賈曉宇
（赤峰學院 成人教育學院，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：隨著教育教學環境的不斷變化，各大高校的檔案管理工作也迎來了改革創新的局面.順應時勢的發展，大力推進檔案管理信息化建設，不斷改革創新檔案管理，才是高校檔案管理正確的發展道路.21世紀是知識經濟與信息技術的時代，高校檔案管理的信息化建設，對於促進高校檔案的改革創新具有十分重大的意義，做好檔案管理信息化建設的工作，也是高校的重要工作之一.本文就目前高校檔案管理工作存在的問題，高校檔案管理信息化建設工作面臨的困難，如何統籌高校資源推進檔案管理信息化建設等幾個主要方面，全面分析了高校檔案管理信息化建設的情況，提出了自己對於推進高校檔案信息化建設的建議.
關鍵詞 ：檔案管理；信息化；大力建設；重大作用
中圖分類號：G271.2文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）01-0181-02
高校檔案管理非常重要，搞好檔案管理工作對於高校各方面工作的開展都百利而無一害，如何搞好檔案管理工作非常值得我們深思.在科學技術迅猛發展的今天，信息技術在檔案事業的應用作用明顯，樹立檔案管理的信息化發展路子，大力推進高校的檔案管理信息化建設，變得迫在眉睫.
1 高校檔案管理工作存在的問題
1.1 手段落後，意識薄弱
當前很多高校領導認為高校的主要工作就是是教學與科研，其它工作得不到重視，一定程度上阻礙了學校的建設.很多高校領導檔案管理意識不強，從而忽視了檔案的管理工作，用到檔案資源時才發現檔案管理的巨大價值，導致檔案管理的作用發揮不出來，影響到了高校各項工作的開展.很多高校領導認為檔案管理就是簡單的將檔案進行整理保管，沒有真正認識到檔案管理的內涵，對檔案管理缺乏資金投入，導致檔案管理的創新工作開展不起來.相當多的高校檔案管理部門設施落後，庫房、辦公、閱覽於一體，現代化的檔案管理髮展不起來，檔案的安全問題也得不到解決，嚴重影響了檔案的管理保護及檔案工作對學校建設及廣大師生的服務.很多高校的檔案管理方式仍然十分落後，與現代高校的快速發展局面格格不入.檔案管理人員在收集檔案資料後進行整理編排，大量的資料需要很多的時間精力來整理，在查找檔案時，管理人員要從大量資料檔案中尋找需要的檔案也不是一件容易的事，這樣的工作方式不僅需要付出很多精力，而且效率十分低下.檔案管理人員長年累月的重複這些繁雜的工作，哪裡有心思談優化工作的問題.
1.2 管理人員專業素質不高，管理機構設置不合理
很多高校由於各種各樣的原因，將檔案館變成解決人才家屬就業的部門，將許多人才的家屬安排進了檔案館，不論文化程度，不論身體健康狀況，嚴重影響了高校檔案工作.高校專職檔案管理人員隊伍老化，極度缺乏既懂得計算機、網絡技術等現代管理手段又懂得傳統檔案管理方法的人才.隨著時代的進步、科技的發展，目前的高校檔案管理工作方式越來越落後，到了該淘汰的邊緣；另一方面，檔案管理人員的專業素質太低，都是一些學歷較低的人員，基本沒有接受過專業化的檔案管理培訓，專業技能和管理能力較差，由於年齡較大又沒有受過高等教育，很難掌握電腦等現代化技術，就算進行專業化的檔案管理知識培訓，得到的效果也不會令人滿意.
1.3 檔案利用低效化，檔案功能單一化
高校的檔案館保存著數量龐大的檔案，各類檔案資料也非常之多，但由於沒有意識到檔案資源的巨大作用，檔案資源的利用變得十分低效.部分高校師生缺乏檔案意識，許多人認為檔案沒用，根本不關心學校的檔案工作；目前高校的檔案管理方式根本不能適應高校檔案事業的發展，對於檔案資源的利用非常至少；一些高校檔案館沒有其他功能，只限於單純的檔案整理與保存，遠遠不能滿足廣大師生對檔案資源的需求.要真正發揮出高校檔案資源的作用，需要高校領導、觀大師生及檔案管理人員改變思想方式，從現代化檔案的方向去看待檔案管理，結合實際找到合適自身的檔案管理方式.高校檔案工作是為了學校建設及廣大師生服務的，如果檔案管理完全發揮不出應有的作用，那麼檔案工作將變得毫無意義.
