論文 關鍵詞：公共檔案館 職能 新公共管理 電子 政務 知識管理
論文摘要：本文從新公共管理、電子政務、知識管理角度，論證了公共檔案館的管理服務的基本職能，以及在這三種環境下，公共檔案館基本職能深化的具體內涵
「公共檔案館」這一概念是舶來品在世界范同內．公共檔案館的存在和 發展 已有上百年的 歷史 。1838年英國頒布了《公共檔案法》，成立了公共檔案館(Public Reeord 0ffiee)．即英國的國家級綜合檔案館．負責保管中世紀以來英國中央政府各機關和法院的檔案．這是世界上第一個依法命名的公共檔案館。…公共檔案館的概念由此產生。l8世紀末的法國檔案改革確立了國家檔案館向普通公眾開放的原則．使國家檔案館擺脫了王權的枷鎖．開始具有社會共有的性質在我國．「公共檔案館」相當於各級各類綜合檔案館。《檔案法》第二章第八條規定：「中央和縣級以上地方各級各類檔案館．是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同內的檔案。」國家檔案局頒布的《檔案館工作通則》明確指出：「檔案館是黨和國家的 科學 文化事業機構．是永久保管檔案的基地．是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心」這兩部 法律 法規明確了檔案館的性質與職能。概而言之．檔案館的基本職能是檔案的管理與利用
在我國．對於我國公共檔案館建設等方面的討論和研究開始於2001年[2]同年出版的由馮惠玲、張輯哲教授主編的《檔案學概論》中，我國理論界首次在高校教材中使用了「公共檔案館」的概念理論界對於公共檔案館職能的研究主要集中在檔案館職能的擴展和新時期檔案館角色定位等方面．主要是結合檔案工作的外部環境變化論述公共檔案館的職能定位與拓展問題。下面，筆者將從新公共管理、電子政務、知識管理的背景下分析公共檔案館的職能以及職能深化的具體內涵
l從新公共管理角度來看
自20世紀8O年代以來．隨著 經濟 全球化、技術革新和國際競爭的加劇．傳統的公共行政因其規模龐大、反應遲緩、效率低下、制度僵化受到了質疑，新公共管理由此興起雖然各國學者對新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面卻有共識：1．公共組織服務應以顧客或市場為導向：2．公共組織應廣泛採用授權或分權的方式進行管理：3．公共組織應廣泛採用私營部門成功的管理手段和經驗：4．公共組織應在公共管理中引入競爭機制：5．公共組織應重視提高公共服務的效率、效果和質量。在這種大背景下，就政府機構而言，公共管理、公共服務、公共責任所體現出來的公共性理念成為政府職能轉型的方向從新公共管理角度看．公共檔案館的性質和職能如下：
1．1公共檔案館的性質：負責公共物品檔案的管理並提供服務的非政府公共文化組織
所謂公共組織．從廣義來說，是指不以營利為目的。而是致力於協調社會公共利益關係、服務社會大眾、提高公共利益為宗旨的組織。所謂公共物品，是用來滿足社會共同需要的物品和服務公共物品主要有以下兩個基本特徵：第一，非排他性。排他性是指個人消費被排除在某種物品的消費之外．在公共物品概念下．這種排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共檔案館館藏檔案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正當。人人皆可利用。第二，非競爭性非競爭性是指消費者的增加不引起生產成本的增加．即多一個消費者引起的社會邊際成本為零．或者說．一定量的公共物品按零邊際成本為消費者提供利益或服務公共檔案館館藏檔案的主體是各級政府、社會組織和個人在各類政務活動中形成的原始的信息記錄。政務活動具有公共性．是最重要的公共活動．因此其產生的記錄也具有公共性。即這些檔案屬於公共物品從內容上來看．檔案具有信息和知識屬性．檔案的利用對檔案內容沒有損耗。從載體上來看，檔案的利用會造成一定損耗．但這可忽略不計．況且這種損耗可以通過檔案的數字化來彌補。
公共檔案館屬於非政府組織，所謂非政府組織，即組織本身並不具有行政權力的公共組織與政府組織相比較．非政府組織的最大特點是非強制性和服務性。公共檔案館屬於公共文化事業單位．本身沒有行政權力。其職能通過國家授權才能獲得。我國檔案行政權主要是由各級檔案局行使。因此，公共檔案館的性質從新公共管理的角度可以界定為：負責作為公共物品檔案的管理並提供服務的非政府公共文化組織。
