清遠供電局數據質量管理與思考

作者：未知
摘要：隨著清遠供電局信息化的發展，管理層和業務層對數據質量的要求越來越高。通過建立並實施數據質量不斷改進的管理機制和設計合理的數據質量標準，來不斷提升數據質量，實現「降低因數據質量問題導致的業務運營和經營決策風險」的目標。
　　關鍵詞：供電局；數據；質量；信息系統
　　中圖分類號：C931 文獻標識碼：A 文章編號：1009-0118（2012）-01-0-02
　　
　　一、引言
　　隨著清遠供電局信息化建設在2010年實現信息應用系統的大集中，全局實現統一的信息系統包括辦公自動化系統、安全生產管理系統、企業信息門戶、營銷管理信息系統、遠程教育系統、人力資源管理系統。信息系統的應用已滲透到局經營管理的每一個環節，信息數據是局生產經營中重要的決策依據，其質量和時效性已經越來越受到高度關注。如何提高數據質量，成為清遠供電局信息化建設首先要解決的問題之一。
　　二、現狀分析
　　2010年清遠供電局明顯加快了信息化建設的步伐，信息化水平得到不斷提高，管理層和業務層對系統應用數據的質量和時效性要求越來越高。管理層對數據管理明確要求：可信、可用。可信是指數據在適用性、準確性、完整性、及時性和有效性方面滿足應用要求；可用是指數據的格式、內容等能被操作人員讀取和使用，能很方便地進行深入處理和分析。而局現有的數據管理體制已遠遠不能滿足業務層和管理層的需求，信息系統數據的分散管理，存在的主要問題有：
　　（一）原始數據錄入不規範造成數據不規範、不完整。
　　（二）人員整體素質還有待於提高，復合型人才匱乏。
　　（三）數據收集手段落後、單一，難以保證採集數據質量。
　　（四）數據缺乏系統性的管理，且管理顆粒度不合理。
　　（五）數據運轉過程中，對錄入、審核人員缺乏有效的考核。
　　（六）公共數據資源難以共享，應用系統之間數據定義沒有統一標準，數據關聯性差。
　　三、數據質量管理
　　2010年1月清遠供電局信息部通過多種途徑，收集員工在信息系統大集中後的建議和需求。員工普遍反映隨著各大集中應用系統的成功運行，系統信息化建設實現了歷史性跨越，業務流程的處理便捷，數據的管理更加規範。基層員工認為新系統業務流程運轉流暢、全面、滿足需求，較原系統更合理化、更人性化，但由於地區差異、管理模式差異，流程傳遞的差異，個別方面還存在個別矛盾有待化解。而數據質量作為影響整個流程的起始環節，其問題尤其使大家敏感和關注。因此，局信息部就數據質量管理召開專門分析會，並借鑑國內先進數據管理經驗，一致認為要實現清遠供電局數據質量管理目標，必需在思想認識、管理機制、管理原則及範圍、管理流程、提高員工素質和加強考核方面下功夫。
　　（一）統一思想認識
　　2010年2月清遠供電局信息部多管齊下展開數據質量方面的宣傳，明確提出「數據就是資產」、「保證數據在業務流轉過程中的質量，是每位員工的責任」。1、通過局新聞中心，在清遠供電報上大篇章宣傳數據質量管理的重要性，並介紹國內兄弟單位因數據質量問題對企業經營決策造成的影響；2、通過企業信息門戶系統，建立數據質量管理論壇，系統解答員工就數據質量管理產生的困惑，並通過門戶系統簡訊平台定時發送數據質量管理方面的知識；3、局領導層重視，在局各種會議反覆強調保證數據質量的重要性，同時要求人事部把數據質量管理方面納入績效考核。四是申請資金，印刷專門宣傳海報和小冊子，確保宣傳海報能張貼在局的每個辦公室內，小冊子每個員工人手一份。隨著宣傳的進一步推進，清遠供電局逐步統一員工關於數據質量管理方面的認識，為下一步推進數據質量管理工作打下了堅實的基礎。
　　（二）統一管理機制
　　為了保證業務數據準確、及時、完整一致，2010年3月清遠供電局根據省公司相關文件精神，通過局發文明確規定。
　　數據質量管理的歸口管理部門是信息部，負責數據質量的管理工作，定時公布各應用系統的數據質量情況，對業務部門數據使用情況提出考核制度。
　　數據的管理部門是職能部門，職能部門負責統籌業務數據質量管理工作，制定有關制度和辦法，業務數據加工處理過程中的質量控制，按照規定進行技術崗位數據變更，會同信息部對系統業務數據質量情況進行考核。
　　數據的使用部門是業務部門，業務部門根據各自業務管理權限，負責對應範圍內的業務數據質量管理，參與相關制度辦法、數據審計規則和問題數據處理方案的制定及與部門績效掛鈎；各基層單位所負責本部門業務範圍內業務數據質量管理；各崗位人員對自身採集錄入的業務數據質量負責；對其他崗位採集錄入的，且屬於本崗位管轄範圍的數據質量負責及與個人績效掛鈎。
