合能力不足
隨著信息系統的建立和升級,企業不僅面臨著各業務流程及財務流程的調整,財務人員的工作職能也 會從原來的財務核算為主,向業財融合的財務管理模式轉變。財務人員在財務核算、財務管理制度建設、 團隊培養等方面取得了一定的成效,但在業財融合方 面仍處於較低水平,對業務環節的工作參與程度不深。在企業多元化、多板塊經營情況下,業務流程複雜,財務人員缺乏通過業務情況了解和分析業務數據並做出經營預測的能力,對數據整合和合理利用程度不高,因此,難以有效地將預測數據信息轉化為對商 業決策、業務部門有價值的建議。
(四)信息系統建設項目組成員在信息化領域能力不足
企業信息化建設離不開人的主觀能動性活動,信息化平台的持續發展更離不開項目組長的統籌布置、 信息技術團隊的技術支持與維護、各部門應用人員的具體工作保障等協作。
1.項目組長的整合能力不足。信息化建設項目組 長往往以崗位職責為信息化建設具體工作內容分工的 唯一標準,對工作的難易程度、崗位人員的能力水平 不加以評估,導致系統上線過程中因少部分人員的工 作進度跟不上,影響整個項目的推進,一個環節的工 作錯誤,導致整個系統工作推倒重來。
2.供方技術人員的能力水平與企業信息化項目需 求不匹配。各板塊的信息化建設需要配備經驗豐富、 技能功底強、懂財務的綜合性的信息技術人才,才能 與公司信息系統複雜程度要求相匹配。而目前很多信 息技術人員對財務專業知識不了解,對信息系統功能 應用能力不足,難以滿足信息化建設項目需要。
3.應用人員能力不足,具體工作得不到技術保 障。信息系統應用人員對信息系統操作經驗不足,缺 乏財務管理知識以及財務邏輯分析能力,在具體工作 中往往跟不上整體進度,還會錯誤頻出,嚴重影響到 整個項目的質量和效果。
(五)信息安全存在隱患
信息系統平台的建立及應用,在一定程度上降低 財務業務處理數據的工作量,提升了公司對數據管理 的效率和水平。然而,隨著雲計算和雲服務的廣泛應 用,公司大量數據通過信息平台進行傳輸與處理,公 司通過雲平台搭建信息系統,將數據存放在第三方平 台,可能會導致數據泄漏的風險。此外,信息系統的 建立,強調業財融合的財務管理模式,公司財務系統 與業務系統的數據相互關聯,通過信息平台完成數據 交換、處理與分析,可能導致財務信息及業務數據的 泄露,公司數據安全受到威脅。如何有效防護企業信 息安全將是新時代企業管理的一大難題。
二、中小型製造業企業信息化建設的優化策略
(一)強化信息化建設項目藍圖設計與公司戰略 規劃的匹配性和前瞻性
1.信息系統功能性選型階段應全面考慮企業戰略 規劃因素。企業在信息化建設藍圖設計階段,甚至在 選型階段,應該充分考慮企業總體戰略規劃,拓寬信 息化應用範圍,綜合分析公司業務發展需要,客觀評 估現在及未來幾年內的業務水平,作為信息系統藍圖 設計和選型的重要依據。在各信息系統平台的功能應 用性方面,要充分考慮和分析其先進性、靈活性、軟體系統之間的兼容性等因素,從而提高企業信息化建 設的前瞻性和有效性,設計與企業發展相適應的藍圖規劃。
2.摸底業務發展需求,落實信息系統優化升級措 施。製造業企業信息化建設項目藍圖設計前期需對企 業業務發展需求進行詳細深入的摸底調查,充分分析 未來3~5年業務發展變化需要。企業未來的發展,可能會衍生出新的財務、業務管理模式,對信息系統提出 新的需求。企業應落實信息系統優化升級措施,明確信息系統供方的責任制度、具體要求,以保障建立的 信息系統對自身企業各項業務高效順暢地運行和開展 提供有力支撐,從而提高企業的整體管理水平。
(二)建立具體、完善的信息化建設項目實施方案,有效控制實施成本
1.加強信息化實施方案的細化落實。信息化項目實施過程中一旦出現紕漏,就會對企業業務正常運行 造成阻礙,給企業造成不必要的損失,這就要求信息 化建設項目實施方案必須具體、完善。信息化建設項 目必須有計劃、有步驟、有重點地開展,實施方案不 僅要設立總體目標、基本框架和主要任務等內容,還 要明確項目參與人員職責分工、具體實施細節和工作技 巧、質量標準、考核方案,清晰操作說明書等內容。在操作過程中要實時監督指導和培訓,並有效地避免錯誤 性及重複性工作的出現,提高數據的準確性。
2.技術、財務、業務三方高度協同,築牢基礎設置。信息系統啟用有效設置才能符合企業需求,不僅 需要熟悉系統功能及意義,明確什麼樣的設置對未來 運行有著什麼樣的影響,還需要了解企業的管理方向和 業務發展需要,而供方技術人員對系統功能比較熟悉, 但對企業未來運行需求和管理方向不了解。加之信息系 統啟用過程中的設置有不可逆轉性,這就要求技術、財 務、業務三方在信息系統啟用設置時高度協同,分析企 業管理模式,調研業務發展需求,共同打造適應未來的 多功能信息系統基礎,規避信息系統使用風險,提高信 息系統的使用效果,更好地服務於企業。
