王雪蓮
青島北海船舶重工有限責任公司山東青島266520
摘要：隨著社會主義市場經濟的日益發展，國家企業固定資產投資項目越來越多，隨之項目檔案也日益增多，各個企業也開始重視項目檔案。但項目檔案管理是一項系統複雜的工作，筆者結合北船重工的具體情況簡單地談了固定資產投資項目檔案管理過程中普遍存在的幾個問題，並提出了幾點建議。
關鍵詞 ：檔案管理，投資項目，解決措施
0 引言
隨著中國經濟的日益發展，國家和企業也越來越重視固定資產的管理，社會的檔案意識也有所提高。「十五」期間，集團公司固定資產投資項目較多，將產生大量的固定資產投資項目檔案。為了防止企業資源的流失，為了加強項目檔案資料的歸檔整理工作，規範集團公司固定資產投資項目竣工檔案的編制、驗收工作，中國船舶重工集團公司下發了《關於印發〈中船重工集團公司固定資產投資項目竣工文件編制及檔案整理規範〉》。
1 加強項目檔案管理工作
加強項目檔案管理工作，不僅反映了企業發展的歷史過程，而且為項目完成後的投入生產、擴建、改造等提供了原始資料，對企業是絕對有好處的。筆者結合北船重工的固定資產投資項目檔案管理現狀談談固定資產投資項目檔案管理過程中存在的以下四個問題。
1.1 檔案意識薄弱，輕視項目檔案資料管理
檔案意識薄弱，輕視項目檔案資料管理是思想上的問題，也是比較重要的問題。許多建設單位根本不重視項目檔案資料的收集積累，特別是在施工過程中，施工單位都在趕工期，建設單位也只想著項目的進度，好投入使用，忽視了檔案資料的收集和整理，沒有按照本行業、本系統的規定收集相應的資料，或者是沒有做到收集完整，導致重要的檔案資料缺失。等到建設工程完工要辦理竣工驗收時，才想到工程檔案必須要通過驗收。為了應付竣工驗收，建設單位才開始投入大量的人力物力來補充檔案資料，導致很多檔案資料缺失，影響檔案今後的利用和質量。我們企業搬遷，開工了大批的建設項目，項目完成後建設部門歸檔的固定資產投資項目檔案中就有很多缺頁，模糊不清的，根本不能達到檔案製作的標準。
1.2 項目檔案的系統性不行，保證不了原始性和完整性
項目檔案管理是一個動態的過程，從項目的立項、設計到施工、監理、驗收、檔案資料一直處於使用中的狀態，直至項目驗收以後，才能相對穩定。有的一些特種設備還需要定期檢驗。投資項目是由多個行業的隊伍參加施工監理，這些施工隊伍對檔案工作的相關法規不是很了解，有的甚至從來沒有接觸過。他們大多數不知道這些項目檔案的歸檔範圍，不重視投資項目文件材料的管理工作，導致項目檔案的完整、準確、系統都得不到保證，影響了項目檔案工作質量。歸檔的時候還不完整，有的缺了開工報告，有的缺了合同，給我們整理項目檔案增添了麻煩。
1.3 規章制度不完善
北船重工管理項目檔案，主要是根據《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局、國家計委《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、中國船舶重工集團公司《建設工程檔案資料管理規定》、《中船重工集團公司固定資產投資項目竣工文件編制及檔案整理規範》這些規範。畢竟公司有自己的特點，有著它的具體情況，還是需要制定符合本公司的規章制度。
1.4 保管條件不具備
檔案是不可再生的信息，必須要保證檔案的實體安全和信息安全，這就需要具備一定的保管條件，檔案庫房達到八防的要求，庫房與借閱室分離。企業需要給檔案提供良好的保管條件。北船重工還正處於新廠建設的過程當中，很多廠房、辦公樓還正在建設中，所以庫房比較緊張，沒有專門的項目檔案庫房，一些工作環境還不具備整理、保管項目檔案條件，因此利用起來也不是很方便。
