企業人事檔案是充分反應企業人員信息、個人經歷、政治思想、道德作風、工作表現和業務能力以及工作成績等內容的文字性資料,是企業人事部門培訓、選拔和選用人才的重要依據。企業可以通過人事檔案詳細的掌握企業人員的基本情況,並對其工作進行合理的安排。但目前我國的企業人事檔案管理工作凸顯出很多的問題亟待解決,主要包括人事檔案管理意識薄弱、檔案管理員專業性不強以及信息化水平太低。在這種背景下,人事檔案管理工作發展舉步維艱,無法滿足現代化的企業需求。因此必須採取科學有效的建議對其現狀進行改革,切實提高人事檔案管理水平,保障企業健康持續的發展。
1 人事檔案管理的作用
1.1 為選用幹部人才提供參考 人事檔案管理是企業人事管理活動的重要內容和對象,其較為全面的記錄了每個企業幹部員工的工作和學習經歷、政治思想、工作能力和業績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態性、機密性、真實性、系統性等特徵的文件材料,具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是企業考察任用幹部時重要的參考資料,對企業幹部人才的正確選用有著直接的影響,從而與企業的發展有著密切的關係。
1.2 為規劃人力資源戰略提供支持 企業制定科學的人力資源整合規劃,是企業可持續發展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內容是真實反映企業全體人員的全方位信息,包括以往與現階段。人事檔案科學化的管理,能夠為企業科學合理的預測人才的需求數量級類型,為人力資源戰略規劃提供支持,促進人力資源開發。
2 當前人事檔案管理存在的問題分析
2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一,企業領導不夠重視人事檔案管理。目前部分企業領導忽視檔案管理,認為檔案管理是企業內部的小工作,對企業的經營發展沒有太大的意義,因此在精力以及資金方面投入甚少,造成人事檔案管理的基礎設施以及模式、方法得不到有效的更新;第二,檔案管理部門的責任意識差。由於上級領導的不重視直接導致了檔案管理部門對自身所肩負的責任認識不夠明確,使工作觀念產生了偏離,不認真對待檔案管理工作,造成工作上的失誤。另外企業沒有專業的檔案管理人員,有的是其他部門的人員進行兼任,極大地降低了檔案的權威性。
2.2 缺乏專業的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業知識和技能,才能夠勝任人事檔案管理這項複雜、繁瑣以及連續性較強的工作,否則就會對檔案管理的質量和管理水平的提高產生影響。有的企業分配的檔案管理人員較少且有的是兼任,不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作,譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等,同時還需要擔負多方面的工作,例如企業文書的編寫、科研管理、基建等,這就使得檔案管理人員處於超負荷工作狀態,精力無法過多的投入到檔案管理工作上,從而降低了檔案管理工作的有效開展。
2.3 人事檔案管理的科學信息化水平低 人事檔案管理工作內容多、要求高、任務重,僅就檔案信息管理信息化建設而言,諸如標引著錄、數據錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統,但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發揮其應有的作用,人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數據化以及科學化的廣泛應用,部分企業的人事檔案管理在計算機系統的應用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入,而資料檢索、調閱則進行手工操作,導致人事檔案材料歸檔整理不及時,存在檔案資料不完整的情況,而且耗費時間長,耗費人力多,降低了檔案管理工作的效率。
3 改革人事檔案管理的建議
3.1 強化人事檔案管理意識 企業領導要充分認識到人事檔案管理的意義,其是企業的一項隱形財富。各企業在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員,並確保檔案管理隊伍的相對穩定,提高管理人員的責任意識,通過定期對人事檔案管理人員的業務培訓、政治教育、專業知識與技能的學習以及完善定期交流與培訓進修等制度,來提高人事檔案管理人員的綜合素質和業務水平。人事檔案管理工作的領導責任要明確,在管理工作過程中,做好監督與管控工作,加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查,同時強化業務指導,對存在的問題及時提出改革建議或解決措施,並責令迅速整改到位。
3.2 規範、完善制度和程序 要進一步系統檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規範地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性;檔案信息整理歸檔根據材料的內容、時間以及屬性等條目,優化檔案的整理歸檔工作,避免錄入的電子檔案和紙質檔案存在出入,不便於日後的查檢閱工作;檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃,檔案管理工作要根據企業人員的流動實況制定相關的每周、每月或者季度更新方案。
3.3 信息化管理 時代科學技術的發展要求企業人事檔案管理工作變革滯後的管理模式,利用現代化的技術以及結合企業的實況改變管理方法,來提高人事檔案管理的科學化水平和工作效率,以促進企業的發展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數據系統,例如運用人事檔案日常管理軟體進行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作,提高人事檔案信息的真實性、時效性。此外應積極利用現代化的設備,如計算機、掃描儀等,實現紙質檔案向數據檔案的轉變,推動以及加快人事檔案管理信息化的建設,使企業人力資源得到合理、靈活的開發與利用,從而促進企業更好的生產經營以及服務社會。
4 結束語
