建築工程檔案資料管理的對象主要包括基建文件、施工資料、監理資料、質量評估文件、驗收文件、設計圖、可行性評估報告、工程收益評估報告等,是建築工程的客觀、永久的原始記錄。建築檔案是工程建設質量的體現。工程檔案貫穿了工程建設的全部過程,是對工程施工全部過程、全方位的記錄,在一定程度上反映了建築工程質量的安全性和可靠性,對建築實體具有質量責任監督作用,當建築工程質量出現問題時,可以從建築工程檔案中查找原因。建築檔案是工程管理的重要組成部分;建築工程管理質量提高的同時建築檔案管理質量也會相應地提高,因此,檔案記錄的及時性與真實性是建築工程管理質量的重要表現,通過提高檔案質量管理對整個建築工程的管理具有良好的促進作用。
1 建築工程檔案管理的信息化建設現狀
1.1 信息化建設程度。信息化作為檔案管理的一種重要手段越來越受到人們的重視,與此同時,國內大中型建築施工企業也都已初步建立了檔案信息化管理系統。然而,由於信息化管理目前還處於初級階段,建築工程檔案大多採取「雙軌制」的管理模式,電子檔案和實體檔案同時存在,也有部分企業管理方式停留在人工管理模式中。
1.2 信息化建設水平。隨著工程項目的日益增長,檔案數量的突飛猛進,檔案管理信息化建設要求也越來越高,針對這一問題,各地檔案管理部門和科研部門也在積極努力,探索新的管理方式。建設部遙感製圖中心依據關係資料庫技術和網絡技術,實現了城建檔案的錄入、整理、瀏覽、檢索、統計、利用以及相應的信息管理等功能。武漢市城市規劃設計研究院以Windows 2000 server網絡作業系統、SQLserver 2000資料庫管理系統為後台支持,以Windows 98/2000/XP作業系統為客戶端平台,實現了從驗收歸檔、錄入編目、編輯修改、查詢檢索、借閱管理、鑑定銷毀到統計列印全過程的計算機化管理。河北工業大學以城建檔案館為核心,以館藏資源為基礎,以計算機技術為載體,建立了現代計算機技術與傳統檔案服務方式相融合的軟體管理平台,實現了城建檔案館新聞公布、項目登記、項目接收、項目催繳、檔案利用、檔案查詢、GIS查詢、檔案統計和檔案列印等功能。此外,天津市房產總公司、中國建築科學研究院、哈爾濱工業大學、河北省應用數學研究所、成都電子科技大學、南京市城市建設檔案館、天津市城市建設檔案館等機構也都先後開發出了檔案管理的信息化工作平台。
1.3 信息化建設總體評價。我國雖然加快了建築工程檔案信息化建設步伐,加大了關注和投資力度,但由於建築工程檔案所需的資料庫較大、檔案來源地不同,信息相對比較分散,目前還很難進行規範、統一的管理,導致目前建築工程檔案信息化建設仍較為緩慢,無法滿足經濟發展和社會建設的需求。《國家檔案事業發展「十二五」規劃》和《企業檔案工作規範》對檔案信息化工作提出了加大基礎設施投入,加快應用系統建設,打造信息共享平台等要求。但是由於企業重視程度、溝通協調、工作人員業務能力等方面的因素,以及缺乏明確的使用群體,使得很多建築施工企業沒有系統的檔案信息化規劃,信息化管理過程中缺乏針對性和目標性,指導性不強,工作人員更多的是依靠工作經驗進行檔案的整理,隨意性大,這也是導致其發展緩慢的主要因素之一。
2 建築工程檔案管理相關行業標準與行動綱領
2007 年,建設部下發了《施工總承包企業特級資質標準》,對施工企業信息化提出了原則性要求,將檔案信息化納入了特級資質申報達標考核,從政府層面對企業檔案信息化提出了要求;2011 年初制定了《國家檔案事業發展「十二五」規劃》,對檔案管理工作指明了方向,提出了奮鬥目標。我國先後制定了《建築工程文件檔案整理規範》(GB/T50328-2001)、《城建檔案業務管理規範》(CJJ/T 158-2011)等行業標準,為建築工程檔案的管理提供了參考規範。這些行業標準與行動綱領對檔案管理的規範化、信息化具有極大的推動作用。為促進建築工程檔案管理的全面、協調可持續發展,建立與國家經濟和社會發展相適應的檔案工作體制與機制,提供了有力的保障。
