聲像檔案是一個新生事物，整理方法有其獨特性，例如數碼照片需要一式三份存檔，一份封存保管一份查閱一份異地保管。但大多基層水電水利單位檔案管理員沒有經過系統的聲像檔案整理培訓，在業務方面存在以下兩方面的問題：1.歸檔不及時完整。部分聲像檔案製作人員歸檔意識差，致使基層水利水電單位一些重要的聲像檔案無法及時完整歸檔。具體表現在1.現實操作中，水利聲像採集工作涉及面廣泛，採集人員不固定，很多相關人員都握有聲像材料，他們大多認為拍完錄完攝完後就算完成任務，歸檔意識不強。2.一部分聲像檔案製作人員認為聲像檔案是自己的作品，可以自行處置。3.一些檔案管理員思想傳統，認為聲像材料不是檔案，只有紙質文件才算檔案，水電建設檔案只要有文字、圖表就可以了，聲像檔案則可有可無。2.文字說明混亂。為方便查閱者，聲像檔案整理除了整理檔案本體外，還需要為其配上相關的文字說明，這些文字說明主要包括聲像檔案說明、採集者姓名和檔案編目等。如一個光碟的文字說明，由光碟包裝盒上註明的事由地點時間拍攝者，光碟編目和互相參見號組成。聲像檔案比起傳統紙質檔案，其文字說明更為繁瑣複雜，其要求也更高。一些基層水利聲像檔案的文字說明十分混亂，原因一方面是作為新興產業，聲像檔案分類本身比較混亂。另一方面是基層管理者對新業務不熟悉，沒有熟練掌握相關技能。
水利聲像檔案的記錄載體主要是錄音錄像帶等磁性材料和光碟等感光材料，這些載體一方面具有體積小、存儲量大，便於攜帶保存和利用的功能，另一方面也因為其特殊材質，對保管提出了更為苛刻的要求。但是目前很多檔案保管不科學，主要表現為：1.保管條件不合格。受記錄載體特殊材質所限，聲像檔案保管條件要求比傳統文字檔案更嚴格。但是目前基層水利單位檔案保管條件普遍不合格，大多是將聲像檔案同其他文件檔案一同混存在文書櫃中，沒有任何防磁防光等聲像檔案所必須的保存條件。這種簡陋保管條件下，一些聲像檔案壽命受損，如照片褪色變黃、底片曝光變質和光碟受潮無法讀取，重要記錄丟失。2.定期復檢頻率低聲像檔案材質的特殊性決定其損耗率超過紙質檔案，如光碟每讀取一次就磨損一次，錄音帶每查看一次就消一點兒磁，為了滿足人們查閱，管理者需要定期對聲像檔案進行復檢。但多數基層聲像檔案管理部門對定期復檢聲像資料沒概念，採取放任自流的態度，不檢查也不維護。
加強水利聲像檔案管理的幾點思考：
（一）大力宣傳，增強聲像檔案管理意識加強聲像檔案管理首先要積極爭取各級領導支持，加大聲像檔案宣傳力度，改變水利單位重建設輕檔案，重文字輕聲像的傳統思想，為聲像檔案管理營造出良好的工作氛圍。在此基礎上，通過多種激勵手段促使各部門工作人員積極參與到素材收集、歸檔、整理和利用的具體管理工作中，讓他們切實意識到聲像檔案方便、快捷、直觀等好處，從而增強聲像檔案管理意識。
（二）嚴格管理，製作標準化管理流程為解決歸檔不及時完整、文字說明混亂、定期復檢頻率低這些問題，有關部門要制定標準化管理流程，嚴格管理聲像檔案各個步驟。根據工作需要，對水利聲像檔案的收集範圍、技術標準、歸檔時限和移交程序作出量化規定；明確聲像檔案日常管理、借閱程序；永久保存的聲像檔案定期復檢，移交上級檔案管理部門。完善管理和檢查機制，確保聲像檔案管理工作落到實處。
（三）加強培訓，提高聲像檔案管理水平1.聲像檔案既有傳統型文字檔案的管理要求，又有聲音和圖像檔案管理的特殊要求，水利部門應該加大對水利聲像檔案管理人員的業務培訓，結合水利聲像檔案製作案例培養專兼職攝影和編輯技術人員。2.吸收引進優秀專業人員，提高系統內聲像檔案管理水平。
（四）妥善保管，加大聲像檔案利用率聲像檔案載體多是由磁性材料和光學材料製成，為保障聲像檔案正常使用壽命，其存放環境必須防日光和紫外線、防磁、防震，溫度需控制在十四至二十四攝氏度，24小時內溫度變化不超過百分之三，濕度變化不超過百分之五。聲像檔案管理的最終目的是為了使用，檔案管理部門要抓住時機，利用聲像檔案製作專題畫冊、主題宣傳片等多種宣傳材料，更生動直觀地宣傳水利事業建設發展的成就，使全社會更深入了解水利工程，支持水利工程。
