企業秘書代勞的調查研究
摘要:秘書有一個通用的非官方定義:為領導工作服務的辦公室人員,是領導的參謀和助手。不過,這個定義已經跟不上時代的發展,從實際情況來講,當今秘書的職責已經超出了單純為工作服務的範圍,悄悄延伸到生活的各個方面。幫老闆安排午飯、泡茶沖咖啡、買煙買飲料……幾乎所有白領都默認了秘書這個職業的延伸職責,並且大部分人認為理所當然。此次我會就這一現象對部分企業秘書進行問卷調查,研究該現象存在的狀況,進而分析具體產生這一現象的原因和最後導致的後果,以及提出如何改變這一現象的策略。
關鍵詞:企業秘書 代勞 調查研究
0 引言
對於秘書代勞的現象,黃越(2000)將其歸為三類:代筆、代杯、代辦,具體而言即由秘書代為寫講話、報告、文章甚至日常工作中的批示或意見,由秘書代其應付各種各樣的公款宴席、由秘書代為處理各種私事。
那麼什麼原因導致秘書不得不代辦領導的私人事務呢?有學者認為一種是由於秘書工作的輔助性造成的。由於秘書人員是直接為領導者服務的工作人員;與其他組織成員和機構相比,秘書人員和秘書部門的從屬性最為明顯,依附性也更為明顯。秘書工作對於領導工作的從屬性和服務性,導致秘書認為應該為上司服務,使得上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香,2004)。秘書的職能集中體現的方面是直接協助領導管理,處理其力所能及的具體事務,減輕、解除領導的事務負擔,保證其集中主要精力進行決策,掌握全局(舒玉坤,1998)。有學者認為目前秘書行業的非職業化導致了秘書代辦上司私事現象的產生。由於在中國,秘書職業沒有完全職業化,秘書工作的職責界定不清、對其工作水平和專業能力的要求不夠明確、秘書來源和其行為也不不夠規範,因此秘書為上司代勞私事的現象也屢有發生(沈蕾、張虹,1998)。還有學者從秘書的角色談秘書代勞的事情。領導的許多不為人知的事情秘書可能知道,而且還可能是領導的知心人,好多領導不便於出面的私事,就可能由秘書代勞(李秘書,2003)。季偉(1994)認為由於秘書角色的服務性、多面性、創造性造成了秘書角色的差距,這種差距使得秘書無法充當其應該充當的角色,導致秘書做了一些不屬於其本職工作的事務。另外,還有學者認為一些辦公室的新人希望能給上司留下好印象,往往會犯一個毛病就是熱情過頭,太愛表現自己。把上司的所有瑣事都統統攬到自己身上,甚至包括一些個人的私事。而長久一來,一些上司就習慣性地將這些事劃為秘書的工作範圍以內(陳國強,2007)。
此次我會就這一現象對部分企業秘書進行問卷調查,研究該現象存在的狀況,進而分析具體產生這一現象的原因和最後導致的後果,以及提出如何改變這一現象的策略。
1 調查概況
主要調查對象為南京、無錫兩地在職秘書或曾經有過秘書工作經歷的人員。在被調查的40人中,女性有24人,占總人數的60%,男性有16人,占總人數的40%。調查研究採用問卷的方式,分別在現象存在的狀況和被調查人員的態度兩個方面提出了11個客觀或主觀的問題,通過表格進行分析比較。
2 調查結果
2.1 對代筆的看法及發生情況。
代筆是秘書代勞現象中較為常見一項,具體而言就是由秘書代為寫講話、報告、文章甚至日常工作中的批示或意見。調查顯示有28位秘書人員認為幫領導代寫稿件屬於工作事務範疇,占總數的70%,7位秘書覺得無法確定,占了17.5%,僅2位秘書認為為領導代筆是不屬於自己工作範疇的,占全部的5%。
據統計,在現實的秘書工作中代寫稿件也是普遍發生的現象。對於在現實的秘書工作中是否有秘書代領導寫過稿件的調查發現,有22位認為普遍有代領導寫稿件的現象,占了總人數的55%,有13人認為經常有,占了總數的32.5%,還有4人認為是一般,占10.0%,1人認為較少有,占2.5%,認為幾乎沒有的人數為零。可見,不管是次數的多還是少,秘書代替領導寫稿件的現象是存在的。