3.注重新舊信息系統融合,打破跨部門、跨系統 的信息壁壘。大數據、雲計算等新興技術的推廣普及,數據的增長和數據類型越來越豐富,許多企業已 經建立了相對完善的信息系統。然而,前期信息系統 建設過程中只考慮需求,缺乏整體規劃,導致各個系 統間不能有效銜接,數據分散,融合度不高,難以實 現對公司整體管控需求的有效支撐。信息化建設有投 入大、成本高的特點,因此,在信息經建設過程中, 企業應完善信息購買計劃,分析系統兼容性,充分利 用好原有信息系統資源,選好有效接口的新系統版本,打通企業ERP系統、人力資源管理系統、辦公自 動化系統、研究開發系統、全面預算管理系統、供應 商協同系統等各個系統接口。打破跨部門、跨系統的信息壁壘,建立各信息系統的數據關聯,形成財務業 務管理閉環的一體化信息系統集成,實現“1+1>2” 的信息共享。
(三)財務人員向業財融合的財務管理模式轉型
財務管理模式的轉型優化,財務人員的思維轉變 尤為關鍵。財務人員首先應跳出傳統財務思維,站在新的高度,立足於“雲端”,將企業各部門看成一條 產業鏈,從上游到下游實現全盤把控,運用財稅知識 做出價值評估,提出解決方案,進而提升財務價值。財 務團隊應定期和不定期地進行實操培訓、工作研討,提 高財務人員的工作水平和業務意識。財務人員在傳統的 職責中以事後核算為主,而技術復合型財務管理人員應 走到業務中去,通過事前測算、事中控制、事後核算分 析,應用財稅專業技能、信息化技能和對業務的熟悉理 解,更好地服務於業務,由傳統的核算型財務向價值創造型財務轉型,有效推動企業發展。
(四)做好考察選對人,強化綜合培訓
1.嚴格甄選項目組長。信息化建設項目的項目組 長甄選,不應僅以職位高低而論,要綜合分析其組織 能力、溝通能力、邏輯思維能力等情況,還應考慮其 對軟體系統的應用水平、企業發展戰略目標的理解、 未來發展需求的預知能力、信息化建設具體工作的 難易程度了解、項目組成員的工作能力水平評估等情 況。綜合評估了以上因素後甄選出來的對企業管理實 務精通的項目組長,才能帶領項目組成員高效地完成 信息化項目的建設工作。
2.認真考察供方項目經理。供方項目經理的技術水平和綜合能力,直接決定了信息化項目建設的順利 與否,因此,在簽署供方合同前,需要對項目經理人 選曾經負責過的項目進行綜合評估考察,綜合分析其 經驗、技能和財務綜合知識等,是否與公司信息化項 目複雜程度相匹配。並在供方合同中明確雙方的責權利,才能掌握主動權,保障後續工作順利開展。
3.加強信息化建設項目成員信息化培訓力度,提升項目成員信息化水平。信息化項目工作人員不僅需要懂得如何操作信息系統,還需要具備相應的財務理 念,明白為什麼要這樣操作,才能高效應用信息化系統,為企業經營管理提供數據支持。信息化建設項目 工作人員分布於企業各個業務部門,信息化能力水平參差不齊,因此,首先,企業應定期組織項目組工作人員學習與財務信息系統應用相關的信息化知識,確 保充分掌握相關操作技巧,對相關數據進行全面深入分析;其次,應加強項目組成員對企業業務流程的 了解,通過流程優化與信息整合提高對企業的管理能 力,更好地支持企業的經營決策;最後,應強化日常 考核工作,通過考核充分調動項目組成員的工作積極 性、主動性和創造性,提高工作水平。
(五)保障信息化數據安全
信息化建設信息數據存儲在雲端第三方機構,企 業通過網際網路科技讀取和輸入數據,企業必須提高信 息數據的安全防範意識,定期對公司信息系統使用人 員進行網絡安全教育,提高其安全意識。對系統使用 人員的登錄密碼的複雜程度設置標準,強制要求系統 使用人員密碼定期更換,離開電腦及時鎖屏,防止信息系統賬號被黑客竊取,泄露公司商業機密。根據系 統使用人員的職責權限和管理要求,合理設置訪問權限,並定期進行檢查,謹慎對管理員用戶的使用人員 進行選擇,信息系統建設完成後要及時收回軟體公 司技術人員的賬號,以防信息泄露。信息數據存儲在 雲端第三方機構,為了防止網絡遭到破壞造成數據丟 失,企業需定期進行數據物理備份,將損失降低到最小。信息化系統的終端安裝病毒查殺軟體,防止病毒入侵,保障數據安全。

三、結語
企業進行信息化建設,應充分考慮企業未來戰略 規劃和發展方向,結合企業自身情況,綜合分析信息 系統的功能和升級水平,設計與企業發展相適應的信 息化建設藍圖,建立具體、完善的信息化建設項目實 施方案,篩選好項目組成員,加強跨部門合作和溝通 交流,從而加快企業信息化建設步伐,推動企業信息 化水平的提高。總之,加強信息化建設對提升企業財 務管理水平,實現從核算型的財務管理模式向業財融 合型的財務管理模式轉型具有重要意義。
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