淺談實行會計電算化後的會計檔案管理

隨著我國 會計 電算化事業的不斷 發展 ，如何做好會計電算化會計檔案的管理工作，以使其發揮更大、更好的作用。筆者根據企、事業單位會計電算化工作的實踐，就如何做好會計電算化會計檔案的管理工作，談談個人的看法，僅供 參考 。
　　
　　一、會計電算化會計檔案的特點
　　
　　眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映 經濟 業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以後，由於產生了許多依附於 計算 機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。筆者根據工作的實踐， 總結 出會計電算化會計檔案具有以下一些顯著特點：
　　 1、會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬碟中的會計數據、其他磁性介質或光碟存儲的會計數據。即會計電算化檔案存儲的範圍和領域擴大了。
　　 2、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬體與軟體系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬體環境。
　　 3、會計電算化檔案的載體不僅是通過列印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光碟。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光碟。
　　 4、會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的 影響 ，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
　　 5、實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟體的版本數越多，即會計電算化檔案更需要 科學 地管理。
　　
　　二、如何做好電算化會計檔案工作
　　
　　為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
　　 l、電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光碟上，從而形成脫離於原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬體系統損壞後能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。