孫濱
摘 要：農業科研單位近年來越來越重視檔案的管理工作。雖然檔案管理並不參與農業科研單位的主流任務活動，但卻能夠為單位各項業務活動提供參考依據、資料數據等，以供單位做好風險預估工作與資源配置分析。目前，農業科研單位雖然正逐漸進行檔案管理的轉型，但由於管理的方式欠妥，管理上的投入力度不夠，制約了管理形式的創新，新時期農業科研單位應注重對檔案管理現狀的分析，進而尋求更高效的管理對策。
關鍵詞：農業科研單位;檔案管理;現狀;對策
中圖分類號：C931;G271文獻標識碼：A
doi：10.14031/j.cnki.njwx.2020.06.033
0 引言
農業科研單位以農業科研為中心，涉及多個方面的工作，檔案資料生成量較大，在檔案管理上，應進行科學研判，不斷創新管理模式，否則就會導致傳統方式管理的檔案資料難以發揮應有作用。當前，農業科研單位無論是人員考核、科研活動的數據收集、歷史資料的整合利用，都需要藉助檔案進行資源分配，檔案管理必然要走向規範化、模式化、信息化，促使農業科研單位能夠在創新思路上獲得檔案的支持，提升檔案的可利用率。
1 農業科研單位檔案管理的現狀
1.1 對檔案管理工作不重視
農業科研單位以往對檔案管理工作不夠重視，檔案信息的利用率也較低，無論是檔案管理的部門還是檔案本身，都處於可有可無的狀態，導致檔案管理方法與模式不能與時俱進。當前我國部分農業科研單位仍舊採取傳統的單一管理形式，檔案的管理手段落後，對科研工作及管理工作的貢獻率不高，難以體現出檔案管理的價值[1]。
1.2 檔案更新不及時
在長期的檔案管理過程中，遺留了一些管理問題，如檔案的歸類不明確、檔案查詢困難、檔案的資料不完整、檔案的信息不真實等，在檔案管理的工作交接中，這些問題又往往被忽略，在遺留問題沒有得到妥善解決的基礎上，又不斷積累了新問題，有些問題又很難進行補救，甚至一些本該屬於檔案管理人員的職責範圍工作，被其他的部門取代。如在進行人事任命等的檔案收集時，人力資源部門直接的將相應任命文件、職稱評定材料等收錄起來，跳過檔案管理部門，嚴重影響後期的查詢利用[2]。
1.3 檔案信息化程度不高
隨著信息模式的滲透，農業科研單位都逐步走向信息化管理空間，展開了系列的信息檔案管理與問題整理。雖然信息技術已經在農業科研單位中普及開來，但還存在很多的問題。比如，部分農業科研單位信息設備多年得不到更新，導致檔案管理無法依賴於信息技術創新;再如檔案管理人員的信息技術操控能力有限，使得檔案管理人員仍舊只能運用表格、文件夾等進行檔案收集，智能檔案管理模式仍舊無法推行[3]。
1.4 檔案管理人員專業度不高
農業科研單位部分檔案人員已經習慣了傳統的管理模式，面對新時期檔案管理的新方法還不夠適應，特別是對農業科研單位的檔案管理人員，不僅需要具備信息的收錄能力、信息技術的處理能力、檔案資料的真偽辨識能力、資料的歸類與關鍵詞設置能力、信息目錄編制能力，有些單位檔案管理還要同時需要具有英文理解能力、檔案存檔與分享權限設置能力等，而部分單位的檔案管理人員並非專職人員或者並未進行系統化的專業管理學習，「半路出家」，導致檔案管理的精度不高，專業水平不足、錯誤點較多、檔案安全管理意識薄弱等種種問題[4]。
2 針對農業科研單位檔案管理現狀的應對思路
2.1 改變管理意識，重視檔案管理工作
農業科研單位之所以不重視檔案的管理工作，主要是因為檔案管理對農業科研單位的貢獻少。檔案管理部門應制定管理章程，重新整理檔案資料，書寫檔案報告書、檔案可用評估表，並了解單位近期的系列活動，與單位的活動關聯起來，搜集相應可參考的檔案，打包發送給有關的負責人員，使得檔案成為單位活動的助力，引起各級領導的重視。檔案管理人員應爭取與多部門聯合，並參與部門的會議，了解單位相應項目的指標要求等，從檔案的角度出發，進行同類型項目活動類比，製作活動資料表、檔案風險評估表等，給予部門領導意見，同時檔案管理人員應對單位的年度發展計劃、未來發展計劃等有所了解，搜集檔案的資料內容， 通過檔案目錄的建立，及時為單位的中心工作提供服務，充分體現出檔案的價值[5]。
2.2 及時更新保存檔案，對檔案進行動態管理
