應用文是機關團體、單位或個人在日常工作、學習、生活中用以處理事務、溝通關係的具有一定的慣用格式的文體。
它強調處理事務、溝通關係方面的直接的實用價值，因而在寫作上有其特定的要求。
應用文寫作的基本要求，可以概括為「明確、完備、合式、得體」八個字。
一、明確，是說行文的主旨要明確。「主」是基本、中心;「旨」是主張、宗旨。應用文的主旨，就是一篇應用文在提出問題、分析問題、解決問題的過程中所表達出來的基本內容與中心觀點，是作者具體的行文目的的體現。
寫一篇應用文，不但自己要明確行文的目的與中心，明確為什麼要寫這一篇應用文，主要反映什麼內容;而且要讓讀者能迅捷而準確地明了你行文的意圖，了解你的觀點、要求，了解你提出的主要問題，了解該文所涉及的事務與關係。不能讓讀者在讀了你的來文後仍不明不白，無法了解問題的主次輕重，甚至對發文者的意圖、觀點產生誤解。
例如某校團委為組織登山比賽活動向黨委申請活動經費所寫的一份《關於組織登山比賽活動的請示》，文中詳細地說明了組織該項活動的目的、比賽的時間、地點、活動的具體內容、經費開支情況等，卻沒有明確提出「請予撥款」的要求，加上標題又沒有明確反映出申請經費的意思，這就使收文者看不出發文者是在申請經費、要求撥款，而理解為發文者已有這筆經費，只是行文請求黨委批准他們使用這筆經費組織一次登山比賽活動。
像這樣的應用文，其主旨就是不明確的。行文要實現主旨明確，首先要求作者對發文的目的、意圖有清醒的認識;其次要求作者對行文的中心、，內容的基本方面、問題的主次輕重做到心中有數;再次，要求作者在行文時還要做到「立主腦，去枝蔓」，在確定主旨、中心以後，應緊緊圍繞中心、主旨來選擇有關的材料，組織有關的內容。
二、完備，是說內容要素要齊全。所謂內容要素，指的是一篇應用文在處理事務、溝通關係上必不可少的內容因素。應用文寫作總是直接地與具體的事務相聯繫的，旨在解決工作、學習或生活中的某些具體問題，最講究現實的效益。內容要素完備這一要求，正是應用文實用性這一特點所決定的。看一篇應用文的內容要素是否齊全完備，關鍵就看其能否滿足處理事務、溝通關係的實際需要。
一篇應用文之所以缺乏實用價值，一個很主要的原因就是內容要素不完備。例如，某單位向當地石油公司請求增撥石油，理由講了不少，可到底要求增撥多少石油卻隻字未提，以致石油公司無法作出答覆與安排。內容要素不完備，有時還會造成主旨不明，從而影響應用文的實用價值。如上面談到的那份「請示」，就是由於缺少了「請予撥款」這一項內容以致收文者對發文者的發文意圖作了別解，使該請示失去了實用價值。不同的應用文體有其不同的內容要素。
例如，計劃，其內容要素是制定計劃的「目的」、「依據」(這兩點雖不一定要見諸書面，卻是制定計劃時不可不加考慮的內容)、「任務要求」、「方法措施」、「進程與時序」;而經驗總結的內容要素則為「總的工作成績」、具體的「做法」、「效果」及「經驗、體會」等;經濟合同則有「標的」、「數量與質量」、「價款或酬金」、「履行的期限、地點和方式」、「違約責任」等主要條款。即使是同一文體的應用文，因其處理的具體事務不同、寫作目的不同等原因，其內容要素也會有所不同。
就拿經濟合同來說，其主要條款，除上述五條外，「法律規定的或按合同性質必須具備的條款，以及當事人一方要求必須規定的條款，也是經濟合同的主要條款」(見《中華人民共和國經濟合同法》第二章第十二條)。可見用於不同事務的經濟合同會有不同的條款，甚至因當事人不同，同類合同也會有不同的條款。這些不同的條款，也就是不同的經濟合同各自應具備的內容要素。再拿調查報告來說。即使是反映同一調查對象的調查報告，因報告的目的不同，其內容要素也會有所不同。
例如《上海市街道集體企事業的調查》(載1979年2月8日《文匯報》)。其旨在幫助上海市街道集體企事業排除障礙、健康發展，因此報告的重點就放在這兩個方面：
