一、電力科研院所實現單位級檔案管理的可行性
檔案管理是企事業單位管理工作的重要的組成部分,其不僅具有較強的專業性和機密性,同時還具有一定的政策性。通過檔案管理工作,可以加快推動檔案資源的有效利用,確保能夠為行業帶來更好的經濟效益和社會效益。電力科研院所基本上都具有獨立的檔案管理部門,所以電力科研院所實現單位級檔案管理是完全可行的。電力科研院所可以能自身有價值的信息進行匯總,然後對檔案工作進行有效規範,確保形成具有自身特色的檔案工作管理體系,建立單位內部檔案管理網絡圖,對檔案工作流程進行規範,確保電力科研院所檔案管理工作的有序開展。
二、電力科研院所單位級檔案管理工作模式
(一)檔案工作組織體系建設
電力科研院所單位級檔案管理工作的實現,需要建立檔案管理領導小組和檔案工作辦公室。由單位級領導擔任領導小組組長,而由檔案管理部門及各業務部門的主管領導來擔任檔案管理工作領導小組的成員。辦公室主任主抓檔案工作,設置專職的檔案管理人員,同時還要在各業務部門設置兼職的檔案管理人員,這樣對於檔案安的收集和移交工作都具有十分積極的意義,而且進一步對職責進行了明確。檔案領導小組還需要對本單位的檔案工作進行規劃、對檔案範圍進行,做好檔案銷毀的審定工作,還要負責檔案工作的考核。檔案部門需要對本單位文件歸檔及檔案整量、保管、利用、統計和鑑定等各項工作負責,同時還要制定與上述所負責工作相關的規章制度。
(二)檔案制度建設
在構建好檔案組織體系後,要想電力科研院所的檔案工作能夠有序進行,還需要建立健全檔案管理制度,在科學合理的檔案管理制度下確保各項檔案工作的有序開展。檔案管理制度是檔案各項管理工作實施的重要依據和根本,在檔案管理制度制定過程中,需要將涉及到檔案工作的方方面面都要包含在內,同時還要制定檔案員崗位職責和工作標準,確保檔案工作的順利實施。
(三)檔案類別設置
電力科研院所的檔案可以將其劃分為七個類別,即文書檔案、人事檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、基建檔案、其它,針對各自的特點來進行開展。
(四)檔案工作流程
(1)文書檔案
按年度由公司文書將本單位收到或下發的文件及列表經本部門領導審核後移交檔案管理部門,由文書檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還文書,由文書所在部門留存,文書檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒入庫。
(2)人事檔案
按年度由公司人事部門將本單位有關人事變動事項原件及列表經本部門領導審核後移交檔案管理部門,由人事檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還人事部門留存,由人事檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒入庫。
(3)科技檔案
按年度由生產管理部門對本單位發生的生產活動形成的報告進行審核,報單位生產領導審批後,形成技術報告列表,將技術報告原件及列表移交檔案管理部門,由人事檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還生產管理部門留存,由科技檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒人庫。
(4)財務檔案
按年度由公司財務部門將本單位財務憑證原件及列表經本部門領導審核後移交檔案管理部門,由財務檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還人事部門留存,由財務檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒人庫。
(5)聲像檔案
按年度由公司聲像部門及生產部門將本單位生產過程中產生的聲像資料原件及列表經本部門領導審核後移交檔案管理部門,由聲像檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還移交部門留存,由聲像檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒人庫。
(6)基建檔案
按年度由公司基建部門將本單位基建有關的文檔資料原件及列表經本部門領導審核後移交檔案管理部門,由基建檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還基建部門留存,由基建檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒入庫。
(7)其它除以上6類檔案外,企業日常活動中有保存價值的信息也需要存檔,如審計信息、實驗室認可有關材料等6類之外的可形成有價值資產的資料存檔,應由相關部門提出存檔申請,由檔案管理工作辦公室主任批准後,由相應部門移交檔案部門,由檔案部門加工處理後裝盒人庫。
三、檔案現代化建設
檔案現代化建設是一項複雜的、系統的工程,是當前信息化技術發展的必然趨勢。特別是在當前電力行業信息化建設工作不斷加快的新形勢下,協同辦公和一體化平台已開始運行,檔案網絡化管理的進度也在不斷的加快,文書檔案已完全實現網上加工處理、目錄列印及卷背列印等功能,網上借閱也開始進入實施階段。其他類別檔案的上網工作也在不斷的推進。由於檔案具有一定的保密性質,所以在檔案上網過程中,需要做好安全設計工作,通過等級保護定級工作,按相應級別對檔案資料進行安全設計和部署,確保數據的保密性,加快檔案的開發利用。
四、結束語
進行單位級檔案管理是電力行業發展的需要,只有實現了單位級的檔案管理,強化檔案管理過程,才能確保電力行業各類生產經營活動有序開展。建立統一集中的檔案管理網絡,加強檔案管理人員的業務培訓,提高檔案管理人員的專業素質,保證檔案工作的資金投人,提高檔案利用率,以便更好地為生產、科研及日常工作服務。