部分檔案短期利用率較低，需要進行重新整理，應分別列出需要更新的名單，實行動態化管理。應構建網絡檔案互動空間，可通過單位所應用的OA、釘釘等，結合單位的打卡方式，將涉及需要更新資料的人員拉進群，進行集中的檔案規範書寫，可發放檔案書寫模板，在群中快速的收到回執，對於有變動的檔案，應及時提醒與之相關的人員提供補充資料。在動態的管理過程中，檔案管理人員應構建比較規範的檔案存檔標準，以便於後期對同類問題的批量處理，統一的信息格式，也有利於對檔案的真偽、缺漏的鑑定。
2.3 改善檔案管理環境，實現規範化
檔案管理需要依託於現代的軟硬體，實現管理完善與創新變革。目前，農業科研單位檔案管理之所以難以創新發展，其中一個重要的因素是內部環境和基礎設施條件的限制。檔案管理中，應從智能化的視角出發，建立專屬於檔案管理的辦公室，保障管理的責任落實，避免檔案的流失、錯刪，同時應配備適用於檔案管理的電腦、保密裝置、網線等，檔案管理人員應在此基礎上，學習管理軟體的使用方式，構建管理的各個模塊，基於LBS的農業科技檔案信息服務APP可以實時地將農業科技檔案提供服務給用戶，結合農業科研單位的工作特徵，使得檔案的查詢、歸類、保存、分享等能夠一體化完成，應注意檔案秘鑰的設置，維護檔案信息管理安全規範。
2.4 完善檔案全文資料庫建設
在依託於上述的有關軟硬體基礎上，還應同時將文字、視頻、圖片、動圖、語音等收錄其中。當前，檔案管理的一大優勢就是超脫了單一文字管理的限制，管理人員應充分將歷史上難以留存的其他類型檔案收入其中，並在資料庫建設的過程中，按照時間類別、種類類別等將歷史未做整理的內容調集出來，與新的檔案資料系統整合，應構建年份、關鍵詞等不同的檢索模式，實現檢索的快捷、標準，可通過紙質版、電子版的雙重利用模式，不斷優化檔案管理。當前，國家農業科學數據共享中心AgriData農業科技基礎數據分中心已經建立了國際農業科研項目資料庫、農業獲獎科技成果資料庫、農業科技機構資料庫、農業科技信息資源庫、中文農業科技文摘資料庫、中國農業專利資料庫、有機農業資料庫等多模塊數據集成，直至目前各項數據的排行如圖所示。
顯然中文農業與外文農業資料庫已經較為成熟，而國際農業、國內農業、獲獎成果等的資料庫建立還有待完善，從農業科研單位的角度著手，可嘗試借鑑AgriData國家專網上的數據構成形態，組建比較適用於當前單位研究模式的檔案數據內容。檔案應完善的保留科研的元數據，將研究的路徑充分地記錄下來，促使農業的科研、實驗室活動資料可回顧分析，助力農業科研活動結合前期經驗與失敗經歷，進行後續的科技研究。可在檔案信息平台上提供服務，也就是數據申請服務，將參與農業研究的有關主要人員設為可自行申請人員，對於比較複雜的資料 ，則需要科研人員申請後由檔案管理人員統一進行審定，通過可分享的資料量，高級科研人員通常可通過所有申請內容，而其他參與度不高的研究人員則應限制其數據申請的權限，只提供基礎的資料，非全資料量，以便於對資料的安全維護。
2.5 配備專業檔案管理人員，實現專業化
檔案管理中應配備相應專業人員從事檔案管理工作，從檔案的信息處理、信息編制、傳統檔案問題清單處理等方面，加強對檔案管理人員的業務培訓，構建內部的教育體系，開展對檔案管理工作的考核，並定期邀請專家進行檔案管理講座，及時了解掌握新的檔案管理動態，不斷提高檔案管理人員的專業化管理水平。
3 結論
檔案管理應依據農業科研單位的運行模式，圍繞科技研發、成果轉化、技術推廣等中心工作，注重科技活動的元數據積累，建立檔案全文資料庫，創新檔案管理方法，實現便捷、高效、安全的檔案利用服務。
參考文獻：
[1] 朱乃觀.淺析事業單位幹部人事檔案管理現狀及對策[J].人才資源開發，2018（16）：33-34.
[2] 李薇，王琳，韓旭.淺析事業單位幹部人事檔案管理現狀及對策[J].中國衛生人才，2017（05）：80-87.
[3] 郝小紅.事業單位檔案管理的現狀及對策新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2016，4（35）：111.
[4] 龐愛思.事業單位人事檔案管理存在的問題及對策探究[J].辦公室業務，2017，18（4）：786-788.
[5] 鄭會文. 事業單位檔案管理的現狀及對策農業事業科研單位人事檔案管理工作中的注意事項解析[J].人力資源管理，2019，8（20）：154-157.