2 高校檔案管理信息化建設的背景與重大作用
21世紀是信息的時代，信息的高速傳播促進了社會的迅猛發展，掌握先進的信息技術就可能在當今社會中獲得迅速的發展.高校的檔案管理信息化建設意義重大，可解決當今檔案管理存在的許多問題，提高人們對檔案資源的利用水平，促進檔案管理為學校建設與廣大師生的服務水平.
2.1 檔案信息化建設的時代背景
高校檔案管理信息化建設是時代發展的需要，社會信息化水平的高低在某種程度上已經成為衡量一個國家現代化水平的重要標誌.為了跟上國家信息化建設的步伐，促進檔案事業的長足發展，開展高校檔案管理信息化建設的工作變得日益緊迫.信息技術的發展對於檔案事業的影響也是顯而易見的，更多先進的信息技術應用於檔案管理工作當中，促進了檔案事業的快速發展.雖然檔案事業有了信息技術的身影，但傳統的檔案管理模式仍舊牢牢掌控著檔案事業.因為傳統觀念的束縛，各大高校沒有重視檔案管理工作，高校檔案管理信息化建設缺乏資金投入，傳統管理模式下的檔案管理自然無法滿足現代需求的信息資源[1].檔案的使用非常廣泛，屬於國家信息資源的一部分，每一個師生的檔案都關乎自身的利益.高校檔案管理僵化的體制，束縛了檔案管理事業的發展，無法滿足廣大師生日益增長的檔案信息需求，因此，高校的檔案管理信息化建設就變得更加緊迫.
2.2 檔案管理信息化建設的重大作用
高校檔案管理的信息化建設，具有十分重大的作用.首先，檔案信息化建設可以提高管理人員的工作效率.傳統的檔案管理模式是工作人員用手工收集，整理，保存檔案，有需要查詢還得經過複雜的翻查，費時費力且工作效率十分低下.進行檔案管理信息化建設之後，管理人員利用先進的信息技術對檔案資料進行收集、整理、保存就變得非常便捷，管理人員只要將數據一次錄入就可以多次利用，檔案保存變得更加長久而安全.傳統的檔案查詢需要翻閱眾多的資料，費力又耗時，有些檔案還必須經過保存它的管理員才能查詢，非常之麻煩.檔案管理信息化建設之後，查詢利用檔案變得十分方便，人們可以利用網絡實時的查詢檔案，不經過管理人員之手，利用一些權限就可輕鬆查詢，使得檔案信息更快的滿足廣大師生的需求，還提高了工作人員的效率.
檔案管理信息化建設還可提高管理人員的業務水平，深化高校教育改革和發展.檔案管理信息化之後，管理人員工作效率提高，從繁瑣的傳統的檔案管理工作中解脫出來，有了更多的時間和精力去學習新的技術，鑽研更高的檔案管理技能.管理人員學習新技術與新技能，更快的促進了檔案事業的發展.高校的教學檔案真實記錄了學校教學活動的開展情況，是教學改革的重要依據.高校檔案管理信息化建成之後，對加強教學信息採集、分類、送達、發布，教學質量內部檢測和反饋機制，保障教育教學質量的自我發展和自我約束機制的形成具有十分重要的作用[2].
3 如何推進高校檔案管理信息化建設
統籌高校的資源，努力推進高校檔案管理信息化建設，是當前各大高校必須要做的工作.如何推進高校的檔案管理信息化建設，值得我們好好探討.
3.1 檔案管理規範化，工作流程標準化
要推進檔案管理信息化建設，必須要規範檔案管理方式，使用標準的管理程序，才能促進檔案事業向現代化的方向發展.制定一整套規範的檔案管理工作標準，嚴格執行全校統一的標準化工作流程，促進檔案管理的規範化、標準化.第一，要有全校統一的檔案目錄標準.檔案信息是一個內容豐富、形式複雜的信息源，要保證檔案管理的規範性和網上查檔的便捷性，就必須遵循一定的目錄標準，不然，利用者就不能快速、準確的查閱檔案.第二，建立一整套規範的檔案管理的規章制度.結合各大高校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系，例如檔案管理系統安全運行的制度，無紙化檔案使用制度，重要檔案查詢的使用權限等.在進行信息化建設過程中，要注意對各高校的資源進行整合，規範各高校的檔案管理方式，是個高校使用統一規範標準的管理軟體，進而為建立一個涵蓋各高校檔案資源的檔案信息資料庫奠定基礎[3].
