王國強
摘要：隨著制度和科技的日新月異，高等院校經濟業務也得到迅猛發展，高等院校的會計檔案管理問題也應與時俱進。高校會計檔案工作是財務工作的重要組成部分，也是容易被忽視的環節。本文針對現如今高等院校在會計檔案管理中存在的問題提出相應的解決方案，為高校會計檔案有序管理出謀劃策。
關鍵詞 ：會計檔案；管理；問題
一、高校會計檔案的概念界定及其分類
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業資料。在如今會計電算化取代手工核算的時代，會計檔案不僅包括最終列印輸出的證、賬、表等紙質檔案，還應包含整個財務電算化系統開發、應用所形成的全套電子檔案。相應的磁性介質也視為會計檔案範疇，也應列入檔案管理。高校的會計檔案是高校檔案管理的重要組成部分，同時也是記錄和反映高校經濟業務的重要史料和證據。會計檔案的真實性、完備性、準確性、管理的科學性對高校財務決策起到重要的輔助作用。
二、高校會計檔案管理目前存在的問題
（一）相關人員對會計檔案管理的重視程度有待提高
會計檔案從形成、整理到收錄歸檔需要全體經辦人員協調配合才能井井有條。然而，會計檔案的日常管理卻較易被忽略，或不能引起足夠的重視。首先，檔案的管理與其形成過程息息相關，會計檔案責任人卻往往抱有「各司其職」的錯誤觀念，將檔案管理事宜完全歸於檔案管理人員。其次，會計檔案的收集、歸檔工作是一件對耐心與細心要求很高的工作，檔案管理人員要時刻提高責任意識，整理歸檔要及時、規範，不應存在鬆懈意識。第三，管理者往往將精力大部分放在對會計核算及資金管理和財務決策上，對會計檔案的管理工作往往忽視。
（二）會計檔案管理制度的不完善或執行力差
很多高校只是根據國家法規的要求管理會計檔案，並沒有結合自身情況制定適用於本單位的會計檔案管理制度，或者制定的檔案管理制度不能從程序上明確指導工作。有些高校也存在有制度卻沒有嚴格執行的情況。這兩方面的原因下，會計檔案的管理易造成職責不清、程序混亂、內容缺失、手續不全等問題，最終導致會計檔案管理工作錯漏叢生，問題不斷。
（三）會計檔案管理人員業務素質有待提高
目前，許多高校並沒有專職的會計檔案管理員，這一職能大部分由會計人員兼管。會計人員往往沒有受過專業的檔案管理業務培訓，同時缺乏相關工作經驗。對財務檔案的歸檔範圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規程，使得整理出來的財務檔案案卷質量不高，裝訂不規範，難以保證檔案的完整性和安全性。會計電算化檔案的管理人員往往並非專業電算化人才，會計人員對計算機系統及財務電子系統不甚精通，導致電子檔案的備份不完善，沒有做到作業系統與資料庫的完全備份。電子檔案的整理與提交也存在不規範的問題。檔案人員的不專業性使得會計檔案的完整性和安全性難以得到保障。
（四）會計檔案管理業務流程不細緻、不規範
財務檔案管理機構是進行財務檔案管理工作的組織保證，也是會計檔案管理的工作需要。但實際工作中各高校都未設置此機構，檔案工作由不同部門人員協同管理。會計檔案的歸檔方面，根據《會計檔案管理辦法》，每年形成的會計檔案應由會計機構負責立卷、裝訂、編制會計檔案管理清冊。當年形成的會計檔案可由財會部門保管一年。然而在實際工作中，大多數高校並未編制完整的檔案保管清冊，部分檔案也未能做到及時移交。會計部門電子檔案保存凌亂，紙質檔案與電子檔案未能做到同步歸檔。會計檔案的保管過程中，檔案的存放庫房沒有完全符合「七防」的要求，檔案的安全性存在隱患。在會計檔案的查閱管理上，很多高校沒有建立專門的會計檔案查詢系統，導致查詢費時費力。檔案的查閱手續不齊全，程序不規範。會計檔案的鑑定、銷毀工作往往不受重視，大有無人來銷、無人敢銷的局面。即使超過保管期限數年，也不願銷毀，由於種種原因導致學校會計檔案的鑑定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
三、高校財務會計檔案管理存在問題的解決辦法
