某物業服務中心檔案管理規程格式怎樣的

物業服務中心檔案管理規程1目的對重要資料文件等進行有效保管,以便查閱。
2範圍適用於EE物業服務中心檔案管理工作。
3標準作業要求3.1歸檔範圍包括但不限於下列具有保存價值的各種載體形式的文件:a)管理文件:各部門在經營活動中產生的質量記錄文件。
b)證照文件:經營活動中產生的各類證、照等。
c)合同文件:經營活動中產生的各類合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動合同、身份證複印件、應聘信息登記表、廉政承諾書(後勤員工)、照片、學歷證書複印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明,包括但不限於在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;
特殊崗位、職務人員檔案還應包括家訪記錄表、政審表、保密協議、競業限制協議等。
3. 2檔案的收集整理
3.2.1 質量記錄文件3.2.
1.1質量記錄表單按照規定時限,每月5號前由各部門負責人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;3.2.
1.2質量管理文件由行政人事專員歸檔保存;3.2.
1.3與物業管理相關的外來文件由行政人事專員收集整理,並保存。
3.2.2 其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。
3. 3檔案保存
3.3.1 須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;
一旦出現險情,須立即向部門經理或公司領導報告。
3.3.2 嚴禁無關人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3 檔案發生損毀、丟失時,根據損失程度追究有關人員責任。
3.3.4 離職員工的檔案須保存2年以上,關鍵崗位保存3年以上,並建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。
3. 4檔案借閱
3.4.1 外部門人員借閱或借出檔案原件(包括複印件),須經物業服務中心經理同意後辦理登記手續;
使用完畢須及時、完整地歸還檔案,不得私自留存;
使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔相應責任。
3.4.2 任何人借閱檔案原件,原則上不准拆散案卷、折頁、摘抄、複製;
不准在檔案上作記號、塗改、污損;
確因工作確需摘抄、複製,須經借出部門的負責人同意方可。
3.4.3 借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內容;
由於泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關責任。
3.4.4 短期使用檔案借閱期不得超過7天,長期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續藉手續。
3. 5檔案移交
3.5.1 如檔案需向其他部門移交,須經物業服務中心經理批准,並建立《檔案移交簽收表》,由經辦人簽字,以明確責任。
3.5.2 員工進行公司間調動後,由調入公司人力資源部在員工辦理調動手續後一周內向調出公司人力資源部取回調動人員的人事檔案,調出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經辦人當場簽字,以便查詢。
3. 6檔案檢查
3.6.1 檢查內容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。
3.6.2 檢查時間:每月自行檢查一次。
3. 7檔案銷毀檔案銷毀需經物業服務中心經理批准。
4質量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》AW-QR-OM-13
5.2《檔案移交簽收單》