檔案管理是企事業單位管理工作的重要的組成部分,其不僅具有較強的專業性和機密性,同時還具有一定的政策性。通過檔案管理工作,可以加快推動檔案資源的有效利用,確保能夠為行業帶來更好的經濟效益和社會效益。電力科研院所基本上都具有獨立的檔案管理部門,所以電力科研院所實現單位級檔案管理是完全可行的。電力科研院所可以能自身有價值的信息進行匯總,然後對檔案工作進行有效規範,確保形成具有自身特色的檔案工作管理體系,建立單位內部檔案管理網絡圖,對檔案工作流程進行規範,確保電力科研院所檔案管理工作的有序開展。
二、電力科研院所單位級檔案管理工作模式
(一)檔案工作組織體系建設
電力科研院所單位級檔案管理工作的實現,需要建立檔案管理領導小組和檔案工作辦公室。由單位級領導擔任領導小組組長,而由檔案管理部門及各業務部門的主管領導來擔任檔案管理工作領導小組的成員。辦公室主任主抓檔案工作,設置專職的檔案管理人員,同時還要在各業務部門設置兼職的檔案管理人員,這樣對於檔案安的收集和移交工作都具有十分積極的意義,而且進一步對職責進行了明確。檔案領導小組還需要對本單位的檔案工作進行規劃、對檔案範圍進行,做好檔案銷毀的審定工作,還要負責檔案工作的考核。檔案部門需要對本單位文件歸檔及檔案整量、保管、利用、統計和鑑定等各項工作負責,同時還要制定與上述所負責工作相關的規章制度。
(二)檔案制度建設
在構建好檔案組織體系後,要想電力科研院所的檔案工作能夠有序進行,還需要建立健全檔案管理制度,在科學合理的檔案管理制度下確保各項檔案工作的有序開展。檔案管理制度是檔案各項管理工作實施的重要依據和根本,在檔案管理制度制定過程中,需要將涉及到檔案工作的方方面面都要包含在內,同時還要制定檔案員崗位職責和工作標準,確保檔案工作的順利實施。
(三)檔案類別設置
電力科研院所的檔案可以將其劃分為七個類別,即文書檔案、人事檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、基建檔案、其它,針對各自的特點來進行開展。
(四)檔案工作流程
(1)文書檔案
按年度由公司文書將本單位收到或下發的文件及列表經本部門領導審核後移交檔案管理部門,由文書檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還文書,由文書所在部門留存,文書檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒入庫。
(2)人事檔案
按年度由公司人事部門將本單位有關人事變動事項原件及列表經本部門領導審核後移交檔案管理部門,由人事檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還人事部門留存,由人事檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒入庫。
(3)科技檔案
按年度由生產管理部門對本單位發生的生產活動形成的報告進行審核,報單位生產領導審批後,形成技術報告列表,將技術報告原件及列表移交檔案管理部門,由人事檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還生產管理部門留存,由科技檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒人庫。
(4)財務檔案
按年度由公司財務部門將本單位財務憑證原件及列表經本部門領導審核後移交檔案管理部門,由財務檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還人事部門留存,由財務檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒人庫。
(5)聲像檔案
按年度由公司聲像部門及生產部門將本單位生產過程中產生的聲像資料原件及列表經本部門領導審核後移交檔案管理部門,由聲像檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還移交部門留存,由聲像檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒人庫。
(6)基建檔案
按年度由公司基建部門將本單位基建有關的文檔資料原件及列表經本部門領導審核後移交檔案管理部門,由基建檔案管理員核對後在移交列表上簽字,將簽字後的列表進行複印,將複印件返還基建部門留存,由基建檔案管理員將文件進行加工整理後裝盒入庫。
(7)其它除以上6類檔案外,企業日常活動中有保存價值的信息也需要存檔,如審計信息、實驗室認可有關材料等6類之外的可形成有價值資產的資料存檔,應由相關部門提出存檔申請,由檔案管理工作辦公室主任批准後,由相應部門移交檔案部門,由檔案部門加工處理後裝盒人庫。
三、檔案現代化建設
檔案現代化建設是一項複雜的、系統的工程,是當前信息化技術發展的必然趨勢。特別是在當前電力行業信息化建設工作不斷加快的新形勢下,協同辦公和一體化平台已開始運行,檔案網絡化管理的進度也在不斷的加快,文書檔案已完全實現網上加工處理、目錄列印及卷背列印等功能,網上借閱也開始進入實施階段。其他類別檔案的上網工作也在不斷的推進。由於檔案具有一定的保密性質,所以在檔案上網過程中,需要做好安全設計工作,通過等級保護定級工作,按相應級別對檔案資料進行安全設計和部署,確保數據的保密性,加快檔案的開發利用。
四、結束語
進行單位級檔案管理是電力行業發展的需要,只有實現了單位級的檔案管理,強化檔案管理過程,才能確保電力行業各類生產經營活動有序開展。建立統一集中的檔案管理網絡,加強檔案管理人員的業務培訓,提高檔案管理人員的專業素質,保證檔案工作的資金投人,提高檔案利用率,以便更好地為生產、科研及日常工作服務。
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