一是上海市街道集體企事業的作用和貢獻;
二是上海市街道集體企事業在繼續發展方面存在的障礙。前者寫出了該調查對象繼續發展的必要性，後者則寫出如何扶持其發展。沒有前者，看不出調查對象有無繼續發展的必要，這就很難激發有關部門對幫助其發展的興趣和積極性;無後者則看不出該對象在繼續發展上還存在哪些障礙，有關部門就難以有的放矢地去解決問題以保證其健康發展。可見這兩點都是這篇調查報告的內容要素，缺一不可。
假如這篇調查報告的目的是為了給其他城市的同類企業樹立樣板以指導它們多作貢獻、健康發展，那麼該調查報告就應著重反映上海市街道集體企事業如何開展工作、取得成績，如何健康發展等方面，從而使該調查對象工作上的成績、做法、效果、經驗、體會等項成為這篇調查報告的內容要素。
因此我們寫作應用文，一定要從實際出發，考慮該篇應用文有何非寫不可、必不可少的內容，努力做到內容要素齊全完備。
三、合式，是要求符合所用應用文體的程式性要求。程式性是應用文的又一大特點，它主表表現為具有一定的慣用格式。這一點，法定的行政公文與電報表現得極為突出。
拿公文來說，標題、發文字號、主送及抄送抄報機關名稱、正文、附件標註、發文時間、秘密等級、緩急程度等項的寫法及其書寫位置等都有特定的要求，甚至連文字的書寫排印、用紙的規格及裝訂等都有嚴格的規定。有些應用文雖無明確規定其書面格式、書寫體例，但一般都有其較常用的結構形式。如調查報告，其寫法雖比較靈活，無固定的書寫格式，但在寫作中卻常常採用「三部式」的結構方式：前言部分概述有關的基本情況(反映基本情況的調查報告多寫關於調查活動方面的基本情況，如調查的時間、地點、範圍方式、基本過程;調查的對象、目的、項目、總的調查結論等。
總結典型經驗的調查報告則著重寫關於調查對象方面的基本情況，如調查對象的歷史、現狀、組織結構、基本的工作及成績、總的經驗體會等);主文部分則根據報告的目的寫出調查中形成的有關觀點及說明這些觀點的具體的調查材料;結語部分則對主文部分作必要的概括、總結或補充。
就一般的文章寫作而言，格式大致包括以下三個方面的內容(或者說主要反映在三個方面)：一是行款格式，主要指文字的書寫排印的規定;標點符號的書寫規定;標題、署名等位置的規定等等。二是內容表達的書面形式，如分條列項式、篇段合一式、分部切塊式、表格式等等。三是正文的組織結構方式，包括行文順序、開頭結尾的安排等等。再具體到應用文的格式來說，則還有一個重要的方面，即「結構要素」方面。所胃結構要素，指的是構成一種應用文體的各個部分和項目(它不同於內容要素。內容要素是就正文部分的內容來說的，而結構要素則是對於全文的結構來說的。
相對於內容要素來說，結構要素具有一定的直觀性與外部性。一篇應用文的內容要素是否完備，往往一眼看不出來，必須結合處理事務的現實需要，深入到文章的內部，通過對正文的內容作認真分析後才能了解。而一篇應用文的結構要素是否完備，則一般可以從文章的外部形式上把握，往往可以一目了然)。
應用文的結構要素，可以分為「一般結構要素」與「特殊結構要素」兩類。「一般結構要素」指的是一種應用文體中的所有篇章都必須具備的。例如公文中的「標題」、「發文字號」、「主送機關名稱」、「正文」、「印章」、「發文時間」等等，這是每一篇公文都要具備的部分。至於「特殊結構要素」則不是一種應用文體中的所有篇章都必須具備的，而只是其中某些或某一篇章為了滿足某種特殊的需要所特別具備的。仍以公文為例，除了上述那些「一般結構要素」外，秘密公文要標明秘密等級;緊急公文要標明緩急程度;有附件的公文要在正文之後註明附件名稱與順序;上報國務院的公文應註明簽發人;會議通過的文件要在標題之下、正文之前註明會議名稱與通過日期。這秘密等級、緩急程度、附件標註、簽發人姓名、會議名稱與通過日期等等，便是公文的「特殊結構要素」。應用文的結構要素，有如一部機器的零部件。少了一個零部件往往會影響機器的組裝與正常運轉。
