檔案管理信息化建設的問題研究

韓濤
天津市水文水資源管理中心天津市300402
摘要：檔案作為社會一種基礎性信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息資源的信息化進程，積極開發檔案信息資源，促進檔案信息化建設，對檔案工作更有效地服務於政務信息公開和物質文明、政治文明和精神文明建設具有重要的意義。
關鍵詞：檔案管理；信息化建設；現狀；措施
檔案信息化工作雖然已經成為企業此項工作轉變的重要方向，但是此項工作傳統的管理體系已經較為成熟，因此很多方面的工作轉化過程將會經歷一個階段，且需要時間進行沉澱。同時檔案工作信息化對人員對計算機操作的技術素質要求較高，工作人員應積極參與技術培訓課程，提升自身的專業素質，讓整個轉化過程變得更加順利。
1企業檔案管理信息化概述
所謂企業檔案管理信息化，實質上是企業在開展檔案管理工作的時候，往往都是依賴於信息化媒體使檔案管理朝著數字化的方向發展的，這樣企業就可以通過檔案管理信息化促使相關檔案資源實現科學管理的目的，繼而為增強企業的核心競爭力提供重要的參考依據。
2檔案管理信息化在事業單位檔案管理中的重要作用
2.1能夠有效改善檔案管理模式
在我國檔案管理建設過程中，由於傳統觀念的影響，我國現行的檔案管理模式仍然比較陳舊，具有一定的局限性和單一性，使得檔案管理信息化建設受到了很大的影響。在時代不斷發展、各方面工作機制不斷完善和健全的情況下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足當前的發展現狀，不能夠進一步實現檔案管理的開放性，致使相關工作無法順利完成，導致檔案管理長期處於封閉的狀態。通過實行檔案管理信息化建設和科學管理，能夠對內部信息的資源進行合理分配，可以有效對檔案進行收集以及管理，改善工作的服務質量和效果，對有效改善檔案管理的工作效率有很大的促進作用。
2.2能夠有效擴大檔案服務區域
對於檔案管理工作而言，其主要就是對信息資源進行管理。在具體工作中，信息資源的主要價值就是開發和利用，檔案質量以及效果的高低與開發的實效性，有著非常重要的聯繫。因此，加大檔案管理信息化建設，應該採用先進的現代化管理方式，對檔案信息進行有效地儲存和管理，這樣不僅可以促進信息資源的開發和應用，進一步提升社會的整體效益，而且可以擴大檔案服務區域，對檔案管理工作的有效開展具有重要意義。
2.3能夠讓檔案信息儲存量不斷增加
近年來，時代的不斷進步使信息技術也得到了進一步的發展，因此在各個領域以及行業的發展過程中，也紛紛加大了信息化建設。由此可見，實現檔案管理信息化建設，無論是對單位發展，還是對社會進步，都有著非常重要的作用。如果實現檔案管理信息化建設，那麼在進行檔案管理工作中，其信息的儲存量也會隨之增加，存儲的密度以及空間也會遠遠大於紙質的檔案。不斷地強化檔案管理信息化建設，還可以在檔案管理過程中，對各類圖表、圖片等進行統一的管理，整體放在一份文件當中，這樣可以有效節省儲存空間，提升了檔案管理工作的水平和效果。
3檔案管理信息化建設存在問題
3.1檔案信息化管理有待規範
現階段，我國檔案信息化管理雖然取得長足進步，但從整體發展角度來看，仍存在許多不足，其中檔案信息化管理不規範是制約管理水平進一步提升的重要影響因素。一方面，檔案信息化管理並未形成一個統一的管理標準，不同地區檔案信息化管理存在巨大差異，這在一定程度上限制了檔案信息化建設水平的提升。另一方面，檔案信息化管理不規範，造成檔案信息化轉變形式複雜多樣，檔案信息資源在共享服務方面受到諸多影響，限制了檔案信息化管理功能的有效發揮。
3.2檔案資料信息化技術不足
