摘 要：企業技改工程檔案是企業技改工程建設過程和建設成果的真實反映，它對於加強技改工程質量控制，以及工程日後維修、改建、擴建等具有重要作用。本文主要闡述了技改中檔案不夠完整規範的原因，以及確保技改檔案歸檔完整規範所採取的具體措施。
關鍵詞：檔案管理 企業檔案管理 技改檔案
隨著我國社會主義市場體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，面對市場競爭愈加激烈的嚴峻形勢，很多企業的老廠區及老生產線已完全適應不了企業發展的需要。鑒於企業的客觀狀況和城市規劃的要求，很多企業實施了易地技術改造工程。龍岩煙草工業有限責任公司（前稱龍岩捲菸廠）的易地技術改造於2000年7月7日正式開工，2002年10月4日全面投入試生產，2003年6月30日全面竣工。工程總投資達8.5億元，占地209畝，總建築面積124567平方米；主要設備集自動化、信息化、智能化和環保型為一體，彙集了美、英、德、法、意、芬、日等國捲菸工業的最新科技。2007年，為了適應行業推進以市場為取向改革的新形勢，加強創新研究，突出「七匹狼」品牌風格特徵，企業又著手進行了精品「七匹狼」車間技術改造項目，進一步提升「七匹狼」品位，增強企業核心競爭力。易地技術改造工程是我廠建廠史上的跨世紀工程，它投資大、科技含量高、建設工期長、工種多，形成的檔案資料多種多樣。如何保證技改中檔案的完整規範，是一個值得我們探討的問題。
一、技改中檔案不夠完整規範的原因
1、前期檔案的缺失
前期檔案主要包括項目建議書及其報批文件，可行性研究報告及其評估、報批文件，項目評估、論證文件，項目選址意見書及其報批文件，設計任務書、計劃任務書及其報批文件等，它涉及的單位、部門多，各單位、部門之間相互交叉，管理層次多，按有關程序辦理的文件材料也多，一份文件從編寫到傳簽再到行文簽發需要的時間較長，工程管理人員若沒有做到隨時隨地搜集、積累已形成的文件材料，沒有做到及時催還被借閱的文件，就必然使得前期依據性文件產生丟失、遺漏或損壞。
2、施工檔案的缺失
建設工程施工檔案主要包括了開工報告、工程技術交流、工程圖紙會審紀要、設計變更材料、施工組織設計、施工操作規程和標準，原材料及構件的出產證明及檢測報告、各種施工測量、試驗、驗收、檢查、評定報告、記錄、施工技術總結、交工驗收記錄、竣工驗收報告等。這一階段所涉及的施工單位多且資質參差不齊，總承包單位又把各子單位項目層層分包。有的施工單位對檔案工作不夠重視，往往只重視工程進度和效益，忽視平時檔案的形成積累，如在施工過程中一些小規模的變更，沒有及時修改到施工圖中，導致設計變更單的缺失，所有這些都是引起施工檔案缺失的原因。
3、設備技術檔案的缺失
工程技改中設備技術檔案是技改檔案中不可缺少的一個大項，技改項目中引進大量國內外新技術、新設備。設備檔案包括有關工程設備採購項目中所有的購置文件材料、產品合格證、說明書、維修書、隨機圖紙以及在安裝、調試、使用、維護、改造過程中形成的設備檔案。許多大型設備和它的技術資料不是同步到貨，使得設備資料驗收滯後造成丟失。另外，設備技術資料在用於安裝調試過程中也容易丟失、損壞，而在安裝調試時形成的資料因沒有及時搜集也易丟失。
4、竣工檔案的不完整規範
工程竣工檔案主要包括項目竣工驗收報告、工程設計、施工、監理總結、項目環保、消防、檔案等單項驗收、審批材料，工程審計報告、結算書及各種竣工圖等。技改工程規模大、項目多、施工單位雜，總承包單位沒有及時催交，各專業之間的相互銜接不夠而導致一些項目的檔案無人編制，如設計變更執行程序不規範，造成圖物不符，竣工圖失實，項目環保、消防、檔案等單項驗收、審批材料在報批、審批、借閱中丟失等。
5、聲像及電子文件檔案的殘缺
工程技改中的聲像及電子文件檔案主要指反映工程建設全過程的照片、錄音帶、錄像帶、電子光碟等。它與紙質檔案一樣，是整個技改工程中直接形成的有保存價值的歷史記錄，具有較強的憑證作用和法律效力。所以在整個技改過程中，需要收集、積累從開工前的原貌、開工時的開工典、基礎施工、主體施工、裝修到竣工各個階段的照片資料和底片，特別是要害部位如隱蔽工程、工程質量事故等方面，更應該隨時拍攝、隨時收集。可一些施工單位往往不重視這方面檔案的要求，以至於造成這這方面檔案的缺失。
二、保證技改檔案完整規範的措施
1、制定完善的管理制度