一篇應用文的結構要素殘缺不全，也會影響到結構的完整，影響到應用文正常的處理，會損害其現實效用。可以說，結構要素乃是應用文格式的主要方面。對應用文的「一定的慣用格式」，應著重從上述這幾個方面去了解把握，以便使自己寫出的用文達到「合式」的要求。應用文的程式性也是由應用文的實用性所決定的。應用文作為信息的載體，其程式性掌握利用得好，有利於迅捷、準確地傳遞、接收與處理信息，有利於穩妥、及時地處理事務、溝通關係。否則容易影響接收者對信息的處理、貯存，甚至貽誤大事。
例如一大學生去信國外，因不懂該國書寫信封的習慣、體例，照我們的習慣去寫，結果信給退了回來。因此，我們不能把應用文的程式性理解為純屬形式主義的東西、而無視應用文寫作「合式」的要求。
四、得體。所謂得體，就是得當、恰當。得體對於應用文來說顯得十分重要，因其往往直接影響到應用文處理事務、溝通關係的現實效益。得體的要求是多方面的。就應用文寫作而言，主要反映在三個方面：
一是文體的選用方面。不同的應用文體有不同的功用，反映了不同的行文目的和要求，有的還反映了收發雙方之間不同的身份關係。這就有一個使用文體是否得當的問題。例如向非上下隸屬關係的有關部門請求批准，就應用「函」而不能用「請示」，否則便是「搞錯對象」，很不得體。又如向上級彙報工作、反映情況、提出建議就應用「報告」而不是「請示」。又如辦學招生可用「啟事」、「廣告」而不宜用「通告」。
二是行文方面。這裡主要指表達方式的運用與篇章結構的安排。前者指的是要根據文體的特點來正確運用表達方式。例如「會議通知」，具有告知性、規定性。就表達方式而言，主要是運用敘述、說明，而不用或少用抒情、描寫。後者指的是篇章結構應適應文體的特點與要求。就拿開頭來說，應用文旨在應用，要求「易見事」，其開頭一般應開門見山、開宗明義，而不宜搞「曲徑通幽」、「烘雲托月」之類。其他如層次、段落的安排，結尾的處理等方面，不同的應用文體都各有其習慣的做法。
三是語言的運用方面。這是應用文寫作「得體」的主要方面。我們說應用文寫作要得體，主要也就是說其語言的運用要得體。下面就著重談談這一方面的問題。
我們認為，應用文語言要得體，主要是要注意以下幾點：
1.要符合作者在社會關係中的地位。即敘事論理、遣詞造句時要注意一定的身份，要能正確體現出收發雙方之間一定的關係。《文心雕龍·書記》稱「禰衡代書，親疏得宜」。這「親疏得宜」就是指正確體現了收發雙方間一定的關係。如公文中的傳送用語：「上報」、「呈報」用於上行，「印發」、「頒發」用於下行。倘用錯了便不符合作者在社會關係中的特定位置。《文心雕龍》所謂「若夫尊長差序，則肅以節文」不能僅僅視為維護封建等級觀念，從處理事務求得實效而言，這還是有必要的。
2.要注意特定的場合與氛圍，要做到和諧協調。如賀喜時不說喪氣話，嚴肅的場合不說俏皮話等。又如寫請柬，用於商店開張、會議開幕的可以寫「敬請光臨指導」，而用於結婚宴請的則不宜寫「指導」之類字眼。
3.要注意讓對方樂於接受、易於接受。要分別對象，採用對方樂於接受、易於接受的言語。為了使對方樂於接受，有必要了解對方的個性、習慣、情緒、忌諱等等。如對比較幽默風趣的人說點俏皮話還可以;對一貫嚴肅、不苟言笑的人就不要耍噱頭、說俏皮話。有的人很講究忌諱，同這種人說話在這方面就應特別注意。一般人忌諱的話也要儘管少說。有一個儲蓄所的營業員，把「要存定期還是存活期」說成「要死的還是要活的」，結果把前來儲蓄的一個老人氣走了。這就是說話不得體的後果。同一個意思往往可以有不同的說法，其中有的說法人家樂於接受，有的說法則令人感到不堪入耳。這就要求我們在遣詞造句以表情達意時要十分慎重，要儘量做到讓對方樂於接受(在這方面可以說只有一個例外，那就是你是有意要激怒對方)。此外，還要注意適合對方的文化程度、專業水平等，使對方易於理解、易於接受。例如對文化程度不高的人，就宜儘量多用平易通俗的詞語，而不要使用古奧的詞語;對不熟悉某一專業的人，就不宜過多的使用該門類的專業術語。否則，「對牛彈琴」，於己於人都毫無益處。