1．2公共檔案館的主要職能：為公眾最大限度提供檔案利用服務
「職能」是「工作職責」、「工作範圍」的濃縮用語。管理與服務是公共檔案館職能的兩個車輪．管理是基礎．服務是根本公共檔案館的檔案服務包括以下兩點基本內涵：
1．2．1公眾為本。新公共理論理念下，公共組織產生和存在的一個重要目的就是提供公共服務．實現公共利益。所謂以公眾為本．就是公共檔案館必須以滿足社會公眾的檔案需求為本這是公共檔案館公共性本質特徵最集中的反映．也是貫穿公共檔案館工作全過程的基本要求這一基本原則有以下規定：社會成員的檔案需求是多元的這就需要公共檔案館以公眾的檔案基本需求為準繩．研究檔案利用 規律 ．並使公眾需要的檔案進入管理範疇．確立檔案工作的管理目標來開展檔案管理工作
1．2．2服務至上。目前．我國處在全面建設社會主義市場經濟時期．市場經濟的核心在於尊重行為主體基本權利尤其是自利權利．通過提供一定的環境或條件．讓行為主體合乎規範的自利行為在實現自身利益的同時增進整個社會利益．因而公共事業管理主體必須順應管理對象的意志和願望來實施職能行為，為他們需求的滿足提供充分的條件。公共檔案館服務的目的也就應由「最大限度地滿足利用者的檔案信息需求」拓展為「實現和維護公民、法人和其他組織的根本利益」
基於此．公共檔案館不但要擴大服務對象．而且要主動服務：主動服務的對象不僅包括政府部門、研究者．也包括普通公民：服務的內容不僅包括提供檔案原件．也包括提供問題分析報告以及建設性解決方案等：服務方式不僅包括實地查閱，也包括遠程查詢、專題服務和諮詢服務等。公共檔案館不僅提供單一的檔案信息服務．還包括提供已公開現行文件在內的政府信息公開
2從電子政務角度來看
在一定程度上．電子政務是信息技術與政務管理的結合。目前，我國的電子政務總體成熟度還比較低為推動公共服務改革．進一步擴大民主，我國制定了加大電子政務建設的戰略決策電子政務的內容非常廣泛．根據國家政府所規劃的項目來看．電子政務主要包括以下幾個方面：1．政府間的電子政務：電子公文系統、電子法規政策系統、電子財政管理系統、電子培訓系統、業績評價系統等；2．政府對 企業 的電子政務：電子採購與招標、電子稅務、電子證照辦理、信息諮詢服務、中小企業電子服務等；3．政府對公民的電子政務： 教育 培訓服務、就業服務、電子醫療服務、社會保險 網絡 服務、公民信息服務、公民電子稅務、電子證件服務等。
由於公共檔案館不屬於政務系統．因此其館藏檔案信息化不屬於電子政務的概念範疇但是公共檔案館是政務系統檔案的保管基地．而電子政務建設是一項系統工程．信息化應是全面的信息化．如果發生聯繫的雙方之間存在數字鴻溝．信息化的建設效果將會大打折扣．因此公共檔案館也要加強信息化建設。究其實質，公共檔案館信息化主要由信息技術革命這一原動力推動
2．1公共檔案館檔案信息化建設不是其工作職能的擴展
公共檔案館信息化是其管理與提供利用服務的應有之義．其本質並沒有變化。變化的只是手段。有人把信息化作為檔案館職能的擴展或創新．這是值得商榷的。公共檔案館的職能是由其性質決定的．應有一定的穩定性。而信息技術的發展是時代性的．新的技術發現與採用可能會使信息技術貶值甚至走向歷史。
2．2公共檔案館要主動做好信息化建設．並為電子政務建設提供支持
公共檔案館信息化建設主要包括自身的信息化建設，以及為配合其他部門而做的信息化相關工作。
2．2．1公共檔案館自身信息化建設內容。主要包括：檔案館辦公自動化系統、館藏檔案數字化、電子文件歸檔和電子 檔案管理、檔案目錄資料庫、多媒體檔案資料庫和專題資料庫以及檔案網站的建設以及數字檔案安全等在信息化建設中一定要重視與檔案數字化相關的標準化工作．特別是增量電子文件的標準。
2．2．2公共檔案館配合電子政務建設應做的支持性工作。在政府間電子政務方面．公共檔案館應該做好兩方面的工作：第一．提前介入電子公文流轉系統的設計．從政務電子文件的歸檔以及長久保存的角度提出合理化建議。第二。提供館藏檔案信息．為政府決策服務
在政府對企業方面．公共檔案館主要應參與其所產生公務檔案的接收．以及向企業提供經濟政策、法律法規方面的檔案．為企業服務
在政府對公民個人方面．公共檔案館主要應參與對公民的教育．為政府對公民的教育．特別是國情、省情、市情教育方面提供原始資料。
在政府對企業、政府對公民兩個方面，公共檔案館所參與的內容都是在傳統環境下公共檔案館的工作內容。考慮到系統性．筆者故在此述及。