3.2 數字化檔案信息庫的建設
科學技術的飛速發展，人與人之間的聯繫越來越密切，著決定著各高校不可能完全的獨立在自己的世界中.因此高校檔案管理信息化的建設也不可能僅僅局限於校內，現代化的檔案管理將各大高校的檔案管理緊緊聯繫在一起，所以在進行信息化建設後，每個高校都可開發出有特色能代表自己學校的檔案資源，供其他高校師生瀏覽使用，達到資源共享的目的.需要建立一個能協調各大高校進行檔案信息化建設的機構，統籌各大各校的檔案信息資源，建立一個統一的全國高校檔案網絡，最終實現信息共享、資源共用的目標.開發數字化檔案，以計算機能信息技術對檔案資料進行科學整理，將檔案存放在網絡上，實現檔案的數字化、信息化保存，需要用檔案時能夠快速的查找[3].高校的檔案館還應開發出更多資源供廣大師生使用，提高檔案管理的服務水平.
3.3 加強隊伍建設，提高管理人員信息素養
在高校檔案管理實現信息化的過程中，信息資源與用戶之間的聯繫是由檔案工作者來維持的，檔案工作者在現代檔案管理中扮演的角色非常重要，因此，現代化，信息化的檔案管理工作非常需要擁有專業技能又懂現代科技的人才.21世紀是一個信息時代，高校檔案事業面臨著變革和挑戰，檔案管理人員需要提高自身的專業素質，培養自己對信息的處理能力.提高管理人員的信息素養，主要是提高管理人員信息意識、信息知識與能力、信息道德等三個方面的能力.管理人員要提高對信息的敏感度，掌握更先進的信息技術，遵循信息傳播的道德規範，全面提高自己的信息素養.從長遠發展的角度看，高校必須充分認識到檔案信息管理人才的重要性，積極引進高素質的檔案信息管理人才，加強檔案隊伍建設，這樣有助於加快檔案管理信息化建設的進程[4].
高校檔案管理信息化建設面臨著許多挑戰與困難，但其作用也是非常之巨大，充分認識到高校檔案信息化建設的作用與緊迫性，積極推進高校檔案信息化建設，各大高校才能獲得長足的發展.
參考文獻：
〔1〕姚樹靜.關於高校檔案管理信息化建設的探討[J].經營管理者，2013（20）：299-300.
〔2〕程玉敏.論高校檔案管理信息化建設[J].福州大學學報，2012（03）：109-110.
〔3〕張學.淺談高校檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2013（11）：145-146.
〔4〕池金華.強化高校檔案管理信息化建設的若干思考[J].黑龍江科技信息，2013（01）：115-116.
（赤峰學院 成人教育學院，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：隨著教育教學環境的不斷變化，各大高校的檔案管理工作也迎來了改革創新的局面.順應時勢的發展，大力推進檔案管理信息化建設，不斷改革創新檔案管理，才是高校檔案管理正確的發展道路.21世紀是知識經濟與信息技術的時代，高校檔案管理的信息化建設，對於促進高校檔案的改革創新具有十分重大的意義，做好檔案管理信息化建設的工作，也是高校的重要工作之一.本文就目前高校檔案管理工作存在的問題，高校檔案管理信息化建設工作面臨的困難，如何統籌高校資源推進檔案管理信息化建設等幾個主要方面，全面分析了高校檔案管理信息化建設的情況，提出了自己對於推進高校檔案信息化建設的建議.
關鍵詞 ：檔案管理；信息化；大力建設；重大作用
中圖分類號：G271.2文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）01-0181-02
高校檔案管理非常重要，搞好檔案管理工作對於高校各方面工作的開展都百利而無一害，如何搞好檔案管理工作非常值得我們深思.在科學技術迅猛發展的今天，信息技術在檔案事業的應用作用明顯，樹立檔案管理的信息化發展路子，大力推進高校的檔案管理信息化建設，變得迫在眉睫.
1 高校檔案管理工作存在的問題
1.1 手段落後，意識薄弱
當前很多高校領導認為高校的主要工作就是是教學與科研，其它工作得不到重視，一定程度上阻礙了學校的建設.很多高校領導檔案管理意識不強，從而忽視了檔案的管理工作，用到檔案資源時才發現檔案管理的巨大價值，導致檔案管理的作用發揮不出來，影響到了高校各項工作的開展.很多高校領導認為檔案管理就是簡單的將檔案進行整理保管，沒有真正認識到檔案管理的內涵，對檔案管理缺乏資金投入，導致檔案管理的創新工作開展不起來.相當多的高校檔案管理部門設施落後，庫房、辦公、閱覽於一體，現代化的檔案管理髮展不起來，檔案的安全問題也得不到解決，嚴重影響了檔案的管理保護及檔案工作對學校建設及廣大師生的服務.很多高校的檔案管理方式仍然十分落後，與現代高校的快速發展局面格格不入.檔案管理人員在收集檔案資料後進行整理編排，大量的資料需要很多的時間精力來整理，在查找檔案時，管理人員要從大量資料檔案中尋找需要的檔案也不是一件容易的事，這樣的工作方式不僅需要付出很多精力，而且效率十分低下.檔案管理人員長年累月的重複這些繁雜的工作，哪裡有心思談優化工作的問題.