4.語言色彩要符合特定的行文目的及內容性質的要求。如頒布政令的要莊重嚴肅;通報錯誤的要說理嚴正、義正詞嚴;申請要求的要平和委婉;報喜祝捷的要熱烈歡快，等等。《文心雕龍·詔策》里說：「故授官選賢，則義柄重離之輝;優文封策，則氣含風雨之潤;敕戒恆誥，則筆吐星漢之華;治戎燮伐，則聲有洊雷之威;眚災肆赦，則文有春露之滋;明罰敕法，則辭有秋霜之烈，此詔策之大略也。」這說的便是語言色彩與行文目的、內容性質的要求相符合的問題。
5.要符合應用文體的語體要求，體現所用語體的個性。應用文主要使用事務語體，而事務語體最大的特點是「平實」，即通俗易懂，質樸實在。這就要求我們在寫作中堅持「辭達而已矣」的古訓，要堅決反對堆砌詞藻、生造詞語、半文不白、古奧難懂、追求含蓄而流於晦澀、肆意誇大其辭、說空話廢話等等現象。平實，是對應用文語言的總的要求。在這個總的要求下，不同的應用文體對語言的運用還有其具體的要求。如公文，其語言除了平實這一點以外，就還要求簡明、莊重。因此在寫作應用文時，語言的運用要注意符合不同文體的要求，也就是要體現出所用語體的個性。寫作應用文，說什麼、不說什麼、怎樣說、何時說等等，都要認真考慮。語言得體將有利於處理事務、溝通關係，達到預期的效果。而是否有利於處理事務、溝通關係，達到預期的效果，也是衡量語言運用是否得體的一把尺子。以上著重從四個方面來提出應用文寫作的基本要求——主旨要明確、內容要素要完備、行文要合式、語言要得體，可以說這是基本上符合應用文實用性、程式性這兩大特點的客觀要求的。
它強調處理事務、溝通關係方面的直接的實用價值，因而在寫作上有其特定的要求。
應用文寫作的基本要求，可以概括為「明確、完備、合式、得體」八個字。
一、明確，是說行文的主旨要明確。「主」是基本、中心;「旨」是主張、宗旨。應用文的主旨，就是一篇應用文在提出問題、分析問題、解決問題的過程中所表達出來的基本內容與中心觀點，是作者具體的行文目的的體現。
寫一篇應用文，不但自己要明確行文的目的與中心，明確為什麼要寫這一篇應用文，主要反映什麼內容;而且要讓讀者能迅捷而準確地明了你行文的意圖，了解你的觀點、要求，了解你提出的主要問題，了解該文所涉及的事務與關係。不能讓讀者在讀了你的來文後仍不明不白，無法了解問題的主次輕重，甚至對發文者的意圖、觀點產生誤解。
例如某校團委為組織登山比賽活動向黨委申請活動經費所寫的一份《關於組織登山比賽活動的請示》，文中詳細地說明了組織該項活動的目的、比賽的時間、地點、活動的具體內容、經費開支情況等，卻沒有明確提出「請予撥款」的要求，加上標題又沒有明確反映出申請經費的意思，這就使收文者看不出發文者是在申請經費、要求撥款，而理解為發文者已有這筆經費，只是行文請求黨委批准他們使用這筆經費組織一次登山比賽活動。
像這樣的應用文，其主旨就是不明確的。行文要實現主旨明確，首先要求作者對發文的目的、意圖有清醒的認識;其次要求作者對行文的中心、，內容的基本方面、問題的主次輕重做到心中有數;再次，要求作者在行文時還要做到「立主腦，去枝蔓」，在確定主旨、中心以後，應緊緊圍繞中心、主旨來選擇有關的材料，組織有關的內容。
二、完備，是說內容要素要齊全。所謂內容要素，指的是一篇應用文在處理事務、溝通關係上必不可少的內容因素。應用文寫作總是直接地與具體的事務相聯繫的，旨在解決工作、學習或生活中的某些具體問題，最講究現實的效益。內容要素完備這一要求，正是應用文實用性這一特點所決定的。看一篇應用文的內容要素是否齊全完備，關鍵就看其能否滿足處理事務、溝通關係的實際需要。
