強化城鄉居民社會養老保險檔案管理的幾點思考

楊皓偉
湖北省荊門市東寶區城鄉居民社會養老保險服務中心 448000
【摘要】通過對城鄉居民社會養老保險檔案管理的功能進行分析，明確了目前在檔案管理中所面臨的一些問題，並提出了一些加強的措施，以期能夠對城鄉居民社會養老保險權益的規範實施起到一定的推動作用。
【關鍵詞】城鄉居民；社會養老保險；檔案管理
一、目前城鄉居民社會養老保險檔案管理現狀
從目前我國城鄉居民社會養老保險檔案管理工作開展的情況來看，在工作中仍然存在著許多薄弱環節，比如工作人員的專業水平不高，不能對檔案信息進行準確分類；降低社會保障檔案的存檔效率；缺乏對現代技術的運用情況，會浪費大量的人力資源來收集和整理檔案，這樣不但不能確保檔案信息的正確性，還會拖累員工檔案管理工作效率。因此，在我國農村社保檔案中，很難真正發揮其功能。當前，一些社會保障檔案管理部門還存在著工作環境、檔案管理條件等方面的不足，特別是隨著社會保障檔案資料的日益豐富，各單位必須對社會保障檔案資料進行及時更新；但是，目前我國社會保障系統的基礎設施建設還不能滿足對社會保障系統進行全面採集的需要，不能確保社會保障系統的信息完整。此外，檔案管理部門對信息技術運用的認識還不夠，在日常工作中很少應用計算機，一些工作人員甚至連網絡技術都沒有運用過；但是，如果不能熟練地掌握它，就很難保證社會保障檔案的工作效率，而且，由於對它的不熟悉，會給工作帶來很大的工作量。在城鄉居民社會養老保險檔案管理工作中，主要還是以紙質檔案為主體，無論是存放還是查找，都需要耗費大量的人力資源，導致檔案資源信息失真、丟失、破損的情況時有發生，參保人的檔案信息的安全很難得到保障，參保人的權益也很容易受到損害。
二、城鄉居民社會養老保險檔案管理的強化措施
（一）改善社保檔案管理環境
隨著人口老齡化和城鄉一體化背景的持續推進，由於我國的國情、經濟、文化等因素的影響，導致了我國的社保事業中所面臨的問題越來越多。對於海量的數據資料的歸檔，傳統的文件管理方法已經不能適應。有關部門需加強檔案管理基礎設施建設，增加庫容量，對到期的檔案進行定期整理，並及時入庫封存，這樣既可以確保城鄉居民社會養老保險檔案信息的安全性，也可以為新入檔案提供更多的存儲空間；營造一個良好的檔案管理氛圍；各相關部門要根據自己單位的檔案工作現狀，對一些基礎條件薄弱的單位，要加大經費投入，建立綜合性的檔案室；全面提高對社會養老保險檔案的保障水平。
（二）科學進行社保檔案的分類管理
將社保檔案信息分類，是簡化社保檔案使用過程、增強檔案管理方便性的一種行之有效的方法。首先，檔案管理部門要根據各區域的具體情況，制訂出相應的文件管理標準，並根據這些標準對文件材料進行歸類；同時，在日常工作中，要遵守標準，對城鄉居民社會養老保險檔案資料展開分類和整理，以保證檔案管理工作可以獲得制度上的支持。其次，要深刻認識到，主動和投保人進行交流，及時掌握國家對社會保障政策的要求；從而提高了城鄉居民社保檔案的日常工作效率。在社會保障檔案工作中，要與地方經濟發展相結合，按照國家有關規定，分類管理，確保社會保障檔案工作的質量。
(三)統一社保檔案的管理標準
資金短缺一直是制約城鄉居民社會養老保險檔案管理部門進行工作的一個主要原因，如果不能為紙質檔案的信息管理提供一個安全的保存環境，將會對社會養老保險檔案的信息質量產生一定的影響。要做到這一點，各級政府要竭盡所能，建設一個功能比較完備的社會保障檔案館，實行社會保障檔案的統一規範，利用網絡資源，實現社會保障信息的全方位共享；僱傭具有較高專業水平的計算機工程師，來建立一個與當地城鄉居民社會養老保險檔案管理實際情況相適應的信息系統，並由上級部門對其進行統一的協調和管理，從而真正地實現了對社保檔案信息的自動編目和檢索，從而保證工作人員在辦理社保相關業務時能夠順利進行。可以精確的查找到自己想要的資料。為了能更好地保障參保人的社會保障權益，應該通過統一的標準來改進日常的工作流程，從而為社會保障的優質服務提供支撐。
（四）結合現代化技術開展社保檔案工作
以5G時代的推廣和普及為基礎，在城鄉居民社會養老保險檔案管理中，各類現代技術的應用正逐步增多。因此，工作人員應該提高自己的整體素質，並定期對社保系統平台進行信息輸入；並保證資料的查詢與分享功能的正常運用，提高檔案資料的便利與保密性。同時，在重視信息技術運用的同時，也不能忽略對社會保障工作中紙質文件的管理，使電子文件、紙質文件相互銜接；以紙本文件作為電子文件的參照，以數位技術來解決紙本文件在保存過程中存在的不足，把各種信息資料以刻錄的形式保存在光碟上，並對光碟的閱讀情況進行定期檢驗；為了防止由於城鄉居民社保系統信息過於豐富而造成的信息缺失，必須把傳統方法和現代技術有機地結合起來。
（五）增加電子設備的使用
城鄉居民養老保險檔案管理工作要跟上時代的發展步伐，主動引進各類電子設備，加大購買電子設備的資金，加強檔案管理人員的電腦運用能力；可以將社保的最新政策上傳到公眾號、社保系統平台，讓城鄉居民在網上對社保的了解更加全面，並在附錄中列出了詳細的注意事項和標準要求，讓參保人可以正確地填寫有關的表格。提高社會保障檔案的管理效能；
(六)加強社會保障檔案工作的服務意識
在社會保障檔案工作中，必須「以人為本」，在日常工作中加強服務意識，才能有效地解決廣大參保人員對社會保障制度的各類問題。首先，要做到社區養老檔案和省級養老檔案的信息互通，做到「天衣無縫」銜接，同時又要保障參保人員個人資料的安全；提高參保人員在社會保障方面的便利程度。其次，在現代化的基礎上，以改革思維為基礎，使檔案資料通過計算機轉變為數據，再由系統轉化為信息，將這些信息以一種直觀的方式展現在參保人的面前，讓他們可以隨時隨地通過網絡查詢到與社保業務有關的最新消息，為參保人提供更加多樣化的服務。
三、結語
總之，在日益加劇的人口老齡化的大環境下，社會養老保障問題日益引起人們的關注。政府部門應該利用提升社會養老保險檔案管理效能來推動社會的和諧發展，從而為城鄉居民的合法權益提供有效的保護，並能對國民在使用社會養老保險時出現的問題進行有效地處理，始終堅持以人為本的基本原則。更好地為人民服務。
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