2 加強企業項目檔案管理的措施
企業項目檔案管理水平，主要是靠各項基礎工作的實績來體現，只要把基礎工作做好了，企業檔案管理的水平就容易得到提高，這兩者的關係是辯證的、互相影響的。加強企業項目檔案管理，必須從基礎工作做起。筆者認為做好企業項目應從以下幾個方面加強檔案管理工作。
2.1 要加強企業領導和全民的檔案意識
首先，企業里領導對檔案管理的重視程度，是影響檔案管理的重要因素。只有領導有較強的檔案意識，重視檔案工作，給檔案工作人員增加了積極性，才能把檔案工作納入日常管理和制度考核中，保證了檔案工作順利開展。如果領導沒有檔案意識，看不到檔案工作的重要性，那檔案工作很難正常進行。其次，就是全民的檔案意識，特別是基層檔案工作人員的檔案意識，全民有了檔案意識，才能確保有用的檔案資料的及時歸檔，檔案工作才能順利有效地進行。
2.2 加強項目檔案的收集積累
項目檔案管理本身就是一個動態的過程，檔案記錄了項目的全過程。項目一旦出現了問題或者需要維修，這些檔案資料就是最有力的憑證。在項目開工之前，應該將有關計劃通知檔案部門，讓檔案部門來指導建設部門收集項目檔案資料，讓檔案工作提前介入，明確項目資料哪些需要歸檔，哪些只需短期保存，哪些可以作為參考資料，讓檔案工作與工程建設同時進行，保證資料收集的齊全準確。
在項目建設過程中，制定明確的工作程序，從檔案的收集、整理、保管、移交到有效利用，這需要檔案部門、建設部門和施工部門的互相配合，既能保證項目工作的進度，又能符合檔案管理的要求。
在項目完工後，施工部門應將收集的項目檔案資料，按照檔案整理規範整理項目資料，之後向檔案部門移交，確保歸檔後的檔案資料完整、準確。檔案部門應及時提供指導幫助，加強與施工單位、建設單位的聯繫，共同努力做好項目檔案工作。
2.3 加強全過程管理工作
檔案工作人員和技術人員要全程跟進投資項目建設的全過程。最主要的是把項目檔案的收集整理工作列入合同的有關條款，運用合同條款和檔案管理的有關規章制度來提高項目檔案的編制質量。項目建設單位的領導要重視和支持檔案工作，在與施工部門、設計部門、監理單位分別簽訂施工合同、設計合同、監理合同時寫入合同里，將檔案工作與經濟效益相掛鈎，以確保項目竣工檔案資料的質量，這樣就能使工程技術管理人員重視檔案工作，並落實責任制，提高他們編制檔案的責任心。
項目的設計單位要按照建設部門的合同、協議規定，按照項目檔案資料的整理規範，編制與建設項目實際情況相符的竣工圖和竣工文件，向建設部門提交完整、準確的歸檔文件，並經系統整理後的項目文件材料及圖紙。
2.4 要提高檔案人員的業務素質，並保證其工作的相對穩定性企業還應配備相應的檔案管理工作人員，培養他們的專業技能，提高他們的業務素質，並保持檔案隊伍的相對穩定性。檔案管理一般是企業中薪酬相對比較低的崗位，這就造成了檔案人員工作不積極主動，比起其他崗位更容易流失人才。如果企業不為檔案工作提供更多更好的便利條件，檔案工作人員也不能安心工作。此外，企業還應該積極參加國家和行業舉辦的業務培訓、技能培訓等，讓檔案管理人員了解項目檔案形成規律，讓檔案人員參加工程項目竣工驗收，參加設備開箱驗收，使檔案人員在文件材料形成之初就能把握文件的來龍去脈，明確項目檔案資料有哪些內容，知道項目檔案資料地歸檔範圍，提高檔案人員的專業技能和業務素質，讓他們能更好地為企業地檔案管理工作。這樣才能不斷提高企業地檔案管理水平。