一篇應用文之所以缺乏實用價值，一個很主要的原因就是內容要素不完備。例如，某單位向當地石油公司請求增撥石油，理由講了不少，可到底要求增撥多少石油卻隻字未提，以致石油公司無法作出答覆與安排。內容要素不完備，有時還會造成主旨不明，從而影響應用文的實用價值。如上面談到的那份「請示」，就是由於缺少了「請予撥款」這一項內容以致收文者對發文者的發文意圖作了別解，使該請示失去了實用價值。不同的應用文體有其不同的內容要素。
例如，計劃，其內容要素是制定計劃的「目的」、「依據」(這兩點雖不一定要見諸書面，卻是制定計劃時不可不加考慮的內容)、「任務要求」、「方法措施」、「進程與時序」;而經驗總結的內容要素則為「總的工作成績」、具體的「做法」、「效果」及「經驗、體會」等;經濟合同則有「標的」、「數量與質量」、「價款或酬金」、「履行的期限、地點和方式」、「違約責任」等主要條款。即使是同一文體的應用文，因其處理的具體事務不同、寫作目的不同等原因，其內容要素也會有所不同。
就拿經濟合同來說，其主要條款，除上述五條外，「法律規定的或按合同性質必須具備的條款，以及當事人一方要求必須規定的條款，也是經濟合同的主要條款」(見《中華人民共和國經濟合同法》第二章第十二條)。可見用於不同事務的經濟合同會有不同的條款，甚至因當事人不同，同類合同也會有不同的條款。這些不同的條款，也就是不同的經濟合同各自應具備的內容要素。再拿調查報告來說。即使是反映同一調查對象的調查報告，因報告的目的不同，其內容要素也會有所不同。
例如《上海市街道集體企事業的調查》(載1979年2月8日《文匯報》)。其旨在幫助上海市街道集體企事業排除障礙、健康發展，因此報告的重點就放在這兩個方面：
一是上海市街道集體企事業的作用和貢獻;
二是上海市街道集體企事業在繼續發展方面存在的障礙。前者寫出了該調查對象繼續發展的必要性，後者則寫出如何扶持其發展。沒有前者，看不出調查對象有無繼續發展的必要，這就很難激發有關部門對幫助其發展的興趣和積極性;無後者則看不出該對象在繼續發展上還存在哪些障礙，有關部門就難以有的放矢地去解決問題以保證其健康發展。可見這兩點都是這篇調查報告的內容要素，缺一不可。
假如這篇調查報告的目的是為了給其他城市的同類企業樹立樣板以指導它們多作貢獻、健康發展，那麼該調查報告就應著重反映上海市街道集體企事業如何開展工作、取得成績，如何健康發展等方面，從而使該調查對象工作上的成績、做法、效果、經驗、體會等項成為這篇調查報告的內容要素。
因此我們寫作應用文，一定要從實際出發，考慮該篇應用文有何非寫不可、必不可少的內容，努力做到內容要素齊全完備。
三、合式，是要求符合所用應用文體的程式性要求。程式性是應用文的又一大特點，它主表表現為具有一定的慣用格式。這一點，法定的行政公文與電報表現得極為突出。
拿公文來說，標題、發文字號、主送及抄送抄報機關名稱、正文、附件標註、發文時間、秘密等級、緩急程度等項的寫法及其書寫位置等都有特定的要求，甚至連文字的書寫排印、用紙的規格及裝訂等都有嚴格的規定。有些應用文雖無明確規定其書面格式、書寫體例，但一般都有其較常用的結構形式。如調查報告，其寫法雖比較靈活，無固定的書寫格式，但在寫作中卻常常採用「三部式」的結構方式：前言部分概述有關的基本情況(反映基本情況的調查報告多寫關於調查活動方面的基本情況，如調查的時間、地點、範圍方式、基本過程;調查的對象、目的、項目、總的調查結論等。
總結典型經驗的調查報告則著重寫關於調查對象方面的基本情況，如調查對象的歷史、現狀、組織結構、基本的工作及成績、總的經驗體會等);主文部分則根據報告的目的寫出調查中形成的有關觀點及說明這些觀點的具體的調查材料;結語部分則對主文部分作必要的概括、總結或補充。