1.2 管理人員專業素質不高，管理機構設置不合理
很多高校由於各種各樣的原因，將檔案館變成解決人才家屬就業的部門，將許多人才的家屬安排進了檔案館，不論文化程度，不論身體健康狀況，嚴重影響了高校檔案工作.高校專職檔案管理人員隊伍老化，極度缺乏既懂得計算機、網絡技術等現代管理手段又懂得傳統檔案管理方法的人才.隨著時代的進步、科技的發展，目前的高校檔案管理工作方式越來越落後，到了該淘汰的邊緣；另一方面，檔案管理人員的專業素質太低，都是一些學歷較低的人員，基本沒有接受過專業化的檔案管理培訓，專業技能和管理能力較差，由於年齡較大又沒有受過高等教育，很難掌握電腦等現代化技術，就算進行專業化的檔案管理知識培訓，得到的效果也不會令人滿意.
1.3 檔案利用低效化，檔案功能單一化
高校的檔案館保存著數量龐大的檔案，各類檔案資料也非常之多，但由於沒有意識到檔案資源的巨大作用，檔案資源的利用變得十分低效.部分高校師生缺乏檔案意識，許多人認為檔案沒用，根本不關心學校的檔案工作；目前高校的檔案管理方式根本不能適應高校檔案事業的發展，對於檔案資源的利用非常至少；一些高校檔案館沒有其他功能，只限於單純的檔案整理與保存，遠遠不能滿足廣大師生對檔案資源的需求.要真正發揮出高校檔案資源的作用，需要高校領導、觀大師生及檔案管理人員改變思想方式，從現代化檔案的方向去看待檔案管理，結合實際找到合適自身的檔案管理方式.高校檔案工作是為了學校建設及廣大師生服務的，如果檔案管理完全發揮不出應有的作用，那麼檔案工作將變得毫無意義.
2 高校檔案管理信息化建設的背景與重大作用
21世紀是信息的時代，信息的高速傳播促進了社會的迅猛發展，掌握先進的信息技術就可能在當今社會中獲得迅速的發展.高校的檔案管理信息化建設意義重大，可解決當今檔案管理存在的許多問題，提高人們對檔案資源的利用水平，促進檔案管理為學校建設與廣大師生的服務水平.
2.1 檔案信息化建設的時代背景
高校檔案管理信息化建設是時代發展的需要，社會信息化水平的高低在某種程度上已經成為衡量一個國家現代化水平的重要標誌.為了跟上國家信息化建設的步伐，促進檔案事業的長足發展，開展高校檔案管理信息化建設的工作變得日益緊迫.信息技術的發展對於檔案事業的影響也是顯而易見的，更多先進的信息技術應用於檔案管理工作當中，促進了檔案事業的快速發展.雖然檔案事業有了信息技術的身影，但傳統的檔案管理模式仍舊牢牢掌控著檔案事業.因為傳統觀念的束縛，各大高校沒有重視檔案管理工作，高校檔案管理信息化建設缺乏資金投入，傳統管理模式下的檔案管理自然無法滿足現代需求的信息資源[1].檔案的使用非常廣泛，屬於國家信息資源的一部分，每一個師生的檔案都關乎自身的利益.高校檔案管理僵化的體制，束縛了檔案管理事業的發展，無法滿足廣大師生日益增長的檔案信息需求，因此，高校的檔案管理信息化建設就變得更加緊迫.
2.2 檔案管理信息化建設的重大作用
高校檔案管理的信息化建設，具有十分重大的作用.首先，檔案信息化建設可以提高管理人員的工作效率.傳統的檔案管理模式是工作人員用手工收集，整理，保存檔案，有需要查詢還得經過複雜的翻查，費時費力且工作效率十分低下.進行檔案管理信息化建設之後，管理人員利用先進的信息技術對檔案資料進行收集、整理、保存就變得非常便捷，管理人員只要將數據一次錄入就可以多次利用，檔案保存變得更加長久而安全.傳統的檔案查詢需要翻閱眾多的資料，費力又耗時，有些檔案還必須經過保存它的管理員才能查詢，非常之麻煩.檔案管理信息化建設之後，查詢利用檔案變得十分方便，人們可以利用網絡實時的查詢檔案，不經過管理人員之手，利用一些權限就可輕鬆查詢，使得檔案信息更快的滿足廣大師生的需求，還提高了工作人員的效率.