（一）加強領導，提高對會計檔案管理重要性的認識
主管領導要高度重視會計檔案管理工作，會計檔案的收集、整理、歸檔、查閱、移交等工作要明確專人負責。
培養全體會計人員良好的檔案管理意識，按照《財務檔案管理工作規定》，實行邊核算邊整理，業務完成立卷完成的原則，及時完成這項工作。樹立財務人員之間崗位交接的經驗交流意識，做好「傳、幫、帶」工作，將檔案管理的經驗、規則、技術認真傳承，避免新手經驗不足導致的檔案凌亂問題。檔案主管機關也應定期針對會計檔案管理進行業務指導，以進一步提高會計檔案的管理水平。
（二）加強檔案管理人員培訓，提高人員業務素質
隨著新制度、新技術的更新和發展，高校會計檔案管理人員必須提高自身業務素質，以適應新形勢的需要。要高度重視會計檔案管理業務培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓納入會計人員崗前培訓和繼續教育培訓的重要內容，努力使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識、基礎業務與操作技能，從源頭上做好會計檔案管理的基礎工作。
（三）建立健全高校財務檔案管理的規章制度
要使高校會計檔案納入規範化管理，必須制定一套完善的會計檔案管理制度。同時，在制度的實施過程中要做到嚴格執行。
（四）規範會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作
1.規範會計檔案立卷、歸檔工作。首先，結合單位業務內容對會計檔案進行分類，制定相應科學合理的立卷、歸檔方案，準備好預設案卷。其次，會計憑證的粘貼整理要做到及時、規範、簽章齊全、憑證封面所列事項完整，薄厚適中。裝訂完畢按時間先後順序裝入檔案盒，並完整填寫檔案盒上內容。其他會計檔案也要做到收錄齊全、整理及時，並建立規範的會計檔案保管清冊。會計年度終了，要將列印輸出的各類會計賬頁分類整理，按科目及時間順序用號碼機列印序號後編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂後封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會計報表分月逐頁編制序號，並按序號編制目錄，最後按時間先後順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會計資料的裝訂同會計報表的裝訂。
2.規範會計檔案的保管。目前，各高校均建有綜合檔案室。會計檔案由財務部門保管一年後要交由檔案室保管，在提交紙質檔案的同時要一併提交同步的電算化會計檔案。會計人員在進行檔案交接的過程中，要按照相關程序認真辦理交接手續，以明確職責。
3.嚴格執行會計檔案的查閱、銷毀制度。會計檔案的查閱、借出必須嚴格執行相關審批程序，未經相關負責人批准不得私自借閱及複製。借閱登記要及時，借閱人、借閱時間、案卷名稱要登記齊全。對於已到保管期限的會計檔案要及時銷毀，進行銷毀要嚴格執行相關法律法規。對需要銷毀的會計檔案要編制會計檔案銷毀清冊，列明檔案名稱、卷號、冊數、起止日期和檔案編號、應保管年限、已保管年限、銷毀時間等內容，並由單位負責人在檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿但有未完結賬項的會計檔案，按規定不得銷毀，要單獨抽出立卷並在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，保管到未了事項完結時為止。銷毀會計檔案時，應嚴格執行由相關部門監銷制度。
參考文獻：
[1]黃煥敏.行政事業單位會計檔案管理存在的問題.合作經濟與科技.2014[1].
[2]戴敏.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J]中國證券期貨，2013[4]:142.
[3]財政部及國家檔案局.會計檔案管理辦法.