摘 要：農業科研單位近年來越來越重視檔案的管理工作。雖然檔案管理並不參與農業科研單位的主流任務活動，但卻能夠為單位各項業務活動提供參考依據、資料數據等，以供單位做好風險預估工作與資源配置分析。目前，農業科研單位雖然正逐漸進行檔案管理的轉型，但由於管理的方式欠妥，管理上的投入力度不夠，制約了管理形式的創新，新時期農業科研單位應注重對檔案管理現狀的分析，進而尋求更高效的管理對策。
關鍵詞：農業科研單位;檔案管理;現狀;對策
中圖分類號：C931;G271文獻標識碼：A
doi：10.14031/j.cnki.njwx.2020.06.033
0 引言
農業科研單位以農業科研為中心，涉及多個方面的工作，檔案資料生成量較大，在檔案管理上，應進行科學研判，不斷創新管理模式，否則就會導致傳統方式管理的檔案資料難以發揮應有作用。當前，農業科研單位無論是人員考核、科研活動的數據收集、歷史資料的整合利用，都需要藉助檔案進行資源分配，檔案管理必然要走向規範化、模式化、信息化，促使農業科研單位能夠在創新思路上獲得檔案的支持，提升檔案的可利用率。
1 農業科研單位檔案管理的現狀
1.1 對檔案管理工作不重視
農業科研單位以往對檔案管理工作不夠重視，檔案信息的利用率也較低，無論是檔案管理的部門還是檔案本身，都處於可有可無的狀態，導致檔案管理方法與模式不能與時俱進。當前我國部分農業科研單位仍舊採取傳統的單一管理形式，檔案的管理手段落後，對科研工作及管理工作的貢獻率不高，難以體現出檔案管理的價值[1]。
1.2 檔案更新不及時
在長期的檔案管理過程中，遺留了一些管理問題，如檔案的歸類不明確、檔案查詢困難、檔案的資料不完整、檔案的信息不真實等，在檔案管理的工作交接中，這些問題又往往被忽略，在遺留問題沒有得到妥善解決的基礎上，又不斷積累了新問題，有些問題又很難進行補救，甚至一些本該屬於檔案管理人員的職責範圍工作，被其他的部門取代。如在進行人事任命等的檔案收集時，人力資源部門直接的將相應任命文件、職稱評定材料等收錄起來，跳過檔案管理部門，嚴重影響後期的查詢利用[2]。
1.3 檔案信息化程度不高
隨著信息模式的滲透，農業科研單位都逐步走向信息化管理空間，展開了系列的信息檔案管理與問題整理。雖然信息技術已經在農業科研單位中普及開來，但還存在很多的問題。比如，部分農業科研單位信息設備多年得不到更新，導致檔案管理無法依賴於信息技術創新;再如檔案管理人員的信息技術操控能力有限，使得檔案管理人員仍舊只能運用表格、文件夾等進行檔案收集，智能檔案管理模式仍舊無法推行[3]。
1.4 檔案管理人員專業度不高
農業科研單位部分檔案人員已經習慣了傳統的管理模式，面對新時期檔案管理的新方法還不夠適應，特別是對農業科研單位的檔案管理人員，不僅需要具備信息的收錄能力、信息技術的處理能力、檔案資料的真偽辨識能力、資料的歸類與關鍵詞設置能力、信息目錄編制能力，有些單位檔案管理還要同時需要具有英文理解能力、檔案存檔與分享權限設置能力等，而部分單位的檔案管理人員並非專職人員或者並未進行系統化的專業管理學習，「半路出家」，導致檔案管理的精度不高，專業水平不足、錯誤點較多、檔案安全管理意識薄弱等種種問題[4]。
2 針對農業科研單位檔案管理現狀的應對思路
2.1 改變管理意識，重視檔案管理工作
農業科研單位之所以不重視檔案的管理工作，主要是因為檔案管理對農業科研單位的貢獻少。檔案管理部門應制定管理章程，重新整理檔案資料，書寫檔案報告書、檔案可用評估表，並了解單位近期的系列活動，與單位的活動關聯起來，搜集相應可參考的檔案，打包發送給有關的負責人員，使得檔案成為單位活動的助力，引起各級領導的重視。檔案管理人員應爭取與多部門聯合，並參與部門的會議，了解單位相應項目的指標要求等，從檔案的角度出發，進行同類型項目活動類比，製作活動資料表、檔案風險評估表等，給予部門領導意見，同時檔案管理人員應對單位的年度發展計劃、未來發展計劃等有所了解，搜集檔案的資料內容， 通過檔案目錄的建立，及時為單位的中心工作提供服務，充分體現出檔案的價值[5]。
2.2 及時更新保存檔案，對檔案進行動態管理
