淺談如何提高教學秘書工作質量
教學管理是保證普通高等學校教學質量的最核心的工作，而教學秘書是教學管理隊伍中不可或缺的重要組成部分，是工作在教學管理最前線最直接的基層管理者，擔任管理者與服務者雙重角色，可見教學秘書的工作質量對高等學校教學管理工作質量有著直接和重要的影響。因此，教學秘書的工作質量，應當在教學管理工作過程中主動總結經驗，積極加強交流協作，不斷更新工作方法，吸收先進的教學管理方法和教學理念，高效、及時地完成各項工作。
一、了解教學秘書的工作特性
教學秘書作為高校的基層教學工作的管理者和服務者，既要對日常的教學工作進行管理，又要做好院系師生的服務工作，集管理者和服務者兩種角色於一身，工作具體而又繁瑣。教學秘書的工作任務和工作內容決定了教學秘書的工作特性，即服務性、規律性、協調性、輔助性。
（一）服務性
服務是教學秘書的工作的最核心的內容，以院系師生為服務中心，處理各種日常教學事務，承擔著院系領導、師生以及相關上級部門之間的橋樑作用。沒有服務意識的支撐，工作上的事務就毫無熱情、積極可言。因此，在工作中對院系師生要做到主動、熱情，當他們在工作、學習等方面遇到困難，需要幫助時，應積極主動地為他們提供幫助，儘自已的最大努力為他們做好服務。對待教師和學生要態度和藹可親，對他們提出的每個問題都要儘可能地認真詳細解答，如果自己暫時對某些規定或制度不清楚，也不能一推了之，而是把問題記下來，多方諮詢和請教，等找到答案後，及時給教師和學生一個滿意的答覆。對他們提出的合理意見和建議也要虛心接受。要做到以人為本，樹立服務意識。例如，編排課表過程中，編排出一份合理的課表尤為重要，不僅要考慮教師的教學需求，同時也要考慮學生的學習規律。因為教師的主要任務是教，學生的主要任務是學，而這個教與學都是在課堂中完成的，所以在編排課表的過程中，對於教師，要事先徵求教師意見，在各方面條件允許的情況下，儘可能地滿足教師的需求，以便教師有充分的時間和精力用於教學、科研的研究;對於學生，要考慮到他們對課程的接受能力，同一門課程每周課時超過兩節課時要分成兩次進行，並且保證兩次課之間不少於48小時，儘量保證學生在固定的教室上課，以減少學生課間奔波。
教學秘書的服務性除了體現在日常教學事務的管理中，更體現在日常教學活動中的點滴細節。為了給準備考研究生的學生提供一個良好的備考環境，在院系教室資源緊張的情況下，主動騰出一間相對安靜的教室，作為考研複習專用教室。為了可以讓院系教師在課間得到更好的短暫的休息，舒緩緊張的情緒，布置一間教師休息室，並且提供茶水。為了保證教師課堂教學效果，主動申購一些如微型擴音器、翻頁筆等教學輔助設備。定期檢查教室日常使用教學用具，及時更換和補充，保障教學過程正常進行。
（二）規律性
教學秘書的主要工作是協助教學院長處理好日常教學管理事務，內容主要包括執行教學計劃、落實學期的教學任務、編排課表、征訂教材、安排各類考試及考務管理、學生成績管理、學生學籍管理、教學檔案的收集整理，以及教學工作量的統計和教學津貼的核算等等。雖然工作繁雜量大，但是基本都可以歸納為教學秘書的常規工作，是有規律可循的。作為教學秘書，應當善於將各項事務進行歸類整理，注重各項事務的合理安排，做到什麼階段該做什麼事情，不用上級部門、院系領導提醒、督促，積極主動地做事，有利於教學管理工作效率和質量的提升。教學秘書的規律性主要的時間段集中在期初、期中和期末三個階段。
期初的主要工作在於落實課表的通知、教材的到位、以及發放學生考勤冊、聽課記錄本;學生的補考工作;重修學生的安排以及教學材料（包括教學進度表、教學大綱、考試大綱、教案）的收集。期中要做的工作除了準備期中檢查的材料，主要是教學測評、教學計劃和教學任務的落實，以及編排課表和教材的征訂。臨近期末，工作最為繁瑣，期末考試的安排（含試卷收集、整理、列印以及期末考試期間進行巡查）;成績登記，統計補考學生名單並及時將成績通知學生及相關教師;教師工作量的統計。除此以外，規律性還有春秋季節之分。每個學年的秋學期，需要做好新生入學註冊工作，部分專業生產實習安排;每個學年的春學期，安排畢業生的畢業補考，畢業論文答辯，畢業資格審核，畢業證發放。