綜上所述,人事檔案管理是企業管理的關鍵部分,企業應給予充分的重視,完善管理制度以及規範管理程序,同時加強管理的信息化建設,切實提高檔案管理水平,保障人事管理工作的效率和質量,從而為企業的人力資源管理開發和利用提供科學合理的依據,為企業的良好發展奠定好基礎。
1 人事檔案管理的作用
1.1 為選用幹部人才提供參考 人事檔案管理是企業人事管理活動的重要內容和對象,其較為全面的記錄了每個企業幹部員工的工作和學習經歷、政治思想、工作能力和業績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態性、機密性、真實性、系統性等特徵的文件材料,具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是企業考察任用幹部時重要的參考資料,對企業幹部人才的正確選用有著直接的影響,從而與企業的發展有著密切的關係。
1.2 為規劃人力資源戰略提供支持 企業制定科學的人力資源整合規劃,是企業可持續發展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內容是真實反映企業全體人員的全方位信息,包括以往與現階段。人事檔案科學化的管理,能夠為企業科學合理的預測人才的需求數量級類型,為人力資源戰略規劃提供支持,促進人力資源開發。
2 當前人事檔案管理存在的問題分析
2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一,企業領導不夠重視人事檔案管理。目前部分企業領導忽視檔案管理,認為檔案管理是企業內部的小工作,對企業的經營發展沒有太大的意義,因此在精力以及資金方面投入甚少,造成人事檔案管理的基礎設施以及模式、方法得不到有效的更新;第二,檔案管理部門的責任意識差。由於上級領導的不重視直接導致了檔案管理部門對自身所肩負的責任認識不夠明確,使工作觀念產生了偏離,不認真對待檔案管理工作,造成工作上的失誤。另外企業沒有專業的檔案管理人員,有的是其他部門的人員進行兼任,極大地降低了檔案的權威性。
2.2 缺乏專業的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業知識和技能,才能夠勝任人事檔案管理這項複雜、繁瑣以及連續性較強的工作,否則就會對檔案管理的質量和管理水平的提高產生影響。有的企業分配的檔案管理人員較少且有的是兼任,不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作,譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等,同時還需要擔負多方面的工作,例如企業文書的編寫、科研管理、基建等,這就使得檔案管理人員處於超負荷工作狀態,精力無法過多的投入到檔案管理工作上,從而降低了檔案管理工作的有效開展。
2.3 人事檔案管理的科學信息化水平低 人事檔案管理工作內容多、要求高、任務重,僅就檔案信息管理信息化建設而言,諸如標引著錄、數據錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統,但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發揮其應有的作用,人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數據化以及科學化的廣泛應用,部分企業的人事檔案管理在計算機系統的應用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入,而資料檢索、調閱則進行手工操作,導致人事檔案材料歸檔整理不及時,存在檔案資料不完整的情況,而且耗費時間長,耗費人力多,降低了檔案管理工作的效率。
3 改革人事檔案管理的建議
3.1 強化人事檔案管理意識 企業領導要充分認識到人事檔案管理的意義,其是企業的一項隱形財富。各企業在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員,並確保檔案管理隊伍的相對穩定,提高管理人員的責任意識,通過定期對人事檔案管理人員的業務培訓、政治教育、專業知識與技能的學習以及完善定期交流與培訓進修等制度,來提高人事檔案管理人員的綜合素質和業務水平。人事檔案管理工作的領導責任要明確,在管理工作過程中,做好監督與管控工作,加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查,同時強化業務指導,對存在的問題及時提出改革建議或解決措施,並責令迅速整改到位。
3.2 規範、完善制度和程序 要進一步系統檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規範地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性;檔案信息整理歸檔根據材料的內容、時間以及屬性等條目,優化檔案的整理歸檔工作,避免錄入的電子檔案和紙質檔案存在出入,不便於日後的查檢閱工作;檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃,檔案管理工作要根據企業人員的流動實況制定相關的每周、每月或者季度更新方案。
3.3 信息化管理 時代科學技術的發展要求企業人事檔案管理工作變革滯後的管理模式,利用現代化的技術以及結合企業的實況改變管理方法,來提高人事檔案管理的科學化水平和工作效率,以促進企業的發展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數據系統,例如運用人事檔案日常管理軟體進行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作,提高人事檔案信息的真實性、時效性。此外應積極利用現代化的設備,如計算機、掃描儀等,實現紙質檔案向數據檔案的轉變,推動以及加快人事檔案管理信息化的建設,使企業人力資源得到合理、靈活的開發與利用,從而促進企業更好的生產經營以及服務社會。
4 結束語
綜上所述,人事檔案管理是企業管理的關鍵部分,企業應給予充分的重視,完善管理制度以及規範管理程序,同時加強管理的信息化建設,切實提高檔案管理水平,保障人事管理工作的效率和質量,從而為企業的人力資源管理開發和利用提供科學合理的依據,為企業的良好發展奠定好基礎。
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