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高校會計基礎工作規範探討

2023年11月13日

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摘要:隨著現代科技的發展,大數據及其技術在會計領域的應用逐步推進,其發展是為管理者決策提供可靠的數據支持,並將此作為核心目標,同時也對高校會計基礎工作提出了新的挑戰和要求。本文分析了大數據時代對高校會計基礎工作的影響,以Z高校為例,介紹了高校會計工作實施數智化轉型的情況。最後從人才隊伍建設、內部流程建設、業財融合建設、制度建設四個方面,提出新形勢下高校會計基礎工作的開展方向和建議。
關鍵詞:大數據;會計基礎工作;業財融合
引言
隨著現代科技的不斷發展,國家大數據戰略和「網際網路+」行動的深入推進,給傳統行業帶來了革命性的變革。不同行業順應數字化發展趨勢,在各自領域和大數據的應用結合日益緊密。針對會計行業,財政部2021年的《會計改革與發展「十四五」規劃綱要》中明確提出:「以數字化技術為支撐,推動會計審計工作數字化轉型,形成對內提升單位管理水平和風險管控能力、對外服務財政管理和宏觀經濟治理的會計職能拓展新格局」。近年來,隨著高校辦學規模的擴大,科研經費體量的增加,高校財務治理環境也發生了巨大變化。2019年起,全國高校全面執行新《政府會計制度》,2022年財政部印發《事業單位成本核算基本指引——高等學校》,以及自2019年起財政部「過緊日子」要求的推動和落實,對高校財務工作的精細化、科學化管理提出了進一步的新要求。另一方面,在新時代背景下,加快高校事業內涵式發展要求資源持續有效的投入,這就需要高校建立高水平的資源拓展和配置機制。優化配置財力資源是高校財務的工作重點。而大數據的發展為此提供了數據及技術可能性,並要求高校會計人員從傳統的核算職能向管理職能轉變,深入實施業財融合,依託信息系統建設,深入挖掘有效、可靠的信息數據,並將其配置到適合的資源當中,從而發揮有限資金的最大效能。綜上所述,無論從外部環境政策法規,還是從自身發展驅動考慮,大數據時代都促使高校財務工作方式朝著更高效、便捷、智能的方向發展,高校財務的數智化轉型是大勢所趨。而現實情況是其在我國高校的建設和應用尚處於起步階段。
一、概述
(一)大數據的概念
大數據是信息時代的產物,它的內涵和外延也在不斷拓展和豐富。在麥肯錫全球研究院的報告中,把大數據定義為大數據及大數據技術兩個方面。IDC(網際網路數據中心)描述了大數據時代的四大特徵,即數據容量大、傳輸速度快、數據類型多樣化和價值密度低。高校在行政管理方面,存在著體量巨大的數據信息:包括學生學費收繳信息、公用房收入信息、二級單位上繳收入信息、教職工工資信息、校內資產情況等結構化數據,以及大量以電子文檔、檔案資料存儲的海量非結構化數據。這些數據信息分散在學校業務的方方面面,只有通過財務活動以經濟手段貫穿其中。從管理者角度,大數據的意義並非在於抓取廣泛來源的龐大信息,而是充分運用大數據技術,對繁多的信息進行規範整理,快速分析有用的價值信息,為工作開展和領導決策提供有力
(二)會計基礎工作
會計基礎工作是指會計核算和相關管理服務的基礎性工作,也是財務管理的核心內容之一,直接影響財務管理的水平和質量。財政部於2019年新修訂了《會計基礎工作規範》,旨在「加強會計基礎工作,建立規範的會計工作秩序,提高會計工作水平」。其內容包括會計機構和會計人員、會計核算、會計監督及內部會計管理制度四個大的方面,具體從會計機構和人員配備,到填制會計憑證、登記會計賬簿,再到賬務處理程序制度、會計監督制度,財務會計分析制度、成本核算制度,會計稽核制度和會計監督,覆蓋了會計基礎工作的方方面面。《規範》作為一個指導性的綱領,適用於包括機關、企事業單位在內的全部單位組織。這就意味著高校需在符合規範規定的基礎上,構建符合本單位實際情況的組織架構、核算基礎體系和各項政策制度等,使其更具科學性、針對性和實操性。在當今新形勢下,如何應用大數據技術實現財務數智化轉型,為高校會計基礎工作管理賦能增效,是高等學校財務管理能力和內部治理能力的重要保障。
二、大數據對高校會計基礎工作的影響
(一)豐富了會計基礎工作的外延和工作方式