因此，掌握了這些規律，在教學管理工作中合理計劃，便不會導致手忙腳亂。以期末考試試卷的收集、裝訂為例，在期中時按照教學計劃統計考試科目，通知課程以考卷形式考核的任課教師，提醒其抓緊時間出卷，考試周前三周即可交予教研室主任和教學院長審核，這樣不僅可以避免期末考試試卷遲交的情況，更可以給予審核人員充分的時間來檢查試卷的質量。畢業資格審核工作亦可在每年的春學期期初開始，（1）檢查學生學業進展，對於部分工作如：素質拓展、創新實踐等未能及時錄入成績的環節要及時與教務處及相關部門溝通，並且保持跟蹤，使學生能夠及時獲得學分;（2）轉專業或者學籍異動學生的畢業學分認定，轉專業和學籍異動的學生可能涉及到部分課程的補修和相似課程的學分互認的問題，要提前做好認定工作;（3）對於有可能無法正常畢業的學生要提前與輔導員溝通。
（三）協調性
教學秘書具有上傳下達、溝通信息的作用，協調著教學管理工作的順利運行。其工作的協調性主要體現在與院系領導、教師和學生的協調、與學校職能部門之間的協調（如教務處、科研處、人事處、團委等）、與其他院系之間的協調。教學秘書是否能夠主動、積極地與各部門、師生之間建立融洽的關係，協調好之間的關係，是提升其工作效率和質量的保障。例如院系期末考試安排表的編排，可以充分體現出教學秘書的協調能力，編排考試安排表應考慮到以下因素：（1）跨院系樣卷的確定。與非本院系的承擔系確認不同專業的試卷是否相同，以及時間地點的確定，以免泄題。（2）學生承受力的考慮。徵求學生意見，合理安排學生的間隔考試時間，同時避免有重修科目考試的學生是否與其所在班級的考試時間衝突。（3）監考教師的安排。首先徵求本院系教師的意見，排除其有承擔其他院系的監考或其他事務外，優先安排任課教師、班主任、輔導員，儘量平均各位監考老師的監考任務。（4）教室資源的調度。儘量使用院系內部教室，若使用到歸屬其他院系的教室，應當進行事先溝通、協調，以免衝突，造成教學事故。再以教師臨時性調停課的處理為例，大多數情況下教師都可以按照學校要求辦理好調停課手續，但是偶有教師遇突發性事件如生病或被緊急安排出差，來不及辦理調停課手續，這就需要教學秘書做好協調工作，幫助教師辦理調停課手續，分送調課申請表至相關管理部門，錄入相關信息至調課系統，並及時通知相關班級學生。
教學管理是保證普通高等學校教學質量的最核心的工作，而教學秘書是教學管理隊伍中不可或缺的重要組成部分，是工作在教學管理最前線最直接的基層管理者，擔任管理者與服務者雙重角色，可見教學秘書的工作質量對高等學校教學管理工作質量有著直接和重要的影響。因此，教學秘書的工作質量，應當在教學管理工作過程中主動總結經驗，積極加強交流協作，不斷更新工作方法，吸收先進的教學管理方法和教學理念，高效、及時地完成各項工作。
一、了解教學秘書的工作特性
教學秘書作為高校的基層教學工作的管理者和服務者，既要對日常的教學工作進行管理，又要做好院系師生的服務工作，集管理者和服務者兩種角色於一身，工作具體而又繁瑣。教學秘書的工作任務和工作內容決定了教學秘書的工作特性，即服務性、規律性、協調性、輔助性。
（一）服務性
服務是教學秘書的工作的最核心的內容，以院系師生為服務中心，處理各種日常教學事務，承擔著院系領導、師生以及相關上級部門之間的橋樑作用。沒有服務意識的支撐，工作上的事務就毫無熱情、積極可言。因此，在工作中對院系師生要做到主動、熱情，當他們在工作、學習等方面遇到困難，需要幫助時，應積極主動地為他們提供幫助，儘自已的最大努力為他們做好服務。對待教師和學生要態度和藹可親，對他們提出的每個問題都要儘可能地認真詳細解答，如果自己暫時對某些規定或制度不清楚，也不能一推了之，而是把問題記下來，多方諮詢和請教，等找到答案後，及時給教師和學生一個滿意的答覆。對他們提出的合理意見和建議也要虛心接受。要做到以人為本，樹立服務意識。例如，編排課表過程中，編排出一份合理的課表尤為重要，不僅要考慮教師的教學需求，同時也要考慮學生的學習規律。因為教師的主要任務是教，學生的主要任務是學，而這個教與學都是在課堂中完成的，所以在編排課表的過程中，對於教師，要事先徵求教師意見，在各方面條件允許的情況下，儘可能地滿足教師的需求，以便教師有充分的時間和精力用於教學、科研的研究;對於學生，要考慮到他們對課程的接受能力，同一門課程每周課時超過兩節課時要分成兩次進行，並且保證兩次課之間不少於48小時，儘量保證學生在固定的教室上課，以減少學生課間奔波。
