[摘 要] 本文從當前電算化 會計 的檔案管理出發，談到了檔案管理可能出現的問題，提出相應的對策。
[關鍵詞] 檔案管理 問題 對策
《會計電算化工作規範》對電算化會計檔案的定義，是指存儲在 計算 機硬碟中的會計數據以其它磁性介質或光碟存儲的會計數據和計算機列印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據。電算化會計檔案管理是重要的會計基
礎工作。隨著企事業單位財務部門電算化會計工作方式的普及，加強電算化會計檔案的管理已成為一個現實性的重要問題。
目前，關於電算化會計檔案管理的討論，大多圍繞《會計電算化管理辦法》等幾個文件對電算化會計檔案的基本要求而談，沒有考慮電算化檔案與手工記賬會計檔案管理的區別及可能出現的問題，因此，電算化檔案管理將根據電算化記賬的數據存儲性質以及保存問題展開討論。
一、存在的問題
1.電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度；沒有對會計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規定；也沒有採取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環境等。
2.檔案管理人員的業務素質不全面。目前很多 企業 中的檔案管理人員的素質缺少檔案管理應有的專業知識和計算機應用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利 發展 。
3.部分會計人員重視紙質檔案，輕視 電子 檔案。很多單位只是將列印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份，一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原。
4.計算機系統及 網絡 安全隱患。計算機系統儘管功能強大、技術先進,但仍有很多缺陷。首先,計算機系統內存儲的數據輸入易被篡改,軟體被修改或破壞,安全存取功能也薄弱等。其次,在網絡聯通五湖四海的今天,網絡系統中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等。計算機系統不安全的另一主要方面就是計算機病毒的危害,其破壞性極大。
5.電算化會計檔案載體存在的問題。電算化條件下,會計檔案載體本身發生了巨大變化,它除了包括列印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表之外,還包括電算化會計系統中的所有系統軟體、會計軟體程序及全套文檔資料。由於會計數據被記錄在磁碟、光碟等磁性介質上,在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡,這種通過計算機技術手段實施的信息篡改、修改複製、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性,並且發現難度非常的大。另外,電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響。
二、採取的對策和建議
1.建立健全法規和制度是管理好電算化會計檔案的保障。建立切實可行的管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟體和數據管理制度》等內部管理制度，是管理好電算化會計檔案的保障。
2.提高會計部門人員素質。由於會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性與嚴密性的特點，作為一種專門檔案，不能按一般檔案的管理辦法進行管理，而應該按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管 理學 知識，還應其備會計專業知識，能夠熟練使用 現代 化的管理手段，運用各種管理軟體。培養和引進一批既掌握各種現代技術知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業務，專門從事會計檔案管理的工作人員，才能適應新時期會計檔案管理的要求。
3.定期拷貝整理系統中的會計數據。在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計數據拷貝存儲到磁性介質或光碟上，從而形成脫離於原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好並記錄以下內容:檔案形成的時間，會計數據的內容及備份，以使計算機硬體系統在損壞後，能夠在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
[關鍵詞] 檔案管理 問題 對策
《會計電算化工作規範》對電算化會計檔案的定義，是指存儲在 計算 機硬碟中的會計數據以其它磁性介質或光碟存儲的會計數據和計算機列印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據。電算化會計檔案管理是重要的會計基
礎工作。隨著企事業單位財務部門電算化會計工作方式的普及，加強電算化會計檔案的管理已成為一個現實性的重要問題。
目前，關於電算化會計檔案管理的討論，大多圍繞《會計電算化管理辦法》等幾個文件對電算化會計檔案的基本要求而談，沒有考慮電算化檔案與手工記賬會計檔案管理的區別及可能出現的問題，因此，電算化檔案管理將根據電算化記賬的數據存儲性質以及保存問題展開討論。
一、存在的問題
1.電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度；沒有對會計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規定；也沒有採取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環境等。
2.檔案管理人員的業務素質不全面。目前很多 企業 中的檔案管理人員的素質缺少檔案管理應有的專業知識和計算機應用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利 發展 。
3.部分會計人員重視紙質檔案，輕視 電子 檔案。很多單位只是將列印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份，一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原。
4.計算機系統及 網絡 安全隱患。計算機系統儘管功能強大、技術先進,但仍有很多缺陷。首先,計算機系統內存儲的數據輸入易被篡改,軟體被修改或破壞,安全存取功能也薄弱等。其次,在網絡聯通五湖四海的今天,網絡系統中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等。計算機系統不安全的另一主要方面就是計算機病毒的危害,其破壞性極大。
5.電算化會計檔案載體存在的問題。電算化條件下,會計檔案載體本身發生了巨大變化,它除了包括列印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表之外,還包括電算化會計系統中的所有系統軟體、會計軟體程序及全套文檔資料。由於會計數據被記錄在磁碟、光碟等磁性介質上,在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡,這種通過計算機技術手段實施的信息篡改、修改複製、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性,並且發現難度非常的大。另外,電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響。
二、採取的對策和建議
1.建立健全法規和制度是管理好電算化會計檔案的保障。建立切實可行的管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟體和數據管理制度》等內部管理制度，是管理好電算化會計檔案的保障。
2.提高會計部門人員素質。由於會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性與嚴密性的特點，作為一種專門檔案，不能按一般檔案的管理辦法進行管理，而應該按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管 理學 知識，還應其備會計專業知識，能夠熟練使用 現代 化的管理手段，運用各種管理軟體。培養和引進一批既掌握各種現代技術知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業務，專門從事會計檔案管理的工作人員，才能適應新時期會計檔案管理的要求。
3.定期拷貝整理系統中的會計數據。在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計數據拷貝存儲到磁性介質或光碟上，從而形成脫離於原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好並記錄以下內容:檔案形成的時間，會計數據的內容及備份，以使計算機硬體系統在損壞後，能夠在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
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