2.2 對代杯的看法及發生情況。
代杯也是秘書代勞現象的其中一類。主要針對的可能是男性秘書人員,在一些公款宴席上,領導可能會請由秘書代其應付各種各樣的交際活動。調查顯示,認為代領導應付交際屬於秘書工作範疇的有11人,占總數的27.5%,認為概念模糊,無法確定的有25人,占總數的37.5%,覺得代勞交際應酬是不正確的有14人,占了35%。
根據調查結果看來,認為現實的秘書工作中有秘書代領導應付交際,如喝酒等現象的還是大多數,共有28人,占了總數的70%,而認為一般和較少的有12人,占了30%,同代筆現象一樣,所有人都認為這現象是存在的。
2.3 對代辦私事 的看法及發生情況。
代辦理私人事務即是代辦現象。在這一點上,被調查的多數人認為這是不正確的,有22人,占總數的55%,認為無法確定的有13人,占了32.5%,覺得代辦也包括在秘書工作範疇內的有5人,占了12.5%。看來與代辦相比,秘書們更接受代杯與代筆。
雖然多數秘書認為代領導處理私人事務不屬於自己的工作範疇,但是仍有多數秘書人員代領導辦過私人事務。有21人占了總數的52.5%,一般和較少的有18人占45%,有1人是幾乎沒有代勞過類似事務。
2.4 對代辦非工作事項的看法及發生情況。
對於領導交代下來的工作,倘若不屬於自己的工作範圍,有12人會全部照辦,占總數的30%,6人是有時間就辦,占了15%,21人則是根據內容選擇性地辦,這類是大多數,占了總數的52.5%,1人會婉言拒絕。多數人還是會出於各自的原因代領導完成交辦的私事。
調查是否曾經幫領導或上司處理過不屬於你工作範圍的事務。完全沒有做過工作範圍以外工作的秘書人員
摘要:秘書有一個通用的非官方定義:為領導工作服務的辦公室人員,是領導的參謀和助手。不過,這個定義已經跟不上時代的發展,從實際情況來講,當今秘書的職責已經超出了單純為工作服務的範圍,悄悄延伸到生活的各個方面。幫老闆安排午飯、泡茶沖咖啡、買煙買飲料……幾乎所有白領都默認了秘書這個職業的延伸職責,並且大部分人認為理所當然。此次我會就這一現象對部分企業秘書進行問卷調查,研究該現象存在的狀況,進而分析具體產生這一現象的原因和最後導致的後果,以及提出如何改變這一現象的策略。
關鍵詞:企業秘書 代勞 調查研究
0 引言
對於秘書代勞的現象,黃越(2000)將其歸為三類:代筆、代杯、代辦,具體而言即由秘書代為寫講話、報告、文章甚至日常工作中的批示或意見,由秘書代其應付各種各樣的公款宴席、由秘書代為處理各種私事。
那麼什麼原因導致秘書不得不代辦領導的私人事務呢?有學者認為一種是由於秘書工作的輔助性造成的。由於秘書人員是直接為領導者服務的工作人員;與其他組織成員和機構相比,秘書人員和秘書部門的從屬性最為明顯,依附性也更為明顯。秘書工作對於領導工作的從屬性和服務性,導致秘書認為應該為上司服務,使得上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香,2004)。秘書的職能集中體現的方面是直接協助領導管理,處理其力所能及的具體事務,減輕、解除領導的事務負擔,保證其集中主要精力進行決策,掌握全局(舒玉坤,1998)。有學者認為目前秘書行業的非職業化導致了秘書代辦上司私事現象的產生。由於在中國,秘書職業沒有完全職業化,秘書工作的職責界定不清、對其工作水平和專業能力的要求不夠明確、秘書來源和其行為也不不夠規範,因此秘書為上司代勞私事的現象也屢有發生(沈蕾、張虹,1998)。還有學者從秘書的角色談秘書代勞的事情。