定義秘書的幾個基本問題

「秘書」一詞。古已有之，今天人們談到秘書，往往與文牘，領導的助手、智囊、參謀等聯繫在一起，有的聯繫得更廣泛一些。但是，究竟如何確切表述其內涵，又感到不那麼容易。從我國秘書學建立至今的十來年看，這一根本性問題也始終沒能得到統一認識。本文就幾個相關問題談談自己的觀點。 一、「秘書」應認定為是一種職務 這是針對學術界有人提到的秘書是一種職位、職業、職稱而言的。把秘書界定在一種職位、職業或職稱上並非錯誤。但是界定在職務上更符合它的本義，最具實質意義。 二、秘書與領導者保持著盡小的空間 在「秘書」定義中，有不少關於秘書與領導空間位置的表述，大多為"秘書身處領導近身"等詞句。應該說，它反映了一種客觀狀況，表明了秘書與領導保持著盡小空間的事實。但是，這種表述不全面，因為它僅僅從物質空間這方面描述了兩者距離的接近，而忽視了他們在精神空間上具有著同樣接近的另一面。 三、秘書「以文字材料的處理為主要特徵」 在傳統觀念中，秘書常常與秀才聯繫在一起，什麼是秘書--秘書就是搞文字工作的，寫東西的。以後，秘書學科的建立，人們在理性的高度努力作出科學概括的時候，也始終沒有忘記秘書的文牘性，只是把「制掌文書」與「事務處理」--一同作為了秘書的根本特徵加以揭示。應當看到，這是認識上的一大變化，是客觀對象發展的及時反映。然而，從理論上和實踐中來分析，這一認識又存在著兩個問題。 一是按邏輯學分析，「制掌文書」與「處理事務」這兩個概念顯然不相互排斥，而是交叉。 二是從實際狀況看，「制掌文書」的表述不及「文字材料處理」的表述準確和全面。 四、秘書所做事情的全部是「信息和其他事務」 嚴密地說，秘書所處理的信息大部分也應歸屬事務工作的範疇；但還有一個層面，就是秘書的思想、智慧融入領導決策之中，即不少人稱之為的輔助決策、參謀、智囊等等。 除了信息處理以外，秘書還有大量的其他事務工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和專著都努力想把這部分事務工作羅列清楚，但又總是得不到滿意的結果。究其原因，是秘書為領導者服務這一特點所致。 五、秘書是為領導者提供服務的行政人員 這有三層意思，一是秘書所做的事情是服務性的，二是秘書服務的對象是領導者，三是秘書是行政人員。 至於秘書是「行政人員」的認定，實際上是對秘書的歸屬作出的描述。指出秘書是行政人員，一是可將秘書與技術類人員、管理類人員（嚴格意義上的行政人員），與體力勞動者區別開來；二是體現秘書工作是整個管理活動的組成部分的觀點。基於定義「秘書」的幾個基本問題的如上認識，筆者認為，所謂「秘書」是一種職務，指與領導者保持盡小的空間，專為其提供以文字材料處理為主要特徵的信息和其他事務服務的行政人員。