就一般的文章寫作而言，格式大致包括以下三個方面的內容(或者說主要反映在三個方面)：一是行款格式，主要指文字的書寫排印的規定;標點符號的書寫規定;標題、署名等位置的規定等等。二是內容表達的書面形式，如分條列項式、篇段合一式、分部切塊式、表格式等等。三是正文的組織結構方式，包括行文順序、開頭結尾的安排等等。再具體到應用文的格式來說，則還有一個重要的方面，即「結構要素」方面。所胃結構要素，指的是構成一種應用文體的各個部分和項目(它不同於內容要素。內容要素是就正文部分的內容來說的，而結構要素則是對於全文的結構來說的。
相對於內容要素來說，結構要素具有一定的直觀性與外部性。一篇應用文的內容要素是否完備，往往一眼看不出來，必須結合處理事務的現實需要，深入到文章的內部，通過對正文的內容作認真分析後才能了解。而一篇應用文的結構要素是否完備，則一般可以從文章的外部形式上把握，往往可以一目了然)。
應用文的結構要素，可以分為「一般結構要素」與「特殊結構要素」兩類。「一般結構要素」指的是一種應用文體中的所有篇章都必須具備的。例如公文中的「標題」、「發文字號」、「主送機關名稱」、「正文」、「印章」、「發文時間」等等，這是每一篇公文都要具備的部分。至於「特殊結構要素」則不是一種應用文體中的所有篇章都必須具備的，而只是其中某些或某一篇章為了滿足某種特殊的需要所特別具備的。仍以公文為例，除了上述那些「一般結構要素」外，秘密公文要標明秘密等級;緊急公文要標明緩急程度;有附件的公文要在正文之後註明附件名稱與順序;上報國務院的公文應註明簽發人;會議通過的文件要在標題之下、正文之前註明會議名稱與通過日期。這秘密等級、緩急程度、附件標註、簽發人姓名、會議名稱與通過日期等等，便是公文的「特殊結構要素」。應用文的結構要素，有如一部機器的零部件。少了一個零部件往往會影響機器的組裝與正常運轉。
一篇應用文的結構要素殘缺不全，也會影響到結構的完整，影響到應用文正常的處理，會損害其現實效用。可以說，結構要素乃是應用文格式的主要方面。對應用文的「一定的慣用格式」，應著重從上述這幾個方面去了解把握，以便使自己寫出的用文達到「合式」的要求。應用文的程式性也是由應用文的實用性所決定的。應用文作為信息的載體，其程式性掌握利用得好，有利於迅捷、準確地傳遞、接收與處理信息，有利於穩妥、及時地處理事務、溝通關係。否則容易影響接收者對信息的處理、貯存，甚至貽誤大事。
例如一大學生去信國外，因不懂該國書寫信封的習慣、體例，照我們的習慣去寫，結果信給退了回來。因此，我們不能把應用文的程式性理解為純屬形式主義的東西、而無視應用文寫作「合式」的要求。
四、得體。所謂得體，就是得當、恰當。得體對於應用文來說顯得十分重要，因其往往直接影響到應用文處理事務、溝通關係的現實效益。得體的要求是多方面的。就應用文寫作而言，主要反映在三個方面：
一是文體的選用方面。不同的應用文體有不同的功用，反映了不同的行文目的和要求，有的還反映了收發雙方之間不同的身份關係。這就有一個使用文體是否得當的問題。例如向非上下隸屬關係的有關部門請求批准，就應用「函」而不能用「請示」，否則便是「搞錯對象」，很不得體。又如向上級彙報工作、反映情況、提出建議就應用「報告」而不是「請示」。又如辦學招生可用「啟事」、「廣告」而不宜用「通告」。
二是行文方面。這裡主要指表達方式的運用與篇章結構的安排。前者指的是要根據文體的特點來正確運用表達方式。例如「會議通知」，具有告知性、規定性。就表達方式而言，主要是運用敘述、說明，而不用或少用抒情、描寫。後者指的是篇章結構應適應文體的特點與要求。就拿開頭來說，應用文旨在應用，要求「易見事」，其開頭一般應開門見山、開宗明義，而不宜搞「曲徑通幽」、「烘雲托月」之類。其他如層次、段落的安排，結尾的處理等方面，不同的應用文體都各有其習慣的做法。