部分檔案短期利用率較低，需要進行重新整理，應分別列出需要更新的名單，實行動態化管理。應構建網絡檔案互動空間，可通過單位所應用的OA、釘釘等，結合單位的打卡方式，將涉及需要更新資料的人員拉進群，進行集中的檔案規範書寫，可發放檔案書寫模板，在群中快速的收到回執，對於有變動的檔案，應及時提醒與之相關的人員提供補充資料。在動態的管理過程中，檔案管理人員應構建比較規範的檔案存檔標準，以便於後期對同類問題的批量處理，統一的信息格式，也有利於對檔案的真偽、缺漏的鑑定。
2.3 改善檔案管理環境，實現規範化
檔案管理需要依託於現代的軟硬體，實現管理完善與創新變革。目前，農業科研單位檔案管理之所以難以創新發展，其中一個重要的因素是內部環境和基礎設施條件的限制。檔案管理中，應從智能化的視角出發，建立專屬於檔案管理的辦公室，保障管理的責任落實，避免檔案的流失、錯刪，同時應配備適用於檔案管理的電腦、保密裝置、網線等，檔案管理人員應在此基礎上，學習管理軟體的使用方式，構建管理的各個模塊，基於LBS的農業科技檔案信息服務APP可以實時地將農業科技檔案提供服務給用戶，結合農業科研單位的工作特徵，使得檔案的查詢、歸類、保存、分享等能夠一體化完成，應注意檔案秘鑰的設置，維護檔案信息管理安全規範。
2.4 完善檔案全文資料庫建設
在依託於上述的有關軟硬體基礎上，還應同時將文字、視頻、圖片、動圖、語音等收錄其中。當前，檔案管理的一大優勢就是超脫了單一文字管理的限制，管理人員應充分將歷史上難以留存的其他類型檔案收入其中，並在資料庫建設的過程中，按照時間類別、種類類別等將歷史未做整理的內容調集出來，與新的檔案資料系統整合，應構建年份、關鍵詞等不同的檢索模式，實現檢索的快捷、標準，可通過紙質版、電子版的雙重利用模式，不斷優化檔案管理。當前，國家農業科學數據共享中心AgriData農業科技基礎數據分中心已經建立了國際農業科研項目資料庫、農業獲獎科技成果資料庫、農業科技機構資料庫、農業科技信息資源庫、中文農業科技文摘資料庫、中國農業專利資料庫、有機農業資料庫等多模塊數據集成，直至目前各項數據的排行如圖所示。
顯然中文農業與外文農業資料庫已經較為成熟，而國際農業、國內農業、獲獎成果等的資料庫建立還有待完善，從農業科研單位的角度著手，可嘗試借鑑AgriData國家專網上的數據構成形態，組建比較適用於當前單位研究模式的檔案數據內容。檔案應完善的保留科研的元數據，將研究的路徑充分地記錄下來，促使農業的科研、實驗室活動資料可回顧分析，助力農業科研活動結合前期經驗與失敗經歷，進行後續的科技研究。可在檔案信息平台上提供服務，也就是數據申請服務，將參與農業研究的有關主要人員設為可自行申請人員，對於比較複雜的資料 ，則需要科研人員申請後由檔案管理人員統一進行審定，通過可分享的資料量，高級科研人員通常可通過所有申請內容，而其他參與度不高的研究人員則應限制其數據申請的權限，只提供基礎的資料，非全資料量，以便於對資料的安全維護。
2.5 配備專業檔案管理人員，實現專業化
檔案管理中應配備相應專業人員從事檔案管理工作，從檔案的信息處理、信息編制、傳統檔案問題清單處理等方面，加強對檔案管理人員的業務培訓，構建內部的教育體系，開展對檔案管理工作的考核，並定期邀請專家進行檔案管理講座，及時了解掌握新的檔案管理動態，不斷提高檔案管理人員的專業化管理水平。
3 結論
檔案管理應依據農業科研單位的運行模式，圍繞科技研發、成果轉化、技術推廣等中心工作，注重科技活動的元數據積累，建立檔案全文資料庫，創新檔案管理方法，實現便捷、高效、安全的檔案利用服務。
參考文獻：
[1] 朱乃觀.淺析事業單位幹部人事檔案管理現狀及對策[J].人才資源開發，2018（16）：33-34.
[2] 李薇，王琳，韓旭.淺析事業單位幹部人事檔案管理現狀及對策[J].中國衛生人才，2017（05）：80-87.
[3] 郝小紅.事業單位檔案管理的現狀及對策新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2016，4（35）：111.
[4] 龐愛思.事業單位人事檔案管理存在的問題及對策探究[J].辦公室業務，2017，18（4）：786-788.
[5] 鄭會文. 事業單位檔案管理的現狀及對策農業事業科研單位人事檔案管理工作中的注意事項解析[J].人力資源管理，2019，8（20）：154-157.
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