制定完善的管理制度是指導監督的執法依據。企業應根據《國家重大工程建設項目文件歸檔要求與整理規範》及相關法規標準規定，結合工程項目施工進程所涉及的內容和單位，制定相關單位人員的職責範圍、工作標準及考核措施，嚴格實行「三個納入」，從加強工程管理入手，實施嚴密科學的管理制度。其中,「三個納入」的具體內容為：
（1）將檔案管理納入合同管理。把檔案歸檔納入施工合同中，嚴把合同關，運用法律手段超前控制。例如我廠在同承包單位簽訂施工合同時明確規定了承包單位必須保證工程檔案的完整、準確，工程尾款必須要有檔案部門負責人確認其檔案完整簽字後才能支付。
（2）將檔案管理納入工程計劃管理。在下達工程計劃的同時，下達文件材料收集、積累計劃，將全過程中的每個階段應該形成和積累的文件材料規定下來。分部、分項工程完成之後，應當收集、積累完整、齊全、準確的文件材料，否則，完成計劃不達標。
（3）將檔案管理納入工程技術人員的崗位責任制。使其責任制度化，以加強有關人員的責任感，也便於監督、檢查和管理。
2、組織相關人員參加檔案培訓
企業大型技改工程投資大、工期長、工程量多，所涉及的部門和人員多，許多技術人員的檔案意識不夠強，自覺性、主動性較差，對國家及行業關於工程檔案的相關要求了解不深。召集相關人員參加適當的檔案培訓，提高全員的檔案意識，學習工程檔案的有關標準規範，為項目檔案工作的全面展開打下堅實的基礎。
（1）首先要提高全員的檔案意識，克服對檔案工作「說起來重要，幹起來次要，忙起來不要」的錯誤思想。提高全員的檔案意識，重點在於提高領導幹部的檔案意識。只有領導幹部的檔案意識高了，才能把檔案工作真正落到實處，才能為檔案人員打氣、鼓勁，才能讓檔案人員有更強的自覺性和主動性。
（2）其次要專門彙編檔案管理培訓手冊。檔案管理培訓手冊內容包括易地技改工程檔案管理規定、編制規範、部分國家、行業標準及規範性文件等。
（3）組織相關人員參加培訓或聘請專家講授，使參訓部門和人員進一步理順技改項目檔案管理的工作思路和方式方法。龍岩煙草工業責任有限公司曾多次委派檔案專職人員參加國家檔案局、中國檔案學會、福建省檔案幹部培訓中心舉辦的各種檔案培訓，提升專職檔案員的業務水平。2008年12月，企業檔案部門還專門組織本公司技改基建辦、設備科的兼職檔案員以及施工單位、監理單位的相關人員參加了福建省檔案幹部培訓中心舉辦的關於全省重點建設項目檔案管理培訓，使相關人員對於重點建設項目的檔案管理標準有了進一步的理解和滲透。
關鍵詞：檔案管理 企業檔案管理 技改檔案
隨著我國社會主義市場體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，面對市場競爭愈加激烈的嚴峻形勢，很多企業的老廠區及老生產線已完全適應不了企業發展的需要。鑒於企業的客觀狀況和城市規劃的要求，很多企業實施了易地技術改造工程。龍岩煙草工業有限責任公司（前稱龍岩捲菸廠）的易地技術改造於2000年7月7日正式開工，2002年10月4日全面投入試生產，2003年6月30日全面竣工。工程總投資達8.5億元，占地209畝，總建築面積124567平方米；主要設備集自動化、信息化、智能化和環保型為一體，彙集了美、英、德、法、意、芬、日等國捲菸工業的最新科技。2007年，為了適應行業推進以市場為取向改革的新形勢，加強創新研究，突出「七匹狼」品牌風格特徵，企業又著手進行了精品「七匹狼」車間技術改造項目，進一步提升「七匹狼」品位，增強企業核心競爭力。易地技術改造工程是我廠建廠史上的跨世紀工程，它投資大、科技含量高、建設工期長、工種多，形成的檔案資料多種多樣。如何保證技改中檔案的完整規範，是一個值得我們探討的問題。
一、技改中檔案不夠完整規範的原因
1、前期檔案的缺失
前期檔案主要包括項目建議書及其報批文件，可行性研究報告及其評估、報批文件，項目評估、論證文件，項目選址意見書及其報批文件，設計任務書、計劃任務書及其報批文件等，它涉及的單位、部門多，各單位、部門之間相互交叉，管理層次多，按有關程序辦理的文件材料也多，一份文件從編寫到傳簽再到行文簽發需要的時間較長，工程管理人員若沒有做到隨時隨地搜集、積累已形成的文件材料，沒有做到及時催還被借閱的文件，就必然使得前期依據性文件產生丟失、遺漏或損壞。
2、施工檔案的缺失
建設工程施工檔案主要包括了開工報告、工程技術交流、工程圖紙會審紀要、設計變更材料、施工組織設計、施工操作規程和標準，原材料及構件的出產證明及檢測報告、各種施工測量、試驗、驗收、檢查、評定報告、記錄、施工技術總結、交工驗收記錄、竣工驗收報告等。這一階段所涉及的施工單位多且資質參差不齊，總承包單位又把各子單位項目層層分包。有的施工單位對檔案工作不夠重視，往往只重視工程進度和效益，忽視平時檔案的形成積累，如在施工過程中一些小規模的變更，沒有及時修改到施工圖中，導致設計變更單的缺失，所有這些都是引起施工檔案缺失的原因。