論文摘要：本文從新公共管理、電子政務、知識管理角度，論證了公共檔案館的管理服務的基本職能，以及在這三種環境下，公共檔案館基本職能深化的具體內涵
「公共檔案館」這一概念是舶來品在世界范同內．公共檔案館的存在和 發展 已有上百年的 歷史 。1838年英國頒布了《公共檔案法》，成立了公共檔案館(Public Reeord 0ffiee)．即英國的國家級綜合檔案館．負責保管中世紀以來英國中央政府各機關和法院的檔案．這是世界上第一個依法命名的公共檔案館。…公共檔案館的概念由此產生。l8世紀末的法國檔案改革確立了國家檔案館向普通公眾開放的原則．使國家檔案館擺脫了王權的枷鎖．開始具有社會共有的性質在我國．「公共檔案館」相當於各級各類綜合檔案館。《檔案法》第二章第八條規定：「中央和縣級以上地方各級各類檔案館．是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同內的檔案。」國家檔案局頒布的《檔案館工作通則》明確指出：「檔案館是黨和國家的 科學 文化事業機構．是永久保管檔案的基地．是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心」這兩部 法律 法規明確了檔案館的性質與職能。概而言之．檔案館的基本職能是檔案的管理與利用
在我國．對於我國公共檔案館建設等方面的討論和研究開始於2001年[2]同年出版的由馮惠玲、張輯哲教授主編的《檔案學概論》中，我國理論界首次在高校教材中使用了「公共檔案館」的概念理論界對於公共檔案館職能的研究主要集中在檔案館職能的擴展和新時期檔案館角色定位等方面．主要是結合檔案工作的外部環境變化論述公共檔案館的職能定位與拓展問題。下面，筆者將從新公共管理、電子政務、知識管理的背景下分析公共檔案館的職能以及職能深化的具體內涵
l從新公共管理角度來看
自20世紀8O年代以來．隨著 經濟 全球化、技術革新和國際競爭的加劇．傳統的公共行政因其規模龐大、反應遲緩、效率低下、制度僵化受到了質疑，新公共管理由此興起雖然各國學者對新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面卻有共識：1．公共組織服務應以顧客或市場為導向：2．公共組織應廣泛採用授權或分權的方式進行管理：3．公共組織應廣泛採用私營部門成功的管理手段和經驗：4．公共組織應在公共管理中引入競爭機制：5．公共組織應重視提高公共服務的效率、效果和質量。在這種大背景下，就政府機構而言，公共管理、公共服務、公共責任所體現出來的公共性理念成為政府職能轉型的方向從新公共管理角度看．公共檔案館的性質和職能如下：
1．1公共檔案館的性質：負責公共物品檔案的管理並提供服務的非政府公共文化組織
所謂公共組織．從廣義來說，是指不以營利為目的。而是致力於協調社會公共利益關係、服務社會大眾、提高公共利益為宗旨的組織。所謂公共物品，是用來滿足社會共同需要的物品和服務公共物品主要有以下兩個基本特徵：第一，非排他性。排他性是指個人消費被排除在某種物品的消費之外．在公共物品概念下．這種排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共檔案館館藏檔案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正當。人人皆可利用。第二，非競爭性非競爭性是指消費者的增加不引起生產成本的增加．即多一個消費者引起的社會邊際成本為零．或者說．一定量的公共物品按零邊際成本為消費者提供利益或服務公共檔案館館藏檔案的主體是各級政府、社會組織和個人在各類政務活動中形成的原始的信息記錄。政務活動具有公共性．是最重要的公共活動．因此其產生的記錄也具有公共性。即這些檔案屬於公共物品從內容上來看．檔案具有信息和知識屬性．檔案的利用對檔案內容沒有損耗。從載體上來看，檔案的利用會造成一定損耗．但這可忽略不計．況且這種損耗可以通過檔案的數字化來彌補。
公共檔案館屬於非政府組織，所謂非政府組織，即組織本身並不具有行政權力的公共組織與政府組織相比較．非政府組織的最大特點是非強制性和服務性。公共檔案館屬於公共文化事業單位．本身沒有行政權力。其職能通過國家授權才能獲得。我國檔案行政權主要是由各級檔案局行使。因此，公共檔案館的性質從新公共管理的角度可以界定為：負責作為公共物品檔案的管理並提供服務的非政府公共文化組織。
1．2公共檔案館的主要職能：為公眾最大限度提供檔案利用服務