從技術角度來講，現階段我國檔案信息化管理工作仍面臨著一定的技術難題，使得檔案資料數字化轉變十分困難。由於檔案資料種類十分複雜，包含文字、圖表等多方面內容，而在檔案資料信息化轉變時如果缺乏有效的錄入技術，會大大增加檔案信息收集與整合的難度。在實際檔案資料數字化轉變過程中，由於技術問題，常出現複雜多樣的編碼，給檔案資料信息化管理工作帶來嚴重困擾。此外，信息化技術不足還會降低檔案資料的整體性，不利於檔案信息化管理工作的有效開展。
4提高檔案管理信息化建設措施
4.1構建統一規範的檔案信息化管理模式
檔案信息化管理作為新興管理技術，必須構建科學規範的發展模式才能推動管理水平不斷提升與進步。首先要實現檔案信息化管理的規範化發展，明確檔案資料數字化轉變形式和標準，為檔案信息化管理工作的開展奠定堅實的基礎。這裡，就要求不同行業或領域都應按照統一的標準模式開展檔案信息化管理，由此提高檔案資源的有效整合與利用。其次，還要完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理工作內容進行細緻地分類，明確管理要求與準則，由此提高檔案信息化管理質量。
4.2提升檔案信息的全面性、安全性
任何類型的檔案材料都是在確保其信息保密性、完整性的前提下，才能發揮出檔案本身所具有的價值。檔案的安全性實則就是信息的安全，而信息安全主要體現在檔案存儲應用系統所使用的軟體安全；計算機等硬體安全；信息資料借調等傳播途徑的安全。第一，檔案類型繁多，其來源途徑廣泛，所以在檔案管理工作中，應採用分類等區別存儲的方法，針對差異型的檔案信息資料，可以採用不一樣等級的安全防護措施區別性的處理。第二，在選擇哪個檔案信息管理系統更有實際操作性時，應從該管理系統的整體性能等方面進行綜合性的全面考慮，杜絕因系統選擇不適合而造成檔案資料的缺失。
4.3提升檔案信息的利用率
將檔案信息化管理加以運用就是為了全面提升檔案的利用率，從而促進各方面工作的開展與提升。檔案入庫、記錄檔案資源、對檔案信息進行保存只是過程，檔案資源的有效利用並體現出其價值才是檔案信息管理的目的。通過信息智能化手段的有效運用，將檔案的價值在最大意義上體現出來。將智能化的手段、資料庫、網絡資源融合運用到檔案信息化管理中，檔案管理人員和使用檔案者均可以隨時隨地進行檔案資料的管理和對檔案資源的利用。
4.4實現檔案資源的共享
檔案信息化管理和傳統檔案管理相比最大特點就是檔案資源最大限度地共享。檔案資源進行信息化整合後，其重中之重就是通過設計讓檔案資源進行共享。其包括如下內容：針對不同的檔案來源等進行區別；設定好檔案使用者的身份和權限；如何規劃和實際運用檔案信息化管理系統。在使用中須嚴格按照檔案信息化管理模式的要求進行使用，確保檔案信息化共享功能在實際中的運用。
4.5加強檔案管理人才隊伍建設
信息化檔案管理中人才隊伍建設是關鍵，需要重視對工作人員的培訓和績效考核，依據考核結果進行相應的獎懲，激發員工工作積極性。此外，應該重視培訓，提高員工的業務水平，確保各個部門和檔案管理部門能夠形成一個較為統一的、有機地協調系統。部門（單位）在推進檔案信息化建設中要督促檢查、指導並推動此項工作開展。
5結束語
檔案信息化管理是必然發展趨勢，與傳統檔案管理模式相比，信息化管理有助於提高檔案資料的服務價值。檔案管理信息化建設，可以將檔案信息資源的價值，最大程度地在實踐工作中加以體現。檔案管理信息化建設中，應不斷完善創新管理模式，促進檔案管理工作的開展，最大程度上體現出檔案的可利用價值。
參考文獻
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