淺析教學秘書工作
隨著我國社會發展不斷前進，教育改革不斷深入，各高校辦學規模也呈現出快速發展的態勢。教學秘書的素養和工作能力，直接影響高校教學管理的水平和質量。作為一所高校，教學管理工作是中心內容，而教學秘書則是教學工作中的重要參與者，直接實施者，是聯繫教務處、院系、教師與學生的重要樞紐，是上傳下達的橋樑，是教學工作有序進行的有力保障。
一、工作特點
1.服務性與協調性
教學秘書不但肩負著把系、學院及教務處所制定的各項規章制度向系部教師宣傳的職責，同時，也負責把教學相關的任務落實到每位學生，確保全校的教學活動正常開展。既下達任務，也廣泛徵求和聽取各教師和學生對教學管理工作的意見和建議，及時把信息和意見反饋給相關領導部門。由此看來，教學秘書是上情下達，下情上報的服務者，即為教師教學和學生學習提供支持幫助，也為院（系）領導決策提供參考信息。身為教學秘書，不可能獨自處理所有繁瑣的教學事務，還涉及與多部門進行協調溝通。如何在最短時間內利用手上的資源把問題理解清楚，再採用取精去糟的方式，積極地與別的部門聯繫，有效地解決問題，這需要教學秘書具有良好的溝通與協調能力。
此外，一旦管理部門所作出的決定和計劃等相關事務和院（系）的教學管理事務上存在差異和矛盾時，這就需要高校秘書及時的掌握相關事務，並起到協調或者依據當時情況結合實際的問題，做出應對的措施，並及時上報於上級。達到協調各部門事務上一體化，從而促使所有教學事務有序進行。
2.繁雜性與嚴謹性
教學秘書協助系主任管理日常的教學活動，內容包括：排課、征訂教材、收集教學資料、教師工作量統計、檢查落實教學計劃執行情況、調課情況、停課情況、學生成績管理、畢業生資格審核、各階段教學檢查、學生評教、教師互評、學生英語四六級、計算機等級考試報名、學籍檔案管理、成績管理、安排考試及監考、各學期考試試卷整理歸檔等。其他方面包括科研資料管理與存檔、教學評估、教學文件的通知與下達及歸檔、教學情況通報、教務系統相關工作等。如此冗雜的工作，卻不允許有一絲錯誤。做得好，理所當然，默默無聞；一旦稍有疏忽，便會造成教學事故，受到各方譴責。這要求教學秘書有高度的責任心，每一件小事都必須考慮全面，親自操作，牽一髮而動全身。
3.專業性
教學秘書，顧名思義是指從事與教學工作相關的具有輔助性質的管理人員，它是教學管理隊伍中的基層工作者。但由於種種原因，部分高校對教學秘書的作用認識不足，認為教學秘書是打零工人員。實際上，教學秘書工作涉及面廣而繁雜，需要復合型人才才能勝任。教學秘書從事業務工作需要掌握口頭表達能力，文書寫作能力，溝通能力、公共管理等基礎知識。此外，由於經常與學生接觸，還應掌握心理學、教育理論知識、本院系專業學術背景、教學規律及教學特點等，並在工作中加以運用，不斷總結提高工作水平。同時，需具有一定程度的計算機操作水平，熟練運用教務管理系統，常用辦公軟體，能精確快速處理教學管理工作，為廣大師生提供快捷服務。
4.應變性
在日常工作中，經常遇到來自學生和院（系）領導、教師的突發性事情，如臨時調課、停課等。這要求教學秘書要時刻保持清醒的頭腦，有較強的分析問題的能力，迅速果斷地處理這些突發性事故，儘可能在最短時間內把問題解決。同時，應變性也同樣運用在處理同事之間和師生之間的關係上，做好溝通的樞紐，使大家能互相理解，成為和諧的整體。
二、教學秘書工作中存在的問題
1.工作繁忙，任務重