3、設備技術檔案的缺失
工程技改中設備技術檔案是技改檔案中不可缺少的一個大項，技改項目中引進大量國內外新技術、新設備。設備檔案包括有關工程設備採購項目中所有的購置文件材料、產品合格證、說明書、維修書、隨機圖紙以及在安裝、調試、使用、維護、改造過程中形成的設備檔案。許多大型設備和它的技術資料不是同步到貨，使得設備資料驗收滯後造成丟失。另外，設備技術資料在用於安裝調試過程中也容易丟失、損壞，而在安裝調試時形成的資料因沒有及時搜集也易丟失。
4、竣工檔案的不完整規範
工程竣工檔案主要包括項目竣工驗收報告、工程設計、施工、監理總結、項目環保、消防、檔案等單項驗收、審批材料，工程審計報告、結算書及各種竣工圖等。技改工程規模大、項目多、施工單位雜，總承包單位沒有及時催交，各專業之間的相互銜接不夠而導致一些項目的檔案無人編制，如設計變更執行程序不規範，造成圖物不符，竣工圖失實，項目環保、消防、檔案等單項驗收、審批材料在報批、審批、借閱中丟失等。
5、聲像及電子文件檔案的殘缺
工程技改中的聲像及電子文件檔案主要指反映工程建設全過程的照片、錄音帶、錄像帶、電子光碟等。它與紙質檔案一樣，是整個技改工程中直接形成的有保存價值的歷史記錄，具有較強的憑證作用和法律效力。所以在整個技改過程中，需要收集、積累從開工前的原貌、開工時的開工典、基礎施工、主體施工、裝修到竣工各個階段的照片資料和底片，特別是要害部位如隱蔽工程、工程質量事故等方面，更應該隨時拍攝、隨時收集。可一些施工單位往往不重視這方面檔案的要求，以至於造成這這方面檔案的缺失。
二、保證技改檔案完整規範的措施
1、制定完善的管理制度
制定完善的管理制度是指導監督的執法依據。企業應根據《國家重大工程建設項目文件歸檔要求與整理規範》及相關法規標準規定，結合工程項目施工進程所涉及的內容和單位，制定相關單位人員的職責範圍、工作標準及考核措施，嚴格實行「三個納入」，從加強工程管理入手，實施嚴密科學的管理制度。其中,「三個納入」的具體內容為：
（1）將檔案管理納入合同管理。把檔案歸檔納入施工合同中，嚴把合同關，運用法律手段超前控制。例如我廠在同承包單位簽訂施工合同時明確規定了承包單位必須保證工程檔案的完整、準確，工程尾款必須要有檔案部門負責人確認其檔案完整簽字後才能支付。
（2）將檔案管理納入工程計劃管理。在下達工程計劃的同時，下達文件材料收集、積累計劃，將全過程中的每個階段應該形成和積累的文件材料規定下來。分部、分項工程完成之後，應當收集、積累完整、齊全、準確的文件材料，否則，完成計劃不達標。
（3）將檔案管理納入工程技術人員的崗位責任制。使其責任制度化，以加強有關人員的責任感，也便於監督、檢查和管理。
2、組織相關人員參加檔案培訓
企業大型技改工程投資大、工期長、工程量多，所涉及的部門和人員多，許多技術人員的檔案意識不夠強，自覺性、主動性較差，對國家及行業關於工程檔案的相關要求了解不深。召集相關人員參加適當的檔案培訓，提高全員的檔案意識，學習工程檔案的有關標準規範，為項目檔案工作的全面展開打下堅實的基礎。
（1）首先要提高全員的檔案意識，克服對檔案工作「說起來重要，幹起來次要，忙起來不要」的錯誤思想。提高全員的檔案意識，重點在於提高領導幹部的檔案意識。只有領導幹部的檔案意識高了，才能把檔案工作真正落到實處，才能為檔案人員打氣、鼓勁，才能讓檔案人員有更強的自覺性和主動性。
（2）其次要專門彙編檔案管理培訓手冊。檔案管理培訓手冊內容包括易地技改工程檔案管理規定、編制規範、部分國家、行業標準及規範性文件等。
（3）組織相關人員參加培訓或聘請專家講授，使參訓部門和人員進一步理順技改項目檔案管理的工作思路和方式方法。龍岩煙草工業責任有限公司曾多次委派檔案專職人員參加國家檔案局、中國檔案學會、福建省檔案幹部培訓中心舉辦的各種檔案培訓，提升專職檔案員的業務水平。2008年12月，企業檔案部門還專門組織本公司技改基建辦、設備科的兼職檔案員以及施工單位、監理單位的相關人員參加了福建省檔案幹部培訓中心舉辦的關於全省重點建設項目檔案管理培訓，使相關人員對於重點建設項目的檔案管理標準有了進一步的理解和滲透。
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