摘要：檔案管理即檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理並提供利用服務的各項業務工作的總稱，同時也是國家檔案事業最基本的組成部分。但隨著我國科學技術的不斷發展，信息化技術越來越多的應用於各大領域中，其中也包括對檔案的管理工作中，藉助信息化技術實行對檔案的管理可以促使檔案管理工作的科學有序進行。所以，檔案相關管理部門在開展檔案管理工作時要注重對信息化技術的應用，從而有效提升檔案管理工作的水平的質量。此外，還要順應時代的發展，在檔案管理中應用先進的管理技巧和數字化的管理系統，實行不同種類檔案的規範統一管理，進而有效提升檔案管理的效率。基於此，本文就信息化檔案管理體系的構建做以下分析和研究，希望可以給相關工作者提供建設性的意見和建議。
關鍵詞：信息化；檔案管理體系；構建；方法
1實行信息化檔案管理的優勢
首先，實行信息化的檔案管理，可以利用數字化的網絡系統對不同種類的檔案進行統一規範的管理，還可以對檔案進行多維度的傳輸，並且也不受空間的限制而進行不同領域內資源的共享，此外還可以跨行業和領域進行相關信息的分發和收集。而對信息資源的共享是網絡時代的一大優勢，同時還可以結合移動終端設備來實現檔案信息快速有效的傳播。實行信息化的檔案管理，還可以促進不同部門和機構在信息資源上的連通，進而對相關檔案信息進行結構化的保存，此外，藉助信息化的管理系統還可以方便用戶對數據的訪問，從而有效提高檔案管理工作的水平和效率。其次，在對檔案信息進行管理的過程中，可以藉助網絡系統對信息資源進行全面覆蓋，從而實現對檔案信息資源的可視化檢索。而利用信息化技術可以讓管理者和查詢者更好的藉助搜尋引擎來進行信息資源的搜索，同時，搜尋引擎還可以依據相關關鍵詞給予有效的參考信息。最後，利用信息化技術來管理檔案，可以實現檔案管理工作的規範化。在對除了以紙質文獻為載體的檔案數據管理外，其中還包括一些電子類和錄音影像類的檔案資源，如果利用傳統的檔案管理有可能使錄音影像類資源在高頻率使用的情況下出現信息無法顯現的問題，進而導致後期檔案信息文件的缺失和損壞。但在利用網絡系統進行檔案信息保存，可以有效存儲音頻類資源，並在後期對檔案數據進行安全加密，以此確保數據的安全性。
2推進信息化檔案管理體系構建的意見
2.1建立完善的信息化檔案管理模式
藉助現代化信息技術和網絡，建立完善的檔案管理模式，需要相關工作人員具備先進的管理技術和管理意識，進而使用先進的管理技術來不斷提升檔案管理水平。可見，建立完善的信息化檔案管理模式可以有效推進檔案管理信息化的建設。為了不斷提升檔案管理的信息化就需要對檔案管理的工作管理模式進行改進，不斷優化其架構，並引入先進的檔案管理方法合技術，實現檔案信息系統管理的數字化構建，從而實現高效的檔案管理。
2.2加強對檔案工作人員的培訓，提高其管理意識
構建信息化的檔案管理體系，需要加強對檔案工作人員的培訓，不斷提升其管理意識。並將先進的檔案信息化管理技術應用於實踐中。此外，還要將專業的信息化人才引入到檔案管理部門中，並定期開展專業的講座，以此強化檔案管理工作人員的管理意識。
3推進信息化檔案管理體系構建的方法
首先，對外部機制環境的完善。在網際網路時代背景下，構建檔案管理信息化體系需要對其中關鍵性的重要數據進行挖掘和分析，從而促使真正有價值的信息形成核心的生產力。同時，還要保障檔案信息網絡數據以及用戶隱私的安全性。而基於網絡的數據信息非常大，因此有部分數據資源會曝光在網絡環境中，因此，制定相關的安全和隱私保護律法和健全的管理機制是保障檔案信息管理體系安全運作的有效措施。其次，建立檔案信息數據開發和利用的門戶網站，並確立開發和利用的大數據挖掘機制。對於檔案信息而言，有長期保存而很少利用的，因此這部分檔案數據就無法得到最大限度的開發。而通過建立門戶網站可以方便用戶對各方面檔案數據進行訪問和利用。但要在海量的數據中獲取有價值的信息，就需要最大限度對大數據進行挖掘，進而從中提取有價值的信息加以利用。
4推進信息化檔案管理體系構建的方法
首先，建立完善的制度，對於現階段我國檔案管理部門在對信息化檔案管理制度方面仍有不足之處。因此，制定有效可行的制度來加強管理，可以有效保障檔案管理工作中涉及到的版權等問題。並利用制度去約束各項工作的落實。其次，合理分配和利用以及共享資源。例如，對於出版社的檔案管理工作而言，在對物流庫存進行統計時，如果使用手工盤庫存就會既費時又耗力，因此，可以通過信息化系統對其進行統計，進而避免繁瑣的程序。此外，通過檔案資源共享，可以方便出版社相關人員對發貨記錄數據和庫存數據有全面了解和掌握，從而為出版社節省大量的工作時間，也間接的為其帶來經濟效益。同時，基於網絡建立檔案管理部門之間的合作關係，從而實現數據信息資源的共享，從而有效提升檔案信息的高效利用率。
5結束語
綜上所述，現階段要實現檔案管理體系的信息化構建，就需要利用信息化技術，調整單位內部管理機制，不斷改進管理模式，創新管理方法，實現資源合力開發分配和利用以及共享，從而更好的實現檔案信息數據的高效利用。
參考文獻
[1]韓新玲，劉謠.信息化檔案管理體系的構建與實施[J].中國電力企業管理，2019（14）:48-49.