教學秘書是教學管理的實施者和組織者，工作內容幾乎涉及院系日常教學管理的各個方面，如課表管理、學生選課管理、教師調停課管理、教學任務安排、考務管理、畢業論文（畢業設計）和學位資格審查、教師工作量核算和教學評估管理、檔案管理等。除此之外，還包括隨時處理突發事件，解答老師和學生的諮詢。據不完全統計，教學秘書的日常事務大概百餘項，可謂千頭萬緒。
2.待遇偏低，隊伍人員流動大
一直以來，教學秘書的崗位沒有得到高校領導的重視，普遍認為其工作就是排課、調課、學籍管理、專門負責通知等簡單重複性的工作。一言蔽之，就是什麼人都可以做，不同於教師崗位，還有專業學歷的要求。同時，由於工作太繁瑣，以致於都沒有計算教學秘書工作量的體系，甚至是無法計算，無法量化。因此，工作的難度和業績都不易體現出來，導致教學秘書與機關人員一起參加職稱評定時，處於相對劣勢。另外，教學秘書由於工作任務重，很少甚至不可能有機會參與科研項目，缺少科研成果，也是導致職稱評定難得原因之一。教學秘書晉升之路艱難，且工資待遇較低，導致在崗人員想方設法轉崗，也是較普遍現象，還使得該隊伍人員結構參差不齊，整體素質偏低，嚴重影響工作質量和效率。
3.職業聲望較低
教學秘書普遍得不到應有的尊重，部分領導和老師都認為教學秘書就是後勤雜工，可有可無。再加上教學秘書工作屬性多為輔助性，工作成果不明顯，工作價值模糊，得不到相應的認可和尊重。
4.崗位職責不明
教學秘書既從屬於教務處，接受教務處的任務安排，同時又服從院系領導的安排，是在雙重領導下進行具體的管理工作。這就容易造成同一時間內要接受來自不同上級安排的任務。再加上學校的各個部門、院（系）領導和師生們對教學秘書崗位的不了解，甚至把行政秘書、輔導員、科研秘書等的部分工作或全部工作安排給教學秘書來承擔，導致教學秘書的工作更加繁雜。
5.工作創新能力不夠
隨著我國社會發展不斷前進，教育改革不斷深入，各高校辦學規模也呈現出快速發展的態勢。教學秘書的素養和工作能力，直接影響高校教學管理的水平和質量。作為一所高校，教學管理工作是中心內容，而教學秘書則是教學工作中的重要參與者，直接實施者，是聯繫教務處、院系、教師與學生的重要樞紐，是上傳下達的橋樑，是教學工作有序進行的有力保障。
一、工作特點
1.服務性與協調性
教學秘書不但肩負著把系、學院及教務處所制定的各項規章制度向系部教師宣傳的職責，同時，也負責把教學相關的任務落實到每位學生，確保全校的教學活動正常開展。既下達任務，也廣泛徵求和聽取各教師和學生對教學管理工作的意見和建議，及時把信息和意見反饋給相關領導部門。由此看來，教學秘書是上情下達，下情上報的服務者，即為教師教學和學生學習提供支持幫助，也為院（系）領導決策提供參考信息。身為教學秘書，不可能獨自處理所有繁瑣的教學事務，還涉及與多部門進行協調溝通。如何在最短時間內利用手上的資源把問題理解清楚，再採用取精去糟的方式，積極地與別的部門聯繫，有效地解決問題，這需要教學秘書具有良好的溝通與協調能力。
此外，一旦管理部門所作出的決定和計劃等相關事務和院（系）的教學管理事務上存在差異和矛盾時，這就需要高校秘書及時的掌握相關事務，並起到協調或者依據當時情況結合實際的問題，做出應對的措施，並及時上報於上級。達到協調各部門事務上一體化，從而促使所有教學事務有序進行。
2.繁雜性與嚴謹性