（作者單位：遼寧醫學院財務處）
摘要：隨著制度和科技的日新月異，高等院校經濟業務也得到迅猛發展，高等院校的會計檔案管理問題也應與時俱進。高校會計檔案工作是財務工作的重要組成部分，也是容易被忽視的環節。本文針對現如今高等院校在會計檔案管理中存在的問題提出相應的解決方案，為高校會計檔案有序管理出謀劃策。
關鍵詞 ：會計檔案；管理；問題
一、高校會計檔案的概念界定及其分類
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業資料。在如今會計電算化取代手工核算的時代，會計檔案不僅包括最終列印輸出的證、賬、表等紙質檔案，還應包含整個財務電算化系統開發、應用所形成的全套電子檔案。相應的磁性介質也視為會計檔案範疇，也應列入檔案管理。高校的會計檔案是高校檔案管理的重要組成部分，同時也是記錄和反映高校經濟業務的重要史料和證據。會計檔案的真實性、完備性、準確性、管理的科學性對高校財務決策起到重要的輔助作用。
二、高校會計檔案管理目前存在的問題
（一）相關人員對會計檔案管理的重視程度有待提高
會計檔案從形成、整理到收錄歸檔需要全體經辦人員協調配合才能井井有條。然而，會計檔案的日常管理卻較易被忽略，或不能引起足夠的重視。首先，檔案的管理與其形成過程息息相關，會計檔案責任人卻往往抱有「各司其職」的錯誤觀念，將檔案管理事宜完全歸於檔案管理人員。其次，會計檔案的收集、歸檔工作是一件對耐心與細心要求很高的工作，檔案管理人員要時刻提高責任意識，整理歸檔要及時、規範，不應存在鬆懈意識。第三，管理者往往將精力大部分放在對會計核算及資金管理和財務決策上，對會計檔案的管理工作往往忽視。
（二）會計檔案管理制度的不完善或執行力差
很多高校只是根據國家法規的要求管理會計檔案，並沒有結合自身情況制定適用於本單位的會計檔案管理制度，或者制定的檔案管理制度不能從程序上明確指導工作。有些高校也存在有制度卻沒有嚴格執行的情況。這兩方面的原因下，會計檔案的管理易造成職責不清、程序混亂、內容缺失、手續不全等問題，最終導致會計檔案管理工作錯漏叢生，問題不斷。
（三）會計檔案管理人員業務素質有待提高
目前，許多高校並沒有專職的會計檔案管理員，這一職能大部分由會計人員兼管。會計人員往往沒有受過專業的檔案管理業務培訓，同時缺乏相關工作經驗。對財務檔案的歸檔範圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規程，使得整理出來的財務檔案案卷質量不高，裝訂不規範，難以保證檔案的完整性和安全性。會計電算化檔案的管理人員往往並非專業電算化人才，會計人員對計算機系統及財務電子系統不甚精通，導致電子檔案的備份不完善，沒有做到作業系統與資料庫的完全備份。電子檔案的整理與提交也存在不規範的問題。檔案人員的不專業性使得會計檔案的完整性和安全性難以得到保障。
（四）會計檔案管理業務流程不細緻、不規範
財務檔案管理機構是進行財務檔案管理工作的組織保證，也是會計檔案管理的工作需要。但實際工作中各高校都未設置此機構，檔案工作由不同部門人員協同管理。會計檔案的歸檔方面，根據《會計檔案管理辦法》，每年形成的會計檔案應由會計機構負責立卷、裝訂、編制會計檔案管理清冊。當年形成的會計檔案可由財會部門保管一年。然而在實際工作中，大多數高校並未編制完整的檔案保管清冊，部分檔案也未能做到及時移交。會計部門電子檔案保存凌亂，紙質檔案與電子檔案未能做到同步歸檔。會計檔案的保管過程中，檔案的存放庫房沒有完全符合「七防」的要求，檔案的安全性存在隱患。在會計檔案的查閱管理上，很多高校沒有建立專門的會計檔案查詢系統，導致查詢費時費力。檔案的查閱手續不齊全，程序不規範。會計檔案的鑑定、銷毀工作往往不受重視，大有無人來銷、無人敢銷的局面。即使超過保管期限數年，也不願銷毀，由於種種原因導致學校會計檔案的鑑定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
三、高校財務會計檔案管理存在問題的解決辦法
（一）加強領導，提高對會計檔案管理重要性的認識