教學秘書的服務性除了體現在日常教學事務的管理中，更體現在日常教學活動中的點滴細節。為了給準備考研究生的學生提供一個良好的備考環境，在院系教室資源緊張的情況下，主動騰出一間相對安靜的教室，作為考研複習專用教室。為了可以讓院系教師在課間得到更好的短暫的休息，舒緩緊張的情緒，布置一間教師休息室，並且提供茶水。為了保證教師課堂教學效果，主動申購一些如微型擴音器、翻頁筆等教學輔助設備。定期檢查教室日常使用教學用具，及時更換和補充，保障教學過程正常進行。
（二）規律性
教學秘書的主要工作是協助教學院長處理好日常教學管理事務，內容主要包括執行教學計劃、落實學期的教學任務、編排課表、征訂教材、安排各類考試及考務管理、學生成績管理、學生學籍管理、教學檔案的收集整理，以及教學工作量的統計和教學津貼的核算等等。雖然工作繁雜量大，但是基本都可以歸納為教學秘書的常規工作，是有規律可循的。作為教學秘書，應當善於將各項事務進行歸類整理，注重各項事務的合理安排，做到什麼階段該做什麼事情，不用上級部門、院系領導提醒、督促，積極主動地做事，有利於教學管理工作效率和質量的提升。教學秘書的規律性主要的時間段集中在期初、期中和期末三個階段。
期初的主要工作在於落實課表的通知、教材的到位、以及發放學生考勤冊、聽課記錄本;學生的補考工作;重修學生的安排以及教學材料（包括教學進度表、教學大綱、考試大綱、教案）的收集。期中要做的工作除了準備期中檢查的材料，主要是教學測評、教學計劃和教學任務的落實，以及編排課表和教材的征訂。臨近期末，工作最為繁瑣，期末考試的安排（含試卷收集、整理、列印以及期末考試期間進行巡查）;成績登記，統計補考學生名單並及時將成績通知學生及相關教師;教師工作量的統計。除此以外，規律性還有春秋季節之分。每個學年的秋學期，需要做好新生入學註冊工作，部分專業生產實習安排;每個學年的春學期，安排畢業生的畢業補考，畢業論文答辯，畢業資格審核，畢業證發放。
因此，掌握了這些規律，在教學管理工作中合理計劃，便不會導致手忙腳亂。以期末考試試卷的收集、裝訂為例，在期中時按照教學計劃統計考試科目，通知課程以考卷形式考核的任課教師，提醒其抓緊時間出卷，考試周前三周即可交予教研室主任和教學院長審核，這樣不僅可以避免期末考試試卷遲交的情況，更可以給予審核人員充分的時間來檢查試卷的質量。畢業資格審核工作亦可在每年的春學期期初開始，（1）檢查學生學業進展，對於部分工作如：素質拓展、創新實踐等未能及時錄入成績的環節要及時與教務處及相關部門溝通，並且保持跟蹤，使學生能夠及時獲得學分;（2）轉專業或者學籍異動學生的畢業學分認定，轉專業和學籍異動的學生可能涉及到部分課程的補修和相似課程的學分互認的問題，要提前做好認定工作;（3）對於有可能無法正常畢業的學生要提前與輔導員溝通。
（三）協調性
教學秘書具有上傳下達、溝通信息的作用，協調著教學管理工作的順利運行。其工作的協調性主要體現在與院系領導、教師和學生的協調、與學校職能部門之間的協調（如教務處、科研處、人事處、團委等）、與其他院系之間的協調。教學秘書是否能夠主動、積極地與各部門、師生之間建立融洽的關係，協調好之間的關係，是提升其工作效率和質量的保障。例如院系期末考試安排表的編排，可以充分體現出教學秘書的協調能力，編排考試安排表應考慮到以下因素：（1）跨院系樣卷的確定。與非本院系的承擔系確認不同專業的試卷是否相同，以及時間地點的確定，以免泄題。（2）學生承受力的考慮。徵求學生意見，合理安排學生的間隔考試時間，同時避免有重修科目考試的學生是否與其所在班級的考試時間衝突。（3）監考教師的安排。首先徵求本院系教師的意見，排除其有承擔其他院系的監考或其他事務外，優先安排任課教師、班主任、輔導員，儘量平均各位監考老師的監考任務。（4）教室資源的調度。儘量使用院系內部教室，若使用到歸屬其他院系的教室，應當進行事先溝通、協調，以免衝突，造成教學事故。再以教師臨時性調停課的處理為例，大多數情況下教師都可以按照學校要求辦理好調停課手續，但是偶有教師遇突發性事件如生病或被緊急安排出差，來不及辦理調停課手續，這就需要教學秘書做好協調工作，幫助教師辦理調停課手續，分送調課申請表至相關管理部門，錄入相關信息至調課系統，並及時通知相關班級學生。
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