2.5 完善檔案管理的規章制度
規章制度是規範檔案管理的保障。有了完善的檔案管理制度，檔案工作就有依可循，有章可考。為了全面規範企業檔案工作，提高現代企業管理水平，企業檔案管理部門必須要立足於基礎建設，按照國家及行業規範標準的要求，制定符合本企業具體情況的規章制度，抓好項目檔案資料的形成、整理、保管、歸檔、統計和開發利用，力求在企業內部做到分類統一、編號統一、檔案裝具統一和工作質量標準上的統一。主要是制定項目檔案的歸檔制度，項目檔案的整理規範，項目檔案的查借閱制度，檔案庫房保管制度等等。
2.6 要抓好企業檔案的提供利用和開發
利用是檔案管理的最終目的。為企業在生產經營、銷售以及在解決企業問題中提供檔案資源利用服務，是企業項目檔案管理的重要環節，也是檔案管理工作的基本出發點和根本目的。為了便於檔案資源的開發利用，在企業檔案的基礎管理工作中，應編制出多種途徑的檢索工具，做好檔案資料彙編工作，不斷提高檔案的檢索效率。
現在是信息化時代，要利用檔案管理軟體管理檔案資料，這樣會更方便快捷。它可以把檔案信息作為依據、憑證或參考材料直接用於生產、科研、管理等實際工作之中，以完成既定任務創造經濟效益，同時為企業的經營生產決策提供可靠的依據和參考。
項目檔案管理是企業管理的一項重要內容，認真抓好此項工作有利於促進項目管理工作，縮短交工驗收的期限，避免工作完成後牽制建設、施工單位大量的人力、物力，順利完成項目檔案的驗收和移交工作。當然，優質的服務和工作順利的開展，必須以優質的檔案基礎為前提。檔案的有效利用才是最終的目的。所以，要紮實地做好企業地基礎工作，促進檔案水平儘快提高，充分發揮項目檔案地效用，推動企業健康穩定發展。
青島北海船舶重工有限責任公司山東青島266520
摘要：隨著社會主義市場經濟的日益發展，國家企業固定資產投資項目越來越多，隨之項目檔案也日益增多，各個企業也開始重視項目檔案。但項目檔案管理是一項系統複雜的工作，筆者結合北船重工的具體情況簡單地談了固定資產投資項目檔案管理過程中普遍存在的幾個問題，並提出了幾點建議。
關鍵詞 ：檔案管理，投資項目，解決措施
0 引言
隨著中國經濟的日益發展，國家和企業也越來越重視固定資產的管理，社會的檔案意識也有所提高。「十五」期間，集團公司固定資產投資項目較多，將產生大量的固定資產投資項目檔案。為了防止企業資源的流失，為了加強項目檔案資料的歸檔整理工作，規範集團公司固定資產投資項目竣工檔案的編制、驗收工作，中國船舶重工集團公司下發了《關於印發〈中船重工集團公司固定資產投資項目竣工文件編制及檔案整理規範〉》。
1 加強項目檔案管理工作
加強項目檔案管理工作，不僅反映了企業發展的歷史過程，而且為項目完成後的投入生產、擴建、改造等提供了原始資料，對企業是絕對有好處的。筆者結合北船重工的固定資產投資項目檔案管理現狀談談固定資產投資項目檔案管理過程中存在的以下四個問題。
1.1 檔案意識薄弱，輕視項目檔案資料管理
檔案意識薄弱，輕視項目檔案資料管理是思想上的問題，也是比較重要的問題。許多建設單位根本不重視項目檔案資料的收集積累，特別是在施工過程中，施工單位都在趕工期，建設單位也只想著項目的進度，好投入使用，忽視了檔案資料的收集和整理，沒有按照本行業、本系統的規定收集相應的資料，或者是沒有做到收集完整，導致重要的檔案資料缺失。等到建設工程完工要辦理竣工驗收時，才想到工程檔案必須要通過驗收。為了應付竣工驗收，建設單位才開始投入大量的人力物力來補充檔案資料，導致很多檔案資料缺失，影響檔案今後的利用和質量。我們企業搬遷，開工了大批的建設項目，項目完成後建設部門歸檔的固定資產投資項目檔案中就有很多缺頁，模糊不清的，根本不能達到檔案製作的標準。
