文/ 河北省邯鄲市工業學校 李明
【摘要】人事檔案對於事業單位來說，是獲取人才基本信息的關鍵載體，是事業單位選拔人才的重要資源庫，是單位日後人力資源儲備的信息收納基礎。但是由於一些不可避免的因素，在事業單位的人事檔案管理中存在著種種棘手問題，本文著重分析人事檔案中存在的問題和解決這些問題的具體對策。
關鍵詞 人事檔案；管理問題；具體對策
隨著社會的不斷發展和進步，事業單位對於人才的需求越來越強烈，這就要求事業單位在進行人力資源管理工作的同時，要積極對人事檔案進行妥善的管理，深入挖掘人事檔案管理工作中存在的問題，並積極探索相應的解決問題的方法和策略。
一、分析人事檔案管理中存在的問題
（一）內容陳舊單一、信息量不足、內容不夠真實等問題。在填寫人事檔案時，檔案表的內容設置太過固定，無非就是姓名、性別、年齡、畢業院校、工作經歷等若干固定模塊，在檔案表格設計中缺乏可以深入挖掘填表人信息的項目設置，導致了檔案材料內容的形式過於陳舊單一，信息量不足等問題。另外，在填寫人事檔案的過程中，難免會有人為了在眾多應聘者中更有優勢，對個人工作經歷、管理經驗、薪資待遇等信息進行隱瞞和虛報，造成了人事檔案信息的真實度大打折扣，這是人事檔案材料收集中比較常見的問題。
（二）人事檔案管理落後、管理水平低。很多事業單位的人事檔案管理工作不是很正規：要麼人事檔案管理收雜亂無章的內容，要麼是其他部門人員兼職管理，要麼只有個別專人進行管理，或者為了節省人力、財力，乾脆直接將企業的人事檔案管理工作交給勞動人事相關部門。這些混亂的檔案管理方式都導致了人事檔案內容真實度無法確保、資料完整度不夠、歸檔混亂等棘手問題的出現，長此以往得不到有效解決，這個問題只會越來越嚴重，最終影響到事業單位的正常人力資源管理。
（三）檔案管理環境不夠優化。就目前檔案存儲工作現狀來看，檔案多以紙張形式存放，假如遇到潮濕天氣很容易受潮發霉，或遇到突發自然災害，很可能會導致檔案的損壞和丟失；再加上檔案存儲環境不夠優化，可能還會出現被偷竊、被蟲蛀等不必要的損失。
二、針對人事檔案管理工作中出現的問題，提出具體解決對策
（一）加強對人事檔案內容的把關工作，確保檔案內容的真實性和完整性。在人事檔案管理工作中，要想從根本上解決人事檔案內容陳舊單一、信息量不足的問題，首先要對人事檔案填寫表格的內容進行合理設置，添加一些類似於興趣愛好、座右銘等輔助信息欄，從其他方面了解填寫表格者的素質、修養等，進而通過表格填寫的內容，可以更全面地了解應聘者的各方面信息，同時還要做好把關工作，確保檔案內容填寫的完整性。另外，在工作中，要加強對於檔案內容真實性的核實，確保檔案填寫內容準確無誤。
（二）加強對人事檔案管理的宏觀控制與相關工作人員的工作能力培養。一個事業單位發展再強大，它的人事檔案管理也要依靠相關人力資源去進行有序的收集、歸納和整理，要想做好事業單位的人事檔案管理工作，首先就要加強對於檔案管理的干預和控制，規範相關規章制度，獎罰嚴明，確保檔案管理工作的制度化和規範性。在選擇檔案管理人員時，要進行多方面綜合考察，主要從知識層次和職業素養兩方面進行考量，慎重選擇負責檔案管理的工作人員，這是做好人事檔案管理工作的第一步，也是關鍵的一步，同時還要提高相關檔案管理人員的綜合素質，這是做好檔案管理工作的基礎和有效措施。
（三）逐步實現人事檔案管理的科學化、現代化。前面提到，在人事檔案管理中存在著管理環境不夠優化的問題，針對這一問題，最好的解決方法就是將所有檔案都歸為電子檔，在保證紙質檔案在保存形式上不會受外來因素干擾的同時，將大量資料存儲在電腦里，並建立人事檔案管理資料庫，還可以嘗試開發個人檔案跟蹤更新系統，確保人事檔案的及時更新。但是這個工作量是巨大的，也不好具體實施，所以在充分利用現代化科技手段完善檔案管理形式的同時，還要注意對檔案管理工作環境的優化，多投入時間和精力在檔案管理環境優化上，在平日的管理工作中做好有效預防措施，保證檔案管理的順利進行。
三、結語
事業單位要想真正做好人事檔案管理工作，必須先要找到在檔案管理工作中存在的問題和缺陷，對症下藥，找到與之相對應的解決方法和有效對策，才能真正有的放矢地解決問題，達到更好的工作效果，確保人事檔案管理工作規範、有序進行。
參考文獻：
[1] 鄧紹興，陳智為. 檔案管理學概論[M]. 中國人民大學出版社，2002，5（11）：3~4.
[2] 劉南山. 論檔案工作創新目標及保障[J]. 中國檔案，2004，2(3)：45~47.
[3] 章華艷. 關於高校人事檔案建設的思考[J]. 南昌高等專科學報，2002，3(5)：1~2.