檔案管理信息化建設還可提高管理人員的業務水平，深化高校教育改革和發展.檔案管理信息化之後，管理人員工作效率提高，從繁瑣的傳統的檔案管理工作中解脫出來，有了更多的時間和精力去學習新的技術，鑽研更高的檔案管理技能.管理人員學習新技術與新技能，更快的促進了檔案事業的發展.高校的教學檔案真實記錄了學校教學活動的開展情況，是教學改革的重要依據.高校檔案管理信息化建成之後，對加強教學信息採集、分類、送達、發布，教學質量內部檢測和反饋機制，保障教育教學質量的自我發展和自我約束機制的形成具有十分重要的作用[2].
3 如何推進高校檔案管理信息化建設
統籌高校的資源，努力推進高校檔案管理信息化建設，是當前各大高校必須要做的工作.如何推進高校的檔案管理信息化建設，值得我們好好探討.
3.1 檔案管理規範化，工作流程標準化
要推進檔案管理信息化建設，必須要規範檔案管理方式，使用標準的管理程序，才能促進檔案事業向現代化的方向發展.制定一整套規範的檔案管理工作標準，嚴格執行全校統一的標準化工作流程，促進檔案管理的規範化、標準化.第一，要有全校統一的檔案目錄標準.檔案信息是一個內容豐富、形式複雜的信息源，要保證檔案管理的規範性和網上查檔的便捷性，就必須遵循一定的目錄標準，不然，利用者就不能快速、準確的查閱檔案.第二，建立一整套規範的檔案管理的規章制度.結合各大高校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系，例如檔案管理系統安全運行的制度，無紙化檔案使用制度，重要檔案查詢的使用權限等.在進行信息化建設過程中，要注意對各高校的資源進行整合，規範各高校的檔案管理方式，是個高校使用統一規範標準的管理軟體，進而為建立一個涵蓋各高校檔案資源的檔案信息資料庫奠定基礎[3].
3.2 數字化檔案信息庫的建設
科學技術的飛速發展，人與人之間的聯繫越來越密切，著決定著各高校不可能完全的獨立在自己的世界中.因此高校檔案管理信息化的建設也不可能僅僅局限於校內，現代化的檔案管理將各大高校的檔案管理緊緊聯繫在一起，所以在進行信息化建設後，每個高校都可開發出有特色能代表自己學校的檔案資源，供其他高校師生瀏覽使用，達到資源共享的目的.需要建立一個能協調各大高校進行檔案信息化建設的機構，統籌各大各校的檔案信息資源，建立一個統一的全國高校檔案網絡，最終實現信息共享、資源共用的目標.開發數字化檔案，以計算機能信息技術對檔案資料進行科學整理，將檔案存放在網絡上，實現檔案的數字化、信息化保存，需要用檔案時能夠快速的查找[3].高校的檔案館還應開發出更多資源供廣大師生使用，提高檔案管理的服務水平.
3.3 加強隊伍建設，提高管理人員信息素養
在高校檔案管理實現信息化的過程中，信息資源與用戶之間的聯繫是由檔案工作者來維持的，檔案工作者在現代檔案管理中扮演的角色非常重要，因此，現代化，信息化的檔案管理工作非常需要擁有專業技能又懂現代科技的人才.21世紀是一個信息時代，高校檔案事業面臨著變革和挑戰，檔案管理人員需要提高自身的專業素質，培養自己對信息的處理能力.提高管理人員的信息素養，主要是提高管理人員信息意識、信息知識與能力、信息道德等三個方面的能力.管理人員要提高對信息的敏感度，掌握更先進的信息技術，遵循信息傳播的道德規範，全面提高自己的信息素養.從長遠發展的角度看，高校必須充分認識到檔案信息管理人才的重要性，積極引進高素質的檔案信息管理人才，加強檔案隊伍建設，這樣有助於加快檔案管理信息化建設的進程[4].
高校檔案管理信息化建設面臨著許多挑戰與困難，但其作用也是非常之巨大，充分認識到高校檔案信息化建設的作用與緊迫性，積極推進高校檔案信息化建設，各大高校才能獲得長足的發展.
參考文獻：
〔1〕姚樹靜.關於高校檔案管理信息化建設的探討[J].經營管理者，2013（20）：299-300.
〔2〕程玉敏.論高校檔案管理信息化建設[J].福州大學學報，2012（03）：109-110.
〔3〕張學.淺談高校檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2013（11）：145-146.
〔4〕池金華.強化高校檔案管理信息化建設的若干思考[J].黑龍江科技信息，2013（01）：115-116.
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