「職能」是「工作職責」、「工作範圍」的濃縮用語。管理與服務是公共檔案館職能的兩個車輪．管理是基礎．服務是根本公共檔案館的檔案服務包括以下兩點基本內涵：
1．2．1公眾為本。新公共理論理念下，公共組織產生和存在的一個重要目的就是提供公共服務．實現公共利益。所謂以公眾為本．就是公共檔案館必須以滿足社會公眾的檔案需求為本這是公共檔案館公共性本質特徵最集中的反映．也是貫穿公共檔案館工作全過程的基本要求這一基本原則有以下規定：社會成員的檔案需求是多元的這就需要公共檔案館以公眾的檔案基本需求為準繩．研究檔案利用 規律 ．並使公眾需要的檔案進入管理範疇．確立檔案工作的管理目標來開展檔案管理工作
1．2．2服務至上。目前．我國處在全面建設社會主義市場經濟時期．市場經濟的核心在於尊重行為主體基本權利尤其是自利權利．通過提供一定的環境或條件．讓行為主體合乎規範的自利行為在實現自身利益的同時增進整個社會利益．因而公共事業管理主體必須順應管理對象的意志和願望來實施職能行為，為他們需求的滿足提供充分的條件。公共檔案館服務的目的也就應由「最大限度地滿足利用者的檔案信息需求」拓展為「實現和維護公民、法人和其他組織的根本利益」
基於此．公共檔案館不但要擴大服務對象．而且要主動服務：主動服務的對象不僅包括政府部門、研究者．也包括普通公民：服務的內容不僅包括提供檔案原件．也包括提供問題分析報告以及建設性解決方案等：服務方式不僅包括實地查閱，也包括遠程查詢、專題服務和諮詢服務等。公共檔案館不僅提供單一的檔案信息服務．還包括提供已公開現行文件在內的政府信息公開
2從電子政務角度來看
在一定程度上．電子政務是信息技術與政務管理的結合。目前，我國的電子政務總體成熟度還比較低為推動公共服務改革．進一步擴大民主，我國制定了加大電子政務建設的戰略決策電子政務的內容非常廣泛．根據國家政府所規劃的項目來看．電子政務主要包括以下幾個方面：1．政府間的電子政務：電子公文系統、電子法規政策系統、電子財政管理系統、電子培訓系統、業績評價系統等；2．政府對 企業 的電子政務：電子採購與招標、電子稅務、電子證照辦理、信息諮詢服務、中小企業電子服務等；3．政府對公民的電子政務： 教育 培訓服務、就業服務、電子醫療服務、社會保險 網絡 服務、公民信息服務、公民電子稅務、電子證件服務等。
由於公共檔案館不屬於政務系統．因此其館藏檔案信息化不屬於電子政務的概念範疇但是公共檔案館是政務系統檔案的保管基地．而電子政務建設是一項系統工程．信息化應是全面的信息化．如果發生聯繫的雙方之間存在數字鴻溝．信息化的建設效果將會大打折扣．因此公共檔案館也要加強信息化建設。究其實質，公共檔案館信息化主要由信息技術革命這一原動力推動
2．1公共檔案館檔案信息化建設不是其工作職能的擴展
公共檔案館信息化是其管理與提供利用服務的應有之義．其本質並沒有變化。變化的只是手段。有人把信息化作為檔案館職能的擴展或創新．這是值得商榷的。公共檔案館的職能是由其性質決定的．應有一定的穩定性。而信息技術的發展是時代性的．新的技術發現與採用可能會使信息技術貶值甚至走向歷史。
2．2公共檔案館要主動做好信息化建設．並為電子政務建設提供支持
公共檔案館信息化建設主要包括自身的信息化建設，以及為配合其他部門而做的信息化相關工作。
2．2．1公共檔案館自身信息化建設內容。主要包括：檔案館辦公自動化系統、館藏檔案數字化、電子文件歸檔和電子 檔案管理、檔案目錄資料庫、多媒體檔案資料庫和專題資料庫以及檔案網站的建設以及數字檔案安全等在信息化建設中一定要重視與檔案數字化相關的標準化工作．特別是增量電子文件的標準。
2．2．2公共檔案館配合電子政務建設應做的支持性工作。在政府間電子政務方面．公共檔案館應該做好兩方面的工作：第一．提前介入電子公文流轉系統的設計．從政務電子文件的歸檔以及長久保存的角度提出合理化建議。第二。提供館藏檔案信息．為政府決策服務
在政府對企業方面．公共檔案館主要應參與其所產生公務檔案的接收．以及向企業提供經濟政策、法律法規方面的檔案．為企業服務
在政府對公民個人方面．公共檔案館主要應參與對公民的教育．為政府對公民的教育．特別是國情、省情、市情教育方面提供原始資料。
在政府對企業、政府對公民兩個方面，公共檔案館所參與的內容都是在傳統環境下公共檔案館的工作內容。考慮到系統性．筆者故在此述及。
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