實際操作中，水利聲像檔案管理目前還存在著種種問題，如因檔案意識淡薄錯過記錄重大歷史時間；因技術不達標影響檔案製作；因保管不科學造成檔案損壞等。但隨著現代化水利工程的發展，聲像檔案一定會越來越廣泛地應用於水利部門的各個領域，為水利研究和宣傳工作立下汗馬功勞。面向未來，我們必須要加大聲像檔案宣傳力度，提高水利聲像檔案意識，掌握對聲像檔案特殊材質的管理方法，大大提高水利聲像檔案的利用率，為我國水利事業可持續發展提供更多動力。（本文作者：鄧天梅、蘇蓉、孟誼 單位：湖北省漳河工程管理局）
水利聲像檔案的記錄載體主要是錄音錄像帶等磁性材料和光碟等感光材料，這些載體一方面具有體積小、存儲量大，便於攜帶保存和利用的功能，另一方面也因為其特殊材質，對保管提出了更為苛刻的要求。但是目前很多檔案保管不科學，主要表現為：1.保管條件不合格。受記錄載體特殊材質所限，聲像檔案保管條件要求比傳統文字檔案更嚴格。但是目前基層水利單位檔案保管條件普遍不合格，大多是將聲像檔案同其他文件檔案一同混存在文書櫃中，沒有任何防磁防光等聲像檔案所必須的保存條件。這種簡陋保管條件下，一些聲像檔案壽命受損，如照片褪色變黃、底片曝光變質和光碟受潮無法讀取，重要記錄丟失。2.定期復檢頻率低聲像檔案材質的特殊性決定其損耗率超過紙質檔案，如光碟每讀取一次就磨損一次，錄音帶每查看一次就消一點兒磁，為了滿足人們查閱，管理者需要定期對聲像檔案進行復檢。但多數基層聲像檔案管理部門對定期復檢聲像資料沒概念，採取放任自流的態度，不檢查也不維護。
加強水利聲像檔案管理的幾點思考：
（一）大力宣傳，增強聲像檔案管理意識加強聲像檔案管理首先要積極爭取各級領導支持，加大聲像檔案宣傳力度，改變水利單位重建設輕檔案，重文字輕聲像的傳統思想，為聲像檔案管理營造出良好的工作氛圍。在此基礎上，通過多種激勵手段促使各部門工作人員積極參與到素材收集、歸檔、整理和利用的具體管理工作中，讓他們切實意識到聲像檔案方便、快捷、直觀等好處，從而增強聲像檔案管理意識。
（二）嚴格管理，製作標準化管理流程為解決歸檔不及時完整、文字說明混亂、定期復檢頻率低這些問題，有關部門要制定標準化管理流程，嚴格管理聲像檔案各個步驟。根據工作需要，對水利聲像檔案的收集範圍、技術標準、歸檔時限和移交程序作出量化規定；明確聲像檔案日常管理、借閱程序；永久保存的聲像檔案定期復檢，移交上級檔案管理部門。完善管理和檢查機制，確保聲像檔案管理工作落到實處。
（三）加強培訓，提高聲像檔案管理水平1.聲像檔案既有傳統型文字檔案的管理要求，又有聲音和圖像檔案管理的特殊要求，水利部門應該加大對水利聲像檔案管理人員的業務培訓，結合水利聲像檔案製作案例培養專兼職攝影和編輯技術人員。2.吸收引進優秀專業人員，提高系統內聲像檔案管理水平。
（四）妥善保管，加大聲像檔案利用率聲像檔案載體多是由磁性材料和光學材料製成，為保障聲像檔案正常使用壽命，其存放環境必須防日光和紫外線、防磁、防震，溫度需控制在十四至二十四攝氏度，24小時內溫度變化不超過百分之三，濕度變化不超過百分之五。聲像檔案管理的最終目的是為了使用，檔案管理部門要抓住時機，利用聲像檔案製作專題畫冊、主題宣傳片等多種宣傳材料，更生動直觀地宣傳水利事業建設發展的成就，使全社會更深入了解水利工程，支持水利工程。
實際操作中，水利聲像檔案管理目前還存在著種種問題，如因檔案意識淡薄錯過記錄重大歷史時間；因技術不達標影響檔案製作；因保管不科學造成檔案損壞等。但隨著現代化水利工程的發展，聲像檔案一定會越來越廣泛地應用於水利部門的各個領域，為水利研究和宣傳工作立下汗馬功勞。面向未來，我們必須要加大聲像檔案宣傳力度，提高水利聲像檔案意識，掌握對聲像檔案特殊材質的管理方法，大大提高水利聲像檔案的利用率，為我國水利事業可持續發展提供更多動力。（本文作者：鄧天梅、蘇蓉、孟誼 單位：湖北省漳河工程管理局）
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