開放教育學籍檔案管理的對策初探
引言
開放教育學生學籍檔案的主要內容包括：學生基本信息、學期註冊情況、課程註冊情況、考試註冊與考試成績記錄、學習過程中的獎懲情況、學籍異動情況等。學籍檔案採用計算機和文字管理方式分別存於省級電大和中央電大學籍管理部門，作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核學生畢業資格的依據。
開放教育實行完全學分制，學籍8年有效；學習形式靈活、多樣。所以與傳統的學籍檔案管理相比較，開放教育學籍管理既具有明顯的信息化、規模性、系統性的特點，又具備複雜性、動態性、周期性和分散性的特點。
1 開放教育學籍檔案管理的現狀
1.1 管理人員對檔案管理認識模糊，不夠重視 開放教育學員受工作、家庭等多方面因素的影響，個別學員對學籍檔案的採集不夠認真和重視，檔案資料的採集填寫不完整、不規範、不準確，有的甚至由他人代填。部分學校對學籍管理缺乏正確認識，經濟上要求，管理上放任，投資上不重視，部分管理人員思想上不夠重視，認識上模糊不清，學員學籍檔案審查不嚴，要求不規範，檔案收集和管理相對混亂。
1.2 技術手段落後、管理模式陳舊 開放教育從招生到畢業電子已基本實現了網絡化和遠程操作，隨著招生規模的擴大，學員檔案數量不斷增加，加之存放時間不固定，管理上流動性、動態性的特點，很多過程靠管理人員手工操作，沒有上升到電子的高度，信息資源得不到充分的開發和利用。
1.3 檔案知識缺乏，管理隊伍薄弱 學籍檔案管理工作是一項複雜的系統工程，即要求管理人員掌握一定的管理知識、軟體系統的操作能力，還要求要有極強的計劃性、準確性和原則性，甚至於對工作的協調、超前和創新。但是目前部分學校忽視學籍管理隊伍的建設，輪崗、換崗、人員變動頻繁，缺乏對管理人員的業務培訓。管理人員綜合素質偏低，年齡偏大、業務不熟，電腦操作能力差，不當的操作還會導致資料的丟失和損壞。
1.4 投入不足、設備簡單，更新跟不上，軟體不配套
開放教育學籍檔案以電子檔案為主，但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在特定的介質上，必須通過計算機或其他特殊工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性。這就要求設備跟上，軟體配套，管理人員會操作，能讀懂，能看到。但目前各學校在這方面還存在很大的問題。設備陳舊，多年不更新，數碼信息採集、二代身份證讀寫器、監控儀器等更無從談起。
1.5 檔案管理制度不健全，網絡安全無保障 檔案具有真實性、原始性和安全性的特點，開放教育有他自身的規律和特點，所以就要有與之相適應的學籍管理規章制度，不能套用全日制學籍管理規定。有的學校雖然制度完善，但執行不嚴，工作隨意性較大。如果網絡安全得不到保證，就會嚴重影響學籍檔案的管理。
2 加強開放教育學籍檔案管理的對策
2.1 提高對檔案管理重要性的認識 學籍檔案管理是開放教育一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到開放教育的質量。所以要充分認識檔案管理的重要性。高標準、嚴要求地做好學籍檔案管理的每一項工作、每一個細節，切實保證學籍檔案真實的反映學生學習的全過程。加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，熟悉和掌握計算機技術，提高分析問題的能力。結合學籍工作實際，探索出學籍檔案管理的基本規律；樹立一切為了學生，為了學生的一切的服務意識，全面提高學籍檔案管理水平和能力。
2.2 強化檔案制度的建設，全面推進科學、高效和規範的管理檔案 建立健全開放教育學籍管理制度，科學高效的搞好學籍管理是提高開放教育質量的前提和保障。學校要在上級部門有關制度的基礎上，制定出符合自身實際的管理制度，使管理人員有章可循，有據可依，開放教育的檔案管理更加科學化、規範化和高效化。
2.3 創新信息化管理手段，發揮開放教育系統優勢，提高檔案管理的質量和效率 學籍管理是一項即嚴肅有嚴謹的工作，相關部門要依據開放教育的網絡化、系統性的特點，將學籍管理納入到科學化、現代化、信息化的軌道上。及時、全面、準確的利用計算機網絡對學員的學籍進行管理，使管理和比管理者能隨時隨地了解學籍狀態，實現學籍信息的規範化和管理的程序化，促進學籍檔案管理工作的質量和效率的不斷提高。
2.4 樹立安全意識，採取有力的措施，嚴防檔案損失，確保檔案的安全 計算機並不是無懈可擊的，隨著網絡的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。檔案信息涉及大量的個人隱私，網絡的不安全、軟體存在漏洞，防火牆被突破，黑客攻擊、讀取和更改學生信息等等，既會給檔案管理帶來巨大的損失，也會對學校聲譽帶來一定的影響。所以加強安全防範意識，採取必要的措施，防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問題。
學籍管理是開放教育一個重要的組成部分，學籍管理工作者要改變觀念、提高認識，加強學習，不斷的研究和探索學籍管理的新思路、新辦法和新動向，建立健全適應開放教育特點的規章制度，推動學籍管理不斷完善，規範化、科學化的提高學籍管理的質量，真正的做好學籍檔案管理工作，提升開放教育學籍管理的內涵，促進開放教育又快有好的發展。
引言