大數據時代帶來了大量的數據信息,也促進了會計與現代化技術之間實現深度整合,會計基礎工作逐步形成了更豐富的涵蓋範圍與實際內容。例如,由各部門聯審聯辦、集中整合的財務服務,不斷增多的影像化、無紙化獲取的會計憑證資料,以及由此帶來的更加多元化的如財務外包的工作方式,通過不斷提升信息化水平拓展了財務工作的外延。
(二)轉變會計人才隊伍的建設方向
海量的數據來源,數據挖掘和分析技術的應用,為高校發展提供了更科學、準確的決策依據,更好地服務於學校戰略發展的需求,促使了高校財務會計職能向管理會計職能的轉變,也為會計人才隊伍的建設明確了新的方向。傳統財務會計人員的工作側重點在單據收集、憑證入賬等常規性工作,而高校財務會計職能向管理會計職能的轉變,向著管理、預算、統籌、信息化、社會化全方面發展。會計人員需要不斷提高自身的數據分析能力,將職能更多地轉向更有價值的資源配置當中去。高校目前普遍的情況是,業財融合的復合型人才相對缺乏。財務人員的信息、數據分析知識儲備和經驗不足,而業務人員的財務意識不強。
(三)對會計理論和制度的完善提出了新的要求
與傳統會計環境相比,「大數據會計」環境發生了根本性的變化,改變了會計的工作方式和內容。面對複雜和不穩定大數據環境,及廣泛運用大數據技術整合的數字化系統和新的業務處理流程,傳統的會計理論和規章制度已無法完全保障會計基礎工作的順利開展。近年來,具有進步意義的會計理論和創新模式不斷提出,諸如環境會計、戰略會計;大數據會計核算理論體系創新的研究和核算雲端化流程的構建,等等。大數據技術作為核心技術手段,將為會計體系的未來提供發展方向。
三、大數據背景下智能財務在高校會計基礎工作中的應用
以Z高校為例隨著雙一流建設的深入發展,高校經濟業務、辦學規模、資金量不斷增長。Z高校貫徹落實國家和學校有關信息化、數字化、智能化發展的戰略部署,主動創新財務管理和服務。依託系統建設提升財務服務水平:目前已建成包括基礎核算系統、管理服務系統等近20個系統平台。自2012年推出了預約報銷物流管理系統,實現了師生無須等候排隊的報賬方式;以財務系統為聯結,拓寬業財融合邊界,完成了與學校教學、科研等多個系統對接,例如材料與化學品採購平台等,發揮與各部門聯審聯辦的協同優勢;啟用電子回單系統、開發稽核系統,創新業財聯動模式;以規範差旅業務流程、優化財務報銷體驗出發點,完成了差旅費平台建設,實現了審批一體化、預約無紙化、報銷不索票的智能功能;開發了檔案影像化管理系統,教工在系統中即可查看報銷完成的原始發票附件,無須赴現場拍照;開發結題決算報表自動生成功能,提升了財務智能化水平。加強風險管控建設,發揮會計監督職能:報銷時由系統預審預判支出的合理性,通過自動控制費用支出標準,聯網查驗發票真偽,促進了內部控制由事後控制向事中控制前移,由人為判斷向系統控制轉移。建立了財務決策分析系統等,為財務治理賦智賦能。智能財務的推行使得Z高校各項會計基礎工作的開展更便捷、高效,基本解決了師生報銷繁難題。同時風險管控系統強化會計監督,部門協同打破信息孤島,財務決策分析系統逐步完善,共同促進財務「智治」生維。
四、大數據背景下會計基礎工作的建議
(一)培養具備新時代會計人思維的覆核型會計人才
大數據背景下,需不斷提升財務工作的履職能力和知識更新能力,為打造「智慧財務」轉變思維、儲備信息技術應用和分析決策能力。首先,要轉變思維意識,需要從領導層面到基層會計人員由上而下地轉變。新時代會計人需要具備三種思維:「準則思維」「數據思維」和「用戶思維」。準則思維指的是遵守會計準則規章制度。數據思維指的是了解數據背後包含的經濟學意義,即對「業財融合」的要求體現。用戶思維指的是明確會計人員的服務於誰,怎樣更好地服務於學校高質量發展的核心目標。這也是適應新時代高校財務治理現代化的必然要求。因此,財務人員要能跳出財務範疇,從學校全局戰略角度統籌考慮,對業務進行價值評價,從而使財力資源的優化配置有據可依。其次,要更新信息技術應用能力。在信息爆炸的大數據時代,數據量大且樣式繁多,財務人員要充分挖掘應用大數據做好分析、預測、監控等工作,發揮好數智系統的功能,必須具備一定的信息技術應用能力。財務人員要從以核算為主的財務會計活動,轉向主動融入管理會計活動中,熟練運用大數據工具,尋找和發現會計活動中反映的業務活動問題,為學校決策提供有價值的建議和意見。日常工作中,財務部門開展針對新進員工的會計基礎規範專題培訓,以及面向全體員工的智能系統培訓,使其熟悉業務及系統操作流程。定期舉辦業務交流會,促進員工深入思考和業務探討。成立學校財務信息化建設專組,由包括信息技術中心在內的多方參與,補齊財務人員系統應用能力短板。培養精準型外包人員隊伍,推動業務外包轉向服務外包。