主管領導要高度重視會計檔案管理工作，會計檔案的收集、整理、歸檔、查閱、移交等工作要明確專人負責。
培養全體會計人員良好的檔案管理意識，按照《財務檔案管理工作規定》，實行邊核算邊整理，業務完成立卷完成的原則，及時完成這項工作。樹立財務人員之間崗位交接的經驗交流意識，做好「傳、幫、帶」工作，將檔案管理的經驗、規則、技術認真傳承，避免新手經驗不足導致的檔案凌亂問題。檔案主管機關也應定期針對會計檔案管理進行業務指導，以進一步提高會計檔案的管理水平。
（二）加強檔案管理人員培訓，提高人員業務素質
隨著新制度、新技術的更新和發展，高校會計檔案管理人員必須提高自身業務素質，以適應新形勢的需要。要高度重視會計檔案管理業務培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓納入會計人員崗前培訓和繼續教育培訓的重要內容，努力使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識、基礎業務與操作技能，從源頭上做好會計檔案管理的基礎工作。
（三）建立健全高校財務檔案管理的規章制度
要使高校會計檔案納入規範化管理，必須制定一套完善的會計檔案管理制度。同時，在制度的實施過程中要做到嚴格執行。
（四）規範會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作
1.規範會計檔案立卷、歸檔工作。首先，結合單位業務內容對會計檔案進行分類，制定相應科學合理的立卷、歸檔方案，準備好預設案卷。其次，會計憑證的粘貼整理要做到及時、規範、簽章齊全、憑證封面所列事項完整，薄厚適中。裝訂完畢按時間先後順序裝入檔案盒，並完整填寫檔案盒上內容。其他會計檔案也要做到收錄齊全、整理及時，並建立規範的會計檔案保管清冊。會計年度終了，要將列印輸出的各類會計賬頁分類整理，按科目及時間順序用號碼機列印序號後編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂後封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會計報表分月逐頁編制序號，並按序號編制目錄，最後按時間先後順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會計資料的裝訂同會計報表的裝訂。
2.規範會計檔案的保管。目前，各高校均建有綜合檔案室。會計檔案由財務部門保管一年後要交由檔案室保管，在提交紙質檔案的同時要一併提交同步的電算化會計檔案。會計人員在進行檔案交接的過程中，要按照相關程序認真辦理交接手續，以明確職責。
3.嚴格執行會計檔案的查閱、銷毀制度。會計檔案的查閱、借出必須嚴格執行相關審批程序，未經相關負責人批准不得私自借閱及複製。借閱登記要及時，借閱人、借閱時間、案卷名稱要登記齊全。對於已到保管期限的會計檔案要及時銷毀，進行銷毀要嚴格執行相關法律法規。對需要銷毀的會計檔案要編制會計檔案銷毀清冊，列明檔案名稱、卷號、冊數、起止日期和檔案編號、應保管年限、已保管年限、銷毀時間等內容，並由單位負責人在檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿但有未完結賬項的會計檔案，按規定不得銷毀，要單獨抽出立卷並在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，保管到未了事項完結時為止。銷毀會計檔案時，應嚴格執行由相關部門監銷制度。
參考文獻：
[1]黃煥敏.行政事業單位會計檔案管理存在的問題.合作經濟與科技.2014[1].
[2]戴敏.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J]中國證券期貨，2013[4]:142.
[3]財政部及國家檔案局.會計檔案管理辦法.
（作者單位：遼寧醫學院財務處）
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