開放教育學生學籍檔案的主要內容包括：學生基本信息、學期註冊情況、課程註冊情況、考試註冊與考試成績記錄、學習過程中的獎懲情況、學籍異動情況等。學籍檔案採用計算機和文字管理方式分別存於省級電大和中央電大學籍管理部門，作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核學生畢業資格的依據。
開放教育實行完全學分制，學籍8年有效；學習形式靈活、多樣。所以與傳統的學籍檔案管理相比較，開放教育學籍管理既具有明顯的信息化、規模性、系統性的特點，又具備複雜性、動態性、周期性和分散性的特點。
1 開放教育學籍檔案管理的現狀
1.1 管理人員對檔案管理認識模糊，不夠重視 開放教育學員受工作、家庭等多方面因素的影響，個別學員對學籍檔案的採集不夠認真和重視，檔案資料的採集填寫不完整、不規範、不準確，有的甚至由他人代填。部分學校對學籍管理缺乏正確認識，經濟上要求，管理上放任，投資上不重視，部分管理人員思想上不夠重視，認識上模糊不清，學員學籍檔案審查不嚴，要求不規範，檔案收集和管理相對混亂。
1.2 技術手段落後、管理模式陳舊 開放教育從招生到畢業電子已基本實現了網絡化和遠程操作，隨著招生規模的擴大，學員檔案數量不斷增加，加之存放時間不固定，管理上流動性、動態性的特點，很多過程靠管理人員手工操作，沒有上升到電子的高度，信息資源得不到充分的開發和利用。
1.3 檔案知識缺乏，管理隊伍薄弱 學籍檔案管理工作是一項複雜的系統工程，即要求管理人員掌握一定的管理知識、軟體系統的操作能力，還要求要有極強的計劃性、準確性和原則性，甚至於對工作的協調、超前和創新。但是目前部分學校忽視學籍管理隊伍的建設，輪崗、換崗、人員變動頻繁，缺乏對管理人員的業務培訓。管理人員綜合素質偏低，年齡偏大、業務不熟，電腦操作能力差，不當的操作還會導致資料的丟失和損壞。
1.4 投入不足、設備簡單，更新跟不上，軟體不配套
開放教育學籍檔案以電子檔案為主，但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在特定的介質上，必須通過計算機或其他特殊工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性。這就要求設備跟上，軟體配套，管理人員會操作，能讀懂，能看到。但目前各學校在這方面還存在很大的問題。設備陳舊，多年不更新，數碼信息採集、二代身份證讀寫器、監控儀器等更無從談起。
1.5 檔案管理制度不健全，網絡安全無保障 檔案具有真實性、原始性和安全性的特點，開放教育有他自身的規律和特點，所以就要有與之相適應的學籍管理規章制度，不能套用全日制學籍管理規定。有的學校雖然制度完善，但執行不嚴，工作隨意性較大。如果網絡安全得不到保證，就會嚴重影響學籍檔案的管理。
2 加強開放教育學籍檔案管理的對策
2.1 提高對檔案管理重要性的認識 學籍檔案管理是開放教育一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到開放教育的質量。所以要充分認識檔案管理的重要性。高標準、嚴要求地做好學籍檔案管理的每一項工作、每一個細節，切實保證學籍檔案真實的反映學生學習的全過程。加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，熟悉和掌握計算機技術，提高分析問題的能力。結合學籍工作實際，探索出學籍檔案管理的基本規律；樹立一切為了學生，為了學生的一切的服務意識，全面提高學籍檔案管理水平和能力。
2.2 強化檔案制度的建設，全面推進科學、高效和規範的管理檔案 建立健全開放教育學籍管理制度，科學高效的搞好學籍管理是提高開放教育質量的前提和保障。學校要在上級部門有關制度的基礎上，制定出符合自身實際的管理制度，使管理人員有章可循，有據可依，開放教育的檔案管理更加科學化、規範化和高效化。
2.3 創新信息化管理手段，發揮開放教育系統優勢，提高檔案管理的質量和效率 學籍管理是一項即嚴肅有嚴謹的工作，相關部門要依據開放教育的網絡化、系統性的特點，將學籍管理納入到科學化、現代化、信息化的軌道上。及時、全面、準確的利用計算機網絡對學員的學籍進行管理，使管理和比管理者能隨時隨地了解學籍狀態，實現學籍信息的規範化和管理的程序化，促進學籍檔案管理工作的質量和效率的不斷提高。
2.4 樹立安全意識，採取有力的措施，嚴防檔案損失，確保檔案的安全 計算機並不是無懈可擊的，隨著網絡的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。檔案信息涉及大量的個人隱私，網絡的不安全、軟體存在漏洞，防火牆被突破，黑客攻擊、讀取和更改學生信息等等，既會給檔案管理帶來巨大的損失，也會對學校聲譽帶來一定的影響。所以加強安全防範意識，採取必要的措施，防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問題。
學籍管理是開放教育一個重要的組成部分，學籍管理工作者要改變觀念、提高認識，加強學習，不斷的研究和探索學籍管理的新思路、新辦法和新動向，建立健全適應開放教育特點的規章制度，推動學籍管理不斷完善，規範化、科學化的提高學籍管理的質量，真正的做好學籍檔案管理工作，提升開放教育學籍管理的內涵，促進開放教育又快有好的發展。
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