1.2 項目檔案的系統性不行，保證不了原始性和完整性
項目檔案管理是一個動態的過程，從項目的立項、設計到施工、監理、驗收、檔案資料一直處於使用中的狀態，直至項目驗收以後，才能相對穩定。有的一些特種設備還需要定期檢驗。投資項目是由多個行業的隊伍參加施工監理，這些施工隊伍對檔案工作的相關法規不是很了解，有的甚至從來沒有接觸過。他們大多數不知道這些項目檔案的歸檔範圍，不重視投資項目文件材料的管理工作，導致項目檔案的完整、準確、系統都得不到保證，影響了項目檔案工作質量。歸檔的時候還不完整，有的缺了開工報告，有的缺了合同，給我們整理項目檔案增添了麻煩。
1.3 規章制度不完善
北船重工管理項目檔案，主要是根據《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局、國家計委《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、中國船舶重工集團公司《建設工程檔案資料管理規定》、《中船重工集團公司固定資產投資項目竣工文件編制及檔案整理規範》這些規範。畢竟公司有自己的特點，有著它的具體情況，還是需要制定符合本公司的規章制度。
1.4 保管條件不具備
檔案是不可再生的信息，必須要保證檔案的實體安全和信息安全，這就需要具備一定的保管條件，檔案庫房達到八防的要求，庫房與借閱室分離。企業需要給檔案提供良好的保管條件。北船重工還正處於新廠建設的過程當中，很多廠房、辦公樓還正在建設中，所以庫房比較緊張，沒有專門的項目檔案庫房，一些工作環境還不具備整理、保管項目檔案條件，因此利用起來也不是很方便。
2 加強企業項目檔案管理的措施
企業項目檔案管理水平，主要是靠各項基礎工作的實績來體現，只要把基礎工作做好了，企業檔案管理的水平就容易得到提高，這兩者的關係是辯證的、互相影響的。加強企業項目檔案管理，必須從基礎工作做起。筆者認為做好企業項目應從以下幾個方面加強檔案管理工作。
2.1 要加強企業領導和全民的檔案意識
首先，企業里領導對檔案管理的重視程度，是影響檔案管理的重要因素。只有領導有較強的檔案意識，重視檔案工作，給檔案工作人員增加了積極性，才能把檔案工作納入日常管理和制度考核中，保證了檔案工作順利開展。如果領導沒有檔案意識，看不到檔案工作的重要性，那檔案工作很難正常進行。其次，就是全民的檔案意識，特別是基層檔案工作人員的檔案意識，全民有了檔案意識，才能確保有用的檔案資料的及時歸檔，檔案工作才能順利有效地進行。
2.2 加強項目檔案的收集積累
項目檔案管理本身就是一個動態的過程，檔案記錄了項目的全過程。項目一旦出現了問題或者需要維修，這些檔案資料就是最有力的憑證。在項目開工之前，應該將有關計劃通知檔案部門，讓檔案部門來指導建設部門收集項目檔案資料，讓檔案工作提前介入，明確項目資料哪些需要歸檔，哪些只需短期保存，哪些可以作為參考資料，讓檔案工作與工程建設同時進行，保證資料收集的齊全準確。
在項目建設過程中，制定明確的工作程序，從檔案的收集、整理、保管、移交到有效利用，這需要檔案部門、建設部門和施工部門的互相配合，既能保證項目工作的進度，又能符合檔案管理的要求。
在項目完工後，施工部門應將收集的項目檔案資料，按照檔案整理規範整理項目資料，之後向檔案部門移交，確保歸檔後的檔案資料完整、準確。檔案部門應及時提供指導幫助，加強與施工單位、建設單位的聯繫，共同努力做好項目檔案工作。