3 建築工程檔案管理存在問題
3.1 檔案資料的信息化體系不夠完善。我國區域發展差別較大,不同地區檔案信息的管理利用情況各不相同。工程建設項目涉及了不同領域與學科及較多的建設與管理單位,造成了檔案搜集歸檔和檔案信息資源利用等工作存在較大的難度。由於檔案收集與利用脫節、信息繁雜、保管部門沒有統一的保存規範,使得檔案信息流通不暢,無法充分發揮檔案信息資源的潛在價值。當前檔案管理軟體較多,使用範圍也較廣,但是各軟體之間的通用性相對較差,數據的存儲格式和形式各不相同,雖然各軟體均能實現登錄、輸入、查詢、刪除等功能,但系統沒有解決數據交換的問題,無法將不同方面的數據統一到一起進行數據共享。
3.2 檔案資料的使用不夠重視。實際上,很多企業的檔案資料管理現狀並不理想,很多建築企業對檔案管理的重要性缺乏正確的認識,存在著敷衍應付現象,甚至很多企業在檔案管理工作中沒有配備專業檔案資料管理人員,在檔案資料搜集、整理、歸檔等過程中,臨時抽調其他人員兼職管理。在這種情況下難免會造成檔案的丟失、遺漏、不規範等問題的出現。建築檔案是建築過程的真實、系統反映,通過檔案記錄的查詢能夠直接反映建築過程中各個環節的運行情況,當建築出現質量問題後應首先對建築檔案進行分析,從中查找原因。但目前人們對建築檔案的利用效率還較低,很多建築出現質量問題後並沒有對建築檔案進行查找和分析,使建築檔案的保存失去了應有的作用。 3.3 檔案編制不夠規範。建築檔案是建築過程的重要記錄,但是由於人們重視不夠、專業技能欠缺、資料收集倉促等原因,造成工期和檔案資料不同步,很多建築檔案資料收集和編制不規範,缺乏完整性和系統性,無法真實地反映整個建築活動的全部過程,導致檔案保存無法達到預期的目的。
3.4 檔案的示範效果不明顯。每一個建築從設計到施工都凝聚了人們的大量心血,也往往能總結出很多的經驗供後人參考。但在實際過程中,人們往往忽略了建築檔案在同類項目中的參考和示範作用,使建築檔案的功能無法得到充分的發揮。
4 建議
4.1 加強檔案管理的重視程度。檔案資料在質量管理控制、工程後期維護管理等方面有著不可替代的作用,如果缺乏相應的資料就會造成管理者無法作出合理有效的判斷,造成不必要的經濟損失。因此應正確認識檔案管理的重要性和必要性,加強對檔案管理的重視程度,設置專門的資料管理部門,建立切實可行的管理機制,將檔案管理工作落到實處。施工單位必須建立、健全檔案的管理制度和具體措施,保證歸檔資料及圖紙的完整、準確和規範。工程項目管理人員與檔案人員在檔案整理過程中應明確自身的責任,保證歸檔質量。
4.2 檔案管理與施工進程同步進行。檔案資料收集應跟著施工進度同步進行,在施工過程中,尤其是關鍵工序和隱蔽工程施工過程中,必須對資料進行現場搜集,並作好詳細、規範的記錄。竣工驗收時建設單位應對工程建設中形成的文件進行全面的檢查和審核,發現問題應及時進行解決,務必使竣工材料做到真實、完整、及時。
4.3 完善檔案管理的信息化建設。信息化管理是檔案管理工作發展的必然趨勢,信息化管理模式實現了檔案資料的數字化和規範化建設;為提高檔案管理的有效性,增強檔案管理的現代化意識,有必要將建築工程檔案管理與信息化建設進行有機的結合,開發能夠實現數據之間交流和互動的新型信息化管理軟體,積極探索和建設一套科學、完備的信息化管理模式應用到檔案管理工作中。
