電算化系統的跨年度調整方法(1)

目前已有越來越多的企業採用財務軟體進行賬務和報表處理，這給日常的會計核算工作帶來了極大的方便。但當發生資產負債表日後事項、需要在財務軟體系統中進行有關賬務調整時，卻顯得比手工處理還麻煩，許多財會人員也莫衷一是。如何在財務軟體中進行跨年度賬項調整，企業的做法不一，目前主要有以下三種處理方式：
　　第一種，在財務軟體系統內不作處理，而是將系統生成的報表導出，再用Excel直接對報表項目進行調整，並在工作底稿中對有關事項加以說明。
　　這種方法的出發點是認為系統內年結月結後都不宜進行任何處理。由於這種處理方法在財務軟體系統內無任何調整處理，系統實際上起到的是日常業務憑證錄入匯總的作用；而調整實際上是通過手工來完成。這樣，一套完整的業務被分割為手工和電腦兩塊處理，當調整分錄不僅限於利潤分配業務時，在報表工作底稿上記錄複雜的調整業務，不便於以後查詢。
　　第二種，在上年年末未進行年結之前先備份一套賬套文件、再將原賬套進行年結後用於下年的日常會計業務處理。當有調整事項發生時，將全部調整憑證錄入備份賬套內，生成調整後的報表，再進行年結，然後在該次年結後生成的新賬套內，導入下年憑證、繼續下年以後月份的工作。
　　這種方法將資產負債表日後事項，視同報表當期的會計事項處理，保持賬表的一致性和連續性。但這種方法與會計制度的有關規定相衝突，而且多次年結保留多個賬套，存在故意更改會計信息的可能。並且當下年新增會計科目及核算項目數量較大時，導入憑證時會反覆碰到因科目、項目不存在而無法導入的情況；為保持兩個賬套內科目、項目的一致，也需要較多的人工輸入。
　　第三種，資產負債表日後事項的調整憑證錄入下年使用的賬套內，同時修改系統自動生成報表的計算公式，以原有報表取數公式加上手工計算的調整數，調整年初數或上年數。
　　這種方法符合會計制度的要求，工作量也小，是一種比較可取的方法。囿於資產負債表日後事項的會計處理原則，是將上年實際經營情況在本年反映，但如果調整事項涉及的業務範圍比較廣、金額較大，依據上年賬務科目做的一些分析將不準確。雖然報表主要項目調整後符合上年實際，但用於專項分析的明細項目難以同時調整。
　　綜合考慮會計信息連貫性和企業內部管理的要求，筆者認為：資產負債表日後事項的調整應採用第三種方法處理；當調整的金額較大時，應同時使用第二種方法將賬務處理還原為業務當期，以利於內部分析。下面以實例說明。
　　例2002年底A企業總資產規模5000萬元，應收賬款1400萬元，存貨中發出商品400萬元。會計師事務所審計時，發現「發出商品」科目反映的商品已送交其重要大客戶，銷售合同約定銷售額（含稅）為500萬元，定金為合同銷售金額的40%並已收到，A企業向客戶開具收據並在「其他應付款」科目中反映200萬元。