教學秘書協助系主任管理日常的教學活動，內容包括：排課、征訂教材、收集教學資料、教師工作量統計、檢查落實教學計劃執行情況、調課情況、停課情況、學生成績管理、畢業生資格審核、各階段教學檢查、學生評教、教師互評、學生英語四六級、計算機等級考試報名、學籍檔案管理、成績管理、安排考試及監考、各學期考試試卷整理歸檔等。其他方面包括科研資料管理與存檔、教學評估、教學文件的通知與下達及歸檔、教學情況通報、教務系統相關工作等。如此冗雜的工作，卻不允許有一絲錯誤。做得好，理所當然，默默無聞；一旦稍有疏忽，便會造成教學事故，受到各方譴責。這要求教學秘書有高度的責任心，每一件小事都必須考慮全面，親自操作，牽一髮而動全身。
3.專業性
教學秘書，顧名思義是指從事與教學工作相關的具有輔助性質的管理人員，它是教學管理隊伍中的基層工作者。但由於種種原因，部分高校對教學秘書的作用認識不足，認為教學秘書是打零工人員。實際上，教學秘書工作涉及面廣而繁雜，需要復合型人才才能勝任。教學秘書從事業務工作需要掌握口頭表達能力，文書寫作能力，溝通能力、公共管理等基礎知識。此外，由於經常與學生接觸，還應掌握心理學、教育理論知識、本院系專業學術背景、教學規律及教學特點等，並在工作中加以運用，不斷總結提高工作水平。同時，需具有一定程度的計算機操作水平，熟練運用教務管理系統，常用辦公軟體，能精確快速處理教學管理工作，為廣大師生提供快捷服務。
4.應變性
在日常工作中，經常遇到來自學生和院（系）領導、教師的突發性事情，如臨時調課、停課等。這要求教學秘書要時刻保持清醒的頭腦，有較強的分析問題的能力，迅速果斷地處理這些突發性事故，儘可能在最短時間內把問題解決。同時，應變性也同樣運用在處理同事之間和師生之間的關係上，做好溝通的樞紐，使大家能互相理解，成為和諧的整體。
二、教學秘書工作中存在的問題
1.工作繁忙，任務重
教學秘書是教學管理的實施者和組織者，工作內容幾乎涉及院系日常教學管理的各個方面，如課表管理、學生選課管理、教師調停課管理、教學任務安排、考務管理、畢業論文（畢業設計）和學位資格審查、教師工作量核算和教學評估管理、檔案管理等。除此之外，還包括隨時處理突發事件，解答老師和學生的諮詢。據不完全統計，教學秘書的日常事務大概百餘項，可謂千頭萬緒。
2.待遇偏低，隊伍人員流動大
一直以來，教學秘書的崗位沒有得到高校領導的重視，普遍認為其工作就是排課、調課、學籍管理、專門負責通知等簡單重複性的工作。一言蔽之，就是什麼人都可以做，不同於教師崗位，還有專業學歷的要求。同時，由於工作太繁瑣，以致於都沒有計算教學秘書工作量的體系，甚至是無法計算，無法量化。因此，工作的難度和業績都不易體現出來，導致教學秘書與機關人員一起參加職稱評定時，處於相對劣勢。另外，教學秘書由於工作任務重，很少甚至不可能有機會參與科研項目，缺少科研成果，也是導致職稱評定難得原因之一。教學秘書晉升之路艱難，且工資待遇較低，導致在崗人員想方設法轉崗，也是較普遍現象，還使得該隊伍人員結構參差不齊，整體素質偏低，嚴重影響工作質量和效率。
3.職業聲望較低
教學秘書普遍得不到應有的尊重，部分領導和老師都認為教學秘書就是後勤雜工，可有可無。再加上教學秘書工作屬性多為輔助性，工作成果不明顯，工作價值模糊，得不到相應的認可和尊重。
4.崗位職責不明
教學秘書既從屬於教務處，接受教務處的任務安排，同時又服從院系領導的安排，是在雙重領導下進行具體的管理工作。這就容易造成同一時間內要接受來自不同上級安排的任務。再加上學校的各個部門、院（系）領導和師生們對教學秘書崗位的不了解，甚至把行政秘書、輔導員、科研秘書等的部分工作或全部工作安排給教學秘書來承擔，導致教學秘書的工作更加繁雜。
5.工作創新能力不夠
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