4.4 重視檔案管理人員的培養。檔案管理人員作為檔案管理的主要執行者和參與者,其業務能力直接影響著檔案管理工作的質量。因此,加大對檔案管理人員的培訓力度,不斷提高檔案管理人員的專業水平和管理觀念,提高認識,認真領會和掌握有關法律法規的內容和相關規定,使檔案管理人員不但有理論、懂技術而且具有新觀念、新認識,從整體上提高檔案管理人員的服務水平,對提高我國建築工程檔案管理水平有重要的意義。
1 建築工程檔案管理的信息化建設現狀
1.1 信息化建設程度。信息化作為檔案管理的一種重要手段越來越受到人們的重視,與此同時,國內大中型建築施工企業也都已初步建立了檔案信息化管理系統。然而,由於信息化管理目前還處於初級階段,建築工程檔案大多採取「雙軌制」的管理模式,電子檔案和實體檔案同時存在,也有部分企業管理方式停留在人工管理模式中。
1.2 信息化建設水平。隨著工程項目的日益增長,檔案數量的突飛猛進,檔案管理信息化建設要求也越來越高,針對這一問題,各地檔案管理部門和科研部門也在積極努力,探索新的管理方式。建設部遙感製圖中心依據關係資料庫技術和網絡技術,實現了城建檔案的錄入、整理、瀏覽、檢索、統計、利用以及相應的信息管理等功能。武漢市城市規劃設計研究院以Windows 2000 server網絡作業系統、SQLserver 2000資料庫管理系統為後台支持,以Windows 98/2000/XP作業系統為客戶端平台,實現了從驗收歸檔、錄入編目、編輯修改、查詢檢索、借閱管理、鑑定銷毀到統計列印全過程的計算機化管理。河北工業大學以城建檔案館為核心,以館藏資源為基礎,以計算機技術為載體,建立了現代計算機技術與傳統檔案服務方式相融合的軟體管理平台,實現了城建檔案館新聞公布、項目登記、項目接收、項目催繳、檔案利用、檔案查詢、GIS查詢、檔案統計和檔案列印等功能。此外,天津市房產總公司、中國建築科學研究院、哈爾濱工業大學、河北省應用數學研究所、成都電子科技大學、南京市城市建設檔案館、天津市城市建設檔案館等機構也都先後開發出了檔案管理的信息化工作平台。
1.3 信息化建設總體評價。我國雖然加快了建築工程檔案信息化建設步伐,加大了關注和投資力度,但由於建築工程檔案所需的資料庫較大、檔案來源地不同,信息相對比較分散,目前還很難進行規範、統一的管理,導致目前建築工程檔案信息化建設仍較為緩慢,無法滿足經濟發展和社會建設的需求。《國家檔案事業發展「十二五」規劃》和《企業檔案工作規範》對檔案信息化工作提出了加大基礎設施投入,加快應用系統建設,打造信息共享平台等要求。但是由於企業重視程度、溝通協調、工作人員業務能力等方面的因素,以及缺乏明確的使用群體,使得很多建築施工企業沒有系統的檔案信息化規劃,信息化管理過程中缺乏針對性和目標性,指導性不強,工作人員更多的是依靠工作經驗進行檔案的整理,隨意性大,這也是導致其發展緩慢的主要因素之一。
2 建築工程檔案管理相關行業標準與行動綱領
2007 年,建設部下發了《施工總承包企業特級資質標準》,對施工企業信息化提出了原則性要求,將檔案信息化納入了特級資質申報達標考核,從政府層面對企業檔案信息化提出了要求;2011 年初制定了《國家檔案事業發展「十二五」規劃》,對檔案管理工作指明了方向,提出了奮鬥目標。我國先後制定了《建築工程文件檔案整理規範》(GB/T50328-2001)、《城建檔案業務管理規範》(CJJ/T 158-2011)等行業標準,為建築工程檔案的管理提供了參考規範。這些行業標準與行動綱領對檔案管理的規範化、信息化具有極大的推動作用。為促進建築工程檔案管理的全面、協調可持續發展,建立與國家經濟和社會發展相適應的檔案工作體制與機制,提供了有力的保障。
3 建築工程檔案管理存在問題