2.3 加強全過程管理工作
檔案工作人員和技術人員要全程跟進投資項目建設的全過程。最主要的是把項目檔案的收集整理工作列入合同的有關條款，運用合同條款和檔案管理的有關規章制度來提高項目檔案的編制質量。項目建設單位的領導要重視和支持檔案工作，在與施工部門、設計部門、監理單位分別簽訂施工合同、設計合同、監理合同時寫入合同里，將檔案工作與經濟效益相掛鈎，以確保項目竣工檔案資料的質量，這樣就能使工程技術管理人員重視檔案工作，並落實責任制，提高他們編制檔案的責任心。
項目的設計單位要按照建設部門的合同、協議規定，按照項目檔案資料的整理規範，編制與建設項目實際情況相符的竣工圖和竣工文件，向建設部門提交完整、準確的歸檔文件，並經系統整理後的項目文件材料及圖紙。
2.4 要提高檔案人員的業務素質，並保證其工作的相對穩定性企業還應配備相應的檔案管理工作人員，培養他們的專業技能，提高他們的業務素質，並保持檔案隊伍的相對穩定性。檔案管理一般是企業中薪酬相對比較低的崗位，這就造成了檔案人員工作不積極主動，比起其他崗位更容易流失人才。如果企業不為檔案工作提供更多更好的便利條件，檔案工作人員也不能安心工作。此外，企業還應該積極參加國家和行業舉辦的業務培訓、技能培訓等，讓檔案管理人員了解項目檔案形成規律，讓檔案人員參加工程項目竣工驗收，參加設備開箱驗收，使檔案人員在文件材料形成之初就能把握文件的來龍去脈，明確項目檔案資料有哪些內容，知道項目檔案資料地歸檔範圍，提高檔案人員的專業技能和業務素質，讓他們能更好地為企業地檔案管理工作。這樣才能不斷提高企業地檔案管理水平。
2.5 完善檔案管理的規章制度
規章制度是規範檔案管理的保障。有了完善的檔案管理制度，檔案工作就有依可循，有章可考。為了全面規範企業檔案工作，提高現代企業管理水平，企業檔案管理部門必須要立足於基礎建設，按照國家及行業規範標準的要求，制定符合本企業具體情況的規章制度，抓好項目檔案資料的形成、整理、保管、歸檔、統計和開發利用，力求在企業內部做到分類統一、編號統一、檔案裝具統一和工作質量標準上的統一。主要是制定項目檔案的歸檔制度，項目檔案的整理規範，項目檔案的查借閱制度，檔案庫房保管制度等等。
2.6 要抓好企業檔案的提供利用和開發
利用是檔案管理的最終目的。為企業在生產經營、銷售以及在解決企業問題中提供檔案資源利用服務，是企業項目檔案管理的重要環節，也是檔案管理工作的基本出發點和根本目的。為了便於檔案資源的開發利用，在企業檔案的基礎管理工作中，應編制出多種途徑的檢索工具，做好檔案資料彙編工作，不斷提高檔案的檢索效率。
現在是信息化時代，要利用檔案管理軟體管理檔案資料，這樣會更方便快捷。它可以把檔案信息作為依據、憑證或參考材料直接用於生產、科研、管理等實際工作之中，以完成既定任務創造經濟效益，同時為企業的經營生產決策提供可靠的依據和參考。
項目檔案管理是企業管理的一項重要內容，認真抓好此項工作有利於促進項目管理工作，縮短交工驗收的期限，避免工作完成後牽制建設、施工單位大量的人力、物力，順利完成項目檔案的驗收和移交工作。當然，優質的服務和工作順利的開展，必須以優質的檔案基礎為前提。檔案的有效利用才是最終的目的。所以，要紮實地做好企業地基礎工作，促進檔案水平儘快提高，充分發揮項目檔案地效用，推動企業健康穩定發展。
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