領導的許多不為人知的事情秘書可能知道,而且還可能是領導的知心人,好多領導不便於出面的私事,就可能由秘書代勞(李秘書,2003)。季偉(1994)認為由於秘書角色的服務性、多面性、創造性造成了秘書角色的差距,這種差距使得秘書無法充當其應該充當的角色,導致秘書做了一些不屬於其本職工作的事務。另外,還有學者認為一些辦公室的新人希望能給上司留下好印象,往往會犯一個毛病就是熱情過頭,太愛表現自己。把上司的所有瑣事都統統攬到自己身上,甚至包括一些個人的私事。而長久一來,一些上司就習慣性地將這些事劃為秘書的工作範圍以內(陳國強,2007)。
此次我會就這一現象對部分企業秘書進行問卷調查,研究該現象存在的狀況,進而分析具體產生這一現象的原因和最後導致的後果,以及提出如何改變這一現象的策略。
1 調查概況
主要調查對象為南京、無錫兩地在職秘書或曾經有過秘書工作經歷的人員。在被調查的40人中,女性有24人,占總人數的60%,男性有16人,占總人數的40%。調查研究採用問卷的方式,分別在現象存在的狀況和被調查人員的態度兩個方面提出了11個客觀或主觀的問題,通過表格進行分析比較。
2 調查結果
2.1 對代筆的看法及發生情況。
代筆是秘書代勞現象中較為常見一項,具體而言就是由秘書代為寫講話、報告、文章甚至日常工作中的批示或意見。調查顯示有28位秘書人員認為幫領導代寫稿件屬於工作事務範疇,占總數的70%,7位秘書覺得無法確定,占了17.5%,僅2位秘書認為為領導代筆是不屬於自己工作範疇的,占全部的5%。
據統計,在現實的秘書工作中代寫稿件也是普遍發生的現象。對於在現實的秘書工作中是否有秘書代領導寫過稿件的調查發現,有22位認為普遍有代領導寫稿件的現象,占了總人數的55%,有13人認為經常有,占了總數的32.5%,還有4人認為是一般,占10.0%,1人認為較少有,占2.5%,認為幾乎沒有的人數為零。可見,不管是次數的多還是少,秘書代替領導寫稿件的現象是存在的。
2.2 對代杯的看法及發生情況。
代杯也是秘書代勞現象的其中一類。主要針對的可能是男性秘書人員,在一些公款宴席上,領導可能會請由秘書代其應付各種各樣的交際活動。調查顯示,認為代領導應付交際屬於秘書工作範疇的有11人,占總數的27.5%,認為概念模糊,無法確定的有25人,占總數的37.5%,覺得代勞交際應酬是不正確的有14人,占了35%。
根據調查結果看來,認為現實的秘書工作中有秘書代領導應付交際,如喝酒等現象的還是大多數,共有28人,占了總數的70%,而認為一般和較少的有12人,占了30%,同代筆現象一樣,所有人都認為這現象是存在的。
2.3 對代辦私事 的看法及發生情況。
代辦理私人事務即是代辦現象。在這一點上,被調查的多數人認為這是不正確的,有22人,占總數的55%,認為無法確定的有13人,占了32.5%,覺得代辦也包括在秘書工作範疇內的有5人,占了12.5%。看來與代辦相比,秘書們更接受代杯與代筆。
雖然多數秘書認為代領導處理私人事務不屬於自己的工作範疇,但是仍有多數秘書人員代領導辦過私人事務。有21人占了總數的52.5%,一般和較少的有18人占45%,有1人是幾乎沒有代勞過類似事務。
2.4 對代辦非工作事項的看法及發生情況。
對於領導交代下來的工作,倘若不屬於自己的工作範圍,有12人會全部照辦,占總數的30%,6人是有時間就辦,占了15%,21人則是根據內容選擇性地辦,這類是大多數,占了總數的52.5%,1人會婉言拒絕。多數人還是會出於各自的原因代領導完成交辦的私事。
調查是否曾經幫領導或上司處理過不屬於你工作範圍的事務。完全沒有做過工作範圍以外工作的秘書人員
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