3.1 檔案資料的信息化體系不夠完善。我國區域發展差別較大,不同地區檔案信息的管理利用情況各不相同。工程建設項目涉及了不同領域與學科及較多的建設與管理單位,造成了檔案搜集歸檔和檔案信息資源利用等工作存在較大的難度。由於檔案收集與利用脫節、信息繁雜、保管部門沒有統一的保存規範,使得檔案信息流通不暢,無法充分發揮檔案信息資源的潛在價值。當前檔案管理軟體較多,使用範圍也較廣,但是各軟體之間的通用性相對較差,數據的存儲格式和形式各不相同,雖然各軟體均能實現登錄、輸入、查詢、刪除等功能,但系統沒有解決數據交換的問題,無法將不同方面的數據統一到一起進行數據共享。
3.2 檔案資料的使用不夠重視。實際上,很多企業的檔案資料管理現狀並不理想,很多建築企業對檔案管理的重要性缺乏正確的認識,存在著敷衍應付現象,甚至很多企業在檔案管理工作中沒有配備專業檔案資料管理人員,在檔案資料搜集、整理、歸檔等過程中,臨時抽調其他人員兼職管理。在這種情況下難免會造成檔案的丟失、遺漏、不規範等問題的出現。建築檔案是建築過程的真實、系統反映,通過檔案記錄的查詢能夠直接反映建築過程中各個環節的運行情況,當建築出現質量問題後應首先對建築檔案進行分析,從中查找原因。但目前人們對建築檔案的利用效率還較低,很多建築出現質量問題後並沒有對建築檔案進行查找和分析,使建築檔案的保存失去了應有的作用。 3.3 檔案編制不夠規範。建築檔案是建築過程的重要記錄,但是由於人們重視不夠、專業技能欠缺、資料收集倉促等原因,造成工期和檔案資料不同步,很多建築檔案資料收集和編制不規範,缺乏完整性和系統性,無法真實地反映整個建築活動的全部過程,導致檔案保存無法達到預期的目的。
3.4 檔案的示範效果不明顯。每一個建築從設計到施工都凝聚了人們的大量心血,也往往能總結出很多的經驗供後人參考。但在實際過程中,人們往往忽略了建築檔案在同類項目中的參考和示範作用,使建築檔案的功能無法得到充分的發揮。
4 建議
4.1 加強檔案管理的重視程度。檔案資料在質量管理控制、工程後期維護管理等方面有著不可替代的作用,如果缺乏相應的資料就會造成管理者無法作出合理有效的判斷,造成不必要的經濟損失。因此應正確認識檔案管理的重要性和必要性,加強對檔案管理的重視程度,設置專門的資料管理部門,建立切實可行的管理機制,將檔案管理工作落到實處。施工單位必須建立、健全檔案的管理制度和具體措施,保證歸檔資料及圖紙的完整、準確和規範。工程項目管理人員與檔案人員在檔案整理過程中應明確自身的責任,保證歸檔質量。
4.2 檔案管理與施工進程同步進行。檔案資料收集應跟著施工進度同步進行,在施工過程中,尤其是關鍵工序和隱蔽工程施工過程中,必須對資料進行現場搜集,並作好詳細、規範的記錄。竣工驗收時建設單位應對工程建設中形成的文件進行全面的檢查和審核,發現問題應及時進行解決,務必使竣工材料做到真實、完整、及時。
4.3 完善檔案管理的信息化建設。信息化管理是檔案管理工作發展的必然趨勢,信息化管理模式實現了檔案資料的數字化和規範化建設;為提高檔案管理的有效性,增強檔案管理的現代化意識,有必要將建築工程檔案管理與信息化建設進行有機的結合,開發能夠實現數據之間交流和互動的新型信息化管理軟體,積極探索和建設一套科學、完備的信息化管理模式應用到檔案管理工作中。
4.4 重視檔案管理人員的培養。檔案管理人員作為檔案管理的主要執行者和參與者,其業務能力直接影響著檔案管理工作的質量。因此,加大對檔案管理人員的培訓力度,不斷提高檔案管理人員的專業水平和管理觀念,提高認識,認真領會和掌握有關法律法規的內容和相關規定,使檔案管理人員不但有理論、懂技術而且具有新觀念、新認識,從整體上提高檔案管理人員的服務水平,對提高我國建築工程檔案管理水平有重要的意義。
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