(二)梳理業務流程,依託數字化技術促服務水平再提升
開展無紙化報銷的流程整理。對財務報銷事項的附件材料進行梳理,如材料費、資料費、測試加工費等,具體按照發票內容、開支經費渠道、審批要求、附件材料要求進行分類細化,明確各報銷事項下各類型發票、清單或者附件使用掃描版、電子版或嵌入預約報銷簽審代替原件的可行性,為實現無紙化的智慧報銷做好準備。會計檔案入賬後進行影像化掃描,為老師查詢帶來了很大的便捷。但影像化依賴事後手工操作,無論是支付給影像化外包公司的服務費,還是出於檔案安全性和保密性考慮,都不是最佳的選擇,也未達到帕累托改進。可以在流程設計中前置影像化操作,在業務附件齊全且合規的情況下,在教職工錄入無紙化報銷單上傳附件時,系統自動實時存儲附件信息及圖片,大大減少了後續影像化歸檔的人工整理、掃描工作。
(三)部門協同,推進「業財」一體化建設,提升系統支撐保證
在「讓數據多跑路,讓師生少跑腿」的指導思想下,高校跨部門跨系統的業務銜接越來越多,線上各部門聯審聯辦業務的推行給師生帶來很大的便捷。然而現實情況是,各業務系統數據缺乏統一的標準、接口設計和開發常常難以滿足系統專業的對接要求,各部門信息孤島仍是常態。與此同時,高校財務軟體市場相對壟斷,對系統疊代創新積極性不高,系統開發成本過高都是造成影響的因素。高校應加大業務支持保障力度,加大對數智化系統的開發資金投入,提升服務與支撐系統的數智化能力。同時牽頭各部門進行業務整合,以財務管理工作為主導,加大系統對接力度,對各部門的協同作業流程進行優化,甚至打破原有流程,重新定義新的智能化的業財工作流程。例如,高校科研管理部門和財務部門都有各自的項目信息庫,目前已基本能夠實現數據共享。但老師在辦理科研經費到款入賬時,在科研管理系統中完成了前期的立項審批手續後,仍需列印紙質入賬單遞交至財務部門辦理入賬和後續的開票手續。如能加大系統對接力度,實現科研立項、經費入賬、發票開具的全流程在線一體化操作,將大大提升財務服務效能,減輕財務人員大量重複工作的壓力。以Z高校為例,將以為學校大財務機構整合為契機,構建「1+N」的新型多元化智能財務建設體系,即1個足夠開放的專業財務核算系統,加上N個更智能、更實用的服務與支撐系統。依託學校公共數據平台,形成以財務數據為核心、其他部門多源數據為節點的集成數據網絡,提升財務數據質量與價值。
(四)加強會計制度建設,夯實數智化轉型基礎
必須提高會計基礎工作開展的規範性,在新形勢下,需要進一步細化、明晰崗位職責及操作流程規範,提高會計信息質量。在此基礎上,對財務管理制度進行修訂和重構,構建適應大數據時代特徵的「管理制度化、制度流程化、流程信息化」新型財務制度體系。落實會計基礎工作監督工作,建立健全相關的規章制度,明確各部門監督的職責範圍,為大數據背景下協同部門的新型監督提供製度保障。運用大數據技術,在確保會計基礎信息完整性、有效性的基礎上,實現各部門信息互通成果共享。通過信息化建設,進一步將會計制度融入財務系統,把會計監督提前至事前或事中階段,落實科研經費使用的「放管服」政策。完善各項內部管理制度,特別重視涉及數據安全性、崗位兼容性的操作權限設置;重視稽核制度和內部牽制制度的作用,通過抓取財務重要數據,與內控制度結合,搭建大數據分析模型,積極完善數智化背景下的會計基礎工作體系。內控建設方面著重關注信息、安全保密,明確數字化崗位的分工制度。
結語
隨著大數據時代的到來,對高校會計的開展產生了巨大的影響。無論從外部環境,還是從自身發展驅動,大數據都促使高校財務工作向著數智化的方向轉型,從而影響到會計基礎工作的方方面面。高校應充分應對大數據信息和技術帶來的機遇和挑戰,以財務系統建設為依託,以培養業財融合的會計人才隊伍為保障,以規範制度建設為基礎,全方位提升會計基礎工作質量水平,為高校財務工作賦智賦能,打造新時代財務「智治」新格局。
參考文獻
[1]汪怡慈.大數據時代下的高校會計基礎工作數智化探討——以浙江省J高校為例[J].中國總會計師,2022(01):168–170.
[2]劉暢.大數據時代高校會計基礎工作研究[J].當代會計,2021(22):13–15.
[3]彭益紅.大數據背景下財務會計向管理會計轉型的策略[J].財會學習,2019(19):93–94.
作者:單軼鷗 王菱艷 單位:浙江大學

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