三是語言的運用方面。這是應用文寫作「得體」的主要方面。我們說應用文寫作要得體，主要也就是說其語言的運用要得體。下面就著重談談這一方面的問題。
我們認為，應用文語言要得體，主要是要注意以下幾點：
1.要符合作者在社會關係中的地位。即敘事論理、遣詞造句時要注意一定的身份，要能正確體現出收發雙方之間一定的關係。《文心雕龍·書記》稱「禰衡代書，親疏得宜」。這「親疏得宜」就是指正確體現了收發雙方間一定的關係。如公文中的傳送用語：「上報」、「呈報」用於上行，「印發」、「頒發」用於下行。倘用錯了便不符合作者在社會關係中的特定位置。《文心雕龍》所謂「若夫尊長差序，則肅以節文」不能僅僅視為維護封建等級觀念，從處理事務求得實效而言，這還是有必要的。
2.要注意特定的場合與氛圍，要做到和諧協調。如賀喜時不說喪氣話，嚴肅的場合不說俏皮話等。又如寫請柬，用於商店開張、會議開幕的可以寫「敬請光臨指導」，而用於結婚宴請的則不宜寫「指導」之類字眼。
3.要注意讓對方樂於接受、易於接受。要分別對象，採用對方樂於接受、易於接受的言語。為了使對方樂於接受，有必要了解對方的個性、習慣、情緒、忌諱等等。如對比較幽默風趣的人說點俏皮話還可以;對一貫嚴肅、不苟言笑的人就不要耍噱頭、說俏皮話。有的人很講究忌諱，同這種人說話在這方面就應特別注意。一般人忌諱的話也要儘管少說。有一個儲蓄所的營業員，把「要存定期還是存活期」說成「要死的還是要活的」，結果把前來儲蓄的一個老人氣走了。這就是說話不得體的後果。同一個意思往往可以有不同的說法，其中有的說法人家樂於接受，有的說法則令人感到不堪入耳。這就要求我們在遣詞造句以表情達意時要十分慎重，要儘量做到讓對方樂於接受(在這方面可以說只有一個例外，那就是你是有意要激怒對方)。此外，還要注意適合對方的文化程度、專業水平等，使對方易於理解、易於接受。例如對文化程度不高的人，就宜儘量多用平易通俗的詞語，而不要使用古奧的詞語;對不熟悉某一專業的人，就不宜過多的使用該門類的專業術語。否則，「對牛彈琴」，於己於人都毫無益處。
4.語言色彩要符合特定的行文目的及內容性質的要求。如頒布政令的要莊重嚴肅;通報錯誤的要說理嚴正、義正詞嚴;申請要求的要平和委婉;報喜祝捷的要熱烈歡快，等等。《文心雕龍·詔策》里說：「故授官選賢，則義柄重離之輝;優文封策，則氣含風雨之潤;敕戒恆誥，則筆吐星漢之華;治戎燮伐，則聲有洊雷之威;眚災肆赦，則文有春露之滋;明罰敕法，則辭有秋霜之烈，此詔策之大略也。」這說的便是語言色彩與行文目的、內容性質的要求相符合的問題。
5.要符合應用文體的語體要求，體現所用語體的個性。應用文主要使用事務語體，而事務語體最大的特點是「平實」，即通俗易懂，質樸實在。這就要求我們在寫作中堅持「辭達而已矣」的古訓，要堅決反對堆砌詞藻、生造詞語、半文不白、古奧難懂、追求含蓄而流於晦澀、肆意誇大其辭、說空話廢話等等現象。平實，是對應用文語言的總的要求。在這個總的要求下，不同的應用文體對語言的運用還有其具體的要求。如公文，其語言除了平實這一點以外，就還要求簡明、莊重。因此在寫作應用文時，語言的運用要注意符合不同文體的要求，也就是要體現出所用語體的個性。寫作應用文，說什麼、不說什麼、怎樣說、何時說等等，都要認真考慮。語言得體將有利於處理事務、溝通關係，達到預期的效果。而是否有利於處理事務、溝通關係，達到預期的效果，也是衡量語言運用是否得體的一把尺子。以上著重從四個方面來提出應用文寫作的基本要求——主旨要明確、內容要素要完備、行文要合式、語言要得體，可以說這是基本上符合應用文實用性、程式性這兩大特點的客觀要求的。
收藏