　　重新調整信息部的崗位架構，其中包括設置數據及應用集成管理崗位，負責清遠供電局信息數據的統一管理和規劃，牽頭進行數據質量的持續改進工作，使得業務數據質量管理工作制度化、常規化。同時信息部也發文成立信息聯絡員隊伍，業務部門一名聯絡員，負責數據質量管理方面問題的上傳下達。
　　（三）明確管理原則及範圍
　　數據質量管理原則（圖1）：循序漸進，加強部門間工作協同，以辦公自動化系統為試點，借鑑內外部經驗，系統地開展清遠供電局數據質量管理工作。
　　開展數據質量管理工作的應用系統範圍：辦公自動化系統、人力資源管理系統、營銷管理信息系統、安全生產管理系統、工程管理系統、物資管理系統、綜合管理系統、財務管理系統、企業信息門戶和遠程教育系統。
　　應用系統開展數據持續改進範圍：系統用戶賬號及省公司數據質量要求持續改進的欄位。
　　（四）明確管理流程
　　清遠供電局的數據質量管理流程遵循廣東電網公司的數據質量管理流程，嚴格以省公司相關管理流程開展數據質量的管理工作（如圖2）。
　　（五）提高員工素質
　　基層業務人員的計算機操作水平制約著數據質量的提升。清遠供電局分、子公司存在人員老齡化、信息化基礎薄弱的現象，個別子公司甚至35歲以下員工不到30%，40歲以下員工不到60%，大部分員工文化知識水平不高，儘管在系統上線前期開展了多種多樣的崗前培訓，而且從主觀上這部分員工也希望能夠全面掌握，但是由於計算機知識基礎薄弱導致操作的熟練程度、準確程度有所欠缺。也有極個別員工工作責任心不強，對待一些簡單重複性的工作缺少工作耐心，致使錯誤數據屢屢出現。為了提升這部分員工的應用水平，解決數據錄入錯誤的問題，信息部在培訓模式上：1、根據崗位需要，有針對性地對員工分批分崗位培訓，並對培訓人員進行考評，對考評不及格員工重新進行培訓，若多次培訓均不能通過考評，則通報批評；2、集中整理特殊環節、特殊業務處理的注意事項，有針對性地下發系統操作的幫助文檔和視頻，並明確提出「在系統實際應用中，其實並不需要太多懂得全流程的通才，更需要熟悉自己崗位所涉及模塊的專才，只要每個崗位都能熟練操作，那整個系統才能發揮應有作用」。
　　（六）加強員工考核
　　為保證數據質量持續改進工作的全面落地，清遠供電局信息部配合人事部，將局對部門、個人的數據質量管理要求分別寫入部門和個人的績效合約，明確責任和獎罰。同時信息部根據局崗位設置，分別對每個崗位列出關於數據的考核明細，做到獎罰有根有據有度。
　　四、數據質量思考
　　清遠供電局開展的數據質量持續改進工作貫通2010年全年，經過全局員工上下的共同努力，初步實現了「降低因數據質量問題導致的業務運營和經營決策風險」的目標。對如何持續改進數據質量，有以下心得體會：
　　（一）如何保證數據質量，系統地解決數據質量問題。主要有兩方面原因，管理上（人）的因素和技術上的因素，建立健全科學、規範的數據質量管理機制，提高全局員工的思想認識，更新理念觀念，從組織、制度、技術等層面保障對數據的有效監控。
　　（二）數據質量的提升在短期內是以工作量的增加為代價的。數據是信息系統管理的關鍵。從實際情況看，數據信息的採集與利用一直是我局工作的「軟肋」，信息數據量多、質量低、利用率低，最為重要的是存在嚴重的『信息孤島』，這是我局系統信息化多年而利用層次一直受限的主要屏障。現實背景下，數據採集、整理、利用是一個長期的過程，長期必須以短期為基礎，大量信息數據核實工作，不可避免的將集中在某一時期，在這種情況下，短期內增加基層員工的工作負擔。
　　（三）在推進數據質量管理的過程中，特別是初期，數據質量的提高必然要付出效率的犧牲，也必然會有來自管理層的質疑和業務人員的阻力，所以必須要提高全局員工關於數據質量方面的思想認識，堅信提高數據質量管理是可以化解這種衝突的。
　　（四）在推進數據質量管理的過程中，設定的理想化程序未必是最符合當前業務的需求，必須循序漸進，穩步推進。在數據質量管理工作中充分利用現代信息技術，依靠基層員工的配合參與，強化業務與信息技術的融合。
　　雖然清遠供電局初步實現了「降低因數據質量問題導致的業務運營和經營決策風險」的目標。但隨著數據質量管理工作的深入，如何在數據質量適用性、準確性、完整性、及時性、有效性、可信性和可用性等指標方面進行提升，將是清遠供電局今後數據質量管理方面要重點解決的事情。