【摘要】人事檔案對於事業單位來說，是獲取人才基本信息的關鍵載體，是事業單位選拔人才的重要資源庫，是單位日後人力資源儲備的信息收納基礎。但是由於一些不可避免的因素，在事業單位的人事檔案管理中存在著種種棘手問題，本文著重分析人事檔案中存在的問題和解決這些問題的具體對策。
關鍵詞 人事檔案；管理問題；具體對策
隨著社會的不斷發展和進步，事業單位對於人才的需求越來越強烈，這就要求事業單位在進行人力資源管理工作的同時，要積極對人事檔案進行妥善的管理，深入挖掘人事檔案管理工作中存在的問題，並積極探索相應的解決問題的方法和策略。
一、分析人事檔案管理中存在的問題
（一）內容陳舊單一、信息量不足、內容不夠真實等問題。在填寫人事檔案時，檔案表的內容設置太過固定，無非就是姓名、性別、年齡、畢業院校、工作經歷等若干固定模塊，在檔案表格設計中缺乏可以深入挖掘填表人信息的項目設置，導致了檔案材料內容的形式過於陳舊單一，信息量不足等問題。另外，在填寫人事檔案的過程中，難免會有人為了在眾多應聘者中更有優勢，對個人工作經歷、管理經驗、薪資待遇等信息進行隱瞞和虛報，造成了人事檔案信息的真實度大打折扣，這是人事檔案材料收集中比較常見的問題。
（二）人事檔案管理落後、管理水平低。很多事業單位的人事檔案管理工作不是很正規：要麼人事檔案管理收雜亂無章的內容，要麼是其他部門人員兼職管理，要麼只有個別專人進行管理，或者為了節省人力、財力，乾脆直接將企業的人事檔案管理工作交給勞動人事相關部門。這些混亂的檔案管理方式都導致了人事檔案內容真實度無法確保、資料完整度不夠、歸檔混亂等棘手問題的出現，長此以往得不到有效解決，這個問題只會越來越嚴重，最終影響到事業單位的正常人力資源管理。
（三）檔案管理環境不夠優化。就目前檔案存儲工作現狀來看，檔案多以紙張形式存放，假如遇到潮濕天氣很容易受潮發霉，或遇到突發自然災害，很可能會導致檔案的損壞和丟失；再加上檔案存儲環境不夠優化，可能還會出現被偷竊、被蟲蛀等不必要的損失。
二、針對人事檔案管理工作中出現的問題，提出具體解決對策
（一）加強對人事檔案內容的把關工作，確保檔案內容的真實性和完整性。在人事檔案管理工作中，要想從根本上解決人事檔案內容陳舊單一、信息量不足的問題，首先要對人事檔案填寫表格的內容進行合理設置，添加一些類似於興趣愛好、座右銘等輔助信息欄，從其他方面了解填寫表格者的素質、修養等，進而通過表格填寫的內容，可以更全面地了解應聘者的各方面信息，同時還要做好把關工作，確保檔案內容填寫的完整性。另外，在工作中，要加強對於檔案內容真實性的核實，確保檔案填寫內容準確無誤。
（二）加強對人事檔案管理的宏觀控制與相關工作人員的工作能力培養。一個事業單位發展再強大，它的人事檔案管理也要依靠相關人力資源去進行有序的收集、歸納和整理，要想做好事業單位的人事檔案管理工作，首先就要加強對於檔案管理的干預和控制，規範相關規章制度，獎罰嚴明，確保檔案管理工作的制度化和規範性。在選擇檔案管理人員時，要進行多方面綜合考察，主要從知識層次和職業素養兩方面進行考量，慎重選擇負責檔案管理的工作人員，這是做好人事檔案管理工作的第一步，也是關鍵的一步，同時還要提高相關檔案管理人員的綜合素質，這是做好檔案管理工作的基礎和有效措施。
（三）逐步實現人事檔案管理的科學化、現代化。前面提到，在人事檔案管理中存在著管理環境不夠優化的問題，針對這一問題，最好的解決方法就是將所有檔案都歸為電子檔，在保證紙質檔案在保存形式上不會受外來因素干擾的同時，將大量資料存儲在電腦里，並建立人事檔案管理資料庫，還可以嘗試開發個人檔案跟蹤更新系統，確保人事檔案的及時更新。但是這個工作量是巨大的，也不好具體實施，所以在充分利用現代化科技手段完善檔案管理形式的同時，還要注意對檔案管理工作環境的優化，多投入時間和精力在檔案管理環境優化上，在平日的管理工作中做好有效預防措施，保證檔案管理的順利進行。
三、結語
事業單位要想真正做好人事檔案管理工作，必須先要找到在檔案管理工作中存在的問題和缺陷，對症下藥，找到與之相對應的解決方法和有效對策，才能真正有的放矢地解決問題，達到更好的工作效果，確保人事檔案管理工作規範、有序進行。
參考文獻：
[1] 鄧紹興，陳智為. 檔案管理學概論[M]. 中國人民大學出版社，2002，5（11）：3~4.
[2] 劉南山. 論檔案工作創新目標及保障[J]. 中國檔案，2004，2(3)：45~47.
[3] 章華艷. 關於高校人事檔案建設的思考[J]. 南昌高等專科學報，2002，3(5)：1~2.
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