[2]杜麗儀.對建立與使用知識管理型檔案管理體系的分析[J].當代教育實踐與教學研究，2016（02）:87.
作者：李雪花 單位：延邊人民出版社
關鍵詞：信息化；檔案管理體系；構建；方法
1實行信息化檔案管理的優勢
首先，實行信息化的檔案管理，可以利用數字化的網絡系統對不同種類的檔案進行統一規範的管理，還可以對檔案進行多維度的傳輸，並且也不受空間的限制而進行不同領域內資源的共享，此外還可以跨行業和領域進行相關信息的分發和收集。而對信息資源的共享是網絡時代的一大優勢，同時還可以結合移動終端設備來實現檔案信息快速有效的傳播。實行信息化的檔案管理，還可以促進不同部門和機構在信息資源上的連通，進而對相關檔案信息進行結構化的保存，此外，藉助信息化的管理系統還可以方便用戶對數據的訪問，從而有效提高檔案管理工作的水平和效率。其次，在對檔案信息進行管理的過程中，可以藉助網絡系統對信息資源進行全面覆蓋，從而實現對檔案信息資源的可視化檢索。而利用信息化技術可以讓管理者和查詢者更好的藉助搜尋引擎來進行信息資源的搜索，同時，搜尋引擎還可以依據相關關鍵詞給予有效的參考信息。最後，利用信息化技術來管理檔案，可以實現檔案管理工作的規範化。在對除了以紙質文獻為載體的檔案數據管理外，其中還包括一些電子類和錄音影像類的檔案資源，如果利用傳統的檔案管理有可能使錄音影像類資源在高頻率使用的情況下出現信息無法顯現的問題，進而導致後期檔案信息文件的缺失和損壞。但在利用網絡系統進行檔案信息保存，可以有效存儲音頻類資源，並在後期對檔案數據進行安全加密，以此確保數據的安全性。
2推進信息化檔案管理體系構建的意見
2.1建立完善的信息化檔案管理模式
藉助現代化信息技術和網絡，建立完善的檔案管理模式，需要相關工作人員具備先進的管理技術和管理意識，進而使用先進的管理技術來不斷提升檔案管理水平。可見，建立完善的信息化檔案管理模式可以有效推進檔案管理信息化的建設。為了不斷提升檔案管理的信息化就需要對檔案管理的工作管理模式進行改進，不斷優化其架構，並引入先進的檔案管理方法合技術，實現檔案信息系統管理的數字化構建，從而實現高效的檔案管理。
2.2加強對檔案工作人員的培訓，提高其管理意識
構建信息化的檔案管理體系，需要加強對檔案工作人員的培訓，不斷提升其管理意識。並將先進的檔案信息化管理技術應用於實踐中。此外，還要將專業的信息化人才引入到檔案管理部門中，並定期開展專業的講座，以此強化檔案管理工作人員的管理意識。
3推進信息化檔案管理體系構建的方法
首先，對外部機制環境的完善。在網際網路時代背景下，構建檔案管理信息化體系需要對其中關鍵性的重要數據進行挖掘和分析，從而促使真正有價值的信息形成核心的生產力。同時，還要保障檔案信息網絡數據以及用戶隱私的安全性。而基於網絡的數據信息非常大，因此有部分數據資源會曝光在網絡環境中，因此，制定相關的安全和隱私保護律法和健全的管理機制是保障檔案信息管理體系安全運作的有效措施。其次，建立檔案信息數據開發和利用的門戶網站，並確立開發和利用的大數據挖掘機制。對於檔案信息而言，有長期保存而很少利用的，因此這部分檔案數據就無法得到最大限度的開發。而通過建立門戶網站可以方便用戶對各方面檔案數據進行訪問和利用。但要在海量的數據中獲取有價值的信息，就需要最大限度對大數據進行挖掘，進而從中提取有價值的信息加以利用。
4推進信息化檔案管理體系構建的方法
首先，建立完善的制度，對於現階段我國檔案管理部門在對信息化檔案管理制度方面仍有不足之處。因此，制定有效可行的制度來加強管理，可以有效保障檔案管理工作中涉及到的版權等問題。並利用制度去約束各項工作的落實。其次，合理分配和利用以及共享資源。例如，對於出版社的檔案管理工作而言，在對物流庫存進行統計時，如果使用手工盤庫存就會既費時又耗力，因此，可以通過信息化系統對其進行統計，進而避免繁瑣的程序。此外，通過檔案資源共享，可以方便出版社相關人員對發貨記錄數據和庫存數據有全面了解和掌握，從而為出版社節省大量的工作時間，也間接的為其帶來經濟效益。同時，基於網絡建立檔案管理部門之間的合作關係，從而實現數據信息資源的共享，從而有效提升檔案信息的高效利用率。
5結束語
綜上所述，現階段要實現檔案管理體系的信息化構建，就需要利用信息化技術，調整單位內部管理機制，不斷改進管理模式，創新管理方法，實現資源合力開發分配和利用以及共享，從而更好的實現檔案信息數據的高效利用。
參考文獻
[1]韓新玲，劉謠.信息化檔案管理體系的構建與實施[J].中國電力企業管理，2019（14）:48-49.
[2]杜麗儀.對建立與使用知識管理型檔案管理體系的分析[J].當代教育實踐與教學研究，2016（02）:87.
作者：李雪花 單位：延邊人民出版社
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